第4章电子表格处理软件Excel 2003 Excel 2003是Microsoft公司最新推出的电子表格处理软件，也是Office 2003办公自动化套
件的重要组成部分。它继承了Excel以前所有版本的优点。例如，具有人工智能特性，可以对各种问题提供针对性很强的帮助和指导，具有更加直观方便的制表功能，强大精巧的数据图表功能，丰富多彩的图形功能和简单易用的数据库功能。Excel 2003中的智能标记相对于Excel XP 更加灵活，并且对统计函数的改进允许用户更加有效地分析信息；具有强大的数据数据综合管理与分析功能，可以简单快捷地进行各种数据处理、统计分析和预测决策分析等。
本章主要介绍Excel 2003的基本知识和常用功能，包括工作表的基本操作、数据的编辑与
格式化处理、计算公式与函数的使用、数据的管理与分析、工作表的页面设置和打印等。4.1 Excel 2003 基本知识
4.1.1 Excel 的发展过程
前述，Excel是办公自动化套件Office的重要成员之一，至今为止，经历了一个较长的发展过程。
MicroSoft公司于1987年推出Excel 2.0版，1992年推出4.0版, 1994年推出5.0版（均在Windows 3.X环境下使用）。
1995年推出面向Windows 95平台使用的Excel 7.0版，直至1998年才推出了Excel 97 中文版（8.0版）。MS公司对其功能进行了较大的改进和更新，使其在电子表格领域始终独领风骚。
近几年，随着Office 2000、Office XP和Office 2003的推出，Excel也升级为Excel 2000版、
Excel XP版（2002版）和Excel 2003版（最新版本）。
随着新版本的不断推出，Excel的功能也更加丰富和强大了，但其基本功能和操作都是一样
的。因为现在Office 2003的应用比较普及，所以我们主要介绍Excel 2003的使用。不过，所有
版本的Excel的基本功能和操作都是一样的。
4.1.2 Excel 2003 的特点
1．方便的图形界面
Excel 2003的图形界面是标准的Windows的窗口形式。绝大多数操作只要用鼠标单击窗口上相应的按钮即可实现，极大地方便了用户。
2．采用大型表格管理数据
之所以称Excel为电子表格软件，正是因为它是采用大型表格来管理数据的。
3．强大的数据处理能力
Excel 2003的能力主要体现在它具有强大的数据处理能力。
4．人性化的Office助手
Office助手是一个人性化的帮助工具，为Office 2003的全部应用程序所共享。用户想要获得帮助，只须单击“Office助手”，便出现了一个“请问您要做什么”的对话框，此时用户可根据需要，输入想要获取帮助的关键字，再单击“搜索”按钮，便可获得相应的帮助。
5．数据共享与超级链接功能
利用数据共享功能可以实现多个用户使用同一个工作簿文件，最后完成共享工作簿的合并工作。
利用超级链接功能可以创建用于切换到对等网络、企业网（Intranet）或互联网（Internet）
上的其它Office文件的超级连接。超级链接可以是单元格中的文本或图形，也可以通过公式来
创建超级链接。
6．预防宏病毒的功能
Excel 2003在打开可能包含宏病毒的宏程序工作簿时将显示警告信息。这样用户在打开这些工作簿时可以选择不打开其中的宏，避免宏病毒的感染。
4.1.3 Excel 2003 的启动和退出
启动Excel 2003（以下简称Excel）是创建和编辑电子表格的第一步，当电子表格中的所有编辑工作完成之后，还要保存电子表格并退出Excel。
1. 启动Excel
启动Excel的方法与启动Word类似，常用的方法有：
●用“开始”菜单启动（常规方法）
●用“桌面快捷图标”启动（需提前建立）
●直接执行“文档”菜单中的Excel文档。（自动关联）
●直接双击磁盘上的Excel文档。（自动关联）
2. 退出Excel
完成Excel的操作后应当正常关闭Excel。下列四种方法都可以正常关闭Excel。
●单击Excel窗口标题栏左边的控制按扭，弹出下拉菜单后再单击其中的“关闭”
（Alt+F4）命令。
●直接双击Excel窗口标题栏左边的控制按扭。
●执行Excel主菜单中的“文件”菜单中的“退出”命令。
●单击Excel主窗口顶部标题栏右边的“关闭”按钮。
4.1.4 Excel 2003主窗口的组成
Excel与Word同属于Office家族，因此许多内容类似，如图4-1所示，由应用程序窗口和一个工作簿窗口组成。
标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 编辑栏 Excel 任务窗格
图4-1 Excel 2003 “主窗口”和“工作簿窗口”
1. Excel 2003的应用程序窗口
与Word 2003类似，Excel 2003主窗口同样包括标题栏、菜单栏、常用工具栏，格式工具
栏和状态栏等，不同的是Excel 新增加了一个专用的“编辑栏”。
（1）标题栏
“标题栏”位于窗口最顶端，标题栏显示了当前打开的应用程序名“Microsoft Excel ”以
及正在编辑的工作簿文件名。系统默认的工作簿名为“Booki ”（i = 1、2、3 …）。
标题栏的最左端是Excel 2003的“控制菜单”图标，标题栏的最右端是Excel 应用程序窗
口的“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。
（2）菜单栏
“菜单栏”位于标题栏的下方，包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、
“数据”、“窗口”及“帮助”等9个菜单项。每个菜单项都包含若干命令，Excel 中的绝大部分操作都可以从菜单中执行。
