第一章档案概论
档案的定义：
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
档案的基本含义：
1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2.档案是保存备查的历史文件
3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的
4.档案是原始的历史记录
档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。
档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。
文件转化为档案一般需要具备的条件：
1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）
2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存
3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。
档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和本质属性
1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记
录物，具有很强的记录性。
2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化
物，因而具有原始性的特点。
档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料
档案的一般属性：知识属性和信息属性
1.档案是贮存和传播知识的一种形式
2.档案是一种重要的信息资料
档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论
档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。
档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性
信息可分为原始信息和加工信息。对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
档案的种类：
1.按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案
等
2.按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学
技术档案、会计档案等多种门类。二先分为普通档案和专门档案
3.按载体标准：分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、
磁带档案等。
4.按时间标准：分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历
史档案。
5.按所有权标准：分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
6.中国常的档案种类划分尚有文书档案、科学档案和专门档案
档案的一般作用：
1.行政管理的考查凭据
2.生产建设的参考依据
3.政治斗争的必要工具
4.科学研究的可靠资料
5.宣传教育的生动素材
6.维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案作用是：凭证件用和参考作用。
档案的凭证作用是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点
档案所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定。
档案反映历史活动的客观过程方面的真实的；档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。
档案发挥作用的规律性：
1.档案作用的时效律和扩展律
2.档案机密性递减律和社会性递增律
3.档案行政作用弱化律和科学作用强化律。
4.档案发挥作用的条件律。
档案的作用对其形成机关对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称档案的第一价值。社会的作用又称第二价值。
档案的广泛使用领域，有时也可大致概括为行政领域和科学文化领域，人们把这种现象称为档案的行政作用和科学作用。
档案的社会效益和经济效益发挥的程度如何，怎样发挥它的作用，这都取决于一定的条件。档案价值和作用，必须在利用过程中档案参与实践活动，才能直接实现和具体表现出来。档案利用的实践是档案价值实现的最基本的条件。
档案的主要条件：
1.档案利用实践
2.社会发展水平
3.社会档案意识
4.档案管理水平
第二章档案工作概论
档案工作包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。这些属于档案事业。
档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作。即科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
基本内容包括以下八项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。
为了更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文进行挑选，并且集中地保存起来，这就形成了档案的收集工作。
为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，这就形成了档案的整理工作。为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，这
就形成了档案的鉴定工作。
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理，这就形成了档案的保管工作。
为了满足特定的查找利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，这就形成了档案的编目和检索工作。
为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，这就形成了档案的编辑和研究工作。
为了满足实际利用的要求，需要通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，这就形成了档案的利用工作。
为了掌握情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究，这就形成了档案统计工作。
收集、整理、鉴定、保客、检索、统计等各项环节中，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求，同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用，因此，整个档案工作的内容又可以划分为两个方面：基础工作和利用工作。
档案工作就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性工作、服务性工作、政治性工作。档案就保存和流传归宿的程序，可分为档案室阶段和档案馆阶段。
档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。
档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。
档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。
由于档案是历史的见证，所以历业就存在维护档案的真实性同篡改档案之间的斗争。1955年1月17日，中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文快睡上理工作和档案工作暂行条例》中规定，机关档案工作的基本原则。这一富有历史意义的文件，在我国第一次明确地规定了档案工作的基本原则。
1956年4月16日确立了全国范围内的“档案工作的原则是集中统一地家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。
1959年1月7日中共中央确定了党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理。
我国档案工作的基本原则可以理解为：统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会种方面的利用。
档案工作的基本思想包括：
1.确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分级集中地管理国家全部档案
2.提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；
3.体现了档案工作的要本目的，规定了档案工作的主要标准——便于社会各方面的利用。统一领导、分级集中地管理国家全部档案，这是我国档案工作的组织原则和管理体制.
1.档案事业由党和政府统一领导
2.国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理
3.全国档案工作由各级档案行下机构分层负责地统一监督和指导。
维护档案的完整与安全，这是档案管理最起码的基本要求，
维护档案的完整，有两方面的含义：一方面从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。
维护档案的安全：物质安全和政治安全。
便于社会各方面的利用，这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用，便成了档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。
我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容。互相联系，互相作用。
各级机关的档案，由机关内设立档案室（处、科）集中管理；各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管；全国的档案工作，又由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导。
档案室的地位和作用
档案室的地位和作用，表现在两方面：一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动服务。
档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
