实用文书与档案管理学第一章绪论 (3)
第二节文书工作的任务和责任 (3)
第三节文书工作的组织机构 (3)
第四节文书工作人员的素质要求 (4)
第二章文书工作的基础 (4)
第一节我国文书的产生和发展简况 (4)
第二节公文的分类 (4)
第三节公文的稿本 (4)
第四节公文的种类 (4)
第五节行政公文的格式 (4)
第三章文书处理 (5)
第一节文书处理概述 (5)
第二节收文处理程序 (5)
第三节发文处理程序 (5)
第四节文书的特殊处理 (6)
第四章文书立卷 (6)
第一节文书立卷的基本原则和工作组织 (6)
第二节文书立卷的方法和步骤 (6)
第三节卷内文件的整理与装订归档 (6)
下篇
第一章档案概述 (7)
第一节档案的起源与沿革 (7)
第二节档案的定义 (7)
第三节档案的作用 (7)
第四节国家档案全宗 (7)
第五节档案的种类 (7)
第二章档案工作概述 (7)
第一节档案工作内容 (7)
第二节档案工作系统 (7)
第三节档案工作的性质 (8)
第四节档案工作的基本原则 (8)
档案工作基本原则包括： (8)
第五节档案工作的组织机构 (8)
第三章档案的收集工作 (8)
第一节档案收集工作的意义、内容和要求··8
第二节档案室的归档工作 (8)
第三节档案馆的接收与征集工作 (8)
第四节丰富和优化档案馆馆藏 (9)
第四章档案的整理工作 (9)
第一节档案整理工作概述 (9)
第二节档案的全宗及其分类 (9)
第三节案卷的整理 (9)
第四节档案整理工作的组织 (9)
第五章档案价值的鉴定 (10)
第一节档案鉴定工作概述 (10)
第二节档案价值鉴定的标准 (10)
档案鉴定工作的指导思想： (10)
第三节档案保管期限表 (10)
档案保管期限表的结构： (10)
3.我国档案保管期限的种类： (10)
4.编制保管期限的基本步骤： (10)
第四节档案价值鉴定的方法 (11)
第六章档案的保管工作 (11)
第一节档案保管工作概述 (11)
2.档案保管工作的具体内容：对档案实施日常管理；对一切可能会产生损毁档案的因素采取预防措施。 (11)
第二节档案的库房管理 (11)
第三节档案库房的日常管理 (11)
第七章档案的检索工作 (11)
第一节档案检索工作概述 (11)
第二节档案著录 (12)
第三节档案标引 (12)
档案标引： (12)
档案分类标引： (12)
档案主题标引： (12)
第四节档案检索工具 (12)
检索工具的基本职能： (12)
2.检索工具的作用： (12)
3.案卷目录： (12)
4.全宗指南的内容： (12)
第八章档案的利用工作 (12)
第一节档案利用工作概述 (12)
第二节开展档案利用工作的方式和途径 (12)
第三节开放历史档案 (13)
第九章档案的编研工作 (13)
第一节档案的编研工作的内容和意义 (13)
第二节档案编研的形式、方法 (13)
第十章档案工作的现代化 (13)
第一节档案工作现代的意义 (13)
第二节档案工作现代化的内容与条件 (13)
第三节现代技术在档案管理工作中的运用··13
第十一章档案工作的标准化 (14)
第一节档案工作标准化的意义 (14)
第二节档案工作标准化的内容 (14)
课后习题及答案……………………………… ..8
上篇
第一章绪论
第一节文书工作的意义和作用
1文书的定义：是指一种记录信息、表达意图的文字材料。
2.文书工作的定义：指机关单位内文书工作人员所承担的文件的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。
3.文书工作的重要性：文书工作是传播上级机关和本机关领导意图的喉舌；文书工作实施机关职能的手段；文书工作是协调本单位、本机构内外各部门工作的网络。
4.运用文书实施机关职能的优点：能够正式代表单位的职权成为办事的可靠凭证；能够记录下本单位工作的过程，形成本单位历史的文书档案。
5.文书工作与相关工作的关系：与秘书工作的关系。文书工作是秘书工作的重要组成部分；也具有相对独立性；与行政工作的关系。是行政工作的一个组成部分；把行政工作的目标表达出来；与档案工作的关系。是档案工作的基础；档案工作是对文书的收集保管。
6.文书工作的作用：助手作用；纽带作用；“门户”作用；查考作用。
第二节文书工作的任务和责任
1.文书工作的任务：文书的制作；文书的处理；文书的管理。
2.文书工作的特点：政治性；机密性；规范性；时间性；事务性。
3.文书工作的原则：及时；准确；安全。
第三节文书工作的组织机构
1.文书工作的机构：收发室、打印室、秘书科、机要科、办公室、信访科、信息科、档案室。
2.文书工作人员有：文书写作人员；文书处理人员；文书运转人员；文书工作辅助人员；文书保管人员。
3.文书工作的组织形式：文书工作的形式一般分集中和分散两种。还有集中和分散两种兼顾的混合形式。
4.形式选择的总原则：根据特点，结合实际，满足需要，便于工作。
第四节文书工作人员的素质要求
1.素质：是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能方面，经过平时的锻炼、修养，达到一定的水平。
2.文书人员应该具备的素质：要有较高的政治素质。与党中央保持一致；较高的政治理论修养和政治水平；要有良好的工作作风；要有较强的业务水平。
第二章文书工作的基础
第一节我国文书的产生和发展简况
1.文书：指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。
公文：国家机关、社会团体、企事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料。
私文：就是指个人或家庭、家族在自己的活动中活动中或私人之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。2.古代文书的特点：文书成了统治阶级管理政务，率民治事的工具；随着社会的前进而不断发展；文书工作也在不断完善。
第二节公文的分类
1.公文分类的意义：提高公文质量的需要；确保公文规范化的需要；是文书学研究的需要。
2.公文的分类：按行文关系分。分为：上行文；平行文；下行文；按阅读范围和机密程度分。分为：公布文件；绝密文件；机密文件；普通文件；按办文时限分。分为：特急件；急件；平件；按公文来源分。分为：外发文件；手来文件；内部文件；按使用范围分。分为：通用文件；准也文件；机关常用文件；按作者性质分。分为：法规文件；行政文件；党的文件。
第三节公文的稿本
1.公文的稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本和暂行本；修订本；各种文字文本。
第四节公文的种类
1.公文的种类：建国以来，我国行政公文种类的演变；现行行政公文的种类：命令；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要；常用事务文书的种类。
第五节行政公文的格式
1.公文格式：是由公文的组成要素及其在公文中的位置、文字规范、书写方式等构成的法定体式。
2.行政公文的要素：眉首：公文分数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；主体：公文标题；主送机关；公文正文；附件；成文时
间；公文生效标识；版记：主题词；抄送；印发机关和时间；版记中的反线。第三章文书处理
第一节文书处理概述
1公文办理的程序：文件拟稿是办理的基础；文件运转是办理的中心；文件归档或销毁是办理的结束。
2.文件的传递渠道：普通文件由邮局作挂号件或平件传递；机密文件由机要部门传递；有些文件可由文书人员直接送达或取回。
3.文件办理效率提高：提高办文的时效；提高办文的质量。减少发文总数和行文范围；减少参与人员数目；要把“催办”贯彻都每一环节中。
第二节收文处理程序
1.公文处理程序：撰制对内、外文件和处理收来文件的一系列环节。
2.收文处理的主要程序：传递；签收；登记；审核；分发；拟办；批办；承办；催办；查办；立卷；归档；销毁。
3.登记的作用：便于管理和保护文件，防止积压和丢失；便于检查公文的运转，随时掌握文件运转情况；便于统计文件好做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施；便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。
4.公文登记的形式：簿式登记；联单式登记；卡片式登记。
5.卡片式登记的优点：文件数量较多时，可以几个人同时一起登记；可按照管理的需要灵活进行排列；文件登记卡片加上归档卷号，可作检索工具。
缺点：如果分类不好，就不易查找文件，甚至还可能将文件登记卡片抽乱或丢失。
6.登记时应注意：分类登记；分清缓急；防止漏登；正确编号。
7.分发的原则和注意事项：按已有明确业务分工的主管业务范围分发；按既往的办理常规分发；按本机关原来发文的承办部门或主管人分发；按办公厅或秘书部门负责人的批办意见分发；按前例分发；按规定严格履行传递手续。
8.需要拟办的文件：上级机关发来的命令、决议、指示、批复和其他需要转达、贯彻执行的文件；下级机关报送的重要请求或报告；其他单位送来需要答复和办理的重要文件；需要本单位领导人参考或知道的文件、材料等。
9.催办的要求：明确催办的重点；任务落实到人。
10.催办的方法：一般采用“催单办”；对紧急文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况；可建立“文件催办登记薄”逐个办理；可以使用催办卡片，事毕登记；使用催办笔记。
第三节发文处理程序
1.发文处理程序：是指本机关制发对外文件和内部文件的一系列处理工作。
2.发文处理程序有：草拟；审核；签发；缮印；核对；用印；登记；分发；立卷；归档；销毁。
3.公文草拟的要求：要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；拟写的文稿
要情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨；文稿中的基本信息要准确；涉及计量单位以国家法定的为准；拟稿用词要准确，用字要规范。
4.拟稿的注意事项：明确主旨，酝酿构思；谋篇布局，拟写提纲；精选材料，组织成文；反复修改，仔细推敲。
5.审核的重点：查有无矛盾抵触之处；查政策界限是否明确；查措施是否落实；查程序和手续是否合适；查文字表达是否准确；查文件体式是否得当。
第四节文书的特殊处理
1.文书的特殊处理指：急件、机要文书、人民来信来访的处理。
2.急件办理的原则：准确；及时。
3.对机要的管理：提高保密意识；尊重保密部门的意见；加强对机要工作的环境、设备与用具的管理；控制密件的发行和阅读范围；采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。
4.处理人民来信的基本程序：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。
5.接待人民来访的一般程序为：一登记；二分口接谈；三处理；四立案；五回访。第四章文书立卷
