OA中基本概念及操作要求
在Office2003中Word2003及Excel2003是二个非常实用易学的软件。
掌握它们已经成为目前办公自动化领域中办公人员不可缺少的技能。各级各类办公人员纷纷参加“办公自动化”（OA）的培训和考试，但在学习中，有些学员对有些OA中基本概念及操作要求不甚清楚，产生一些不太规范的操作。我将学习中一些心得写出来，以供大家参考。
一.WORD2003部分
进入WORD2003后，我们应该先选择工具菜单中自定义命令，在选项标签中将“常用”工具拦和“格式”工具拦并排显示及菜单中首先显示最近使用过的命令前系统默认的√钩上。这样“常用”工具拦和“格式”工具拦就分成两排了。另外我们还应该选择工具菜单中选项命令，将常规标签中度量单位下使用字符单位命令前系统默认的钩√去除，这样度量单位就以厘米为单位了。如果题目中给出的段落设置要求是字符单位，则上面第二步操作可以不做。
1.文字与段落的概念：段的操作，可选中（拉黑）有关段，包括段尾的段落标
记在内。如是文字操作，则只能选中（拉黑）有关文字而不能选中段尾的段落标记。如对某一段进行设置，可将光标定位在该段中任意位置，也表示已选中该段，即可进行段落的操作。如要求将某些文字分段，只要将光标定位在要分段处按回车键，即产生新段。如要求将几段合并成一段，只要删除段尾的段落标记即几段合并成了一段。某些题目中要求输入汉字空格，则在输入方式中应选择中文方式，并将汉字输入方式转变为全角（●）方式这样输入的空格才是全角的汉字空格。输完后应重新将输入方式转变为半角方式)，否则下面的操作会出错。
2.项目符号与编号的操作：应注意如是连续段要加项目符号时，可同时拉黑有
关段来进行。如是不连续段时，可先做成一段的操作，再将光标定位在其他的段，按格式工具栏的项目符号或编号按扭即可。在操作中应根据题目要求进行，如文字缩进位置、符号或编号缩进位置、形状大小及标点符号的全、半角都应正确。要明确项目符号与一般符号的区别，前者是段落的特殊标记，只能用项目符号和编号的命令来进行。项目符号是不能被选中的，而一般符号其实是字符，可以在文本的任意位置插入并且可选中进行编辑。项目符号与编号的操作完成后，可能会改变原来段落的缩进情况，这样在做项目符号与编号的操作前，可以先看一下原来段落的缩进情况，再做项目符号与编号的操作。完成后应该按样张，重新做一下段落的缩进，这样就不会产生错误。
3.边框与底纹操作时，应注意是文字还是段的边框与底纹的操作。如边框有颜
色要求，一定要选中有关颜色，注意“应用范围”中的内容的选择。段落边框还可以在“选项”按钮中对段中文字与边框的距离进行设置。底纹有填充色与图案样式，这是两种完全不同的底纹，前者是负值（即背景），而后者是正值（即前景），必须根据题目要求进行设置。段的边框与底纹操作时，应正确选中有关段落标记做。是上边框还是下边框，应根据样张来进行操作。
图片、艺术字、文本的边框及底纹的设置在图片、艺术字中说明。
4.首字下沉的操作：应根据样张，选择首字下沉行数及字体。当出现操作结果
显示“下沉”行数与题目样张要求不一致时，只要下沉“选项”中选择的下沉行数是正确的，不要进行任何改动（可能是显示不正确产生的问题）。首字下沉后，文字实际上变成了艺术字，而且是一个段，且有一个图文框。这时应注意图文框边框的正确选中及加相应的段落还是文字的边框与底纹的不同操作。首字下沉的操作也有段首二个文字（或者三、四个文字）的首字下沉，操作时可选中段首二个文字（或者三、四个文字）再选格式菜单中的首字下沉命令来做。首字下沉的操作完成后会改变段落原来的首行缩进格式，是否需要恢复原来的首行缩进格式，应该按考题的样张进行操作。
5.关于分栏操作：基本概念：
（1）分栏是对相应段进行分栏，故必须选中有关段，必须包括段尾的段落标记在内。
（2）分栏效果只能在页面视图中才能显示分栏效果。