每个菜单项名称右边的括号中都有一个带下画线的字母，键入“Alt+字母键”即可打开该菜
单项。
菜单栏的左端是当前工作簿文档的“控制菜单”图标，与Excel 2003的“控制菜单”图标
作用基本相同。单击它，在弹出的控制菜单中，可以对当前正在编辑的工作簿窗口进行控制；双击它，可以关闭当前正在编辑的工作簿文档，但不关闭Excel应用程序。
菜单栏的右端是对当前工作簿文档窗口进行“最小化”、“最大化／还原”、“关闭”的操作按钮。
（3）工具栏
“工具栏”位于菜单栏的下方。Excel将一些常用的命令制成工具按钮，并将功能相近的按钮组合在一起，以方便使用。单击某一工具按钮，即可执行相应的操作。在默认情况下，工具栏上显示“常用”和“格式”工具栏。使用“视图”菜单下的“工具栏”命令或右单击菜单栏或工具栏，都可以在弹出的快捷菜单中选择相应的工具栏命令，使工具栏在窗口中显示或隐藏。
（4）编辑栏
“编辑栏”位于工具栏的下方，用来显示、输入或编辑活动单元格中的数据和公式。编辑栏由3部分组成。它的最左端是“名称框”，用来显示正在编辑的单元格或单元格区域的地址名称。当用户向单元格中输入或编辑数据时，在名称框和编辑栏之间会出现“”三个按钮，单击“”按钮或按Esc键，表示取消输入；单击“”按钮或按Enter键，表示确认输入；单击“”按钮，表示输入Excel函数。
一般情况下，可以在单元格中输入或编辑数据。当要编辑的内容比较多或要向单元格输入较复杂的计算公式时，可使用编辑栏编辑数据。在编辑栏中输入或编辑数据的方法如下：
①选择要编辑的单元格，单元格内容会显示在编辑栏中，单元格的地址名称显示在名称框中；
②用鼠标单击编辑栏，这时在编辑栏左侧出现“”三个按钮，表示可以在编辑栏中输入或编辑数据；
③数据编辑完毕，按Enter键或单击“”按钮即可。
（5）状态栏
状态栏位于Excel应用程序窗口的底部，用来提供有关选定命令或操作进程的信息。
状态栏的左侧显示的是编辑或输入状态的信息，通常情况下显示“就绪”。当在单元格中编辑数据时，显示“输入”；在编辑栏中编辑数据时，显示“编辑”；如在编辑时使用引用运算时，显示“引用”等。
状态栏的中部显示的是工作表单元格中自动计算的结果。
状态栏的右侧显示的是“大写”、“滚动”和“数字”的状态，“大写”表示按下了“Caps Lock”键；“滚动”表示按下了“Scroll Lock”键；“数字”表示按下了“Num Lock”键。
2. Excel 2003的工作簿窗口
Excel 2003的工作簿窗口位于Excel 2003主窗口的中央区域，包含了Excel工作簿的特征元素，如工作表、单元格、工作表标签、滚动条、行号和列标等，如图4-1所示。
（1）工作簿
工作簿是Excel存储和处理数据的文件，扩展名为“*.XLS”。启动Excel后，系统会自动打开一个默认的工作簿文件Book1，但保存文件时需要根据用户需要重新命名。一个工作簿中最多可包含256个工作表，但默认情况下，一个Excel工作簿中只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表，且只有一个为“当前工作表”。
当打开一个工作簿文件时，它所包含的所有工作表也同时打开。这样既便于操作，又便于管理。
（2）工作表
工作表是Excel窗口中由若干个单元格组成的表格，是Excel用来处理和管理数据的工作平台，一切操作都在其上进行。
每个工作表都是由行和列组成的二维表格。默认情况下，行号用1、2、3 …表示，最多可有65536行；列标用A、B、C … Z、AA、AB、AC …Ⅳ表示，最多可有256列。
一个工作表中可以存放多张实际表格。每个工作表都有一个名称，用工作簿窗口左下角的“工作表标签”表示。用户可以根据需要为工作表重新命名或添加、删除工作表。用鼠标单击这些标签即可在不同的工作表之间进行切换。
（3）单元格及单元格区域
单元格是组成工作表的最小存储单元，是组成工作表的基本单位。每个单元格最多可存储32000个字符，用户可在单元格中输入数字、文本、公式、函数和图形等数据。
当用鼠标单击某个单元格时，该单元格被黑色粗边框包围，称为“活动单元格”，同时活动单元格的地址名称在名称框中显示。此时可以在该单元格中输入或编辑数据。用户的所有操作都是针对当前活动单元格的。任一时刻，工作表中有且仅有一个单元格是活动的，称为当前单元格。
为引用方便，每个单元格都有固定的地址，默认为由“列标+行号”组成，如E8、H20等（类似Word表格）。后面将会讲到，在计算公式中，每个单元格中的数据都是通过其地址来引用的。
若干个相邻或不相邻的单元格可组成单元格区域，如“C3 : D8”。
连续单元格区域的地址名称用其左上角的单元格地址名称表示；不连续单元格区域的地址名称用最后一个被选中的单元格区域的左上角单元格的地址名称表示。
另外，除了“列标+行号”的地址格式之外，系统还提供了另一种表示单元格地址的方式，──“R1C1模式”，即“R行号+C列标”模式。其中R（Row）表示“行”，C（Colum）表示“列”。如：“D3”和“R3C4”都表示同一个单元格。这种方式使用较少，了解即可。
系统对于单元格区域默认的命名方式如“C3 : D8”虽然简单，但具体含义不够明确。为了使单元格区域所代表的意义更加明确，Excel允许对单元格（或单元格区域）进行文字性命名。其名称可由字母、数字、下划线（_）、点号“.”、汉字等组成，但不能是上述系统默认的两种地址名称。重新命名的方法是：
①选中要命名的单元格或单元格区域；
②用鼠标单击名称框，单元格名称反白显示；
③输入新的单元格名称，按“Enter”键。
单元格（或单元格区域）重新命名的作用主要有两个：
①通过编辑栏的名称框快速选择所要的区域。（工作表较大时使用）
②增强计算公式的可读性。