档案室的具体任务：
第一，对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
第二，接收和保管本机关各单交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；
第三，定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
档案室一般分为：
1.普通档案室（也称机关档案室、文书档案室）
2.科技档案室
3.音像档案室
4.人事档案室
5.综合档案室
6.联合档案室
各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构
档案馆的科学文化事业性质：
1从档案管理对象看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录。
2.从档案馆的活动方式和工作成要来看，档案馆工作是一种研究性的工作。
3.从档案馆机构及其社会职能来看，档案馆不是党、政领导机关，不是企业生产部门，而是一种文化事业单位。属于科学文化事业的组成部分。
档案馆的基本职责是：集中统一的管理党和国家需要长远保管的档案和有亲资料，维护历史的直面貌，为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案管的类型：
1.各级国家档案管，包括综合性档案馆和专门档案馆。
2.部门档案馆
3.企事业单位档案馆
档案行政机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和作的部门。
第三章档案的收集
档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。
档案收集工作内容：接收和征集
档案接收是指档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。
档案征集它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。
档案收集工作的基本要求是：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标
准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。
档案就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。
1987年9月5日颁布的《档案法》以法律条文的形式，将归档制度固定下来
建立机关文归档案制度的一般要求：
1.归档制度的制定必须符合国家有关机关文件的规定要求。
2.归档制度的制必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件形式
特点和规律。
3.制度的归档制度，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性。
4.完善归档制的内容
归档制主要包括：归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
不属于归档文件主要包括：
1.重份文件；
2.一般事务性的无查考、保存价值的文
3.未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；
4.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件
5.同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件
6.本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；
机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据很多次目录清点核对。
档案室形成文件与归档组织活动中的作用：
1.机关档案室对形成文件的作用
2.指导和监督文书部门或业务部门做好归档组织工作
3.加强对归档案卷质量的检查
4.临时性的文件收集工作
5.对归档案制度的宣传
档案馆的馆藏档案来源：
1.现行机关档案源
2.撤销机关档案源
3.组织和个人保存的散失档案
4.档案馆之间交接的档案
档案馆接收现行机关档案的要求：
1.进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性
2.进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的档案
3.与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。
档案馆接收档案的期限：
省级以上机关将永久保存档案在本机产保存二十年左右；省辖市和县级以下机关档案应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，向各有关档案馆移交。
接收与征集历史档案的意义：
1.它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施
2.收集历史档案是档案开放利用工作的需要
3.收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作
4.收集历史档案是发展我国档案馆事事来的重要手段之一。
收集历史档案的对象及途径：
1.收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案
2.征集民藏于个人手中的历史档案
3.征集少数民族地区的历史档案
4.收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案
5.收集失国外的历史档案
将明清中央机关形成的档案集中于中国第一历史档案馆保存；将民国时期的中央机关的形成的档案，集中很多次给中国第二历史档案馆保存；将民国时期各地方机关的档案，移交给各有关地方档案馆保存。
档案部门采购取收集档案的方法：
1.发布通告（走群众路线）
2.调查研究
3.广泛宣传
丰富馆（室）藏工作中存在的问题:
一．库藏结构不够合理
二．库藏档案的成分不够优化
三．库藏的某此全宗的完整性不够高
优化馆（室）藏的意义：
一．优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面
二．优化馆（室）藏也是解决目前档案收集工作中存在的问题的一项重要措施
三．优化馆（室）藏亦是提高案卷质量的一种必要手段
四．优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。
优化馆（室）藏的主要原则：
1.完整性原则
2.系统性原则
3.实践性原则
4.价值性原则
5.特色性原则
优化馆（室）藏的内容标准：这是检验馆（室）藏质量高低的最基本的标准。
科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系：
（一）档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系
（二）馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系
（三）馆藏建设要处理发档案与资料的关系
（四）馆藏建设要处理好广度与深度的关系
第四章档案的整理
档案的整理工作的基本内容包括全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。
整理工作的内容：
1.系统排列和编制案卷目录。
2.局部调整
3.全过程整理
档案整理工作的原则：
1.尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系
2.便于保管和利用
3.充分尊重和利用原有的整理结果
档案是历史的原始记录，这是档案整理工作的根本性原则，也是整理工作的必然要求。
档案文之间的历史联系有时又被称为“内在联系”或“有机联系”，是档案文件在产生和处理过程中所形成的固有联系。
档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文的来源、内容、时间、形式等几个方面。充分尊重和利用原有整理结果的原则在整理工作实况实践中的适用主要体现为三种情况：
1.在原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有的秩序状态不动；
2.若某些局部明显不合理、不可用，可以原基础框架内进行局部调整
3.原有基础确很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，亦应尽可能保留或利
用其原有基础中的可取之处。
全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容，同时也是最高管理层次上的整理工作。确认与区分全宗是划分全宗的首要任务。
凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。这样的组织或个人在档案学术语被称为立档单位或全宗构成者。用以确定组织或个人社会独立性的因素被称为全宗的构成条件。
全宗的构成条件：
1.可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
2.设有会计单或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
3.设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类。
确定立档单位所要解决的中心问题，是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。
其中最基本的是第一个条件，即以独立行使职权并主要以自己的名义对外行文为主要条件。个人全宗又称人物全宗。
只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人才可能成为一个实际的个人全宗（名人档案才可能成为个人全宗）
区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。这些问题及处理原则如下：
1.政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
2.立档单位变化所导致的区分全宗
3.临时机构和派出机构档案的区分全宗
4.立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属
5.判定档案所属全宗
6.个人全宗与组织全宗档案的区分
全宗的补充形式及其相应的应用条件主要有三种：
1.联合全宗（两个或两个以下全宗的联合体）