（3）文本的最后一段是不能进行分栏的。如要进行分栏，解决的方法是：将光标定位在文末，按一下回车键（只有这时可增加一个回车键），产生一个新段，再选中原来的段，即可进行分栏操作。
（4）有首字下沉的段进行分栏时，第一个首字下沉的文字不能选进分栏的范围。
一般有分栏与首字下沉在一起的操作，可先做分栏，再做边框与底纹的操作，最后做首字下沉的操作，这样就不太会产生问题。如果要求做不同栏宽的操作时，可以先看一下一栏的宽度，在分栏对话框中先去除栏宽相等前的√，再按题意先设置第一栏的栏宽及栏间距再设置其它各栏宽及栏间距。如果要取消分栏设置，则一定要取消分栏段前和段尾的分节符。才能取消分栏。
6.关于替换操作。文本中文字内容的改变、文字格式的改变及两者兼有的改变
和标点符号的改变段落格式的改变，都应该用替换操作来完成。在操作中应注意如果要求正文中内容的替换，可将光标定位在文首。如果是某几段内容的替换，则应选中（拉黑）有关段进行替换操作。进入替换对话框后，应该立即按下“高级”按扭，这样替换对话框中的所有内容都能显示出来。在替
换对话框的“查找内容”中应该仅仅只有文本中要改变的内容，一般不能有格式设置。而“替换为”框内内容和格式一定要正确，查找范围一般选向下。
这样可按全部替换钮或按查找下一个钮，再按替换钮进行个别内容即选择性的替换。如替换错了可按撤消按钮重新恢复原样，再进行替换操作。文本中只有几个文字的改变也可以用复制粘贴或用格式刷来进行。当有中英文在一起的替换，如果都要求设置成黑体中文等字体，在中文字体中选择了黑体，在英文字体中要选择“使用中文字体。”否则只改变了中文字体而英文字体就不是所要求的中文字体了。英文字和数字的格式替换可以在替换对话框中选择“特殊字符”中的“任意字母”或“任意数字”进行英文字和数字的格式替换。段落格式的替换可以选择“特殊字符”按钮中的“段落标记”来进行。
7.关于插入图片及艺术字的操作：光标可定位在文本中插入图片或艺术字。关
于图片在查找时要正确输入文件名进行查找。如图片在某一文档中，应同时打开该文档，将文中图片选中复制，再回到原考题中按粘贴按钮，将图片粘贴入该文本。在插入图片时“插入并链接”，这个按钮可以选中。在图片编辑时，必须先从“大小”开始，单击“重新设置”按钮（使图片恢复原始尺寸），再去除“锁定纵横比”和“与图片原始尺寸相关”选框中的√，再按题目要求进行高、宽等设置。如有裁剪的操作则第二步进行裁剪的操作，当图片的大小及形状确定后再进行位置（注意是页边距还是页面的度量依据，位置中有靠右对齐，水平居中对齐，垂直居中对齐的设置，都要进行精确计算或按题意精确定位）及环绕方式（有“四周型”、“浮于文字上方”“上下型”“嵌入型”等）和边框的正确选择，如果题目中未给出图片的位置参数的，则一般是“嵌入型”，否则就是“四周型”、或者“浮于文字上方”。
如果发现图片的位置和设置结果不一致时，可以再进行第二次位置设置定位，直到和题目要求的参数一致为止（一般图片都要进行两次设置才能完成正确的设置）。如果有二个图片重叠在一起时，可对图片的叠放次序进行设置。如有几个相同的图片，则可以先做成一个，按复制按钮再按粘贴钮再分别进行设置。如果题目中要求两个图片都相对于同一个页边距，则可以将图片位置设置中的“允许重叠”前面的√去除。如果题目中要求两个图片都紧靠在一起，即水平无间隔并排，并且题目中又要求“允许重叠”，则“允许重叠”前面的√不能去除，而可以用计算第一个图片的宽度来确定第二个图片的水平位置。图片、艺术字的边框及底纹的设置有四种情况：1）要加与图片精确同大的图文框边框（艺术字也一样），则一定要插入文本框，在文本框设置的对话框内将文本框转换成图文框，再对图文框进行正确设置（在图文框设置中水平、垂直与正文的距离0.32的默认值要改为零）。在边框设置对话框内给图文框加边框，并且在选项对话框内将上、下、左、右与文本的间距改为零。2）加“非图文框”边框，应在图片编辑“颜色和线条”标签中进行设置。3）加“文本框”边框应先插入一个文本框再对文本框进行
