南京军区南京总医院
进口物资管理材料汇编
南京军区南京总医院编制
二○○六年十二月
目 录
1．加强进口医疗设备正规化管理，不断提高医院卫勤服务保障能力—南京军区南京总医院进口物资正规化建设经验介绍
2．《医院进口设备管理信息系统》介绍
3．医院各项制度规定汇总
医学工程科（器材科）工作职责
医学工程科（器材科）主任职责
医疗设备管理工作岗位职责
医疗设备采购管理制度
医疗设备信息档案管理制度
医疗设备档案管理工作岗位职责
医疗设备质量检测管理规定
医疗设备定期质量等级评定管理规定
进口医疗设备验收制度
医疗设备调剂管理制度
医疗设备使用管理规定
医疗设备计量管理制度
文秘及微机使用管理岗位职责
设备经济核算管理规范
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资料室管理工作制度
报废报损制度
验收检测制度
状态检测制度
稳定性检测制度
损坏事故处理制度
质量控制检查制度
关于申领自动进口许可证的有关程序及规定维修保养制度
购置审批制度
设备招标管理规范
物资进口申报（审批）流程图
物资进口国际招标业务流程图
4．《医院进口设备管理信息系统》使用说明书5．医院进口设备管理各类表格汇总（演示片）6．《医院进口设备管理信息系统》操作演示片7．《医院进口设备管理信息系统》安装包
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加强进口医疗设备正规化管理 不断提高医院卫勤服务保障能力
南京军区南京总医院 易学明
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南京总医院是一所历史悠久、医教研协调发展的大型综
合性医院，拥有以黎介寿、黎磊石、刘志红院士为代表的“三个三百”的人才群体，拥有以普通外科研究所、肾脏病研究所、全军临床检验研究所为代表的52个科室，拥有国际、国内和军内领先的医疗技术和科研成果，拥有执行抗击非典、抢救“9.14”中毒群众、出国维和等急难险重任务的丰富经验，拥有世界上最先进的、全军第一台双源螺旋CT，拥有PET/CT、电子束CT、回旋加速器等万元以上现代化医疗设备1440余台，总价值超过4亿元，其中2003年以来进口设备174台，总价值超过1亿元。近年来，医院在进口医疗设备正规化管理方面做了一些有益的探索和实践，积累了一些可行的经验和做法，为提高医院的诊疗水平和速度提供了强力支撑，促进了医院军事效益、社会效益、经济效益和技术效益的稳步提升，扩大了医院在国内外、军内外的影响和知名度。医院被总后确定为“全军首批开展医疗设备质量控制试点单位”。
一、党委重视，组织有力，把强认识与建队伍作为加强进口医疗设备正规化管理的基础工程来抓
医院党委领导坚持用科学发展观武装思想、指导工作、推进发展，把加强对进口医疗设备的正规化管理，作为医院
管理中的一件大事紧抓不放。
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（一）思维超前，把握发展大局。医院党委领导着眼于
新的军事变革，着眼于新的技术革命，着眼于新的医疗改革，着眼于市场和战场的需要。对加强进口医疗设备正规化管理，做到“三个充分认清”：一是充分认清这是贯彻落实胡主席重要指示的实际行动。胡主席在军委扩大会上强调指出：军队要加强革命化、正规化和现代化建设。进口医疗设备作为医院平战时完成保障任务的重要技术力量和物质基础，对其进行正规化管理，是医院“三化”建设的重要内容，是实施科学管理、从严管理的实际行动。二是充分认清这是实现医院战略目标的内在要求。南京总院无论是历史积淀、学术地位、人才队伍、硬件设备，在军内外都有一定的影响，处于军队同类医院的“领头羊”位置。但面对新的军事革命、国际化竞争的加剧、大型民营医院的崛起，高精尖的医疗设备已成为提高医院竞争力的重要手段，建设“军内领先、国内一流、国际知名的现代化医院”，需要一批与其地位作用相匹配的医疗设备。三是充分认清这是提高医院卫勤保障能力的具体步骤。总部《关于进一步加强部队装备工作的意见》指出：“武器装备是国家综合实力和军队现代化水平的重要标志，是遏制和打赢战争的重要物质技术基础，是促进我军战斗力生成模式
转变的关键因素。”医院战时担负着基地医院保障任务，先进