2.汇集全宗（是一种由若干独立全宗人为汇集而成的全宗补充形式）
3.档案汇集（是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗
补充形式）
全宗编号的要求：
1.唯一性或专指性
2.系统性或连续性
3.方便实用
全宗编号方法：大流水编号法、体系分类编号法、分类流水编号法
全宗档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一工作一般由档案室承担。
全宗档案分类的基本要求：
一.分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发。
二.分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护历史的本来面貌。
三.分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作
全宗档案的一般分类法：
1.时间分类法
2.来源分类法
3.内容分类法
4.形式分类法
组织全宗内文书常用分类方法：
1.年度分类法（1.文件上有属不同年度的几种日期的归类。
2.实行专业年度的档案文件类
别划分。3.无具体时间档案文件的归类）
2.组织机构分类法
3.问题分类法（又称事由分类）
组织全宗内档案分类以一至二级为宜。
案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。
案卷排列就是因定全宗内各案卷之间的排放顺序。
案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行。
案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码。
案卷目录即案卷名册，其作用相当于一本财产总账。案卷目录在档案管理工作中具有极为重要的基础性作用。
案卷目录的形式无为书本式（簿册式），不宜采用卡片式或活页式。
案卷目录的结构及内容：
1.封面和扉页（里封）
2.目次
3.序言或说明
4.简称对照表
5.案卷目录表
6.备考表
档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的全称。
从整理工作角度看，档呈是档案整理结果的一种客观记录和反映
档号总体上的层次性、系统性、稳定性和唯一性要求具体体现在两个方面：
1.档号要完整成套
2.层次中的号不能重复。
立档单位与全宗历史考证的内容一般由两部分组织讨论：
一．单位概况
二．全宗档案概况
第五章档案价值的鉴定
（识记）档案鉴定是对档案价值的评价和预测
（识记）档案鉴定工作的内容：
1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等
2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；
3.挑出本无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。
（领会）档案鉴定，是档案管理中的一项必不可少的工作，它对于档案的存亡、国有档案财富的构成以及档案的科学管理都有着重要的意义。
档案鉴定工作的意义：
（一）档案鉴定是决定档案存亡的基本手段
档案工作者的责任就是要通过正确的鉴定把真正有价值的档案留存于世，为后人保存真实的历史记录和珍贵的文化遗产。
（二）档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施
去粗取精这项工作对于档案管理的各个环节都有直接影响：
1.档案室、档案馆对档案成分的选择主要是依据对档案价值的判定
2.通过鉴定工作分清档案的价值，有助于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。
3.通过鉴定，保存精选的档案，有利于发挥档案的作用。
第二节鉴定档案价值的在的则和标准
（识记）鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的，历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值这一点，是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。
（领会）全面的观点包括：
1.全面地分析文的各方面特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定
档案的价值
2.全面的把握被鉴定档案与其他档案的联系
3.全面地预测社会对档案利用的需要。
在鉴定档案价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要；既要考虑人们在行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等各方面的需要。
（领会）历史的观点：分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。（领会）发展的观点：判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。
（领会）效益的观点：是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。需要说明的是，这里所说的效益包括经济效益和社会效益。
档案价值鉴定的标准同档案价值构成一样，由档案本身属性和社会需要两方面内容组成。档案属性标准：
1.档案来源标准（领会）
2.档案内容标准
3.档案形式特征标准
档案的来源是指档案形成者，档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可能影响
甚至决定档案的价值。
档案来源特征的意义：
1.它是作用国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2.机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。
3.在本机关文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
对档案内容的分析着眼于以下：
1.档案内容的重要性
2.档案内容的独特性
3.档案内容的时效性
档案形式特征的标准
档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。
文件的名称，文件的不同名称具有特定的性能和用途，因而可以在一事实上程度上反映出文件的价值。
文件形成时间。文件形成时间对档案价值的影响主要是看文件形成距离现在远近和文件形成于什么历史时期。
文本，同一文件在撰搞、印制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等，不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。文件的外形特点。文的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其只在价值。
（领会）社会需要标准
依据社会对档案的需要进行价值分析时，应该考虑社会需要方向、需要面、需要时间三个方面。
社会需要方向是指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的赵趋向性。
社会需要面指利用某件文件的人或机关的广泛性。
社会需要时间指利用某件档案的长久性。档案鉴定工作的结果实际上主要是判断档案可利用时间长短。
如：机关年度工作总结一般定为永久保存，这是因为后人可以借此了解该机关的主要职能和发展轨迹，具有长久的利用价值。
（）相对价值标准：每一份文件的价值是客观存在的，它取决于档案自身的属性及其满足利用者需要的程度，但从我国档案管理体制和档案工作原则出发，实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。（重要度小的，保存少的价值就高，重要的，保存多的价值就小）
鉴定工作中由以下三个方面断定档案的相对价值。
1.所存档案的完整程度
2.档案内容的可替代程度
3.各全宗之间档案的重复性
第三节档案保定期限表和档案保管期限的划分
（识记）档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据
（识记）档案保管期限表有五种类型：
1.通用档案保管期限表
2.专门档案保管期限表
3.同系统机关档案保管期限表
4.同类型机关档案保管期限表
5.机关档案保管期限表
通用档案保管期限表是由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。
通用档案保管期限表的特点：1.通用性、2.依据性
专用档案保管期限表是由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的档案保管期限表
同系统机关档案保管期限表是由主管领导机关编制，供同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
同类型机关档案保管期限表是由档案行政机关或主管领导机关编制、供同类型机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
机关档案保管期限表是由各机关编制、供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。1987年12月4日，国家档案局颁发的《机关档案保管期限的规定》，文书档案保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为16年-50年左右，短期为15年以下。
凡是反映机关主要职能活动和基本面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文材料，列为长期保管。
凡是短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
档案保管期限划分别的若干问题：
1.关于一般性条款与专题性条款的关系问题。
2.关于划分档案保管期限中的“弹性”问题
3.关于划分保管期限中的定量方法的运用。
4.关于使用保管期限表中的价值分析问题。
第四节档案鉴定工作的制度和程序
档案鉴定工作的基本内容：
1.制发鉴定档案的标准文件
2.档案鉴定工作的组织领导
3.销毁档案的批准和监销制度
经过鉴定，需要销毁的档案，应当编造档案销毁清册，办理批准手续。各机关需要销毁档案，须经机关领导人批准。档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准。如需要销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准。销毁准销档案时，须实行两人监销的制度。