设置。4）对样张中给出的段落标记加边框及底纹。选中段落标记应注意，如果样张底纹之间有白色线条，则应分别选中相应的段落标记分几次来加段落底纹或边框。在存盘之前可重新看一下图片编辑中参数是否有任何改变，如与题目要求完全一致，即可存盘，否则应重新设置直到完全正确再存盘。
艺术字的来源有的样张中给出了一般的文字，要求将它转变为艺术字，则我们可以选中文字，按“剪切”按钮将文字剪掉再粘贴到艺术字文字输入对话框内。而不能把文字末尾的段落标志选入后剪切掉，这样就会产生少了一个段而发生错误。艺术字形状的设置，如题目给出某行某列，则按题目要求操作，如未讲明，则应看样张，正确选中横或竖的，全在第一行中六种样式中正确选中，注意字体内有无填充色及文字线条颜色和线条宽度等要求（按样张进行）。图片及艺术字都有一个环绕方式的选择，可以选择“四周型”、“浮于文字上方”“上下型”这几种中的一种。“嵌入型”环绕方式的设置，可按照题目给出的要求，将光标定位在所给出的段落处，插入图片即可完成“嵌入型”环绕方式的设置。不管哪一种环绕方式，只要做成和样张一致即可。
其他的有关设置和图片的情况相同。
8.页眉页脚编辑操作：应注意段还是文字的选中，及在页面中的位置，如要求
页眉页脚在页面中距页边距位置要改动时，应在文件菜单中“页面设置”命令中进行，在应用范围框内选中“整篇文档”，再在页眉或页脚中选择页边距的距离设置。应该注意的是，凡是页眉页脚在页面中距页边距位置改动的操作完成后，上面又做过不相等分栏的设置时，原来的栏宽会改变，我们必须将栏宽重新按题目要求进行设置，以符合题目要求。也可以先做页眉页脚编辑，再做分栏的设置，这样栏宽就不会改变。如要用页码做页眉页脚，则在插入页码命令中进行设置。而页眉页脚格式的设置与正文格式的设置完全一样。
9.表格的编辑：有行的交换、边框线的设置、表格内容的计算及列宽的“自动
匹配”的设置及“自动套用”格式的设置操作等。表格编辑中应先做单元格的行高、列宽的设置，再做合并单元格的操作。表格的左、中、右对齐，只能在表格菜单\单元格高度和宽度\行标签中进行设置。行交换的操作可选中下面的行（注意应选中段尾的段落标记在内），将鼠标指向该行第一列文字位置，当鼠标指针变成左向上方的箭头时，单击左键拖曳至要交换行的位置即可进行“行交换”的操作。在表格的编辑中，如果要进行表格的行高及列宽以及表格的居中等设置，可在表格菜单的“表格属性中进行设置”。只有表格的边框线及底纹的设置在格式菜单中进行，其他的编辑都是在表格菜单中进行。
10.在编辑中不能随意地增加一个回车键，也不能任意地将原文本中的任何一个
回车键删除掉，其实文本中给出的每一个回车键都是批分依据。另外应该特别注意编辑完成后应该立即进行对文本的保存。
11.常用快捷键：全选：Ctrl+A；复制：Ctrl+C；剪切：Ctrl+X；粘贴Ctrl+V（有
些粘贴操作只能用粘贴快捷键进行）。中文各输入方式切换的选择：Ctrl+Shift 中英文输入方式的切换Ctrl+空格键（也适合电子表格EXCEL2003操作。）
二.EXCEL2003部分
进入EXCEL2003后，我们同样也应该先选择工具菜单中自定义命令，在选项标签中将“常用”工具拦和“格式”工具拦并排显示及菜单中首先显示最近使用过的命令前系统默认的√钩上。这样“常用”工具拦和“格式”工具拦就分成两排了。
1.EXCEL2003中单元格的编辑是在编辑栏中进行的，故选中有关单元格后，
内容即在“编辑栏”中进行编辑。这和WORD2003在文本中选中有关内容进行格式设置不同。
2.输入文字后系统默认是左对齐，而数字是右对齐。如要输入字符型数字，则
可先输入一个英文半角状态的单引号（’），再输入字符型数字，这样这些内容为左对齐。对于系列数据可用自动填充柄来进行。标点符号的输入除了题目明确要求的以外，只能用英文半角的标点符号，而不能用中文全角的标点符号。
3.EXCEL2003的数据计算主要有自动求和“∑”按钮及“fx”粘贴函数和自定