可见，如果要多次引用某个单元格或区域，最好还是为其命名（磨刀不误砍柴工）。
（4）窗口拆分块
工作簿窗口中还包含两个“窗口拆分块”，分别是位于垂直滚动条顶部和水平滚动条右侧的小长方块，分别用于水平和垂直分割窗口，如图4-1所示。当工作表内容较多超出工作簿窗口的显示范围时，可以使用拆分块分割窗口，以实现“前后兼顾”和“左右兼顾”。
单击“拆分块”，即显示窗口分割条，拖动分割条即可将工作簿窗口分割成2或4部分，每一部分都可以独立操作。如果要删除分割条，只要在分割条上双击鼠标或拖拽分割条到工作表顶端或右侧的初始位置即可。
另外，使用“窗口”菜单中的“拆分”命令也可实现窗口的分割。
（5）工作表标签
“工作表标签”位于工作簿窗口底端，用于显示工作表的名称和实现工作表之间的切换等。单击工作表标签将激活相应工作表；用鼠标右键单击工作表标签，即可弹出与工作表操作相关的快捷菜单，选择相应的菜单命令进行操作。白色的工作表标签表示是当前工作表，例如“Sheet1”。
工作表标签左侧有四个滚动箭头“”是标签滚动按钮。使用滚动按钮，可以滚动显示工作表标签。如果要滚动显示其他工作表标签，在所需方向上单击滚动箭头；如果要一次
滚动多个工作表，按住Shift键再单击中间的标签滚动箭头；如果要显示当前工作簿中所有工作表列表，用右键单击标签滚动箭头即可。
（6）标签拆分块
“标签拆分块”是位于工作表标签和水平滚动条之间的小长方块。将标签拆分块向左右两个方向拖动，就可以显示更多的工作表标签或增加水平滚动条的长度。要返回默认的设置，双击该拆分块即可。
（7）全选按钮
“全选按钮”位于整个工作表的左上角，即行号和列标交汇处，用于选中整个工作表的所有单元格，即选中整个工作表。
4.1.5 工作簿的创建、打开与关闭
要创建新的电子表格，就意味着要创建新的工作簿；要编辑已经存在的电子表格，实际上就是打开已经存在的工作簿文件，然后对其中的工作表进行编辑或修改。
说明：因为Excel和Word都属于Office家族，很多操作完全类似，所以此处仅给以简单的介绍，我们重点介绍Excel特有的操作。
⒈创建新工作簿文件
如前所述，Excel是通过工作簿的形式来管理数据的，
因此建立工作簿是使用Excel的第一步。在启动Excel后，
系统自动创建一个名为“Book1”的空工作簿文件。在Excel
的应用程序或在Excel的工作簿窗口中创建新工作簿文件可
用如下方法之一：
①单击“常用”工具栏中的“新建”按钮，即可创建
一个新的工作簿文件。
②单击“文件”菜单中的“新建”命令，弹出图4-2所
示的“新建工作簿”任务窗格，选择“空白工作簿”选项，
即可创建一个新的工作簿文件。图4-2 “新建工作簿”任务窗格
2. 打开工作簿文件
打开一个已存在的工作簿文件，操作方法如下：
①执行“文件”菜单中的“打开”命令或单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框；
②选择要打开的文件，再单击“打开”按钮或双击要打开的文件。
3. 保存工作簿文件
工作簿文件被编辑后需要保存。特别指出的是，在编辑工作簿文件的过程中也要养成经常保存文件的习惯，以免因为掉电、误操作或死机等原因造成数据或文件丢失。保存文件分以下几种情况。
（1）保存新工作簿文件
①执行“文件”菜单中的“保存”命令或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框；
②选择存放文件的驱动器、文件夹、文件类型（Microsoft Excel工作簿）和文件名；
③单击“保存”按钮即可。
（2）保存旧工作簿文件
对于已经保存过的工作簿文件，若不想改变原工作簿文件名，只需执行“文件”菜单中的
“保存”命令或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可保存。
若保存时要重新为工作簿文件命名，则必须选择“文件”菜单中的“另存为”命令，其余的操作步骤与保存新工作簿文件的步骤相同。
4.2 工作表中数据的输入与编辑
本节介绍如何向单元格中输入各种类型的数据以及如何对单元格中的数据进行编辑和修改、移动和复制、查找和替换等操作。
4.2.1 单元格或单元格区域的选取
要对工作表进行操作，必须先激活（选取）指定单元格，然后才可以将数据输入到指定的单元格中。（先选择，后操作）
单元格的选取可分以下几种情况（类似Word表格的选取）
1．选取一个单元格
选取单元格又称为激活单元格，有以下三种常用方法。
●用鼠标左键单击要选取的单元格；
●用键盘上的方向键将鼠标移动到要选取的单元格上；
●用鼠标单击编辑栏左侧的“名称框”，输入要选取的单元格的地址，按Enter键即选取了指定地址的单元格。
2．选取连续的单元格区域
选取连续的单元格区域有以下两种主要方法。
●先单击要选取的单元格区域的左上角的单元格，拖动鼠标到单元格区域的右下角的单元格，释放鼠标即可。
●单击要选取的单元格区域的左上角单元格，按住Shift键不放，再单击单元格区域的右下角单元格。
3．选取多个不连续的单元格或单元格区域
若要同时选取多个不连续的单元格或单元格区域，可以先选取第一个单元格或单元格区域，按住Ctrl键不放，再选择其他需要选取的单元格或单元格区域。
4．选取行或列
选取行或列的有以下几种常用方法。
●单击要选择行的行号即可选取当前行；
●单击要选择列的列号即可选取当前列；
●要选择连续多行或多列，先选择第一行或第一列，然后拖拽鼠标到最后一行或最后一列，或先选择第一行或第一列，按住Shift键再选择最后一行或最后一列；
●要选取不连续的多行或多列，先选择第一个要选的行或列，按住Ctrl键，再选择其他行或列。
选定单元格区域后，按Tab键，可以移动活动单元格的位置。
5．选取整个工作表
单击工作表左上角的行号与列标交叉处的“全选按钮”，即可选取整个工作表。