第一节文书立卷的基本原则和工作组织
1.文书立卷的意义：可保证文件的完整与安全；可形成文件的检索系统；可保持公文材料之间的内在联系。
2.文书立卷的基本原则：保持文件之间的内在联系和完整性；要正确反映机关工作的历史面貌；要便于管理、查找和利用。
3.文书立卷的组织工作：正确选择立卷环节；明确立卷人员；文书立卷的分工。第二节文书立卷的方法和步骤
1.文书立卷的方法：根据文件的特征组卷：按作者、问题、时间、名称通讯者、地区特征的组卷；结合运用“六个特征”灵活地组卷；适当照顾文件的不同保存价值分别组卷。
2.文书立卷的步骤：编制立卷类目；平时归卷。收集；鉴别；归卷；年终调整定卷。
第三节卷内文件的整理与装订归档
1.卷内文件整理：卷内文件的系统化排列与编号；填写“卷内文件目录”和卷末“备考表”；填写案卷封皮；拟写案卷标题。
2.拟写案卷标题的要求：标明文件的作者；标明文件的问题；标明文件的文种名称；标明文件针对的时间；标明文件通讯者；表明文件涉及的地区。
3.案卷的装订要求：整齐、牢固、便于翻阅。
4.归档制度：归档范围；归档时间；归档要求。
5.归档要求：应归档的文件材料要齐全、完整；文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷；归档的文件材料，要保持它们的历史联系。
下篇
第一章档案概述
第一节档案的起源与沿革
1.档案的演变：甲骨档案；金石档案；简牍档案；布帛档案；贝叶档案；纸质档案。
第二节档案的定义
1.国外档案定义的三个构成要素：档案的来源和形成者；档案具有查考价值；档案的形式和载体是多样性的。
2.档案的定义：是国家机关、社会组织和个人在各种社会活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图标、声像及其他各种形式和载体的记录材料。
3.这一定义的涵义：档案来源于机关、社会组织和个人，石器、是其自身在社会活动中形成的；档案是保存起来的有查考价值的文字材料；档案的形式和载体是丰富多样的；档案是人们社会活动的原始记录。
第三节档案的作用
1.档案的基本价值：历史凭证价值；参考价值。
2.档案的基本作用：机关工作的查考凭据；社会实践和生产活动的参考依据；科学研究的可靠资料；宣传教育的生动素材。
第四节国家档案全宗
1.国家档案全宗：又称“国家全部档案”，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。
第五节档案的种类
1.档案的种类：根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、布帛档案、金属档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类；根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图标档案、声像档案三大类；根据档案记录内容以及用途的不同可将分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档案等等。
2.会计档案比其他种类的档案的特点：广泛性；严密性；稳定性。
第二章档案工作概述
第一节档案工作内容
1.档案业务工作内容：收集；整理；鉴定；保管；统计；提供利用等工作。
2.档案事业的工作内容：机关档案室工作；档案馆的工作；档案教育工作；档案理论和管理技术的研究工作；档案宣传、出版工作。
第二节档案工作系统
1.档案工作系统：档案实体管理层、档案信息开发层、档案工作反馈信息处理层。
2.档案工作的特点：目的性；整体性；相关性；有序性。
第三节档案工作的性质
1.档案工作的性质：管理性；科学性；服务性；政治性；机要性。
第四节档案工作的基本原则
档案工作基本原则包括：
（1）统一领导，分级管理。
（2）维护档案的完整与安全。
（3）便于档案的利用。
第五节档案工作的组织机构
1.档案事业管理机构：属于行政管理机构。
档案管理事业机构：属于事业性管理机构。
2.我国档案管理机构：档案室和档案馆。
3.档案室：机关档案室；科技档案室；声像档案室；人事档案室；综合档案室；档案资料信息中心；联合档案室。
4.档案的宣传出版工作：利用大众传媒；制作相关资料片；举办展览和陈列会；通过各种档案专刊；通过专业出版社。
第三章档案的收集工作
第一节档案收集工作的意义、内容和要求
1.档案收集工作的要求：加强档案馆外的调查和指导工作；积极推行入馆档案的标准化；保证入馆档案的完整齐全；维护全宗和全宗群的相对完整性。
2.档案收集工作的特点：预见性和计划性；针对性和及时性；系统性和完整性。第二节档案室的归档工作
1.推行由文书部门立卷和归档的制度的优点：有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、系统地研究和处理问题；可以充分发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而更有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好基础；避免了年终整理积压文件所带来的负担；为档案室的功能工作的全面开展，为档案发挥积极作用创造了条件。
2.档案室的作用：在形成文件和归档工作中的作用；在归档工作中的指导和监督作用；加强对归档质量的检查；做好临时性文件的收集工作；要科学地管理的档案并积极地宣传归档制度。
第三节档案馆的接收与征集工作
1.档案接收与征集档案的范围与要求：综合性国家档案馆的接受与征集范围。分为建国前后两大方面；各级各类专门性档案馆接受与征集档案的范围。
要求：进馆档案应按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性；进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案；与立档单位有关的资料，也应一起移交档案馆；清点核对。
2.档案馆征集历史档案的方法：发动群众提供线索；调查研究，摸清情况；广泛
宣传，传播有关信息。
第四节丰富和优化档案馆馆藏
1.优化档案馆馆藏的意义：是完善馆藏建设的重要方面；是解决工作中存在的问题的重要措施；是提高案卷质量的一种必要手段；可以调整馆藏结构，全面而有层次地反映社会生活各个方面。
2.优化档案馆馆藏的主要原则：完整性原则；系统性原则；利用性原则；价值性原则；特色性原则。
3.处理好丰富和优化档案馆藏中的各种关系：档案室与档案馆的业务衔接与互利关系；馆藏建设的特色与综合的关系；馆藏档案与资料的关系；管藏档案的广度与深度的关系。
第四章档案的整理工作
第一节档案整理工作概述
1.档案整理工作的原则：应该充分利用原有的整理基础；要遵循档案的自然形成规律和特点；档案的整理必须保持文件之间的历史联系；保持文件在形式方面的联系。
第二节档案的全宗及其分类
1.全宗的补充形式和全总群：联合全宗；全宗汇集；档案汇集。
2.全宗群：具有某些历史联系的若干个全宗群体。
3.全宗内档案的分类意义：揭示文件之间的内在联系，为利用档案提供方便条件；对整个档案整理工作意义很大；对日常管理有直接影响。
4.分类的要求：客观性；逻辑性；实用性；思想性。
5.常用的分类方法：常用的有年度分析法；组织机构分类法；问题分类法三种。第三节案卷的整理
1.案卷目录的作用：固定和反映档案的整理和排架顺序；可作为保管档案和统计案卷数量的主要依据是室内照理当单位整理体系查询档案的基本检索工具。
案卷目录的组成部分：封面和扉页；目次；序言或说明；简称表；案卷目录表；备考表
案卷质量要求：归档的文件材料种类、分数以及每份文件的页数均应齐全完整；应将每份文件的正见与附件、印件与定稿等分别立在一起，不得分开。不同年份的文件不放在一起立卷
应区别不同情况进行排列；卷内文件材料应按排列顺序；永久、长期和短期案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录；声像材料应标出具体信息；有关卷内文件说明都应写在备考表里；案卷封皮应按规定填写清楚；卷内文件材料要去掉金属物。案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号格式应按照《文书档案案卷格式》执行。
第四节档案整理工作的组织
1.零散文件的整理程序：区分全宗；全宗内档案的分类；立卷、拟写案卷标题草
稿；调整案卷，修改标题，系统排列卷内文件；初步划分保管期限；案卷的加工整理；案卷的排列和编号；案卷目录的编制。系统整理有。
2.档案系统、技术性整理工作的方法：由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；组织所有参加整理的人员对全宗逐个进行整理。
技术性整理：一般采用流水作业法较为合适。
3.档号的编制原则：专职性原则；合理性原则；稳定性原则；发展性原则；简明性原则。
第五章档案价值的鉴定
第一节档案鉴定工作概述
1.档案鉴定工作的主要内容有：制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；具体分析档案价值，划分和确定不同保存价值的档案和保管期限；拣出无保存价值的档案予以销毁。
2.档案保管期限的确定：鉴别、核查归档材料的完整性与准确性鉴定文件的保存价值；确定归档文件保存的期限。
3.档案鉴定工作的任务：通过划分档案保管期限，确定本单位档案室或档案室的馆藏成分，优化档案的质量；挑选出永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。
4.档案鉴定工作的意义：鉴定工作开展的好，便于档案资料的查找利用；可以节约档案保管成本，提高工作效率；一旦遇到天灾人祸，可以及时有效地保护和抢救主要的重点档案。
第二节档案价值鉴定的标准
档案鉴定工作的指导思想：
全面的；历史的；发展的观点来判断。
1.鉴定档案价值的标准：分析文件的内容；分析文件的来源和时间；分析文件的名称、稿本和外形特征；文件的完整性和有效性。
第三节档案保管期限表
1.档案保管期限表类型：标准档案保管期限表；专门档案保管期限表；同系统档案保管期限表；同类型机关档案保管期限表；机关档案保管期限表。
档案保管期限表的结构：
顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分构成。
3.我国档案保管期限的种类：
永久；长期；短期。
4.编制保管期限的基本步骤：
调查研究；拟定初稿；征求意见，修改定稿。
5.档案保管期限划分中应注意的问题：研究档案利用规律、预测未来档案利用的需要；研究档案保存的效益；切忌机械第对档案保管期限规定比例；在档案保管期限确定时要有所“弹性”；档案保管期限的科学处理。
第四节档案价值鉴定的方法
1.档案鉴定工作的制度包括：制定档案鉴定标准；档案鉴定工作的组织领导；销毁档案的批准和监销制度。
2.机关鉴定工作步骤：由机关档案室会同文书部门和业务部门制定机关档案保管期限表；在机关立卷归档时，文书、业务部门应根据档案保管期限和不归档文书材料的规定；确定保管期限，并由档案室进行审查；到一年后进行复审。