我国档案鉴定工作分三个阶段实施：
1.在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部
门或业务部门保存一、二年后销毁。这是档案鉴定工作的第一个关口
2.对于归档文件确定保管期限，即确定档案的“生存期”
3.到一定年限时进行档案价值复审。（复审采取两种形式：移交复审和到期复审）
鉴定档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。
第六章档案的保管
档案保管是指对已整理好并已存入库记及其柜架中的档案进行日常维护、保护性管理工作。
档案保管的基本任务：
1.维护档案实体的秩序状太，使档案在存放和使用中始终有序
2.保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的自然因素的损
害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”
维护秩序、保护实体是档案保定工作的两种基本方面。
第二节档案保管的物质条件
档案保管的物质条件是其所需一切物质装备的总称。
（识记）物质条件分为以下五种：
1.库房（即存入档案的空间场所）
2.装具（即用以存入档案的柜、架、箱）
3.设备（档案保管设备一般是指那些具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术
设备）
4.卷皮、卷盒（用于直接存入保护每一档案卷的纸质或其他质地的包装物）
5.消耗品。（用于保管工作的易耗低值物品）
档案馆库记应当符合以下几个要求：
1.库记必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品
2.档案库房必须坚固，至少应是正规建筑物，不能是临时建筑物
3.库房应远离火源、水源、污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求
第三节档案库房管理
档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。
库房管理制度：
1.进出库制度
2.库房温湿度控制
3.八防措施
4.库房与装具的有序化
5.档案在装具中的存入方式
6.档案存放秩序的维护与管理
7.定期检查、清点
8.全宗卷
档案库房是保管档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。
较为适宜的库房温度应在14度-20度之间，相对湿度应在50%-65%之间、。
（识记）八防措施一般为防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
编号的方式一般是先编建筑物号（几号库、几号楼），然后再以建筑物为单位编层号和房间号。编号方法一般直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号。
档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种
维护档案存放秩序措施和方法：
1.档案存放位置索引
2.装具所存档案标识牌
3.档案代理卡
（识记）档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具。就是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存入秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调
取、归还和其他日常管理。
（识记）档案代理卡又称卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。
（识记）全宗也是一个案卷，它是在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷。它是质上是档案管理活动中所形成的，是档案管理活动的原始记录。只不过是围绕全宗的管理活动形成并以一个全宗为单位组合成案卷而已。
第五节档案使用过程中的维护和保护
档案管理实践中主要表现为两个基本方面：
1.是档案库房管理
2.档案使用过程中的维护与保护
档案使用过程中的维护与保护制度：
1.档案使用的登记与交接制度
2.档案使用行为的管理与限制制度
档案使用过程中的维护与保护方法：
1.量与顺序的控制
2.对利用行为的现场监督与检查
3.利用方式及利用场所的限制
4.对重要档案的保护性措施
第七章档案检索
（识记）档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。
（识记）档案信息存储是将档案中具检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。
存储是查检的前提，查检是存储的目的。
存储阶段的主要内容
1.著录标引
2.编制检索工具
著录标引即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录称为一个条目。
从确定利用主题到形成检索表达式的这一段工作也称为编制检索策略。
（识记）档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。检索效率通常采用查全率和查准率两具指标来衡量和表示。
查全率指满足利用者要求的全面程度，检索出的有磁档案与全部有关档案的百分比。
查全率=检索出的关有档案/全部有关档案*100%
漏检率=未检索出有关档案/全部有关档案*100%
查准率是指满足利用者要求准确程度，即检索出的有关档案与检索出的全部档案的百分比。查准率=检索出的有关档案/检索出的全部档案*100%
误检率=检索出的不相关档案/检索出的全部档案*100%
（识记）检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言。
档案检索语言的基本特点：
1.单义性。这是检索语言与自然语言的根本区别所在。
2.专业性。它的词汇及编排方法都符合档案的特点，便于档案标引和查找时使用。
（识记）目前我国编制的档案检索语言有《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》
第二节中国档案分类法
1987年编制出版了《中国档案分类法》第一版。
中国档案分类法的体系结构：
1.编制说明
2.中华人民共和国档案分类表适用于类分。1949年10月1日中华人民共和国建立以后形
成的档案，
3.新民主主义档案分类表适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的
档案。
4.民国档案分类表适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案。
5.清代档案分类表适用于类分清代档案、其一级类目还适用于分清代以前各历史时其的档
案。
主表是分类表的主体；主表由词江、语法、符号体系和注释组成。
分类法的词汇是指类目名称，它以分类号作为代码。
类目名称的要求：
1.确切
2.科学
3.简洁
（识记）交替类目，是指对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案，同时，规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。、《中国档案分类法》的语法是指运用词汇表达类属关系的规则，所谓类属关系，要概括为两种，一种是从属关系，一种是并列关系。
从属关系在分类表中表现为上位类和下位类的关系。
并列关系在分类表中表现为同位类之间的关系。
《中国档案分类法》采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个基本大类，以字母顺序号反映大类的顺序。
（识记）类号表达采用层累制的方法。所谓层累制就是字母和数字的位数表示类目的级位，一位字母和数字代表一级类，两位代表二级类。依此类推。
《中国档案分类法》采用了两种变通的标记方法：八分法和双位制
当同一级类目超过八个时采用八分法编号，即用1-8来标记同位类，号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93……业标记。
当同一级类目超过16个时不采用八分法，而采用双位制，即对同一级类目采用两位阿拉伯数字表示。
辅助表又称复分表。
《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种用于整个分类表各大类的，称为能用复分表；另一种是仅适用于某一类目中各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。
分类表还有一种情况与复分相似，这就是仿分。区别在于，对于普遍的和大量的共同类目采用复分的广场不，按专门编制的复分表进行细分；而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。第三节中国档案主题词表
《中国档案主题词表》主要由主表（字顺表）及其词族索引范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。
注释是对主题词所做的简要说明，分为限定注释、含义注释两种类型。
（识记）限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。
（识记）含义注释是说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分。
属分关系是指主题词之间概念上的隶属关系，下位词即分概念，上位词即属概念，最上位词（族首词）即族概念。
相关关系是指主题词之间不存在等同关生活费和属分关系，而在标引和检索时需要相互参考一种关系。对不同历史时期表述相同相近概念的不同词形的词目也视为相关关系。
第四节档案著录
（识记）档案著录指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
档案著录工作的作用是方方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要的是检索作用。
（识记）我国制定并颁布了国家标准《档案著录规则》作为全国档案著录的规范性依据。这个规则主要包括以下内容：
1.著录项目
2.标识符号
3.著录条目格式
4.著录用文字和著录信息源
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。一般使用段落符号式的条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每一个项目之间用符号区分开来的著录格式，这种格式每一著录项目的字数不受限制。
著录项目的细则
1.正题名
2.并列题名
3.副题名及说明题名文字
4.文件编号
5.责任者
6.附件