6．取消活动单元格区域的选取
单击工作表中的任意单元格，即可取消对单元格区域的选取。
4.2.2 向单元格中输入数据
在Excel中，向单元格中输入数据的方法与Word的表格类似，不同的是，Excel的数据不仅可以手工输入，而且还可以自动输入。
在Excel工作表中输入的数据可分为两大类：
常量：可以直接输入到单元格中的数字、字符、日期、时间或逻辑值等数据。
公式：由常量数据、单元格引用地址、函数或操作符等组成的序列。
本小节主要介绍常量的输入方法。
双击某一单元格或单击单元格后再单击编辑栏，单元格处于编辑状态，即可输入数据。输入的内容同时在单元格和编辑栏中显示。数据输入结束后，按Enter键、Tab键或单击编辑栏的“”按钮，接收编辑的数据；按‘“Esc”键或单击编辑栏的“”按钮，则取消输入。
1. 输入文本型数据
在Excel中文本型数据包括西文字符、汉字、符号、数字字符以及它们的组合。
总之任何输入到单元格中的字符集，只要不被系统解释成数字、日期、时间、逻辑值和公式，Excel一律视为文本。文本型数据的默认格式是“左对齐”。
如前所述，在Excel中每个单元格最多可包含32000个字符。但在初始状态下，每个单元格的宽度仅为8个字符。因此，输入数据时可分为两种情况：
①如果活动单元格右边的单元格为空，则允许超过列宽输入文字；
②如果右边单元格中已有数据，则截断显示。但截断显示并不影响文本的实际值，调整列宽后即可显示全部内容。
需要特别指出的是，如果要输入全部由数字组成的文本串（如电话号码、邮政编码、身份证号码等）时，为了不让系统将其解释为数字，必须在其前添加一个“'”。例如，输入邮政编码文本“300160”时，应输入“'300160”。
在一个单元格中输入数据时，Excel默认为不换行，如需换行，只要按“Alt+Enter”即可。
2. 输入数值型数据
数值型数据包含数字0～9和一些特殊符号，如+、-、．、/、$、%、指数符号E和e、千位分隔符“,”等。
数值型数据在单元格中的默认显示方式是“右对齐”。
数值型数据有以下几种输入方式：
●如果要输入一个正数，数值前的“+”号可以省略。例如，输入+255和255时，在单元格中得到的都是255。
●如果要输入一个负数，可以在数值前直接加负号，或用小括号将数值括起来，例如，输入“-25”和“（25）”都能在单元格中得到-25。
●句点“. ”作为小数的小数点，如45.36。
●输入百分数时，先输入数值，再输入%。
●逗号“，”作为千位分隔符，但要注意，一定是从低位向高位每三位加一个逗号，否则系统认为输入的是一个文本数据。例如，输入“12,345,678”是数值数据（右对齐），而输入“123,456,78”则是文本数据（左对齐）。
●￥和$都是货币单位，输入￥123和$123都按数值数据处理。
要输入分数，需要做如下特殊处理。
●输入纯分数：必须先输入数字0和一个空格，然后再输入分数。如输入“04/5”，在单元中得到的是以分数显示的“4/5”。如果直接输入“4/5”，Excel会认为输入的是日期型数据“4月5日”。
●输入带分数：必须先输入整数部分，然后输入一个空格，最后再输入分数。如输入“3 2/5”，在单元中得到的是以分数显示的“3 2/5”。
当输入的数据很大或很小时，Excel会自动按科学记数法（指数形式）表示。例如输入456456456456，在单元格中显示的是4.56456E+11。指数形式显示的数据的小数位数与单元格宽度有关。当在单元格中小数位数显示不下时，省略的小数显示时按四舍五入处理。
当输入的数值的小数位数多于预先设定的小数位数时，Excel会自动进行四舍五。例如，设定的小数位数为2位，当输入13.486时，单元格中显示的形式为13.49。
在Excel中，由于单元格的宽度受数据显示格式的限制，输入的数据与显示的数据可能不
示的数值参加运算。当单元格中的数据显示不下时，系统会以几个“#
宽已不足以显示数据。适当增加单元格的列宽，数据就会重新显示。
3. 输入日期和时间型数据
Excel将日期和时间按数值数据处理，并且对日期和时间的输入格式有严格要求，用户必须按照Excel内置的格式输入，否则会把输入的内容当成是文本数据接收（左对齐）。
日期时间型数据在单元格中的默认显示方式是“右对齐”。
Excel中的日期和时间格式有很多种，当单元格中输入的日期或时间数据与Excel的日期或时间格式匹配时，Excel即将它们识别为日期或时间。
（1）输入日期
常用的日期输入格式有yy/mm/dd、yy-mm-dd、mm/dd、mm-dd等。
例如：输入2006-2-1或2006／2／1，在单元格中显示的日期均为2006-2-1；输入2-1或2／1，在单元格中显示的日期均为2月1日。
要输入当前日期，只需按组合键“Ctrl+；”。假如当前日期为2006年9月1日，按组合键“Ctrl+；”，则在单元格中显示的日期为2006-9-1。
（2）输入时间
常用的时间输入格式为hh:mm:ss AM／PM。其中AM代表上午，PM代表下午，大小写字母均可，hh:mm:ss与AM／PM之间必须有空格，否则Excel会当作文本数据处理。
例如，输入5:20:18 pm，在单元格中显示的时间是5:20:18 PM，表示是下午5点20分18秒。
要输入当前时间，只需按组合键“Ctrl+Shift+；”。假如当前时间为14点25分，按组合键“Ctrl+Shift+；”，在单元格中显示的时间是14:25。
（3）输入日期和时间
如果要在单元格中同时输入日期和时间，则先输入哪个都可以，但它们之间要有空格。例如，在单元格中输入2006-9-1 16:05:20 PM，则在单元格中显示的是2006-9-1 16:05:20 PM，表示是2006年9月1日下午6点05分20秒。
4. 快速向单元格区域输入数据
如果对多个单元格或单元格区域输入同一内容，可以使用快速输入的方法，操作过程如下：
