摘要
本文首先介绍了手工会计核算的工作流程和特点，Excel的概念以及Excel所拥有的数据透视表功能，并进行了Excel数据透视表功能与手工会计核算结合应用的必然性分析，然后引用具体实例展示用Excel 数据透视表功能完成的科目汇总表、总账、明细账、利润表、资产负债表等会计核算、会计账簿及会计报表，（本实例是基于Excel 2007软件完成的）最后，在前述阐明的基础上进一步分析Excel数据透视表的强大功能在手工记账中及财务管理中的应用发展前景。
关键词：手工会计核算 Excel数据透视表科目汇总表会计账簿会计报表
第1章手工会计核算的应用基础随着会计电算化的普及，专业的会计软件也日趋成熟，作为一种通用软件，这些专门的会计软件很难满足不同企业具体的和特殊的要求。在我国各类企业中中小企业居多，很多中小企业如果花费几十万购买大型财务软件不仅得不偿失，而且造成其中许多功能闲置；另外由于ERP、CRM等概念的引入，加上各企业业务情况的千差万别，大型财务软件必须要经过改造才能真正得到应用，而这个开发工作并非易事，即使完成这项工作，在大型财务软件上开发出来的软件也必须随着大型系统版本的升级而改造，如果企业达不到一定规模，是不愿尝试这项工作的。基于以上原因大多数中小型企业还在沿用手工记账和手工核算。
1.1 手工会计核算的组织流程
手工会计核算的组织流程即手工账务处理程序，是指从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，到会计报表的编制的步骤和方法[1]。
目前，我国各经济单位所采用的财务处理程序主要有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和多栏式日记账账务处理程序这几种类型。
1.2手工会计核算的特点
从以上几种会计核算的组织流程来看，在手工核算方式下对数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总分类账的形式来实现的，然后还要根据总分类账等
进行报表的整理填写。它们有以下几个共同特点：一、转抄工作繁重，同一数据多次转抄不仅浪费时间、精力和财物（存储纸张等），而且还易造成错误。二、徒增核对工作，如编制试算平衡表、进行明细账和总账的核对等。三、资源共享性差，财务报表不能全面、有效、多角度的满足多个财务使用者的要求。
使用Excel进行会计核算时，登账的环节完全可以取消，即平时不记现金日记账、银行存款日记账、明细分类账以及总账，只将记账凭证保存在一起，在需要的时候对记账凭证按会计科目、日期等直接输入。由于计算机处理速度相当快，因此检索和编辑的时间都很短，能快速得到各种账簿和报表资料；另一方面由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，因此某些手工方式下的核对环节不复存在。
第2章 Excel在手工会计核算中应用的必要性分析
2.1 Excel的概念
Excel 是美国微软公司开发的 windows 环境下的电子表格系统。是办公自动化非常重要的一款软件。它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作[2]。
Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学与三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
2.2 Excel的基本功能
Excel作为 Microsoft 公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，已经被世界财经管理人员公认拥有卓越的信息分析和信息处理能力的软件工具。它具有以下功能：
一、表格处理功能强大。Excel是一个以表格方式处理数据的软件它具有简便和灵活的制表功能，表格的数据一旦建立运算关系，就会自动刷新。
二、绘图和图形处理功能较强。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合，有利于管理人员进行决策。
三、拥有丰富的函数。Excel提供了大量的函数，包括财务函数和统计函数，可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等。此外，可对