按照《档案著录规则》的规定，档案著录级别可以是单份文件一级文件、一个案卷或一组案卷。在选择著录级别时，首要问题是要保证适当的检索深度，在此基础上减少不必要的重复劳动，力争提高著录速度。
第五节档案标引
（识记）在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。
（识记）自由标引是指不借助检索语言直接使用未经规范的自然语言进行的标引。
（识记）受控标引是指使用统一的规范化语言进行的标引。、
我国档案部门为实行标引编制的规范化语言是《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》为了保证标引工作的质量，应掌握三人指标：
5.标引的网罗度
6.标引的专指度
7.标引的一致度
（识记）网罗度又称穷举度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度。
（识记）标引的专指度是检索标识表达档案内容的精确程度，也就是与档案主题概念的相符
程度
（识记）所谓一致度是指选用表达档案主题内容所需要标引词的一致程度。
档案标引的步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面。
审校是标引的最后一道工序，是确保标引质量的重要环节。
（领会）审校的内容：
1.档案主题是否提炼得准确全面。
2.是否存在过度标引和标引不足的问题
3.分类标引是否符合分类标引的规则
4.标引的类号、主题词是否充分、完整、准确，书写得是否正确无误。
5.对同一主题的标引是否前后一致。
审校的程序分为自校、互校和总校。
（领会）主题词组配标引的规则：
1.组配必须是概念组配，而不是字面组配。
2.组配不能越级组配，一个主题只采用一种标识组配。
3.组配的结果，只能表达一个主题。
自动化标引的质量控制方法主要有以下几方面：
1.选择软件
2.加强审校
3.根据需要调整标引软件。
第六节档案检索工具
档案检索工作是记录、报道和查找档案的工具。它是基本职能有存储和查检。
档案检索工具的作用：
1.桥梁作用
2.交流作用
3.管理作用
档案检索工具按编制方式分为：
1.（识记）目录。将的档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具，如分类目录、
主题目录、专题目录等。
2.（识记）索引。将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法
排列起来的检索工具。（如人名索引、地名索引、文号索引等）
3.（识记）指南。是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具。
档案检索工具按载体形式分：
1.书本式检索工具
2.卡片式检索工具
3.缩微式检索工具
4.机读式（电子）检索工具
档案检索工具按检索范围分：
1.全宗范围
2.档案馆范围
3.专题范围
4.若干馆范围
档案检索工具按功能分：
1.馆藏性检索工具
2.查检性检索工具
3.介绍性检索工具
案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
案卷目录的功能：
1.固定档案整理顺序
2.保管和统计档案的重要依据
3.检索档案的工具
案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它是将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷上当和卷内文件目录之功能。
专题目录多采用卡片式，方法如下：
1.选题
2.选材
3.填卡
4.排列
文号索引是揭示档案的文号档号之间对应关系的一种检索工作，它提供了一条按文号检索档案的途径。
档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
档案馆指南一般应包括：
1.说明或序言
2.目录
3.档案馆概况
4.馆藏档案情况介绍
5.馆藏资料情况介绍
6.附录
全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。
专题指南是介绍报道档案馆中反映某一种特定题目档案的工具书，又称专题介绍。
合理的检索工具体系必须符合以下几点基本要求：
1.要有一定数量的不同种类的检索工具
2.不同种类的检索工具要能够功能互补
3.检索工具设置要与利用需求相吻合
4.馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举，分类法与主题法相结合。
第七章档案的计算机检索
（领会）计算机检索的特点：
1.检索方式自动化
2.检索速度快
3.检索途径多元化
4.检索效果好
5.检索灵活方便
6.对计算机检索系统的依赖性
（识记）检索策略是指人们进行检索的方案和计划。
检索表达式主要有逻辑表达式和加权表达式，其中最常用的是逻辑表达式。
逻辑表达式采购用英国数学家乔治*布尔发明的逻辑算符。
（简单应用）布尔逻辑表达有三种：
1.逻辑与关系（AND）
2.逻辑或关系（OR）
3.逻辑非关系（NOT）
逻辑与关系表示两个词之间的重合关系，即必须同时满足两个检索条件，一般用符号“*”或“．”表示。逻辑与关系是一种限定关系。有利于提高查准率。
逻辑或关系表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示
逻辑非关系表示否定关系，即检索目标不包括这方面内容，一般用符号“—”放在字上表示。
第八章档案的提供利用
（识记）档案提代利用工作亦称“档案利用服务”，是档案馆、室以所藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。档案提供利用服务与“档案信息开发工作”，既有区别又有联系。它们工区别主要表现在工作任务与工作内容两方面。
档案提供利用工作和档案信息开发共作亦有密切的联系：
a)它们的活动宗旨相同，
b)它们的工作对象相同
c)两者在实际工作中，又是相互衔接、相互促进的，开发为提供利用创造了良好的条
件，提供利用的成效体现着开发的结果。
档案提供利用工作的指导思想：
1.全面地为档案用户服务
2.及时地为档案用户服务
3.准确地为档案用户服务
4.有效地为档案用户服务
档案馆（室）应当正确处理好档案的提供利用和保密之间的关系。
（识记）档案提供利用的基本要求：档案馆（室）应当为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果。
第二节档案提供利用的途径与方式
档案提供利用的基本途径：
1.通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要
2.通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要。
3.通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的利用需求。
档案提供利用的方式：
1.档案阅览服务
2.档案外借服务
3.档案展览与陈列服务
4.制发档案复本服务
5.制发档案证明服务
6.档案目录信息服务
7.档案咨询服务
对于已经脆化、缺损的易毁档案和特别珍贵的档案，档案馆（室）一般只能向用户提供复制件；一些尚未整理编目的零散档案文件，一般不予借阅。档案用户必须承担保护档案的义务
1.档案外借服务必须建立、健全制度。
2.档案馆（室）应做好外借档案的登记与记录工作。
3.为了确保外借档案的按时归还
制发档案复本的优点和特点如下：
1.速度快，准确度高
2.机动灵活，不受时空限制
3.有利于档案原件的保护与长远留传
第三节档案咨询服务
（识记）档案咨询服务是指档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式。
（识记）定题咨询服务：是档案馆（室）依据用户的利用需要，在了解其利用档案信息的专题范围的基础上，有计划地为档案用户搜集相关题目的档案情报，编辑档案参考资料，主动协助档案用户实现其利用需要的一种特殊服务方式。
（识记）跟踪咨询服务：是指档案馆（室）在初步满足档案用户利用需求之后，继续为用户搜集相关的档案信息线索，主动为之提供新的情报信息的一种服务方式。
档案咨询的种类按内容性质分为事实性咨询、指导性咨询和检索性咨询
事实性咨询是指档案馆（室）解答档案用户关于特定的事项或数据的询问。
指导性咨询是指档案馆（室）对用户在查阅档案与资料时发生的疑难问题进行指导服务
检索性咨询，是指档案部门根据有关档案用户的需求，对已经确定的工作、科研或生产等项活动，主动地提供有计划，有组织的档案情报咨询服务。
档案按咨询的难易程度分为一般性咨询和专门性咨询
档案按咨询的形式分为口头咨询和书面咨询
档案咨询的步骤：
a)接受用户咨询
b)分析用户咨询问题
c)帮助用户查找档案
d)答复用户咨询
e)建立咨询档案
第四节档案用户调研工作
（识记）档案用户需要调研工作，是档案服务工作的一项得要内容，它是指通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握档案用户利用需求材料的基础上，提示各类用户的需要特点与规律的一项业务活动。
档案用户需求调研的原则：
1.客观性原则
2.针对性原则
3.全面性原则
4.服务性原则
影响档案用户需求的因素：
1.社会因素（社会政治因素、社会经济因素、科学文化因素）
2.档案工作因素（档案工作的方针和政策、档案管理工作的水平、档案利用服务工作的质
量）
3.档案用户自身因素对其利用需求的影响。（档案用户的职业因素、档案用户的知识水平、
档案用户的工作经验）
档案用户需求的构成：
1.学术利用需求
2.实际利用需求
3.普遍利用需求
研究者的利用需求，具有全面性、系统性的特点
档案用户需求的几点有规律性的认识：
1.档案用户需求行为与社会环境及有关单位工作任务（和计划）的同一性
2.对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同性
3.档案用户需求心理的求便规律。
第五节开放档案工作
（识记）开放档案就是将一般可以公开和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。
开放档案的具体含义：
1.确立了开放档案的范围
2.明确了开放档案的用户对象
3.简化利用手续是开放档案的基本牲之一。
开放档案的依据：
1.理论依据
2.实践依据
3.法律依据
1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。1990年发布的《档案法实施办法》。1991年12月26日发布《各级国家档案馆开放档案办法》
开放档案的意义：
1.开放档案有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤
2.开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施
3.开放档案可以促进档案馆的各项业务建设