①先选中要输入数据的单元格或单元格区域；
②单击编辑栏；
③在编辑栏中编辑要输入的内容；
④按住Ctrl键，单击“”按钮或按“Ctrl+Enter”键，所选择的单元格或单元格区域即被
输入了同一内容。
5. 在工作表中插入图片
Excel允许向工作表中插入图片，插入图片的方法和对图片格式的设置与在Word中对图片的操作方法类似，不再赘述。
4.2.3 数据的自动填充
如果要在工作表中输入一行或一列相同的或有规律的数据（例如一个等差、等比数列，或有固定顺序的名称），不必逐个输入，可以使用Excel提供的序列填充功能快速地输入这些数据，从而提高输入效率。
1．使用填充柄填充
每个活动单元格或单元格区域的右下角都有一个黑色的小方块，被称为填充柄，如图4-3所示。
图4-3 活动单元格的填充柄
当鼠标指向填充柄时，光标形状变为黑色十字形。用户可以利用鼠标拖拽它快速填充数据。
向下或向右（又称向外）拖动填充柄，可以将选定区域中的数据填充到相邻单元格中。当没有超过选定区域时，向上或向左（又称向内）拖动填充柄，可以清除选定区域中的内容。
在拖动填充柄时按住Shift键，可以实现插入（或删除）单元格或单元格区域。
利用填充柄填充数据分为以下几种情况：
第一，在活动单元格中输入纯数字或纯文本型的数据，向外拖动填充柄时，在拖动过的单元格区域中填充与活动单元格完全相同的内容。向内拖动填充柄超过活动单元格区域时，超出的单元格区域中填充与活动单元格完全相同的内容。如果向内拖动填充柄没有超过活动单元格区域，则拖动过的单元格区域的内容被删除。
使用填充柄复制数据时，活动单元格可以是一个单元格、一行（列）或单元格区域。
第二，当活动单元格中输入的内容是数字时，按住Ctrl键的同时向外拖动填充柄，在拖动过的单元格区域中填充按1递增的等差数列；向内拖动时，在拖动过的单元格区域中填充一个按1递减的等差数列。
第三，如果在同一行（或同一列）两个相邻的单元格中输入等差数列的前两个数据项，然后选中这两个数据，向下（或向右）拖动填充柄，可填充一个递增的等差数列；向上（或向左）拖动填充柄，可填充一个递减的等差数列。
第四，如果在单元格中输入一个由文字和数字组成的序列，选中单元格，向外拖动填充柄，在拖动过的单元格区域中填充一个文字部分不变、数字部分按递增变化数据序列；向内拖动填充柄，在拖动过的单元格区域中填充的是文字部分不变、数字部分递减的数据序列。
第五，在拖动填充柄时按住Shift键向外拖动填充柄可以插人行或列；向内拖动填充柄，当不超出选定区域时，可以删除选定区域中的行或列。
2．用菜单命令实现自动填充
虽然使用填充柄可以快速地完成某些数据的输入，但是填充柄的自动填充功能是有限的，一些复杂的有规律的数据序列（例如等比数列等）使用填充柄就很难实现，需要使用“编辑”菜单中“填充”命令完成。
利用菜单命令实现填充的方法如下。
①在活动单元格中输入序列的初值，初
值可以是一个或多个；
②从初值单元格开始选中要填充序列
的单元格区域，如果不选，则需要要在“序
列”对话框中指定；
③单击“编辑”菜单中的“填充”子菜
单下的“序列”命令，弹出图4-4所示的“序
列”对话框，并设置对话框中的各个选项；图4-4 “序列”对话框
④在“序列产生在”区域中，如事先以选择了序列填充的区域，系统就会自动选择，否则必须根据需要选择序列产生在“行”或“列”；
⑤在“类型”区域中，选择以下要填充的序列类型：
●“等差数列”：表示填充的是等差数列；
●“等比数列”：表示填充的是等比数列；
●“日期”：表示填充的是以“日期单位”为增长单位的日期序列；
●“自动填充”：步长值和终止值无效，并根据初值填充一个扩充序列（例如，初始
值是纯数字或纯文本时，填充的是初始值；初始值是文字和数字的混合体时，填
充的是一个文字部分不变而数字递增的序列；若初始值是两个数字时，填充的是
一个步长值为前两个初值之差的等差数列）。
⑥如果数据序列的类型是“日期”型，则应在下面的“日期单位”区域中选择日期序列的递增单位。
●选择“日”时日期序列按“日”为单位递增；
●选择“工作日”时日期序列按“工作日（除了周日和周六）”为单位递增；
●选择“月”时日期序列按“月”为单位递增；
●选择“年”时日期序列按“年”为单位递增；
⑦如果事先已在两个相邻的单元格中输入了等差（或等比）数列中的前两个初值，选择“预测趋势”，则步长值和终止值无效，Excel会根据前两个初值和序列的类型自动填充其余单元格区域的内容；
⑧根据序列的类型选择“步长值”；
⑨如果事先没有选择序列填充的单元格区域，要在“终止值”中给出序列的终值；
⑩选项设置完成后，单击“确定”按钮。
【举例】在B1:B8单元格区域中填充一个初始值为4，步长为4，终止值为65536的等比数列。
方法一：
①在B1单元格中输入4；
②选中B1单元格，单击“编辑”菜单中“填充”→“序列”命令，弹出“序列”对话框；
③在“序列产生在”区域中选择“列”，在“类型”区域中选择“等比”，在“步长值”文本框中输入4，在“终止值”文本框中输入65536；
④单击“确定”按钮即可。
方法二：
①在B1单元格中输入4，在B2单元格中输入16；
②选中B1 : B8单元格区域，单击“编辑”
菜单中“填充”→“序列”命令，弹出“序列”
对话框；
③在“类型”区域中选择“等比”，选中“预
测趋势”；
④单击“确定”按钮。
填充结果如图4-5所示。
图
4
-5 填充等比数列示例
3. 用户自定义序列
所谓用户自定义序列，就是允许用户将自己经常使用同时又带有某些规律或顺序相对固定的文本定义成“自定义序列”。需要填充这些自定义的文本序列时，只要输入序列中的一个数据，再使用填充柄就可以很容易实现文本序列的填充。
使用自定义序列，可大大减少输入数据的工作量。可分以下两种情况：
（1）创建用户自定义序列