数据进行搜寻、排序、筛选、分类、统计、合并汇总、自动求和、求平均值、求最大最小值等，数据处理能力非常强大。支持数学模型。
四、提供多样的分析工具和决策功能。Excel支持数学模型，为财务管理和分析提供多样的分析工具和决策功能。
五、普及性强。Excel是一个公共软件平台。非常普及。它是微软公司的主导产品之一，兼容性好，与其他软件的配合很好，生命力强。
六、可使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件，可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据，节省获取基础数据的时间。提高效率和减少错误。Excel数据源的多样性加强了它在财务管理中的使用面和便利性。
2.3 Excel 数据透视表的概念
数据透视表功能是Excel软件中的一个功能，用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP多维数据集中地特殊字段中总结信息的分析工具。它是一种交互式报表，可以快速分类汇总、比较大量的数据，并且可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以方便地显示或打印出感兴趣区域的明细数据。
2.4 Excel数据透视表的特点
数据透视表有机地综合了数据排序、筛选和分类汇总等常用数据分析方法的优点，可以方便地调整分类汇总的方式，灵活的以不同方式展示数据的特征。只要一个源数据，“数据透视表”仅靠鼠标移动字段位置，即可变换出各种类型的报表。这是优于用普通Excel所做的核算系统的地方，使用者甚至不用会函数、公式，就可轻松做账。同时，数据透视表也是解决Excel公式计算速度瓶颈的手段之一。因此，数据透视表是最常用、功能最强大的Excel数据分析工具之一。
综上所述Excel以它的功能强大、简单易学和与其他信息能很好的交互而成为广大财会人员作为手工记账核算最普遍使用的工具。
内部控制审计过程中一般会用到的方法包括个别访谈法、调查问卷法、比较分析法、抽样法、实地查验法、重新执行法以及由这些方法演变的方法，实际工作中往往是多种方法综合使用。
第3章应用Excel2007数据透视表
创建各种账簿、报表
3.1 建立Excel2007数据透视表的数据源--流水账
首先建一个Excel工作簿，在Excel 2007中一个工作簿（book）中可以有255个工作表(sheet)，足够建立一个完整的会计核算系统[4]。然后在打开的这个工作簿的工作表的首行输入字段名，以记账凭证上的所有信息作为字段名，例如年、月、日、借方、贷方、总账科目、明细科目等，字段元素要简单，例如年、月、日分别占一个字段，而不可以日期一个字段来概括，这很重要，为在此基础上做的账簿、报表打好基础。做好这个数据框架后，根据记账凭证录入数据信息，作为数据基础组成流水账，在这个流水账中不用做任何计算，不用编写公式以及插入函数，只要做到认真地录入数据，这个数据基础就搭建起来了，在此数据基础上可以变换出科目汇总表、明细账、总账、现金日记账、银行存款日记账、利润表、资产负债表等等。图3-1所示的数据列表是某企业在一定时期内的业务流水账。
图3-1:某企业流水账
3.2 根据流水账创建科目汇总表
以科目汇总表为例，流水账为数据源，做一个名为“科目汇总表”的透视表。
3.2.1创建数据透视表
在另一个工作表中，点中要插入科目汇总表的位置，然后选择菜单“插入”—“数据透视表”，弹出“创建数据透视表”对话框，如图3-2所示
图3-2：“创建数据透视表”对话框
3.2.2指定数据源的位置
现在单击“表/区域”的折叠按钮后即可使用鼠标在工作表中选定目标数据源，如图3-3
图3-3：选定目标数据源
3.2.3指定数据透视表的显示位置
点击“确定”按钮后，需要指定数据透视表的显示位置，如图
3-4所示
图3-4：指定显示位置
如果要将透视表显示到现有工作表上，可以选择“现有工作表”单选按钮。
3.2.4对数据透视表进行布局
单击“确定”按钮，Excel即显示一张空的数据透视表。单击空表区域，即会出现放置不同字段类型的提示，并且显示“数据透视表字段列表”对话框，如图3-5所示
图3-5：空白透视表
在“数据透视表字段列表”对话框中，将“月”字段按住鼠标左键拖入“行标签”中，如图3-6所示