开放档案的条件：
（一）物质条件
（二）检索条件
（三）制度条件
（四）社会档案意识条件
（领会）开放档案的鉴别
（一）确定开放期
（二）开放档案鉴别工作的组织领导
（三）档案解密、降密
我国档案的开放期一般为自档案形成之日起满30年。有关经济、科学、技术、文化等类别的档案，其开放其可少于30年。涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，不受30年期限的限制。
（识记）档案解密、就是根据国家有关规定，解除档案文修的上原来的保密等级，使之成为可以向社会开放的非密档案。降密，就是通过一定的方式与方法，降低档案的非密档案。1991年9月27日国家档案局发布《各级国家档案馆馆藏解密和划分控制使用范围的暂行规定》等法规文修的的规定进行。
开放档案的公布权
（领会）《档案法》规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
试卷提交时间:2014-06-07 14:53:37.78 试卷得分：40.0 1、题型：判断题分值：2 档案移出登记以移入档案次数为单位编号登记的，每一次移出档案，无论数量多少，都只占有一个顺序号。 正确 错误 答案错误 2、题型：判断题分值：2 不同行业、系统的企事业单位形成不同专业内容的文件材料和档案。 正确 错误 答案正确 3、题型：判断题分值：2 档案登记就是以簿、册、表、单等形式，记载企事业单位档案的有关事项，以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。 正确 错误 答案正确 4、题型：判断题分值：2 重点保管的档案要单独排放，并采取相应的重点保护措施。 正确 错误 答案正确 5、题型：判断题分值：2 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合价值排列。 正确
错误 答案错误 6、题型：判断题分值：2 首次鉴定是归档后对文件材料进行初步的筛选，区分其不同的价值，为档案的整理、保管、利用打下了基础。 正确 错误 答案错误 7、题型：判断题分值：2 维护企事业单位档案安全的具体要求就是保证档案实体的安全。 正确 错误 答案错误 8、题型：判断题分值：2 档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。 正确 错误 答案正确 9、题型：判断题分值：2 企事业单位档案分类编号方案的主要内容包括档案分类的原则和方法。 正确 错误 答案错误 10、题型：判断题分值：2 “帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。 正确
错误 答案错误 11、题型：判断题分值：2 档号唯一性意即一个档号只能对应一件档案。 正确 错误 答案正确 12、题型：判断题分值：2 文字式编研成果是以书面叙述为主要表达方式，详尽地叙述反映档案信息的编研成果。 正确 错误 答案错误 13、题型：判断题分值：2 组织机构分类法即按本单位内部的组织机构设置类别，对档案进行分类。 正确 错误 答案正确 14、题型：判断题分值：2 档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入“保存阶段”后所发挥的作用。 正确 错误 答案正确 15、题型：判断题分值：2 企事业单位档案工作的管理性之一是指档案工作是企事业单位各项职能管理和基础管理工作的基础和条件。 正确
档案管理制度基本内容档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。一、归档范围文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、、管路敷设技术通过管线敷设技术不仅可以解决吊顶层配置不规范高中资料试卷问题，而且可保障各类管路习题到位。在管路敷设过程中，要加强看护关于管路高中资料试卷连接管口处理高中资料试卷弯扁度固定盒位置保护层防腐跨接地线弯曲半径标高等，要求技术交底。管线敷设技术中包含线槽、管架等多项方式，为解决高中语文电气课件中管壁薄、接口不严等问题，合理利用管线敷设技术。线缆敷设原则：在分线盒处，当不同电压回路交叉时，应采用金属隔板进行隔开处理；同一线槽内，强电回路须同时切断习题电源，线缆敷设完毕，要进行检查和检测处理。、电气课件中调试对全部高中资料试卷电气设备，在安装过程中以及安装结束后进行高中资料试卷调整试验；通电检查所有设备高中资料试卷相互作用与相互关系，根据生产工艺高中资料试卷要求，对电气设备进行空载与带负荷下高中资料试卷调控试验；对设备进行调整使其在正常工况下与过度工作下都可以正常工作；对于继电保护进行整核对定值，审核与校对图纸，编写复杂设备与装置高中资料试卷调试方案，编写重要设备高中资料试卷试验方案以及系统启动方案；对整套启动过程中高中资料试卷电气设备进行调试工作并且进行过关运行高中资料试卷技术指导。对于调试过程中高中资料试卷技术问题，作为调试人员，需要在事前掌握图纸资料、设备制造厂家出具高中资料试卷试验报告与相关技术资料，并且了解现场设备高中资料试卷布置情况与有关高中资料试卷电气系统接线等情况，然后根据规范与规程规定，制定设备调试高中资料试卷方案。、电气设备调试高中资料试卷技术电力保护装置调试技术，电力保护高中资料试卷配置技术是指机组在进行继电保护高中资料试卷总体配置时，需要在最大限度内来确保机组高中资料试卷安全，并且尽可能地缩小故障高中资料试卷破坏范围，或者对某些异常高中资料试卷工况进行自动处理，尤其要避免错误高中资料试卷保护装置动作，并且拒绝动作，来避免不必要高中资料试卷突然停机。因此，电力高中资料试卷保护装置调试技术，要求电力保护装置做到准确灵活。对于差动保护装置高中资料试卷调试技术是指发电机一变压器组在发生内部故障时，需要进行外部电源高中资料试卷切除从而采用高中资料试卷主要保护装置。
档案管理规章制度范本 为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特 制定本制度，具体内容如下： 一、档案管理的范围 本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。 二、档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范
围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件 资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真 验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务 三、档案的分类 在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类： 1、行政管理。 2、人事管理。 3、财会档案。 4、生产经营管理。 5、技术质量安全管理。 6、基建档案。 7、外来文件。 8、声像档案。 9、实物档案。 10、其他档案。 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的
收集、整理、归档。 实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。 四、归档要求 1、归档的文件材料要完整、系统、准确。 2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材
档案学是一门应用学科。1、三个二级学科：图书、情报、档案学管理 “图书、情报、档案”一体化创成一级学科，档案管理学 2、是档案管理学的基础课程 是从事文员、秘书的技能课程，以下是8大技能 技能：收集、整理、鉴定、保管（档案保管期限登记、编目）、检索、利用（用于行政管理，经济建设、科技建设、文化教育、科学研究）、编辑研究、统计做公务员的总的要求：档案学管理、秘书学、办公室管理 档案学概论 第一章、档案 第一节、档案的起源与沿革 一、中国档案的起源 二、我国档案的形式和名称的演变与沿革 第二节、档案的定义 一、档案的定义 定义：国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等社会活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声音等不 同形式的历史记录。 档案产生的条件 档案的产生是逐渐历年产生的。恩格斯说：蒙昧、野蛮、文明。今天的文书，明天的档案。 条件如下： 1、进入文明时代后，记录符号、文字记录 2、随生产实践发展，语言文字完善，出现了有条理的信息记录 3、商业的发展，促进了有条理信函及应用 4、有条理的信息用完后为了日后查考保存起来，形成档案 二、档案的基本含义 （一）、档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。 （二）、档案是保存备查的历史记录。 注：文件转化为档案一般须具备以下三个条件 （1）办理完毕的文件才能归入档案。 （2）对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。 （三）档案的形式是多种多样的。 1、档案信息的载体 载体形式：甲骨档案、简牍档案（竹简+木椟，这在战国至两晋产生最多，尤其是秦汉）、金石档案（青铜+石刻）、缣帛档案（细绢档案）、纸质档案 2、档案信息的记录方式 （1）从档案信息的处理技术即档案信息记录在载体上的方法看 刀刻、手写、印刷、晒制、摄影、录像、激光扫描等
档案管理 第一章总则 第一条目的 为加强学校档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。 第二条释义 本制度所称档案是指学校过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条管理原则 （一）集中统一管理原则。 （二）维护档案完整与安全原则。 （三）便于利用原则。 第四条适用范围：本制度适用于学校所有单位的档案管理。 第五条管理职责 （一）总部：总部行政部为学校档案的归口管理部门，负责： 1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程； 2. 监督、指导、检查各部门档案工作； 3. 总部档案的收集、保管和开发利用。 （二）行政中心为档案的管理部门，负责： 1. 制定档案工作计划并组织实施； 2. 监督、指导、检查本部门各职能部门的档案工作； 3. 本部门档案的收集、保管和开发利用； 4. 各部门每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。 （三）各部门须指定档案管理部门，负责：