义公式这三种。“fx”粘贴函数中主要有平均值(A VERAGE)、最大值(MAX)、最小值(MIN)、计数(COUNT)、条件(IF)函数的计算。一般计算方法如下:
4.第一步，选中按放结果的单元格。第二步，选择计算方法。第三步，选择
数据源。第四步，按确定按钮。在计算中有绝对地址引用和相对地址的引用，凡在计算中，公式复制到哪里，引用始终是一个固定不变动的单元格的位置时，则用绝对地址来进行，用＄列号＄行号表示（也可以将光标定位在编辑栏单元格号中，按一下F4按钮，即可加上＄列号＄行号）。在自定义公式进行计算时，一般题目会给出计算方法，可在按放结果的单元格内输入一个“=”
号，再按题目要求建立计算公式来进行。当有几种计算混合在一个计算公式中时，有时可采用倒做的方法，如先做求和，将光标定位在编辑栏中求和式的前面，再输入除或乘等其它运算符，再将光标移到前面去，选择有关单元格内容进行，这样可避免错误公式的产生。在完成一个单元格的计算后可双击自动填充柄（垂直方向）或拖曳自动填充柄来完成其他单元格的自动填充计算。要完成复杂综合运算时，我们可以在编辑栏中用“fx”粘贴函数中的有关函数命令来做。当要求计算几张工作表中同一单元格的数据源的结果时，可以先选择放置结果的单元格后，再选择计算方法，再按住Shift按钮，
同时选中几张数据表，再选中数据源的单元格，按确定进行计算。当要求计算几张工作表中不同单元格的数据源的结果时，先选中第一张表格数据源的单元格，将光标定位在编辑栏数据源地址的后面，输入英文半角的逗号，再选择其它表中的数据源即可进行计算。
5.关于行、列、单元格的插入和删除：在操作中如要插入行，可选中行头进行
插入。如要插入几行，就选中几行，再用“插入”菜单中的行命令，即可插入几行。插入列的操作要慎重，一般题目中都指出，插入列后，不得影响其他单元格。故一般不能用“插入”菜单中的“列”命令来插入列，而是采用选中有关单元格，将这些单元格右移。让前面空出一些单元格来达到插入单元格的目的。同样在删除列中，除题目指出要删除一整列（即65536个单元格）外，只能选中有关单元格，再用删除命令来进行。
6.关于行高列宽的操作。在单元格字体、字形、字号设置完后，往往有些文字
不能在一个单元格内全部显示出来，这时应选中有关单元格，在“格式”菜单中选行或列命令，选择最合适行高或列宽，让文字全部显示出来。有些题目中没有给出行高列宽的数值，但样张上行高列宽与操作结果不一样，应该在操作前先看一下原来的行高列宽再操作。另外，有些行高列宽的设置下面的题目还有要求，做完了下面的题目行高列宽会正确的。
7.对齐方式的设置。有左、中、右对齐，合并单元格居中（水平、垂直）、跨
列居中、自动换行的对齐、垂直位置合并单元格后分散对齐，在水平位置中合并单元格后分散对齐，在垂直位置上每一个单元格内输入一个文字的对齐的、垂直位置合并单元格后水平垂直居中等对齐方式。
a.左、中、右对齐是相对一个单元格来进行的，即单元格内对象的左、中、右
对齐，特别要搞清左、右对齐的概念。所谓右（左）对齐是该单元格内文字或数字最右（左）边的字符，与右（左）边框线对齐，这样在做右（左）对齐时，可看单元格内最右（左）边的字符在哪个单元格，即选中此单元格来放置这些字符，再按下右（左）按钮即可。做完对齐方式后，可按题目中给出的对齐要求检查每一个单元格的对齐方式是否正确。一般有字体设置，有对齐，又有行高列宽的设置时，我们应该先做对齐，再做字体设置，最后做行高列宽的设置，这样就不会出现错误。
b.“合并单元格居中”及“跨列居中”：这是两种完全不同的对齐方式，合并
单元格是选中要合并的单元格区域，按一下“合并及居中”按钮，这时几个单元格就合并为一个单元格。（分散对齐一定要先合并单元格，再做水平或垂直方向的分散对齐）。如要加边框与底纹，则整个单元格一块儿加上了底纹与边框。而跨列居中操作时，字符内容必须在跨列居中区域的最左端单元格内，再选中跨列的区域，如果是做标题，则该区域的选择以下面表的列数为准。跨列居中完成后，字符仅显示在该区域内，而字符内容仍然在该区域的最左边单元格内，而该区域内的单元格还是独立存在的。我们能对每一个