图3-6：拖动“月”字段
将“总账科目”字段拖入“行标签”中，如图3-7所示
图3-7：拖动“总账科目”字段
将“借方”、“贷方”字段分别拖入“数值”中，如图3-8所示
图3-8：拖动“贷方”字段
3.2.5更改值字段汇总方式
在数据透视表字段列表中，单击“计数项：借方”右下方的下拉箭头，出现对话框。如图3-9所示
图3-9：更改值字段汇总方式
点击“值字段设置”选中“求和”，然后点“确定”按钮完成修改。如图3-10所示
图3-10：选中“求和”
3.3完善数据透视表---科目汇总表
科目汇总表建好后，为了更直观更符合人们的习惯要对其中的一些细节做一些更改。
3.3.1更改字段名
将表中的“行标签”字段改为“月”，键入标题“科目汇总表，如图3-11所示
图3-11：更名后效果
3.3.2 更改工作表名称
将sheet2改为“科目汇总表”如图3-12、3-13所示
图3-12：选中sheet2
图3-13：sheet2改名为科目汇总表
至此，以流水账为基础变换出的科目汇总表就已全部完成图
3-14所示
图3-14：科目汇总表
用以上的方法在同一个数据源---流水账的基础上，还可以做出明细账、总账、等各种需要账簿以及损益表、资产负债表等各种不同需求的报表，在此就不一一赘述了，如图3-15、3-16、3-17、3-18所示
图3-15：明细账
图3-16：总账账簿
图3-17：利润表
图3-18：资产负债表
3.4完善手工会计核算系统
Excel的超链接功能也是一个被经常使用的方法，为了更方便更美观，我充分的利用了超链接的功能，设计了一个封面，仅供参考。
3.4.1做封面
在一个空白工作表中键入账簿及报表信息字段，如图3-19所示
图3-19：目录封面
3.4.2 建立超链接
点击“录入”单元格，点鼠标右键，出现常用对话框，点击“超链接”，如图3-20所示。
图3-20：常用工具栏
选择“本文档中的位置”，单元格引用选“2011流水账”如图3-21所示，按“确定”按钮建立
图3-21：编辑超链接
以此类推，分别为封皮中各账簿、报表建好超链接，再进入流水账工作表中，在左上角单元格中键入“返回”，并为其建立超链接，链接到目录工作表中，同时也为其他各工作表建立“返回”目录工作表的链接，如图3-22所示
图3-22：编辑“返回”超链接
给封面添色后，一个完整的手工记账系统就建立起来了，如图3-23所示
图3-23：封面效果
至此，一个简单的集会计核算、账簿、报表于一身的会计电算化系统在Excel数据透视表功能的支持下就建成了，只要录入一次，其他的就是鼠标一点，数据就会乖乖的跟着你的思路，变换出你所需的任何一种账簿、报表。无论是简化记账核算供自己应用，还是传输给财务信息使用者使用，都很简单便捷。
第四章应用Excel数据透视表创建各种账簿、
报表的优势及发展
手工会计核算的组织流程即手工账务处理程序，是指从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，到会计报表的编制的步骤和方法。
用Excel的数据透视表功能做的手工核算系统，做到了手工填制完记账凭证之后的所有流程都电算化，简化了手工做账的过程，降低了手工重复登帐导致的错误率，真正做到了手工记账转为电脑记账，同时，Excel的数据透视表功能易学、好用，是我在学习Excel的基础上，经过多年的摸索实践探索出来的新路，最初是将Excel的数据透视表功能应用在物流管理中，在学习了一些会计基础知识后，我尝试在会计的核算流程中应用Excel的数据透视表功能，结果很轻易地就解决了重复登记会计信息的问题，同时也能很好地满足日常账簿和月报表的建立、存储和打印，使会计手工记账与Excel软件完美的结合了起来。
4.1用Excel透视表建立的会计核算系统的特点
一、只依据会计凭证录入了一次基础数据作为数据源，解决了手工记账转抄工作繁重的问题。二、在数据源基础上变换出的任何一个账簿、报表都具有筛选、汇总功能，给核对工作提供了非常方便的方法。减少了核对工作量。三、普及性强。Excel是一个公共软件平台。非常普及。它是微软公司的主导产品之一，兼容性好，与其他软件的配合很好，Excel可以输出多种格式的数据文件，以满足全面、有效、多角度、多个财务使用者的要求。四、Excel 2007 可容纳大量的数据，工作表的大小为1048576行，16384列。而会计核算应具有完整