1. 制定档案工作计划并组织实施； 2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作； 3. 按规定向部门档案室移交档案。 （四）各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。 （五）档案管理人员 1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作。 2. 总部行政部设专职档案管理员，负责学校档案管的综合管理工作，包括： 2.1 总部档案的管理。 2.2 监督、检查并推动各部门档案建设工作。 2.3 档案管理体系的建设与完善。 2.4 档案管理人员的培训与指导。 3. 总部各中心、各部门、校区均应配置兼职档案管理员，负责本单位或部门的档案管理工作。 4. 档案管理人员应熟知学校业务和学校历史沿革，并保持相对稳定。 第二章档案归档 第六条档案归档范围 学校各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。 外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向部门档案室归档，有多份原件的归档原件，只有一份原件的归档复印件。 第七条归档时间 （一）经营管理类文件材料每半年归档一次，移交时间为每年三月份、九月份。 （二）基本员工文件材料由部门负责人审定后，于入职后1个月内归档。 （三）财务档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。 （四）涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料，须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。 （五）项目文件：连同配套照片、U盘、光盘等，在工作结束后1个月内归档。 （六）其他未特别说明的文件材料，应随时归档。 第八条归档要求 （一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
档案管理制度基本内容 档案管理人员工作职责 一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。 二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。 三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。 四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。 五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。 六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。 七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。 八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。 九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。 十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。 十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。 十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。 文书档案管理制度 为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。 一、归档范围 文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、重要的人民来信来访处理材料，月、季、年度报表，专题材料等有查考价值资料。
1、档案工作概论 一、单选题（共15题） 1、 （）是我国档案行政事务的最高管理机关 A 、 中央档案馆 B 、 国家档案局 C 、 国务院 D 、 中共中央 2、 《中华人民共和国档案法》于（ ）年通过，并于1996年通过修改 A 、 1980 B 、 1987 C 、 1988 D 、 1990 3、 《档案法》通过修改的时间是（ ） A 、 1987 年 9 月 B 、 1988年 1 月 C 、 1996年 7 月 D 、 1999 年 5 月 4、 （）明确了县以上档案行政管理部门为行政执法主体 A 、 1987年通过的《档案法》 B 、 1996年修改后的《档案法》 C 、 1990年《中华人民共和国档案法实施办法》 D 、 1956年《关于加强国家档案工作的决定》 A 、 1980 B 、 1987 C 、 1988 D 、 1990 6、 （）年在北京召开了第十三届国际档案大会 A 、 1966 B 、 1976 C 、 1996 7、 （）年，国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸一「 A 、 1950 B 、 1967 C 、 1995 D 、 2010 & 《档案法》第十九条规定： “国家档案馆保管的档案，一 向社会开放 A 、 3 B 、 10 C 、 30 D 、 50 ）年 ) 般应当自形成之日起满（ 《中国档案
5、《中华人民共和国档案法实施办法》发布于（ 9、《档案法》第二十二条："属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布; 未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”规定了（） A、档案的开放权 B、档案的使用权 C、档案的公布权 D、档案的利用权 10、《中华人民共和国档案法实施办法》属于（ A、档案行政法规 B、档案法律 C、地方性法规 D、部门规章 11、《广东省档案条例》属于（） A、地方性法规 B、行政法规 C、法律 D、地方政府规章 12、《关于统一管理党、政档案工作的通知》的发布，标志着我国党政档案工作实行（ A、分级管理 B、集中领导 C、统一管理 D、重点管理 13、《档案法》规定档案工作人员应当具备（ A、政治素质 B、一定学历 C、职业道德 D、档案专业知识 14、“档案”在唐宋以前不称“档案”，在秦汉叫做（） A、典籍 B、文卷 C、文书 D、册 15、“档案”一词最早见于（） A、周朝 B、《康熙词典》 C、《清太宗皇帝实录》 D、甲骨文书 二、多选题（共15题） 1、1996年修改的《档案法》，其内容涉及到以下哪几个方面？（） A、行政执法主体的确立
员工档案分为原始档案和业绩、培训档案。 1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。 2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。 3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。 4、查阅原始人事档案管理规定： ⑴ 查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。 ⑵ 查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。 ⑶ 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。 ⑷ 非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。 ⑸ 员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。 5、员工业绩、培训档案： 员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。 ⑴ 人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
⑵ 员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。 ⑶ 部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。 ⑷ 员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。 ⑸ 员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
文书档案管理练习题（一） 一填空题 1.从文书的形成和使用上来划分,可将其分为_________文书和__________文书两大类。 2.公文的发文方式有四种：(1)_________行文(2)________行文(3)________行文(4) ___________行文。 3.文头部分包括__________、____________、______________、__________ ___。 4.发文字号由_________、_____________、__________三部分组成. 5.完整的公文标题一般由______________、____________和_________三部分组成。 6.文书工作大体具有以下几个方面的性质：_________、_________、_________、_ ____________、_________、___________。 7.文件的密级有__________、__________、__________之分。 8.文书工作是指除文稿起草外的文书____________、_________、_______等工作。 9.附件标题应置于__________之后__________之前. 10.文书工作应遵循_________、_________、________、_________的原则。 11.公务文书的稿本是反指在制发公务文书过程中所形成的文稿和_______。 二单项选择题 1.公文副本具有与正本_______的效力。 (1)同等(2)相近(3)不同 2.翻印及汇编党内文件，经_______批准和授权. (1) 文件制发 (2) 机关主管领导 (3) 上级主管部门 3.发文字号应由_______统一编写. (1) 文秘人员 (2) 部门负责人 (3) 机关领导人 4.上行文是_______________. (1) 上级机关向下级机关发送的公文 (2) 下级机关向上级机关发送有公文 (3) 同级机关或不相隶属机关之间往来的公文 5.各类机关团体在处理公务时普遍使用的公文文种中__________. (1) 事务文书 (2) 专用文书 (3) 通用文书 6.某级机关向直接的上级机关或所属的下级机关行文叫__________. (1) 多级行文 (2) 逐级行文 (3) 越级行文 7.各类机关团体在处理公务时普遍使用的公文文种是__________.