单元格设置不同的底纹或边框线。这是和合并单元格居中的本质区别。从单元格能否被独立选中，可区分是合并居中还是跨列居中。另外如题目中没有指出合并居中，一般都是用跨列居中进行设置。跨列居中设置完成后如出现与样张不一致的结果可能有以下三个原因造成（1）字符的内容或格式设置错（2）字符内容前或后有预先给出的空格（3）跨列居中区域的右端可能有预先设置好的默认的跨列居中的区域。只要选中这些区域，清除它们的格式，即可完成正确的操作结果。
c.自动换行的对齐：当单元格列宽不够时，设置了自动换行的对齐后，单元格
的行高自动加宽，不能显示的字符自动换行到第二行（注意：还在一个单元格内）。一般自动换行的对齐在设置时都要求水平居中和垂直居中。同样当跨列居中的区域太小不能显示所有的字符时，也可以设置自动换行的对齐，这样不能显示的字符，可以在跨列居中区域的第二行显示出来（注意：还在一个跨列居中的区域内）。
7 .关于复制粘贴、行交换操作、列交换操作：在选择性粘贴操作中，应选中内
容，按一下复制按钮，再选中粘贴区域的左上角单元格，再选“编辑”菜单中“选择性粘贴”命令，选中转置前的√，再按确定钮即可进行转置复制。
也可按题目要求选择只复制数值、公式、格式等。几张不同表格中单元格区域的复制粘贴与同一张表中复制粘贴操作相同，只要注意选中不同的表格即可。行交换操作可以选中下面的区域，鼠标移到选中区域的左上角单元格的上边框线，按下左键，同时按下Shift键往上拖曳至要交换行的单元格的上边框线即可。而列交换操作类推，选中右边的单元格区域，同时按下Shift键往左平行拖曳至要交换列的单元格的左边的边框线为止，即可进行列交换操作。
8.边框与底纹的设置：我们可同时选中相同类型的单元格区域（按Ctrl键），
一次完成几个区域的边框与底纹的设置，也可全部选中有关区域，进行边框与底纹的设置，再进行局部的线条与底纹的修改。底纹的设置一般只要按格式工具按钮中的底纹按钮进行。（要注意不要去按A按钮，这是对字符的线条颜色进行设置，而不是单元格的底纹）。如果较复杂的图案底纹，则要到格式菜单单元格命令中图案标签中,选下面图案按钮中有关底纹进行设置，应按题目的要求进行选择相关底纹进行设置。
9 .排序与筛选：排序操作一般可选中整表来进行，按题目中要求选择关键字来
进行。排序操作还有按行排序，则可以在排序对话框中选择“选项”按钮，在相应的对话框中选择“按行排序”进行。在自动筛选操作中应注意,可先做表格边框底纹的操作，再做筛选，这样最后结果只要做局部的修改即可完成。
筛选完成后，不满足条件的记录是被隐藏起来了，而没有被删除掉，应看清题目要求进行操作。关于高级筛选：在自动筛选中，我们看到，筛选只能对数据表中一列进行。而且，筛选条件相对比较简单。如果需要对两个或两个以上的列进行筛选，或者是一个复杂的条件的筛选，我们可以使用Excel中的“高级筛选”功能。高级筛选与自动筛选在功能上的区别在于：
1.可以对两个或两个以上的列进行筛选。
2.可以采用两个以上的条件组合进行筛选。
3.筛选前需指定一个条件区域以及筛选所需的计算公式；条件区域应建立在
时间清单的上面或者下面并与数据清单之间至少空一行，用于区分筛选条件区域和数据筛选区域。如果把条件区域建立在数据清单的左边或右边，则由于筛选的原因，把条件区域与不符合要求的数据行一起隐藏，这样条件区域无法显示了。但如果筛选结果得到的符合要求的数据行的位置选择在表的下方，则无此影响。一般条件区域的第一行放数据表的列标志，也可以是条件的名称。第二行放筛选的元素。
4.条件区域中，同一行中对象被解释为逻辑“与”操作；同一列中的对象被
解释为逻辑“或”操作。因此，我们可以对数据清单进行复杂的条件筛选。
