行政公文写作知识概说
一、行政公文的含义
行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二、公文分类：
（一）特点和作用：
1、领导指导性公文
2、呈报性公文
3、公布性公文
4、商洽性公文
（二）行文方向：
上行文、下行文、平行文、泛行文
（三）缓急程度：
特级、急件、一般文件
（四）保密等级：
绝密、机密、秘密
二、行政公文的特点
1．作者的法定性2．读者的特定性3．作用的权威性
4．效用的现实性5．体式的规范性6．制作的程序性
三、行政公文的作用
1．领导和指导作用
党和国家的各级领导机关，经常通过制发文件来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导和指导。
2．行为规范作用
公文的行为规范作用是由公文的强烈政治性和法定权威性等特点赋予的。
3．传递信息作用
公文是传递信息的重要渠道。
4．公务联系作用
各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。
5．凭据记载作用
各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。
第二节行政公文的制发程序和行文制度
一、行政公文的制发程序
拟稿——审核——会签——签发
1、密级和缓急：文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。机密程度可GB7156-87文献保密等级代码的规定用汉字填写；缓急可按规定用汉字填写。
2、签发：由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。
3、会签：多个单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。
4、印刷：文稿印制人员签署姓名及日期。
5、附件：在正式文件之后所附材料的标题及其份数。
6、主题词：根据文件的中心内容填写文件主题词。
(二)审核
审核是保证和提高公文质量的重要环节。
(三)会签
如属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。
(四)签发
文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可以据此印制文件正本。
行文的程序
一、行文关系、行文方向和行文方式 1
．行文关系
行文关系是行文时发文单位与受文单位之间的关系。
社会上的机关单位可分为三大类型：
(1)国家政权机关，包括立法机关、行政机关、司法机关、军事机关等；
(2)政党、团体和各种社会组织的机关，如共产党、共青团、工会、妇联等社会组织所设立的机关；
(3)企业、事业实体单位所设立的机关，如厂矿、公司等单位设立的机关。
行文关系四种：
(1) 上下级关系 (2) 平级关系 (3) 隶属关系 (4) 非隶属关系
2．行文方向
行文方向是公文向不同层次的机关单位运行的去向。按行文方向分，有四种类型：
上行文——下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。
平行文——平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函。
下行文——上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通知、通报、批复
等。
泛行文——既向发文机关的上级、下级、平行单位行文，也向不相隶属的单位行
文，行文面广泛，方向不定。如公告、通告等。
3．行文方式
行文方式，是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。
（1）按受文机关或行文对象的范围分类
①逐级行文 ②越级行文 ③多级行文 ④普发行文 ⑤通行行文
（2）按发文机关的个数分类
外来文件、通知及有关材料
办公室文秘人员登记、填写文件传阅单
办公室主任核签、批转（急件争办）
（领导批示）
有关部门传阅、执行
向批示的领导汇报办理结果 存档
①单独行文②联合行文
（3）按行文对象的主次分类
①主送②抄送
二、行文规则
行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。
八个方面：
1．行文根据的规则
行文关系根据隶属关系和职权范围确定
2．政府各部门行文规则
政府各部门即是政府的职能部门，如省政府的××厅、市政府的××局等。政府各部门在自己的权限内，行文规则包括：
（1）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
（2）政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。
（3）政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。如省农业厅和市农业局互相行文。
（4）政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。如省农业厅或省林业厅得到了省人民政府的授权，可以在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文。在行文时，还必须在正文的开头，说明授权的机关或领导人。（5）政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。（6）政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
3．抄送规则
（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
（3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
4．协商一致的规则
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
5．联合行文规则
?平级是联合行文的必要条件。
?联合行文应当明确主办部门。
?联合行文的机关、单位要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须平级。6．请示规则
（1）一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（2）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（3）请示应当一文一事。
（4）除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。7．报告规则
（1）报告中不得夹带请示事项。请示是“办件”，上级机关要作批复；报告是“阅件”，只供上级机关参阅。如果报告中夹带了请示事项，会因得不到批复而误事。
（2）一般不得越级报告，遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。
8．一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
危害：延误公务；助长不正之风；产生误会；制造不必要的工作矛盾。
第四节行政公文的格式
行政公文的格式体现了国家行政机关公文的权威性，是公文的重要组成部分。
一、行政公文的书面格式
按照《国家行政机关公文格式（GB/T9704－1999）》规定，公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。
公文中各要素划分为眉首、主体、版记三部分：
公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；
置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；
置于主题词以下的各要素统称版记。
（一）眉首六要素：
1．公文份数序号2．秘密等级和保密期限
3．紧急程度4．发文单位标识
5．发文字号6．签发人
××发〔2007〕1号
（二）主体六要素：
1．公文标题2．主送机关
3．正文4．附件说明
5．成文时间6．附注
二〇〇七年一月一日
（三）版记五要素：
1．主题词2．抄送3．印发单位和印发时间
4．版记中的反线5．版记的位置
二、公文的特定格式
1．信函式格式
发文机关名称距离页的上边缘为30mm，字号由发文机关酌定。发文机关全称下为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗）。发文机关名称及双线均印红色。
2．命令格式
命令标识由发文机关加“命令”或“令”组成，用红色标宋体字，字号由发文机关酌定。联合发布的命令或令的签发人职务就标识全称。在签发人签名章下1行右空2字标识成文时间。3．会议纪要格式
会议纪要标识由“××会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。
三、公文的排版规格与印制装订要求
根据国家技术质量监督局规定：
1．排版规格：正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。
2．制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。3．印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标B1.100%。红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀。字面不花，不白，无断划。
4．用纸要求：公文用纸采用国际标准A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。
5．装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，两页码之间误差不超过4mm。