3.档案销毁的环节：编制档案销毁清册；撰写立档单位和全宗简要说明；销毁档案的监督执行和缓期执行。
第六章档案的保管工作
第一节档案保管工作概述
1.档案保管工作的涵义：档案的库房管理；档案在流动过程中的保护；保护档案的专门措施。
2.档案保管工作的具体内容：对档案实施日常管理；对一切可能会产生损毁档案的因素采取预防措施。
3.档案保管工作的任务包括：防止档案的损坏延长档案的寿命；维护档案的安全。
4.档案损毁的原因：人为因素。政治斗争；工作人员麻痹大意；利用中的磨损老化；自然因素；档案本身材料；温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火等因素。
5.档案保管工作的任务：档案的库房管理；档案在流动过程中的保护；保护档案的专门措施。
第二节档案的库房管理
1.档案的库房管理内容：档案柜的摆放与编号；档案的存放和全宗排列；档案存放位置索引编制；档案代理卡和全宗卷的管理；库房的日常管理等；档案库房的编号。
2.库房中档案柜的摆放的要求：排列一致，横竖成行；避免直射，注意通风；空间利用，疏密有序；统一编号，迅速存取。
3.全宗卷的主要材料有：档案收集；档案整理；档案鉴定；档案保管；档案统计；档案利用；档案管理新技术的应用。
第三节档案库房的日常管理
1.库房管理主要做好：安全制度；档案进出库房登记制度；定期检查；设备管理；清洁卫生制度。
2.档案在流动中的保护：搬运时轻拿轻放；存放方式要利于存取；复制档案时，应安全；必须遵守借阅制度；展出的档案一般用复印件。
第七章档案的检索工作
第一节档案检索工作概述
1.档案检索的重要性：检索是提供利用的先期工作；是提高档案管理水平的重要手段；成了一个独立的重要环节。
2.档案检索工作的内容：存储；查找。
3.档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具。
第二节档案著录
1.档案著录：在档案馆编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
2.并列题名：以第二种语言文字书写的与整体名对照并列的题名。
第三节档案标引
档案标引：
对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转化成规范化检索语文的过程。
档案分类标引：
给予每份文件或每个案卷一个分类号，作为排列条目、组织档案分类目录和索引的依据。
档案主题标引：
通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中找出相关的主题词作为其主题标识，作为档案检索的依据。
1.主题因素分为：主体因素；通用因素；位置因素；时间因素；文件类型因素。第四节档案检索工具
检索工具的基本职能：
存储；查找。
2.检索工具的作用：
桥梁作用；交流作用；管理作用。
3.案卷目录：
以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具。
4.全宗指南的内容：
包括“立档单位和全宗的历史概况”和“全宗内档案内容和成分的介绍”两个部分。
第八章档案的利用工作
第一节档案利用工作概述
1.档案利用工作：可以区分为“提供档案利用”和“利用档案”。是指开发和直接提供档案,为社会各项事业服务的工作。
2.档案工作的重要意义：档案提供利用是档案的根本目的和中心任务；档案利用工作对整个档案工作的发展有决定性的影响。
3.档案利用工作的注意事项：明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案，了解需要；正确处理利用和保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。
第二节开展档案利用工作的方式和途径
1.开展档案利用的方式和途径有：开设阅览室，直接提供档案元件或复制件阅读；档案外借；制发档案复制本；举办
2.档案展览；出具档案证明；提供咨询服务；印发目录。
第三节开放历史档案
1.开放历史档案的意义：是强化“开发利用档案信息资源，服务四化建设”的新方针，有利于政治民主化和繁荣科学文化；是一项重大改革，对于档案馆事业的发展具有深远的影响。
2.开放历史档案的要求：档案的开放与保密；做好基础工作，为开放档案创造必要条件；建立相关规章制度；通过多种形式加强开放档案的利用服务工作。
第九章档案的编研工作
第一节档案的编研工作的内容和意义
1.编研工作的主要内容：熟悉和研究档案内容，编写档案参考资料；汇编现行机关的档案文集和编撰档案史料；以馆藏为基础，参加历史研究。
2.编写工作的意义：积极提高利用服务的有效方式；提高工作水平的重要途径；有利于档案元件的保管和流传。
第二节档案编研的形式、方法
1.大事记：就是按照时间顺序，简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考材料。
2.组织机构沿革：使系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。
3.统计数字汇集：反映某一地区、单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。
4.会议简介：简明扼要地记述回忆基本情况的一种文字材料。
5.科技成果简介：对获得成果的科研设计项目的档案资料，而要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
6.企业年鉴：记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料
第十章档案工作的现代化
第一节档案工作现代的意义
1.谈谈档案工作现代化的意义：档案工作现代化将加速档案工作适应社会发展的要求；档案工作现代化将促进档案工作为社会主义建设做出更大贡献；档案工作现代化将推动档案事业的发展。
第二节档案工作现代化的内容与条件
1.档案工作现代化内容主要有哪些：运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化；运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化；运用现代光学技术，实现档案缩微化；档案保护技术水平的提高。
第三节现代技术在档案管理工作中的运用
1.现代技术是如何在档案管理工作中运用的：电子计算机检索系统的建立和运用；计算机硬盘等设备中的档案管理和保护；声像档案的建立和运用；国内外档
案工作现代化的简况
第十一章档案工作的标准化
第一节档案工作标准化的意义
1.简述档案工作标准化的意义：是实现档案工作科学管理的重要手段；标准化是提高档案工作质量和效率的有效措施；是实现档案工作现代化的重要前提；是推动档案学发展的重要条件。
2.简述工作标准化的涵义：是指在档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量等统一的衡量准则。技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。
第二节档案工作标准化的内容
1.简述档案工作标准化的内容：针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；针对档案的载体为适用范围的标准；针对档案保管的装具、库房及外部环境条件为使用范围的标准；针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
2.试述我国档案工作标准化的现状：档案工作专业名词术语标准；档案统计、提供利用标准；档案编纂及出版格式标准；档案工作现代化建设的标准。
课后习题及答案
上篇第一章绪论
1.什么是文书工作？其特点是什么？
答：就是指机关单位内文书工作人员所承担的文件的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。
文书工作的主要特点是：政治性；机密性；规范性；实践性；事务性。
2.文书工作的重要作用表现在哪些方面？
答：①文书工作是传播上级机关和本机机关领导意图的喉舌;②文书工作是实施机关职能的手段;③是协调本单位、本机关内外各部门工作的网络
2.文书工作的基本原则是什么？
答：及时；准确；安全
3.如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础？答：①要提高政治素质：一是与党中央保持一致；二要有较高的政治理论修养和政策水平；②要培养良好的工作作风。要有强烈的助手意识和参谋意识；③要提高业务水平。具备广博的知识和合理的知识结构。
5.谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
答：优点：超越时间，空间局限，权威，准确
缺点：速度不够快，力度和效率不够不够高，缺乏人情味
第二章文书工作的基础
1.简答题
?简述文书的含义
答：文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。?公文有多少种稿本？
答：13种
?现行公文有多少类
答：①按行文关系分。分为：上行文；平行文；下行文；②按阅读范围和机密程度分。分为：公布文件；绝密文件；机密文件；普通文件；③按办文时限分。分为：特急件；急件；平件；④按公文来源分。分为：外发文件；手来文件；内部文件；⑤按使用范围分。分为：通用文件；准也文件；机关常用文件；⑥按作者性质分。分为：法规文件；行政文件；党的文件。
2.按准确、简要、概括的要求，指出下列标题中的错误并修改
（1）关于某某卫生局开展食品卫生检查，加强食品卫生管理，保障人民身体健康的决定
答：不够简要。应该去掉“保障人民身体健康”。
（2）请求批准我局机构调整、人员精简的报告
答：“报告”改为“请示”
（3）关于反对铺张浪费的紧急通报。
答：“通报”改为“通知”
（4）某某县财政局、城建局规划处解决资金问题的请示报告
答：去掉“报告”
（5）某某大学关于市三化厂废水污染校园的请示。
答：“请示”改为“报告”。
（6）某某公司关于开展反对铺张浪费问题的通知
答：“通知”改为“通报”。
（7）关于请求提高下岗人员生活补贴费标准的通知
答：“请求”改为“请示”
3.辨别所标发文号的正误，标错的应修改
（1）财政局发（1992）5号
答：（）应改为六角括号
（2）市报发[98]18号
答：[]应改为六角括号
第三章文书处理
1.收文和发文的处理各包括哪些环节？
答：收文的环节：传递；签收；登记；审核；分发；拟办；批办；承办；催办；查办；立卷；归档；销毁
发问的环节：草拟；审核；签发；缮印；核对；用印；登记；分发；立卷；归档；
销
2.收文登记的作用是什么？
答：①便于管理与保护文件，防止积压和丢失。②便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。③便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。④便于作为核对与交接文件的凭据，便与加强经手人的责任心，并且使责任明确。