10 .图表的生成和编辑：由数据表中部分的数据源生成图表时，应注意选择数据
源的原则应是从左上角向右下角选择,相邻区域应同时选中,应保证几个区域所在行或列的矩形大小要一致。能在图表向导中完成的设置，应在这四步中完成。刚生成图表后应马上双击图表区，选择字体标签，将字体设置中“自动缩放”前面的√去除，这样当图表区域拉大后，字体大小不会变动。再移动图表位置至题目给出的区域。我们可将图表区域适当缩小一点点，使图表的边框正好在所规定区域的内部一点，这样可保证图表的区域不超过给定的区域。图表内对象的编辑只要将鼠标指向该对象所在位置，双击左键或单击右键，都会出现有关命令，再进行设置。存盘前应检查图表的位置，图内对象设置是否完全正确，再存盘，如有一个不正确，图表即无分。
11．关于分类汇总和数据透视表：两者都是关于某些数据的汇总表，但操作方法完全不一样。
a.分类汇总表是对原数据表按某关键字进行分类，即排序，故做分类汇总表前
一定要对整表按关键字进行排序，有些分类汇总还要按照题目要求进行两个关键字的排序。再按样张给出的内容进行汇总操作，如有两次或多次汇总，即分类汇总的嵌套时，一定要第二次汇总先做，再做第一次汇总，或最后面的汇总先做，再依次往上做其他的汇总。这样出来的结果的次序与样张是一致的，并且在第二次汇总的对话框中，替换“当前分类汇总”选项前面的√一定要去除，否则只有第二次的汇总内容，而将第一次的汇总结果替换掉了。
汇总完后，有几级显示报表，可选择与样张一样的某级显示结果即可。而汇总表的编辑如字体、对齐方式、边框底纹等与一般表格无区别。
b.数据透视表：在生成时不需对原表格按某字段进行排序，只要按题意选取合
适的排列来建立透视表或将光标定位在原表格的任意单元格中即可。如表中有空列的话，可在表顶端单元格内任意输入一些字符，这样就能顺利地生成透视表。生成完后，别忘了再删除原表中输入的字符。透视表生成向导关键是第三步，选择“版式”按钮，进行透视表的结构的创建。有行字段名、列
字段名，及数据区域，分别将有关字段名拉到不同区域即可完成结构设置。
选择“现有工作表”，并按题意选择透视表生成的左上角的单元格地址。单击“选项”按钮中可对行总计和列总计等选项进行选择。透视表的编辑与一般表格不太一样，如增加数据，删除数据等都可以只选中透视表中某单元格，在“数据透视表向导”的第三步中进行设置，而边框线的设置等也与一般表格的边框设置有些不同，即选择表格中某区域就与一般表格不一样，可用数据透视表工具栏进行。也可将鼠标移至透视表内最右下角的单元格往上拖曳来（即采用倒选的方法）选中整个数据透视表这样就可以对整个透视表进行格式设置。刚生成的透视表的字段名是有默认的底纹的（在编辑状态下）。而如果我们进行打印预览时会发现这些底纹是不存在的，即不用删除它们。如果要对透视表进行行的交换。可拉黑整个行即可进行交换。如要求对透视表中某些数据生成图表，我们可以选择透视表外任意空白单元格，然后按图表向导按钮，在图表向导第二步中选择数据区域，这时可到透视表中选择有关数据区域生成图表，这样很容易由透视表生成图表。
12．页眉页脚的设置与WORD的页眉页脚设置有不同之处。当选择文件菜单中页面设置命令后（也可以在视图菜单中页眉页脚中进行）有页眉页脚标签，我们往往可以将原有的页眉页脚内容都改成“无”，再对页眉页脚进行设置。
按了自定义按钮后会出现三个区，按题目给出的左、中、右对齐，选择不同的区域输入有关字符，然后拉黑这些字符，按下A按钮才能对字符进行格式设置。页眉页脚设置完成后，只能在打印预览中才能看到效果。页面设置中一定要按题意对所有要求进行设置。如“取消打印网格线”、“设置文档水平居中及垂直居中”、“页脚或页眉与边界的距离设置”等要全部正确，如有一个漏做，该题即无分。故一定要按题意对照样张仔细认真操作，才能取得满意的结果。
以上仅是我的一些粗浅认识，由于本人水平有限，难免有欠妥和不正确之处，恳望大家不吝指正。
上海科技学院
杨鼎文
2009年1月10日