档案管理学笔记参考资料 目录 第二章档案价值的鉴定 (2) 知识点1：档案价值及档案价值的鉴定工作理解 (2) 知识点2：档案价值鉴定工作的基本内容 (2) 知识点3：档案价值鉴定工作的意义 (2) 知识点4、档案价值鉴定标准 (2) 知识点5、鉴定档案价值的原则 (3) 知识点6、档案保管期限表 (3) 第三章档案的收集 (4) 知识点1、档案收集工作的内容 (4) 知识点2、档案收集工作的意义 (4) 知识点3、归档制度 (4) 知识点4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用 (5) 知识点5、馆藏档案的补充源 (5) 知识点6、档案馆对历史档案的接收与征集 (5) 第四章档案的整理 (6) 知识点1、含义、内容和意义 (6) 知识点2、档案整理工作的原则 (6) 知识点3、全宗相关知识 (6) 知识点4、全宗内档案的分类 (7) 知识点5、案卷知识 (7) 知识点6、档号 (7) 知识点7、档案整理中的组织管理 (7) 知识点8、文号索引 (7) 第五章档案保管 (7) 知识点1、档案保管概念 (7) 知识点2、档案保管工作任务 (8) 知识点3、档案保管工作的基本要求 (8) 知识点4、档案保管的物质条件 (8) 知识点5、基本概念 (8) 第七章档案信息资源开发利用概述 (8) 知识点1、档案信息资源开发的含义 (8) 知识点2、开发的意义 (8)
知识点3、开发原则 (8) 知识点4、开发面临的主要障碍 (9) 知识点5、开发应采取的措施 (9) 知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系 (9) 第八章档案检索 (9) 知识点1、档案检索 (9) 知识点2、检索效率 (9) 知识点3、档案著录 (9) 知识点4、档案标引 (9) 知识点5、档案检索工具 (10) 知识点6、档案目录中心 (10) 知识点7、档案的计算机检索 (10) 第九章档案的编研 (10) 知识点1、概念和内容 (10) 知识点2、编研意义 (10) 知识点3、编研特点 (10) 知识点4、大事记 (10) 知识点5、组织沿革 (11) 第十编档案提供利用 (11) 知识点1、档案利用工作概念 (11) 知识点2、档案利用工作的地位 (11) 知识点3、怎样做好档案利用工作 (11) 知识点4、档案利用服务利用方式 (11) 知识点5、档案提供利用的宣传和咨询服务 (11) 知识点6、开放档案 (12) 备注说明 (13) 绪论 一、档案管理学现状 1．档案管理学：是研究档案系统的运行规律阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科2．档案管路学历史：从无到有的过程
文件、记录和档案管理制度 1 目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）; g.技术资料； h.供应商和承包商档案； i.作业许可证等； h.其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
档案管理程序 1．目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即图 书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部 门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室 进行业务上的指导、监督和检查。 2.2鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由 财务计统部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务 计统部指定专人调档。 2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资 源口自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密 的原则进行管理。 3．流程： 3.1档案分类： 3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性 内外部文件。 3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。 3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和 财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中 形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、 3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留 和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合 同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保 留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落 实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。 3.1.7对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保 留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、 文件和专题会议纪要等。
一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
文件和档案管理制度 1目的 为加强安全生产管理，使安全生产管理工作档案与公司各活动记录标准化、规范化，公司根据安全生产法建立了安全生产档案，并制定安全生产建档制度。 2 职责 2.1各部门、各岗位人员按照公司安全管理制度的要求建立相应安全管理档案。 2.2 安全主任负责监督管理安全管理档案的建立、完善情况。 3安全档案台账的主要内容。 3.1安全会议记录本 3.1.1安全会议记录应认真填写会议名称、会议时间、会议地点、召集单位和主持人、与会单位和人数、会议内容、处理结果等。 3.1.2安全会议记录本主要填写各部门召开的安全会议内容，尤其对安全生产文件的传达、学习、贯彻情况要详细填写。 3.2安全综合管理台账 3.2.1安全综合管理台账设年度安全工作计划、年度安全工作总结、月度工作计划、月度工作总结和大事记等栏目。 3.2.2安全工作计划、总结: ①年度安全工作计划、总结：将本单位的年度工作计划、总结填写到台账内备查。 ②月度安全工作计划、小结：将上月所开展的主要安全工作，在认真总结的基础上，实事求是的填写在台账内；本月的安全工作计划认真的填写在台账内。 3.2.3大事记： 主要填写已经发生了的、并与本部门有密切关系的、安全工作上的重大事件或事故。 3.3安全教育台账 安全教育台账分三级安全教育台账、日常安全教育台账、安全培训班台账三种。安全教育台账实行分级管理，按照《安全教育管理制度》的要求执行。 3.3.1三级安全教育台账设三级安全教育记录表、三级安全教育人员登记表，分设教育时间、组织者、教育地点、受教育人数、教育内容、授课人、课时、受教育人员基本情况和三级安全教育成绩等栏目，应逐项认真填写。其主要对象为新入厂人员、转岗人员、施工人员和外来人员。 3.3.2日常安全教育台账设班组安全活动日计划、领导干部参加班组安全活动日情况、班组安全活动记录检查、日常安全教育统计等栏目。
文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
文书档案管理复习 1.文书：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。文书的本质属性：现实执行性 2.档案：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和材料。 档案的属性：原始记录性（本质属性）、利用价值性（档案存在的依据）、科学文化性 3.文书与档案的区别：1.性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案室保存起来的历史信息，在需要考察利用时菜具有凭据性、见证性、借鉴性。文书是为了先行应用而产生的，档案是为了今后的利用而遵照一定的规律组成和保存的。文书是零散的，单份的；档案是组合的，集中的，多分的。 2、作用和目的不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，已备利用，发挥历史的价值作用。 3、存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，处理完之后就失去效用；档案室以备将来使用的，具有存在的长期性、永久性，通常情况下，存在的越久也就越珍贵，价值也越大。 4、档案的基本原则和要求：集中统一地管理国家全部档案（组织原则和管理体制）、维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求。便于社会各方面的利用，这是档案工作的根本目的。 5.档案工作机构：一、档案室。档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。二、档案馆。档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。三、档案事业管理机构。档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。 6.文书稿本：文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本 文稿形成过程：前期：草稿（草稿和草案都是文件的原始稿本，反映文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。）；形成期：定稿（文件的标准稿，进过修改审批后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是缮印和发出正式文件的标准和依据）、正本（根据定稿印制或缮写，供向外发出的正式文本）；形成后期：副本，又叫“抄本”，根据公文正本复制、誊抄的其他文本。只有正本的部分内容的，称为摘录副本或节录副本。作用：代替正本，供传阅、参考和备查使用。 7、文书处理：行文制度，即公文通行必须遵守的制度。包括两方面基本内容，即行文关系、行文方式与行文规则。 文书处理程序，又简称文书处理，是指文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。 发文：发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用印、登记、分发等环节。 草拟（拟稿是文秘人员或有关人员将单位发文意图草拟成文书初稿的过程。它是发文处理的首要环节。公文撰拟质量的高低和是否及时，直接关系到处理公务的质量和效率。1.交拟2.起草）；审核：文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核重点：是否确需行文、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、行文方式是否妥当、公文格式是否符合《办法》规定、蚊子、审核完毕填写审核意见，注明姓名与日起；签发：签发是单位领导人对文稿作最后审定，同意发出并签署。签发时要签署全名和年月日，字迹要清楚；联合发文要“会签”，受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。复核：文稿送印前，文秘部门复查处理程序是否完整、附件材料是否齐全、文件格式是否规范等等。缮印：缮印是指根据领导签发的定稿印制文件正本。校对问题：初校与复校相结合、