3.拟办和承办有哪些具体要求？
答：拟办要求：①要清楚、熟练地掌握有关政策和规定。拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面的因素。②药剂师了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程序和有关规定。③拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。④拟办意见要简明扼要，抓住关键。
承办要求：①不得延误推诿；②紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明；③凡未经过领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神；
④要分清轻重缓急，有条不紊地处理；⑤对于已办好的文件，应及时清理；⑥对于已经承办和在等待对方答复的待办文件，则须分别保存，不要混在一起。（1）简述批办的作用。
答：①能够使机关或领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。②能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行。③能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。
5.办公审核的重点是什么？
答：审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟办公文的有关要求。主要应注意“六查”：①查有无矛盾抵触之处。②查政策界限是否明确。③查措施是否落实。④查程序和手续是否合适。⑤查文字表达是否准确。⑥查文件体式是否得当。
4.公文的签发应注意些什么？
答：①以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。②以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。③凡签发文件者，签发时一定要写上自己的姓名，不能只简单写一个姓，而且要注明签发日期，以表示严肃负责。
7.拟稿时有哪些具体要求？
答：①要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。②拟写的文稿要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精炼，自此规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。③文稿中的人名、地名、数字、引文要准
确无误。④文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。⑤拟稿用词要准确，用字要规范。
1.催办的方式有哪些？
答：①一般采用“催单办”，单上写明承办文件号和承办期限，发给承办单位。
②对紧急重要的文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况。③“文件催办登记簿”，按簿催办，事毕登记办理结果。加盖“办理完毕”之类的印戳。④使用催办卡片，事毕登记，抽出另存。⑤还可以使用催办笔记，将应催办的文件记载下来，办毕勾销。
2.特殊文书指哪些？
答：急件；机要文件；人民来信来访。
3.急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？
答：要遵循准确、及时的原则
①对于发文单位的要求。②对送文人员和收文部门的要求。
4.人民来信来访的处理程序各有哪些？
答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。
接待人民来访的一般程序是：一登记；二分口接谈；三处理；四立案；五回访。
第四章文书立卷
1.简述文书立卷的基本原则。
答：①保持文件之间的内在联系和完整性。②要正确反映机关工作的历史全貌。
③要便于管理、查找和利用。
2.怎样选则立卷的环节和立卷人员。
答：①基层单位或较小的机关，办公驻地比较集中，文件数量不大，可以由单位或机关的办公室来立卷。②有两层以上组织机构的大机关或中等机关，可按驻地、业务、文件量等，采取分工立卷或部分文件集中、部分文件分工的立卷办法。③特别企业部门，如财会、人事、信访、保卫等部门，可根据规定单独立卷。但较小的单位或机关就没有单独立卷的必要了。
3.举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。
答：①根据问题特征结合作者特征组卷法。例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通报、意见”，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量”，作者都是“外贸部”。②根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。例如：“国美电器股份有限公司1999年销售统计报表”，卷内文书内容涉及的时间是“1999年”，文书名称是“统计报表”，作者是“国美电器股份有限公司”。③根据通讯者特征结合问题特征组卷法。例如：“省教委与国家教委关于高校体制改革的往来公函”：“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司”，实际的问题分别是“高校体制改革”
和“供销业务”。
4.举例说明编制立卷类目的方法。
答：①按组织机构设置分类编目，即直接以机构名称作为立卷类目的名称。一个机关内部有几个业务部门就设几个类目。例如：某文书单位有教育培训处、宣传处、组织部三个部门，就设三个大类。②按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。按问题分类不受机构限制，可根据本机关所形成文件的具体情况来定。例如“1—8”条款号，表示第一类别的第八案卷。
5.简述平时归卷的步骤及内容。
答：①收集。就是指及时收集机关办理完毕的公文。②鉴别，主要是检查公文的办毕情况，鉴别公文的性质、特征及保存价值，以正确判断应当归入的类目。③归卷，就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。
6.举例说明拟写案卷标题的要求与方法。
答：要求：①政治观点正确，符合有关方针政策。②文字简明确切。一般三四十字以内为宜，最多不超过50个字。例如：“中共中央批转共青团中央关于干部子弟学生情况、中学生生活与健康情况、全国共青团积极分子大会情况、当前少年儿童读物缺少问题，培养青年共产主义道德、青少年教育，在职青年业余文化与业务学习问题的报告。”可改为“中共中央批转共青团中央关于青少年学习生活、健康、思想、教育等问题的报告”。③结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。
方法：①标明文件的作者。一般写全称，也可用通用的简称。②标明文件的问题。如“四个现代化”“三个代表”“两个文明”等等。③标明文件的文种名称。如“通知、报告等”。④标明文件针对的时间。如“计划、总结、预算、统计报表”等，要准确标明时间。如“1994年第一季度”不能写成“第一季度”。⑤标明文件通讯者。⑥标明文件涉及的地区。
3.什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？
答：归档，就是文书部门立好的案卷按照归档制度逐年移交给档案室集中统一保管。
归档制度包括：归档范围；归档时间；归档要求三个内容。
下篇第一章档案概述
（1）试述档案的起源与演变。
答：结绳和刻契是档案的前身或最原始的档案。经历了：甲骨档案；金石档案；简牍档案；布帛档案；贝叶档案几个阶段的演变。
（2）试述档案的作用。
答：①是机关工作的考察凭据。②社会实践和生产活动的参考依据。③科学研究的可靠资料。④宣传教育的生动素材。
3.什么是国家档案全宗？
答：又称“国家全部档案”，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。
4.简述档案的种类。
答：①根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、布帛档案、金属档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。②根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图标档案、声像档案三大类。③根据档案记录内容以及用途的不同可将分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档案等等。
第二章档案工作概述
（1）试述档案工作的主要内容。
答：主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
（2）简述档案工作系统的层次。
答：具体可划分为：档案实体管理层、档案信息开发层和档案工作反馈信息处理层。
（3）试述档案工作的基本原则。
答：①统一领导，分级管理。②维护档案的完整与安全。③便于档案的作用。4.档案工作的主要性质有哪些？
答：一般来就来档案工作的性质可概括为管理性、科学性、服务性和政治性。5.是比较档案事业管理机构与档案管理事业机构的不同。
答：档案事业管理机构属于行政管理机构。
档案管理事业机构，是集中统一管理档案资源的业务机构，属于事业性管理机构。
第三章档案的收集工作
1.试述档案收集工作的要求与特点。
答：要求有：①加强档案馆外的调查和指导工作。②积极推行入馆档案的标准化。
③保证入馆档案的完整齐全。④维护全宗和全宗群的相对完整性。
特点有：①预见性和计划性。②针对性和及时性。③系统性和完整性。
2.试述由档案室立卷归档制度的优点。
答：①有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、系统地研究和处理问题。②可以充分发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而更有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好基础。③避免了年终整理积压文件所带来的负担。④为档案室的功能工作的全面开展，为档案发挥积极作用创造了条件。2.简述档案馆接受与征集档案的范围以及接受档案的要求。
答：范围：①综合性国家档案馆的接受与征集范围。分为建国前后两大方面。②各级各类专门性档案馆接受与征集档案的范围。
要求：①进馆档案应按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性。②进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。③与立档单位有关的资料，也应一起