方法一：直接创建用户“自定义序列”
①单击“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框。选择“自定义序列”选项卡，如图4-6所示。在“自定义序列”选项卡左侧的“自定义序列”列表中列出系统预定义的文本序列。
图4-6 “选项”对话框中的“自定义序列”选项卡
②在“输入序列”的文本列表框中输入要定义的数据项，数据项之间用Enter键分隔。
③数据项输入完毕后，单击“添加”按钮，新的文本序列就被添加到“自定义序列”列表框中，结果如图4-7所示。
图4-7 设置自定义序列之后的“自定义序列”选项卡
方法二：利用工作表中的现有内容创建用户“自定义序列”
①假设工作表的连续单元格中已有用户要创建的自定义文本序列如下：
②将它们选定为活动的单元格区域，打开“选项”对话框，并切换到“自定义序列”选项卡；
③单击“导入”按钮，单元格区域的文本序列就出现在“输入序列”文本列表输入框中；
④单击“确定”按钮即可将所选内容导入“自定义序列”列表框中。
如果事先没有选中所需的单元格区域，也可在“自定义序列”选项卡中单击“从单元格中导入序列”文本框右侧的“折叠”按钮，“选项”对话框折叠后在工作表中选择所需的单元格区域，再单击折叠按钮，展开“选项”对话框，单击“导入”按钮，单元格区域的文本序列也会出现在“输入序列”文本列表输入框中。
（2）删除自定义序列
在“自定义序列”列表框中，选择要删除的文本序列，该序列的数据出现在“输入序列”列表框中。单击“删除”按钮，该文本序列即从“自定义序列”列表中删除。
（3）使用自定义序列
使用自定义序列的方法是：
①在单元格中输入自定义序列中的任意一个数据项，并选定该单元格为活动单元格；
②拖动该单元格的填充柄即可填充该序列，如果拖动的单元格区域的长度超出了序列长度，Excel会自动循环重复填充该序列的内容。
4.2.4 数据的编辑操作
同Word一样，Excel中单元格中已有的数据也可以进行修改、插入、删除、复制、移动、查找、替换等编辑操作。
对单元格中的数据进行编辑，首先要选中单元格。
1. 修改单元格中的数据
修改数据也就是对单元格中的内容进行插入、删除、修改等编辑操作。对单元格中的数据进行修改，既可以在选定的单元格中进行，又可以在编辑栏中的编辑区进行，方法有如下两种。
①选中要修改数据的单元格，直接在该单元格中输入新数据，按Enter键确认，新输入的内容直就会接替换掉单元格中原有的内容。
②双击要修改数据的单元格，此时单元格中出现插入点（闪烁的| 形光标），表示单元格内容处于编辑状态，用户可以利用插入点灵活地在单元格内容中的任意位置进行插入、修改、删除等操作，修改结束后按Enter键确认。这种方法适于修改单元格中的较少的内容。
③选中要修改数据的单元格，在编辑栏中单击要修改的字符，根据需要修改数据。数据修改完毕，按Enter键或单击“”按钮确认，否则按Esc键或单击“”按钮取消修改。这种方法适于对超出单元格宽度的数据、公式等进行修改。
如果在编辑时发生误操作，可以使用“编辑”菜单中的“撤消”命令或“常用”工具栏中
的“撤消”按钮恢复。当然，执行了撤消操作后，还可以使用“恢复”按钮恢复已撤消的操作。
2. 复制和移动数据
在Excel中，复制和移动数据的操作同Word的操作类似，可以使用鼠标、“编辑”菜单、常用工具栏上的工具按钮以及快捷方式实现。
（1）使用鼠标
选中要被移动数据的单元格或单元格区域，将鼠标移到选中区域的边框线上。当鼠标指针变成“四向箭头”时，拖动鼠标到目标位置，松开鼠标后即可移动数据。
复制数据的方法和移动数据类似，只要在拖动鼠标的同时按住Ctrl键，鼠标箭头右上方出现“+”号，拖动鼠标到目标位置，松开鼠标后即可复制数据。
如果在拖动鼠标的同时按住shift键或Ctrl+Shift键，则将单元格内容以插入的方式移动或复制到目标区域中。
如果移动或复制的目标区域已有内容，Excel会弹出一个“是否替换目标内容”的对话框，供用户选择是否替换。
与Word类似，用鼠标拖动进行复制和移动数据的方法仅适于源区域和目标区域的距离比较近的情况。
（2）使用“编辑”菜单或工具按钮
当要移动或复制的源单元格区域与目标单元格区域距离较远时，使用鼠标拖动的方法就不方便了，这时应该使用“编辑”菜单中的“剪切”、“复制”、“粘贴”命令，或“常用”工具栏中的“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮。
这些命令和按钮的使用方法与Word中的使用方法类似，不再赘叙。下面介绍两者的不同之处。
在Excel中，当执行““剪切”或“复制”命令后，被剪切或复制的单元格区域周围会出现
一个闪烁的虚线框，表示此数据已被复制到剪贴板中。只要虚线框不消失，意味着数
据仍在剪贴板中，粘贴有效。一旦虚线框消失，表示剪贴板已没有内容，无法进行粘贴。如果只需粘贴一次，可以在目标区域上直接按Enter键。此外，按Esc键即可取消虚线框。
3. “选择性粘贴”和“行列互换”
（1）选择性粘贴
实际上，执行完“剪切”和“复制”
命令之后，剪贴板上除了有源区域的内容
（文本、数值、公式等）之外，还包括源
区域的格式（如文本的字体、字号、对齐
方式、颜色和边框等）和批注（用户为数
据添加的附注）等信息。执行“粘贴”命
令时，就是将这些信息全部都复制到了目
标区域。如果用户只需要粘贴其中部分信
息，就需要使用“选择性粘贴”。
进行“选择性粘贴”的操作步骤如下：
①将所需的数据复制到剪贴板，并选
中目标区域；
图4-8 “选择性粘贴”对话框
②单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令（或在目标区右单击鼠标，再在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令），弹出图4-8所示的“选择性粘贴”对话框；