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的医疗设备对提高战时医院卫勤保障能力，更好地为广大指
战员服务起到了重要作用。
（二）组织有力，搞好统筹规划。医疗设备，特别是进口医疗设备的管理是一个集产品信息、科技信息、商贸信息、市场信息为一体的系统工程，知识面宽，信息量大。为实现医疗设备的科学化管理，保证医疗设备购置、使用、维护系统工程的顺利进行，成立了器材管理委员会，由分管副院长、工程技术人员、各科室主要负责人组成，把进口医疗设备管理摆上重要议事日程，定期在院办公会、首长碰头会上进行专门研究。充分认识到，医院设备的购置的决策责任重大，一项正确的决策往往会带动一个或几个学科的发展，能极大地促进医院的整体建设。医院党委根据卫勤保障任务的要求和医院医教研工作的需要，遵循基础设备配套齐全、专科设备与技术发展相适应、大型设备与功能任务相协调，符合区域卫生规划和医学科学技术长远发展的原则，制定进口物资的总体规划，对投资的可行性、回收期、风险等进行分析、评估，充分发挥一线专家的论证作用，做到科学论证，民主决策，以加强投资的计划管理，防止投资的盲目性。
（三）人才为本，加强队伍建设。进口医疗设备具有多
学科交叉、高技术密集和法制管理严格的特点，高层次的学
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科建设和高素质的人才队伍是保证医疗设备运行质量的重要保证。医院于1974年在全国医院中首先建立了医学电子室，1979年被总后卫生部评定为全军医学电子技术专科中心；1987年率先在全国医院成立了医学工程科，确立了理、工、医相结合的发展模式；2002年成立了全军医院第一个医学工程专业硕士生培养点，2005年底被军区评定为军区临床医学工程专科中心。高度重视高学历、高技术人才的引进和培养，通过在职学习、送院校进修、培训、加强实际锻炼等，造就了一批懂技术、懂设备、懂市场、懂经济、懂维修的工程技术人员，在进口物资管理中发挥了关键作用。医学工程科现有在职干部12名，其它人员14人，有博士2人、硕士1人、学士8人，人才梯队比较合理。近5年来先后获得国家、军队、江苏省科技进步奖等5项，国家专利13项，统计源和核心期刊发表论文178篇，主编或参编专著3本。承担南方医科大学（原第一军医大学）生物医学工程专业硕士研究生培养任务，现有3名在读研究生；同时，承担南京大学、南京理工大学等多所院校本科生的教学与实习带教任务。
二、科学规范，有序管理，把立规章与搞创新作为加强进口医疗设备正规化建设的关键工程来抓
医院参加全军统一国际招标采购和军区集中招标采购工
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作以来，能够严格按照制度规定和管理要求，细化工作标准、
明确职责要求、规范操作流程、严格采购纪律，加强对进口免税医疗设备的管理，使采购和管理工作规范化、制度化、精细化、档案化和信息化。
（一）管理规范化。医院在物资进口方面形成了一套操作性比较强的管理流程，实现了对进口医疗设备从论证、采购到购进后的安装、调试、验收、使用、维护、修理、计量、监测和报废等全过程的动态管理。本着利于管理，便于执行，符合规定的原则，建立健全进口计划管理，每年12月到次年1月进行医院物资设备需求计划申报、汇总、评议，科室申报，物资采购部门汇总，形成全院年度物资设备采购需求表，提交医院器材管理委员会讨论，生成年度采购汇总计划表，报院党委审批，最终结果作为年度采购依据，并按规定向军区物资采购管理部门上报。从物资进口的需求开始，每年12月1日拟定厂家或公司，预计价格、使用用途等需购计划向主管物资部门申报，以期得到物资进口主管部门的年度进口物资安排。对于因工作需要、突发性事件发生或不可预见性事件引起的计划外物资采购，列出计划调整表，按要求向上级主管部门报批、备案。做到了计划的严密性、执行的可操作性，
杜绝出现随机进口，无计划进口的局面。自2001年军区军需
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物资油料部实行集中招标采购以来，医院严格按军区军需物