移交档案馆。④清点核对。
2.优化档案馆馆藏的主要原则有哪些？
答：完整性原则；系统性原则；利用性原则；价值性原则；特色性原则。
3.怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏中的各种关系。
答：①档案室与档案馆的业务衔接与互利关系。②馆藏建设的特色与综合的关系。
③馆藏档案与资料的关系。④管藏档案的广度与深度的关系。
第四章档案的整理工作
4.简述档案整理的原则。
答：①应该充分利用原有的整理基础。②要遵循档案的自然形成规律和特点。③档案的整理必须保持文件之间的历史联系。④保持文件在形式方面的联系。
2.简述档案分类的方法。
答：常用的有年度分析法；组织机构分类法；问题分类法三种。
3.简述案卷的质量要求。
答：①归档的文件材料种类、分数以及每份文件的页数均应齐全完整。②应将每份文件的正见与附件、印件与定稿等分别立在一起，不得分开。③不同年份的文件不放在一起立卷。④应区别不同情况进行排列。⑤卷内文件材料应按排列顺序。
⑥永久、长期和短期案卷必须按规定的格式填写卷内文件目录。⑦声像材料应标出具体信息。⑧有关卷内文件说明都应写在备考表里。⑨案卷封皮应按规定填写清楚。⑩卷内文件材料要去掉金属物。案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号格式应按照《文书档案案卷格式》执行。
2.零散文件的整理大体有哪些路径。
答：①区分全宗。②全宗内档案的分类。③立卷、拟写案卷标题草稿。④调整案卷，修改标题，系统排列卷内文件。⑤初步划分保管期限。⑥案卷的加工整理。
⑦案卷的排列和编号。⑧案卷目录的编制。
5.如何组织档案的系统整理和技术整理工作。
答：系统整理有：①由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行。②组织所有参加整理的人员对全宗逐个进行整理。③技术性整理：一般采用流水作业法较为合适。
6.编写档号时应遵循哪些基本原则。
答：专职性原则；合理性原则；稳定性原则；发展性原则；简明性原则。
第五章档案价值的鉴定
1.填空题。
档案在销毁时，必须由2名以上的专人监督执行。
2.选择题。
档案鉴定工作指的是（A）的鉴定工作。
A.档案价值
B.保管期限
C.档案内容
D.档案时间
3.判断题
《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空（每空1分，共16分） 1．公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2．纵观文书工作的全过程，文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面：、、 、。 3．收文处理程序中的“收进阶段”，包 括、、、 、、 六个环节。 4．信访文书的特点 是：、 、 。 二、选择（为每题选出一个正确答案，将其序号填在该题的横线处。每题1分，共8分） 1．上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 （1）逐级行文（2）多级行文（3）直达行文 2．撰写公文的原始稿本称为。（1）定稿（2）草稿（3）修改稿 3．收文登记的作用是。 （1）管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 （2）有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 （3）使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4．1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准，我国实行由。（1）档案部门立卷的制度 （2）文书部门立卷的制度 （3）档案与文书部门共同立卷的制度 5．是文书工作“四化”的核心。 （1）规划化（2）科学化（3）自动化 6．立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 （1）永久（2）长期（3）短期 7．收文处理工作的关键性环节是。 （1）拆封（2）催办（3）办复 8．存档工作的关键性环节是。 （1）平时归卷（2）年末集中归卷（3）定期归卷 三、名词解释（每个4分，共16分） 1．分发 2．签发
3．收文登记 4．组合案卷 四、简答题（每题10分，共30分） 1．文书工作的性质： 2．核稿的任务： 3．文书管理的原则： 五、将下列文件组成两卷，说明各卷是按什么特征组成的，并分别给每卷拟一个案卷标题（共30分） 1．辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告； 2．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函； 3．辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告； 4．辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告； 5．沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函； 6．日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题（每空1分，共15分） 1、秘密等级通常分为、、三种。 ２、从行文方向来看，下行文可采取、、等方式。 ３、我国党政机关现行的文书工作组织形式，主要分为和两种。 ４、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 ５、文书管理，就是对文书工作的、和。 二、选择题（只有一个正确答案，每题１分，共１５分） １、以下文种中不属于下行文的是。 Ａ、命令Ｂ、报告Ｃ、决定 ２、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 Ａ、文书Ｂ、公务文书Ｃ、通用公文 ３、文书工作的安全原则，一是指上的安全，二是指上的安全。 Ａ、经济；法律Ｂ、政治；物质Ｃ、物质；法律 ４、制定是建立岗位责任制的中心环节。 Ａ、职务内容Ｂ、职位标准Ｃ、责任制度 ５、拆封的任务不包括。 Ａ、清点和核对Ｂ、核查和签字Ｃ、检查和处置
浅谈文秘工作与档案管理 ［摘要］文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。 ［关键词］文秘工作；档案管理；文档一体化 文秘工作与档案管理有着密切的联系，文秘工作是档案管理的前期工作，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能 回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。 环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员即是办公室人员，同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析。 １文秘工作与档案管理工作的联系 文秘工作与档案管理工作两者是密不可分的有机整体，公文是档案的前身，档案是公文的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 ①两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。公文记录的是
现实的活动，档案保存的是历史活动记录，且有着基本相同的物质载体。②两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源公文材料，公文是分散的“档案”，档案是集中保存的“公文”。③两者互为因果。公文是档案的前身，档案是公文的归结，有了公文才有了档案，没有公文就没有档案。 文秘人员是党政机关和企事业单位必设的工作人员。文秘工作不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用。同时，就一般情况而言，中小机关、基层企事业单位的文秘人员又是档案管理人员。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员和文档管理工作人员的自身素质。高质量的文书档案是建立在规范处理公文的基础之上的，它们既有联系，又各自独立。 ２文秘人员的素质，是提高档案质量的关键 （１）文秘人员必须要有较高的政治思想理论素质。贯彻执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德，守纪律，具有奉献精神。由于文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备严守国家机密的思想素质，文书档案服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务精神和主人翁意识。 （２）科学文化知识素养是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同单位的文书工作，文秘人员必须具备相应的文化水平，掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导
2012年8月文书档案工作心得体会范文_心 得体会 是由转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人 员的历史责任。笔者从事文书和档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 一、争取领导重视是做好工作的前提 1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发;其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解铪同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。 三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档