③在该对话框中的“粘贴”区域中选择要粘贴的信息类型，在“运算”区域中选择粘贴后源区域中的数据和目标区域中的数据进行运算的种类；
④单击“确定”按钮。
（2）数据的“行列互换”
Excel还提供了“行列互换”的功能，以便用户将工作表中行与列的数据进行互换。行列互换的操作步骤如下：
①选中需要进行行列互换的表格区域，并将该区域中的内容“复制”到剪贴板中；
②选择行列互换后表格要存放的单元格区域或该区域中的第一个单元格；
③单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令（或在目标区右单击鼠标，再弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令），打开图4-8所示的“选择性粘贴”对话框；
④选中该对话框中的“转置”复选框，单击“确定”按钮。
4. 数据的“清除”和“删除”
“清除”单元格中的数据是指清除单元格中的部分或全
部内容，单元格本身依然存在。操作方法如下：
选中要清除数据的单元格或单元格区域，按Del键即可。
如果要清除的不仅是单元格中的数据，则执行“编辑”菜单
中的“清除”命令，在弹出的包含全部、格式、内容、批注
四个命令的级联菜单中选择相应的命令即可。
如果选择“全部”，则清除选定区域中全部信息，包括内
容、格式和批注；如果选择“格式”，则只清除格式，其他信
息仍然保留；如选择“内容”，只清除数据内容，其他信息仍
然保留；如果选择“批注”，只清除批注，其他信息仍然保留。图4-9 “删除”对话框
若选择“删除”命令，则会弹出图4-9所示“删除”对话框，将单元格本身连同其中的数据一同删除。
4. 查找与替换
当工作表较大时，要查找或替换某个数据是比较困难的。为此Excel也提供了与Word类似的查找与替换功能，被查找的内容可以是文本、数值、公式等。
（1）查找操作
查找是在所选单元格区域或工作表中搜索指定的内容，并选定第一个包含这些内容的单元格。
在工作表中查找指定数据的操作步骤如下：
①单击“编辑”菜单中的“查找”命令，弹出“查找”对话框，单击“选项”按钮，可展开对话框，如图4-10所示。
图4-10 “查找和替换”对话框中的“查找”选项卡
②在“查找内容”文本框中输入希望查找的内容。查找内容中可以使用通配符“?”和“*”，含义与Word中通配符相同。
③在“范围”列表框中，选择查找“工作表”还是“工作簿”；
④在“搜索”列表框中，选择“按行”还是“按列”查找；
⑤在“查找范围”列表框中，选择待搜索数据的类型，选项有“公式”、“值”还是“批注”。
⑥确认是否选择“区分大小写””、“单元格匹配”以及“区分全／半角”复选框，若选中“单元格匹配”，则只查找与所查找的内容完全匹配的单元格，否则查找那些内容中包含所查内容的单元格。
⑦单击“查找下一个”按钮，即开始查找，若找到一个内容匹配的单元格，Excel会激活该单元格，如果要继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮。
⑧查找完毕后，单击“关闭”按钮，关闭“查找”对话框。
（2）替换操作
替换是查找并替换指定的内容。操作步骤如下：
①单击“编辑”菜单中的“替换”命令，弹出“替换”对话框，单击“选项”按钮，可展开对话框，如图4-11所示。
图4-11 “查找和替换”对话框中的“替换”选项卡
②在“查找内容”文本框中输入要查找的内容；
③在“替换为”文本框中输入要替换的新内容；
④在“范围”列表框中，选择查找“工作表”还是“工作簿”；
⑤在“搜索”列表框中，选择“按行”还是“按列”查找；
⑥在“查找范围”列表框中，选择待搜索数据的类型，选项有“公式”、“值”还是“批注”。
⑦确认是否选择“区分大小写”、“单元格匹配”以及“区分全／半角”选项；
⑧单击“查找下一个”按钮，即开始查找，每当找到一个所要找的内容时，可以单击一次“替换”按钮进行替换，若不想替换，可以单击“查找下一个”按钮继续查找；
⑨若单击“全部替换”按钮，Excel会把工作表中所有与要查找的内容相同的数据替换成新数据。
注意：
1）要查找和替换的字符串长度应小于255个字符。
2）应慎重使用“全部替换”命令，否则会造成副作用。
4.2.5 编辑用户批注
所谓“批注”就是对单元格内容的解释说明。对于较复杂的工作表来说，为单元格添加批注是非常重要的，其操作包括添加、显示、编辑和删除批注。
1．添加批注
①选中要添加批注的单元格；
②执行“插入”菜单中的“批注”命令
（或右单击单元格，在弹出的快捷菜单中选
择“插入批注”命令），弹出“批注”编辑
框，在“批注”编辑框的上方会自动显示用
户名，如图4-12所示；
③在“批注”编辑框中输入批注的内容；图4-12 “插入批注”编辑框
④输入结束后，单击批注以外的任意位置，关闭“批注”编辑框，此时单元格的右上角带有红色的批注标志，表示此单元格带有批注。
2．编辑批注
①选中已添加批注的单元格；
②执行“插入”菜单中的“编辑批注”命令，或右单击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”命令，弹出“批注”编辑框；
③重新按需要编辑批注；
④批注编辑结束后，单击批注以外的任意位置，关闭“批注”编辑框即可。
3．显示批注
将鼠标移到已添加批注的单元格上停留片刻，批注就会自动显示，但将鼠标移开单元格时，批注又会立刻消失。不让批注消失的方法如下：
用鼠标右单击带有批注的单元格，在弹出的快捷菜单中，选择“显示批注”命令，批注即显示出来。当要关闭批注时，再用鼠标右键单击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏批注”命令即可。
4．删除批注