资油料部的规范变更物资进口流程，并在指定专人负责物资进口计划表的上报和进口手续的办理。随着军队物资进口管理工作的逐步规范，及时抓住时机，改进和完善以往与军队物资进口管理不相符的规定，理顺管理关系，严格上报要求，坚决做到不违规，不自行其事，不走“旁门歪道”，较好的实现了医院物资进口管理规范化。
（二）管理制度化。进口物资管理是一项政策性、法规性十分严格的一项工作。医院认真组织学习研究《中华人民共和国对外贸易法》、《中华人民共和国进出品商品检验法》和《中华人民共和国外汇管理条例》等一系列法规、条例和办法。学习《军队医院医疗设备管理规定》和《解放军医疗设备档案管理办法》等与军队有关的文件。制定了计划、购置、验收、使用、维修、档案等几十项管理制度，对每个步骤、程序、要求、方法都作了规定和规范。例如设备招标规定，凡属全军统一招标采购物资，无论经费来源如何，一律参加全军统一招标，凡单项采购5万元、批量采购金额10万元以上进口设备，必须参加军区集中招标采购。即使没有规定的，也必须由采购小组统一组织进行谈判、采购。在收到
总部中标通知书后，医院严格按照总部要求，在规定的时间
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内与中标供货商进行商务谈判，签订合同，同时根据总后军
需物资油料部的规定，编报《机电产品进口申请表》，并附进口委托代理协议原件和外资合同复印件一并上报。正是制度的落实，使进口物资管理工作，有章可循、条例清楚、执行得力、效果显著。
（三）管理精细化。认真理清和把握物资进口每个阶段和每个环节的特点，从物资进口的计划申请开始，经过论证审批、招标、商务谈判、签订合同，完成购买的过程；经过机电申请、海关申报、入关商检，完成进货的过程；经过验收登记、使用管理、进口物资监管，完成进口物资使用管理、报废处理过程。由于流程有序，监管有力，采购进口物资2.3亿元从未发生一起违规事件。为了保证物资档案与使用安装一致，每年都对进口设备进行对照检查，发现不符及时纠正。严格按照海关有关规定，不走私，不夹带，尤其是不夹带，100支试管就是100支试管，绝不多出其它物资。有时个别的临床科室，为了节省经费，购置设备时会额外提出夹带一些附件，尽管属于保证进口设备运行的装备，但只要合同上没有的一律不增加，同时不给业务单位办理免税进口业务，防止违反了规范的进口操作，给今后物资进口带来极大不畅。正因为医院从严从细规范操作，十几
年来，未发生一例违规行为，没有任何不良记录。2005年由国
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家海关总署指定，顺利通过南京海关稽查局的监管检查。
（四）管理档案化。医院设备档案是医疗设备管理的信息之源，也是保证医疗设备运行质量的重要条件。医院按照“便于工作、易于检索、利于安全”的要求，对2003年以来的物资进口免税业务资料进行了梳理，统一建立了《免税进口物资监管登记卡》，《免税进口物资档案》，并进行编目，实行一物一档，按时间顺序、科教免税和技改免税项目分类建档。收集了从申购、论证、购置到安装、调试、验收到使用、维护、监测到报废、淘汰全过程的资料。医院每年平均进口设备几十台，有几千万，也有几万元的设备，但它们的进口资料的类别都是一样的，只是多少的不同，医院为了保证资料的完整性，实行一物一档，不管大设备，小设备一对一，从进口论证、配置许可证、使用许可证、技术资料、进口过程的合同、协议、谈判记录，一切相关的资料都用档案盒的形式保存起来，做到有案可查。每当设备验收完毕就进入档案建立过程，有专人负责收集、整理该物资的相关说明书、谈判记录、论证书、履行进口手续的各类表格、合同、验收单等。医院十几年的医疗设备采购的每一张发票都在器材部门有档案；每一份购买申请都有完整的存档。根据《中华人
民共和国海关法》和海关总署关于《科学研究和教学用品免
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征进口税收暂行规定》以及总部物资进口管理的有关规定，
在军需物资油料部的指导下，结合医院的具体实践经验，汇编了《医疗单位申请自动进口许可证程序及所需材料》、《医疗单位申请办理科教物品免税进口手续》、《医疗单位申请办理技改物品免税进口手续》、《物资进口管理规定》等资料。