一、单选题（共6 小题，每题5 分） 1、（C ）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 2、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A ）。 A、永久 B、30年 C、10年 3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B ）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。 A、永久 B、30年 C、10年 5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。 A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办 6、单份文件整理的最终“产品”是（C ）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 二、多选题（共6 小题，每题5 分） 1、归档就是（A ）的文件经（C ）交档案室保存的过程。 A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理
2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。 A、上级文件 B、本单位是否贯彻执行（办理） C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件 3、归档文件的特点是（ACD ）。 A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理 D、来文机构的规格很高 4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。 A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》 B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际 5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD ）必须完整齐全。 A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本 D、转发件与被转发件 6、公文标题由（ABC ）组成。 A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的年度 三、判断题（共8 小题，每题5 分） 1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用. 对 2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。错 3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。错 4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨年度的党务或行政会议记录本应归入其终止的年度归档；跨年度的会议文件应归入会议闭幕年度归档。对 5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。错
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词：文书工作；文书档案管理；重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档 案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整 齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，
文书档案管理课程作业
文书档案管理课程作业 共 3 大题，总分 100 分，60 分及格 一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、承办是公文处理过程中的（c ）。 A 、首要环节 B 、重要环节 C 、中心环节 D 、次要环节 2、（b ）可不用去除文件上的金属钉。 A 、永久保存的文件 B 、10年以下保存的文件 C 、30年保存的文件 3、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（a ）。 A 、永久 B 、30年 C 、10年 4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（b ）种。 A 、12 B 、13 C 、14 5、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保 存价值（ ）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。B A 、等于
B 、大于 C 、小于 6、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（a ）。 A 、处置办毕公文 B 、分发 C 、签注 D 、用印 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1 、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（b c ）。 A 、穗档函（2006）1号 B 、穗档〔 2006〕1号 C 、穗档办〔2006〕1号 D 、穗档字〔 2006〕1号 2、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( ad)两种 . A 、永久 B 、长期 C 、短期 D 、定期 3、公文结构的必备要素有(abc ). A 、标题 B 、正文
学校 班级 姓名_________________考号______________ ………………密………………封………………线………………内………………不………………得………………答………………题…………………… 西昌现代职业技术学校 2013-2014学年度下期 高2011级公共管理与服务类专业综合1月月试试卷 考生注意：1、本试卷分第一部分（选择题）和第二部分（非选择题），共两部分。考生作答时，须将答案答在II 卷上，在本试卷、草稿纸上答题均无效。满分350分。考试时间150分钟。考试结束后，将本试卷和答题卡一并交回。 第Ⅰ卷 第一部分（选择题 共200分） 一、单项选择题（每小题2分，共80分。每小题所给的四个选项中，只有一个正确答案） 1、综合协调工作中，最能体现工作方法的（ ） A 、决策前做好说服工作 B 、合理安排人和事 C 、督促在关部门抓紧实施 D 、对矛盾各方进行劝解和协调 2、文书档案古已有之，尤其是在我国，已经有（ ）的历史。 A 、2000 B 、3000 C 、4000 D 、5000 3、我国最早的公务文书，是河南省安阳县境内发现的（ ）文书 A 、青铜 B 、甲骨 C 、铁器 D 、缣帛 4、著作、手稿、传记等属于（ ） A 、公务文书 B 、私人文书 C 、收来文书 D 、对外文书 5、在档案工作的基本原则中，体现了档案工作的根本目的的是（ ） A 、统一领导，分级管理 B 、维护档案的完整与安全 C 、便于社会各方面利用 D 、便于统一管理 6、文档一体化的“三位一体”的模式采用的是（ ）的小卷方法。 A 、多文一卷 B 、一文一卷 C 、一文多卷 D 、多文多卷 7、公务文书是随着（ ）的产生而出现的。 A 、文字 B 、阶级 C 、语言 D 、国家 8、“公文”一词最早出现于（ ） A 、《汉书.汉法志》 B 、《汉书.刑法志》 C 、《三国志》 D 、《汉书.秦法志》 9、服务方向一致性决定了文书工作与档案工作的（ ） A 、政治性 B 、服务性 C 、管理性 D 、综合性 10、档案的本质特征是（ ） A 、记录的原始性 B 、来源的广泛性 C 、形成的条件性 D 、形式的多样性 11、外交文书属于（ ） A 、通用公文 B 、法定行政公文 C 、事务性公文 D 、专用公文 12、我国最早的公文叫（ ） A 、典册 B 、书契 C 、典籍 D 、中 13、我国党政机关现行的公文文种归纳起来共有（ ）种 A 、13 B 、14 C 、18 D 、27 14、公告告知的对象是（ ） A 、国内公众 B 、国外公众 C 、国内外公众 D 、一定范围的公众 15、毛泽东同志曾说过，我们不能拿现在的政策去翻过去的案，这句话体现了公文的（ ）特点。 A 、政策性 B 、政治性 C 、时效性 D 、权威性 16、下列发文字号书写正确的是（ ） A 、国发（2003）第8号 B 、国发[2003]8号 C 、国发（2003）八号 D 、国发[2003]第08号 17、文件的签发者是（ ）领导人。 Ａ、上级机关 Ｂ、下级机关 Ｃ、本机关 Ｄ、主管机关 18、（ ）是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现。 Ａ、公文结构 Ｂ、公文内容 Ｃ、公文语言 Ｄ、公文格式 19、装订后的公文留页边的原则是（ ） Ａ、上下对称，左右对称 Ｂ、上宽下窄，左右对称 Ｃ、上下对称，左宽右窄 Ｄ、上窄下宽，左右对称 20、经会议讨论通过的公文的形成日期以（ ）为准 Ａ、领导签发日期 Ｂ、会议通过日期 Ｃ、发出日期 Ｄ、领导批准日期 二、多项选择题（每小题2分，共60分。下列每小题均有两个或两个以上的正确答案，错选或漏选均不得分） １、公文按其性质、作用不同，可分为（ ） Ａ、通用公文 B 、法定行政公文 C 、事务性公文 D 、专用公文 Ｅ、规范性公文 ２、企事业单位制定的规章制度包括（ ） Ａ、规定 Ｂ、章程 Ｃ、守则 Ｄ、制度 ３、法规文书包括（ ） Ａ、法律 Ｂ、法令 Ｃ、宪法 Ｄ、行政法规 Ｅ、行政规章 ４、在下列文种中，属于古代臣子写给皇帝的公文有（ ） Ａ、奏 Ｂ、呈 Ｃ、表 Ｄ、章 Ｅ、启 ５、在下列文种中，党政机关现在都在使用的公文有（ ） Ａ、条例 Ｂ、意见 Ｃ、会议纪要 Ｄ、规定 Ｅ、命令 ６、在下列文种中，党的机关使用的公文有（ ） Ａ、条例 Ｂ、指示 Ｃ、会议纪要 Ｄ、规定 Ｅ、命令
广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型：A 考试形式：闭卷 本试题共 六 大题， 3 页，满分 100 分，考试时间为 120 分钟，答案请写在答卷上，否则无效 一、填空题(每空1分，共1分×15空=15分) 1.文书，包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用，重要的送__宗庙 _保存，并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称，“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有：文件的制作，___文件的处理__，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大：(1)是机关工作的____纽带 ___，(2)是机关领导工作的助手，(3)是保守党和国家机密的一个重要环节，(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关，其意义在于：(1)可为领导人节省时间，(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象，(3)可以__提高文件质量_，有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则，有双重领导关系的机关单位，在下发重要文件给下级机关单位时，应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”，指的是：程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括，标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意：密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零