用鼠标右单击已添加批注的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可。4.3 Excel工作表的编辑
工作表的编辑完全类似于Word中的表格操作，格式化的目的是让工作表的版面更加丰富多彩和具有可读性。
4.3.1 插入单元格、行或列
输入数据时难免会出现错误和遗漏，为此Excel提供了单元格、单元格区域、整行、整列的插入、删除和清除等功能。
1．插入单元格、行或列
（1）插入单元格及单元格区域
插入单元格的方法如下：
①用鼠标单击要插入单元格的位置，执行“插入”菜单下
的“单元格”命令（或用鼠标右单击单元格，在快捷菜单中选
择“插入”命令），弹出图4-13所示的“插人”对话框；
②在“插入”对话框中，选择要插入的方式；
③单击“确定”按钮。
图
4-13 “插入”对话框“插入”对话框中各选项的功能如下：
●“活动单元格右移”：表示插入单元格时，将新单元格插在活动单元格的左侧；
●“活动单元格下移”：表示插入单元格时，将新单元格插在活动单元格的上方；
●“整行”：表示在活动单元格的上方插入一行；
●“整列”：表示在活动单元格的左侧插入一列。
如果要插入的是单元格区域，则在插入位置处选中与要插入的单元格区域大小相同的单元格区域，打开“插入”对话框，在对话框中选择插入方式，单击“确定”按钮后，即在指定的位置插入了相应的单元格区域。
（2）插入行、列
插入行或列除用“插入”对话框以外，还可以用以下方法：
①选中要插入一行的行号（或列标）；
②执行“插入”菜单中的“行（或列）”命令或用鼠标右单击该行号（或列标），在快捷菜单中选择“插入”命令，即在选中行的上方（或列的左侧）插入了相应的行（或列）。
如果要插入的是若干行（或列），则需先选中要插入的行或列，其余操作步骤同上。
4.3.2 删除单元格、行或列
1．删除单元格或单元格区域
删除单元格或单元格区域的方法如下：
①选中要删除的单元格或单元格区域，执行“编辑”菜单中的“删除”命令，弹出如图4-9所示的“删除”对话框；
②在“删除”对话框中选择删除后其余单元格移动的方式；
③单击“确定”按钮即可。
“删除”对话框中各选项功能如下：
●“右侧单元格左移”表示删除单元格后，将右侧单元格中的内容向左移以填充删除单
元格后留出的空位；
●“下方单元格上移”表示删除单元格后，将下方单元格中的内容向上移以填充删除单
元格后留出的空位；
●“整行”表示当前单元格所在行被删除；
●“整列”表示当前单元格所在列被删除。
如果要删除的是单元格区域，则需先选中要删除的单元格区域，其余操作步骤同上。
2．删除行、列
删除行或列的方法除用“删除”对话框之外，还可以使用以下方法：
①选中要删除行的行号（或列标）；
②执行“编辑”菜单下“删除”命令（或用鼠标右单击该行（或列），在快捷菜单中选择“删除”命令），即可将选中的行（或列）删除。
4.3.3 工作表的整体操作
前已讲过，一个工作簿通常由多个工作表组成。因此，在使用的过程中可能会涉及到许多以工作表为操作对象的操作。例如，如何选取工作表、插人新的工作表以及如何对工作表进行重命名、移动、复制、删除等。
1. 工作表的选取（类似文件夹的选取）
（1）选择一个工作表
单击要选择的工作表标签，即可选定要操作的工作表。
（2）选择多个连续的工作表
单击要选择的连续工作表的第一个工作表标签，按住Shift键，再用鼠标单击连续工作表的最后一个工作表标签，即完成了一组连续的工作表的选择。
（3）选择多个不连续的工作表
先选择一个工作表，按住Ctrlt键，再选择其他工作表标签，就可以选择一组多个不连续的工作表。
（4）选择全部工作表
用右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，即可选中工作簿中的全部工作表。
如果工作簿中有很多工作表，可以用右键单击工作表标签滚动按钮，在弹出的工作表名称列表中选择要操作的工作表名称，即可选中该工作表。
当用户选择了多个工作表后，工作簿窗口标题栏中的文件名后会出现“[工作组]”，表示用户选择了一组工作表。
取消选定的工作表或工作表组的方法如下：
单击另外一个没有选定的工作表标签；
用右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令；
如果选定了全部工作表，单击任意一个工作表标签。
当选中了一组工作表后，用户对工作表的所有操作都将作用于全部选定的工作表，例如移动、复错、删除等。
2．工作表的重命名（类似文件夹的重命名）
前面已经介绍过，Excel默认的工作表名称是Sheetl、Sheet2、Sheet3 …。用户也可以为工作表重新命名，以便于查找和操作。为工作表命名时，名称中可以包含空格和下画线“_”，最多不能超过32个字符。
为工作表重命名的方法有以下几种。
（1）双击要命名的工作表标签，工作表名称反白显示，输入新工作表名称后，按Enter键；
（2）用右键单击要命名的工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，工作表名称反白显示，输入新工作表名称后按Enter键；
（3）选中要重命名的工作表标签，执行“格式”菜单中“工作表”子菜单下的“重命名”命令，工作表名称反白显示，输入新工作表名称后，按Enter键。
3．工作表的添加
虽然Excel默认的工作表只有三个，但当工作表不够用时，允许用户插入新的工作表。插入工作表的方法如下两种。
（1）选择“插入”菜单中的“工作表”命令，即在当前工作表之前插入一个新工作表。
（2）用右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开图4-14所示的“插入”对话框，在对话框中选择“工作表”，单击“确定”按钮，即在当前工作表之前插入了一个新工作表；