（五）管理信息化。保障手段信息化是后勤科学化管理的重要原则。医疗设备特别是进口医疗设备管理是一项崭新的事物，在当代市场销售的物资管理系统中，很少有完全符合进口医疗设备管理内容的系统。为此医院从1995年开始，在充分调查研究、广泛吸收兄弟单位先进经验的基础上，结合“军卫一号工程”中“医疗设备管理子系统”的结构和模式，结合临床科室的要求，结合国家各部委下发的法规和标准，研制出有自主知识产权的“医疗设备、器材管理系统”。11年来经过实践、修改提高、再实践、再提高的6次更改、升级，目前已形成功能比较完整的《医院设备器材管理信息系统》，在此基础上，研发了《医院物资进口管理信息化系统》，将物资进口流程用计算机程序固定下来，对进口物资管理流程中每一步的任务、职责和所要填写的表格等都在程序中表达
和体现，使统计更加具体规范、可操作，同时也保证了数据
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的准确性。目前准备与物资进口申报审批信息网络系统进行
链接，实现申报审批无纸化，提高工作效率。
三、全程管控，优质服务，把严监管与重保障作为加强进口医疗设备正规化建设的服务工程来抓
进口医疗设备的正规化管理，是为了更好地服务临床、服务官兵和服务人民的健康。这就需要严格管理、严格要求；紧贴临床，优质服务。
（一）严格廉政要求。医院党委严格落实廉政规定，在进口医疗设备购置、管理上，按政策规定、标准程序、党性原则严格要求，党委常委不参与具体事务的承办，努力做到以制度确保行使权力的正规秩序。严格按照年度预算编报计划实施采购，对总部规定的7种大型医疗设备，军区要求的3万元和批量5万元以上的采购项目实施招标采购。对非集中招标采购项目，由医院招标委员会组织实施竞价谈判采购。凡属于全军统一招标采购的医疗设备，无论经费来源如何，一律参加全军统一招标采购。每次招标采购都有纪委的同志参加，加强财务检查监督，每年组织审计，及时通报采购情况。建立健全考核办法和机制，使采购、安装、使用、效益、维修整个过程可控，真正建立健全责任、权力、利益和惩处四结
合的机制。
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（二）全程进行监管。医学工程科对招标采购、安装验收
等重要资料及时归档保存，做好设备总帐和分户帐目，按时对进口设备进行折旧成本核算，按照海关免税物资管理规定，定期到使用科室检查免税设备使用和在位情况。科室对免税设备专人负责管理，对委托代理协议、外资合同，进口过程的申请文件、资料、单据存联、商检记录进行归档，不允许擅自改变使用单位。若要在监管期内损坏或出现意外情况报废，做到及时申报。在每次维护后进行登记，并将维护记录归档，以了解进口设备在使用过程中的动态变化。对在海关监管期以内的免税物资坚决杜绝经各种名义和方式租借或变卖给其他单位使用，5年以上超出监管期的免税设备，如果医院决定处理，需以免税进口单位的名义向海关申报，待海关批准脱离监管后再进行处理。严格的监管措施，使医院的进口设备没有出现在5年监管期内违法处理事件发生。
（三）提供优质服务。医院经常进行爱护医疗设备的教育，提高爱护设备、执行管理制度的自觉性，要求工程技术人员贴近临床，牢固树立服务意识、管理意识、计划意识和全局意识，把全心全意为临床科室服务的思想植根于日常工作实践中。对进口物资使用过程中的维护保养进行跟踪、实时动态记录，
从而保证进口医疗设备随时都处于良好的伺服状态。建立设备
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使用操作规程、设备维护保养制度，对操作人员进行技术培训，
开展新知识、新技术和新设备专题讲座，提高工程技术人员的业务水平，提高进口医疗设备使用和管理水平。按照定人管理、定人使用、定期维护保养，严格操作规程、严格使用管理、严格交接手续、严格操作培训，落实仪器三级保养制度，主动和科室建立合作关系，共同养护设备，降低故障率。多年来，医学工程科承担全院医疗设备的计划、采购、管理、维修和器材供应，开展了B超、X光机、CT机的安装与调试工作，开展了医疗设备的验收、技术保障以及强检设备的计量检定和送检工作，使设备的完好率在97%以上。