一、单选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。 A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年 2、.单份文件整理的最终“产品”是（）。 A、册 B、案卷 C、件 D、张 3.、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。 A、永久 B、30年 C、10年 4、（）是公文办理过程中的中心环节。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、催办 5、承办是公文处理过程中的（）。 A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、对上年度文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。 A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份 二、多选题（共 6 小题，每题 5 分） 1、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。 A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动 2、公文构成要素中的收文单位包括（）。 A、上级单位 B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位 3、公文结构的必备要素包括（）。 A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者 4、归档的时间一般设定为（）。 A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底 5、公文结构的必备要素有( ). A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者 6、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为( )两种. A、永久 B、长期 C、短期 D、定期 三、判断题（共 8 小题，每题 5 分） 1、本单位形成的文件中大部分都要归档。对错 2、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。对错 3、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。对错 4、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。对错 5、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。对错 6、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对错 7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。对错 8、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。对错
文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”，使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件
取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查
为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。允许误差±4mm 页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。 ★公文份数序号的位置在的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。 ★公文的份数序号一般是位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。 ★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。 紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。 标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。 发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。 发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜； 第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。 ☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由机关代 字、年份、序号 组成。发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。 发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。 发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。标注于公文
文书档案管理工作总结 篇一：档案管理员年度个人工作总结 档案管理员年度个人工作总结 今年以来，在上级领导的正确指导与帮助下，我始终坚持学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持党的路线方针政策和国家的法律、法规以及各项规章制度，能以员工行为守则严格要求自己，刻苦钻研业务，熟练掌握本岗位的管理办法和操作规程。现将一年来的主要工作汇报如下： 一、思想政治学习方面 能够认真学习马列主义、毛泽东思想及邓小平理论和“三个代表”重要思想，深刻领会党的十六届五中全会精神，不断加强自身党性修养，在政治上、思想上始终与党中央保持一致，实事求是，坚持原则，遵纪守法，没有出现违纪违规行为。特别是通过前一阶段保持党员先进性教育活动开展以来，通过学习《读本》，学习邓小平同志、江泽民同志、胡锦涛同志的讲话，使自己在思想政治水平方面有了更进一步的提高。撰写个人心得体会2篇，撰写分析整改材料1篇，并按照大家提出的在写作方面多下功夫，以提高写作水平等3条意见，制订了整改措施。 二、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务。 1、加强对文件的收发与管理。首先加强对来文的登记与管理。XX年，共收到行政及党委来文1000多份，地直机
关来文170 多份。每份文件都能及时送领导传阅，然后按领导的批示再分送到各个部室办理，让上级行的精神迅速传达下去，基本杜绝了公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生。其次，认真核登规范了内部发文。XX年全行共发文500多份，每份文件都经过认真登记编号。第三，每年年底，每个部室处理完毕的文件，都要分门别类，妥善保管，为以后装订档案做好准备。 2、认真做好电子公文传输工作。自从XX年11月份电子公文系统开通到各县以来，所有的文件都要从公文系统传输，因为对于县支行操作人员来说，这毕竟是一门新技术，每天既要收发省分行来文及本行发文，又要及时解决各县支行在传输过程中出现的问题，由于文件发送及时，周报被“信息情况”采用27期，“XXXXX”采用3期，“XXX分行简报”采用2期，发送的“XX分行保持党员先进性教育活动简报”27期，被上级部门采用6期，信息采用率排名同行前列。 3、促进档案管理与达标。根据《档案法》和《档案管理条例》，以及《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》和一级档案管理的标准，今年共装订档案1312件，其中：永久 104件、长期674件、短期544件，所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都由我一人完成。既为机关节省费用4000多元，又使机关的档案管理从收集、
第二节收文办理、 公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理 收文办理是机关单位对来口外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。 一、收文的范围 上级来文、下级来文、不相隶属来文 1?上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。 二、收文的程序 (-)签收 1.1?签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对 无误后签字或者盖章，并注明签收吋间。 2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。 3.注意事项：认真清点检查(封口，份数) (二)登记 1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。 2?收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围： (1)上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件 (2)下级机关的请示性、报告性文件 (3)重要的、带有密级的刊物、资料 (4)机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等 不必等级的文件、材料包括： (1)各种公开的和内部不保密的出版物 (2)-般性的简报