（四）实现资源共享，进口物资绩效显著。建设资源节约型后勤是全面建设现代化后勤的内在要求，构建节约型保障方式、建立节约型技术支撑体系和机制，是医院在进口物资管理中一贯遵守和实施原则。医院科学拟制全院设备配置方案，实现高精尖医疗仪器共用，信息共享，对重要的急救设备，做到专管公用，如呼吸机、输液泵等，每天24小时对临床科室开放，临床科室需要使用时向医学工程科租借，用完后回收设备并进行保养，使其处于伺服状态。减少了进口设备的采购量，减少了维护、维修费用，提高设备的使用率，有效地保证了应用安
全与医疗设备的质量，延长了使用寿命。这种专管公用的创新
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模式，被军地不少医院学习借鉴，收效明显，广受好评。1994年花费963万元我院进口的西门子PLUS-24型CT,按常规使用期为八年，由于我院监管措施有力至今仍在发挥效益，延长了使用周期。2005年我院在华东地区进口首台PET/CT，由于论证充分21月就收回投入费用。连续性血液净化治疗（CRRT）设备的引进在“9. 14”南京汤山中毒抢救和多脏器衰竭救治中发挥了积极作用。
（五）完善配套设施。医院在综合服务楼一楼拿出了160平方米，作为物资进口管理用房。分为：办公室、资料室、洽谈室、质控室。各室均按上级要求配备军字一号网、综合信息网、文件柜、电脑、检测仪器等，悬挂规章制度和有关医疗设备进口工作流程表。房间的具体布置，专门设计了详细的规划图。
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“医院进口设备管理信息系统”介绍 南京军区南京总医院 汤黎明
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各位首长、领导、专家下午好：
下面我来将《医院进口设备管理信息系统》作一个概要的介绍：一、研究目的
1．是医院进口医疗设备规范化管理的需要
多年的实践经验告诉我们：规定和制度最通常、最有效的管理手段，就是将规定和制度用程序化的方式固定下来，使医院进口医疗设备管理按规定的程序流程运作。因为设备管理人员是不断地变化的、流动地，而管理的模式达到程序化后，变化的人员与不同的人员就只能按照确定的程序来进行操作，并随着进口设备数量、规模、经验、规律的扩大、发展、发现不断地有目的进行完善、充实和提高规范化管理水平。
2．是全面掌握医院进口医疗设备配置状况的要求
通过《医院进口设备管理信息系统》医院可以了解各科室单位进口医疗设备的详细内容和购买计划。因为所有申请、报批都需要按格式化要求进行，哪些单位、科室有多少进口设备？进口设备的价值多少？医院进口设备分布状况等一目了然，管理人员可以更加主动地加强对进口医疗设备论证、采购管理工作。
3．是动态监控进口医疗设备全生命周期状况的必须
通过《医院进口设备管理信息系统》医院可以准确、及时、实时
掌握各单位所需要的，正在运作执行的或已完成的进口医疗设备工作，
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以及所进口设备的使用量、工作状态、维修状况、利用率的高低。管理人员更主动的进行规范的监督控制管理。
二、系统布置示意图
《医院进口设备管理信息系统》可以通过军队综合信息网连通军区物资油料部物资采购处管理部门进行垂直的（非横向）控制管理。也可以通过医院局域网连通各科室，做到上下、左右一盘棋。请看《医院进口设备管理信息系统》布置示意图。
三、《医院进口设备管理信息系统》功能设计
《医院进口设备管理信息系统》涵盖采购申请、招标、进口审批、登记归档、动态监管的全过程。我们可以看一看下面的运作流程图，在这图中少了哪一个程序都会给进口物资管理的规范留下隐患。为此，我们将它们分为四个分流程：
1．申请采购流程三个步骤，每一个步骤都有相对应的程序要求，像《申请表》的填写形成《设备申请购置表》，上报到军区采购部门就设置为《招标计划申请表》。
2．进口审批流程（主要指免税申请）6部分，也有相对应的格式文件，像《机电产品进口申请表》、而《资料申报书》可以完成将所需进口设备的图片、文件、附件向上级部门上传，《委托代理进口协议书》、《科教用品免税申请表》、《入境货物通关单》、《入境货物报检单》等。
3．登记归档流程，三过程，同样相应的程序记录，像《验收单》、
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