（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等 4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便， 环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下 级、平行），查找、使用方便。 5.登记的形式： 薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记 （三）初审 初审的重点： 1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求 4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求 补充： 份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字Z间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字Z间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。 注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，小间空一字。 （四）承办 承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。 承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。 包括两方面的工作内容：1,从业务部门工作：针对來文所提出的问题去貝体执行或解决办理;2.从文书工作:对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。 1.承办方式 阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
浅谈如何做好文书档案管理工作 文书档案主要是对企业中存在的人事信息、业务信息以及财务信息等进行记录。利用文书档案管理工作，能够为企业提供有效的实施决策。因此，本文分析中，分析了文书档案管理工作的特征和存在的问题，并为其提出有效对策，研究如何做好文书档案管理工作。 关键词文书档案管理 随着社会经济水平的不断提升，人们更重视文书档案管理工作。科学的文书档案能够为工作人员提供正确决策，促进工作效率的稳步提升。所以，在对文书档案工作进行管理期间，就要实现管理的高效性、规范性的运行。 一、文书档案管理工作的主要特征 文书档案管理工作的主要特征表现在三方面。其一，文书档案管理形式比较复杂，因为该工作主要是对各个信息、资源进行收集、整理。其中，管理内容包括建筑工程中的人力资源、事件以及施工过程，主要对存在的资料进行保存、记录、管理等。根据其类别对其分类管理。所以说，文书档案管理工作比较复杂。其二，文书档案管理工作内容呈现丰富性与多样性。随着社会经济水平的不断提升，建筑工程中的文书资源不断增多，其档案形式也更为多样，实现了新的发展趋势。一般情况下，文书档案管理工作内容主要包括党群管理以及行政管理，在科学技术不断发展下，文书档案形式更为多样，尤其是电子文件、图片以及录像等形式的出现，都需要对其合理管理。其三，文书档案管理工作具有标准化与规范化的实施特征。在文书档案管理工作中，一定要保证资料的科学性、完整性，所以，相关的工作人员要以认真、仔细的态度对待，促进其管理的科学实施。 二、文书档案管理工作中存在的问题 （一）人员对工作的不重视
在文书档案管理工作中，相关人员没有认识到该工作的重要性，对其不够重视。并且，文书档案管理工作比较复杂，相关领导只要求相关人员对其简单的保管，没有按照相关要求对其科学管理、有效应用。在这种情况下，说明文书档案管理工作中的相关领导不够重视，对文书档案的收集与整理工作不够重视。 （二）管理手段比较落后 文书档案管理水平比较低，使用的管理手段比较落后。特别对于一些建筑工程单位的文书档案管理工作，相关的管理人员没有受到专业的培训和知识训练。这些工作人员在工作执行期间，对文书档案工作内容认识不够，没有重视到文书档案管理工作的重要性，也没有形成科学化管理意识。并且，一些档案人员在工作中为兼职人员，自身的专业性不足，也没有全身心的投入到文书档案管理工作中，不仅影响了文书档案的及时归档和调整，也降低了档案管理工作的实施水平。 （三）管理工作不规范 文书档案管理工作不规范，主要是档案编号不一致，案卷标题也不够规范。常常存在档案卷目录缺少以及组卷混乱等现象。 （四）人员素质不高 在建筑工程的文书档案管理工作中，一些管理人员没有认识到文书档案管理工作的重要性。导致工作人员的文化素质、职业能力、个人素养等都比较低，无法促进工程建设工作的有效实施，也无法满足企业文书档案管理工作的实施要求。 三、如何做好文书档案管理工作 基于以上相关问题，面对人员不重视、管理手段落后以及工作执行方式不规范、人员素质不高等问题的影响，无法促进工作效率的稳步提升，也不能实现文书档案管理工作系统化化发展。为了解决以上相关问题，需要在以下研究中对其提出针对性措施，特别是随着现代化先进技术的利用和发展，利用先进手段对其
二．简答题 1．简述文书收文办理的基本流程收文办理的主要工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办环节。 2．简述行政公文的基本格式。文头—正文—文尾（版记）（一）文头（又称眉首）：公文份数序号、秘密等级、发文机关标识、发文字号（二）正文部分：公文标题、主送机关、正文、成文日期、签发人（印章）。 （三）文尾部分（版记）：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 3．简述档案整理工作的基本原则档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，充分利用原有基础，区分不同价值，便于保管和利用。 4．简述档案收集工作的基本要求（1）齐全完整（2）准确系统（3）及时归档（4）针对性强（5）保证质量5．简述请简述文书分类与组卷的关系 联系：时间上，前后相继 逻辑上，分类是组卷的基础，组卷是分类的目的区别：阶段，先分类，后组卷 方法，分类方法有年度法、问题法等；组卷方法有特征法、作者法 性质，分类是分析，组卷是综合 7．承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。 8．用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。 9 公文发文字号的组成要素：发文机关代号、发文年份和该年的发文顺序号。 10.公文的行文规则：（一）按机关隶属关系和职责范围行文 的规则二）授权行文的规则三）联合行文的规则（四）一般情况下不越级行文的规则（五）不越权行文的规则（六）“请示”不直接报送领导者个人的规则七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则（八）“报告”中不得夹带请示事项的规则（九）公文由文秘机构统一处理的规则 11.档案鉴定：是指按照一定的原则、标准和方法，鉴别档案的保存价值，挑选有价值的档案予以，对无需保存的档案予以销毁的过程。 12文书发文办理的基本流程。发文处理程序主要有草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等环节。 13简述鉴定档案价值的具体方法。（一）来源方面（二）内容方面（三）形式特征方面（四）相对价值方面 14文书立卷的方法：（一）按问题特征立卷（二）按作者特征立卷（三）按名称特征立卷 ( 四）按时间特征立卷（五）按地区特征立卷（六）按通讯者特征立卷 15批办和拟办的区别和联系。 拟办：对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见，以供领导人批办时参考。 批办：领导人将来文和附送来的拟办一起审阅后，对文件如何办理、办理原则和办理过程中应注意的问题，做出最后决定并在文件办理单上加以批示的程序。 区别：二者所具有的法定效力是不一样的，拟办不具备法定效力。 联系：拟办是批办的准备阶段，为批办做策略上的准备，批办是对拟办的措施的落实，使之产生法定效力。
《文书与档案管理基础》月考测试卷 一、单选题（10×4＝40） 1、行政公文的表达方式不包括（） A．记叙 B。描写 C.说明 D议论 2、某县环保局要转发某市环保局《关于加强环境保护工作的通知》应该使用的文种是（）A．批复 B.通知 C.通告 D. 函 3、使用于对重要问题提出见解和处理办法的公文是（） A.规定 B.意见 C。办法 D。计划 4、撰写公文，必须做到（）四个字。 A.及时准确 B.有据有理 C.严、准、精、快 D。形象生动 5“特此复函”、“为盼”、“希参照执行”等词语属于公文惯用语中的（） A.开头语 B.承接语 C.结束语 D.称谓语 6、国务院文件直接发到各个省、市、县，属于（） A.逐级上行文 B.多级上行文 C.越级上行文 D.多级下行文 7.（）是及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。 A．查办 B.督办 C.助办 D.催办 8传阅文件最突出的要求，就是一个（）字。 A.准 B.稳 C.慢 D快 9.新国标规定，成文日期中的数字用（）将年、月、日标全，年份应标全称，月，日不编虚位（即1不编为01）。 A．简体中文 B.阿拉伯数字 C.繁体中文 D. 英文 10.办公室人员不应该（） A．脑勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快 11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。 A多级行文 B逐级行文 C越级行文 D直达基层组织和群众 12、1，联合行文时，作者应是( )。 A．同级机关 B．同一系统的机关 C．三个以上的机关 D．行政主管机关与业务指导机关 13、公文的形成与发挥作用须依赖于( )。 A．公文处理 B．收文处理 C．发文处理 D．办毕公文处理 14、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用（） A、逗号 B、引号 C、顿号 D、标点符号 15、、成文日期以（）为准 A、负责人签发的日期 B、印刷日期 C、发送日期 D、第一次修改稿日期 16、、联合行文以（）为准 A、最先签发机关负责人的签发日期 B、最后签发机关负责人的签发日期 C、印刷日期 D、定稿日期 17、特殊情况越级向上行文，应抄送给（） A、直属上级机关 B、直属下级机关 C、系统内的所有同级机关 D、有业务联系的机关 18、公文的作者是指（ A ） A、制发文件的机关 B、拟制公文的秘书工作人员 C、参与文件形成过程的全体机关工作人员 D、审核签发文件的机关工作人员 19、销毁秘密公文应当到指定场所中（ B ）以上监销