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哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

一、博士学位流程图

哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

二、操作流程示意图

1、系统登陆

正式系统登陆方式:主页——服务指南——研究生系统

答辩秘书在系统中需要多次登陆,根据操作流程图所示,第一次登陆录入论文评价、汇总材料、学科意见等信息,如果存在复审,则需要再次登录系统录入复审结果;答辩后,需要第二次登陆系统,录入答辩结果等信息。

在如下页面中,输入用户名,密码,并输入验证码,点击“用户登陆”按钮

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哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

图2-1

系统使用注意事项:

1、需要下载报表插件,在系统登陆页面点击“点击下载”,安装即可;

2、需要在IE中设置允许来自该网站的弹出窗口。

3、使用系统录入数据时请适时进行保存,以避免输入数据丢失。

4、如输入大段文字,最好事先在“记事本”等文字处理软件中准备好,然后再复制到本系统的相应录入框中,并尽快对其进行保存。

5、大段文字的录入需要注意字数的限制,不能超出。

6、操作结束后请用“注销”正常退出系统。

2、答辩秘书录入论文评价、汇总材料等

答辩秘书需要多次登陆系统,第一次登陆需要录入论文评价、汇总材料、学科意见等信息,如果存在复审结果,则需要在答辩前再次登录系统,录入评审结果。

哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

图2-2

在“答辩信息管理”菜单中选择“答辩秘书录入答辩决议”,看到如下页面:

图 2-3

答辩秘书查找学生有两种方式: 一、直接输入学号或姓名,查找学生;

二、直接点击“提交”按钮,则页面右侧会列出该答辩秘书负责的所有学生的列表。 第一步,录入论文评价:

点击左侧框中的学生学号,选择学生,点击“博士学位论文评价”,看到如下页面。录入学位论文评价,如果有复审,则答辩秘书需要复审结果出来后再次登陆系统,录入复审结果。

点击评阅人类型下拉框,选择初审或复审,相应的点击代码下拉框,为每个评审结果选择一个不同的代码,也就是说,评阅人类型选择“初审”,代码框中选择1或2,录入2个不同的初审结果,评阅人类型选择“复审”,代码框中选择1或2,录入2个不同的复审结果,如下图所示。

1、输入学号或姓名查找学生,直接点击“提交”则查找所有负责的学生

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图 2-4

第二步,录入专家评审意见汇总:

点击“专家评审意见汇总”,看到如下页面,将评议书汇总材料的相应内容录入到系统中。

1、选择博士学位论文评价

2、选择初审、复审;

3、选择评阅人代码:1或2;

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2、逐项录入汇总意见;

图2-5

第三步,录入学科意见:

点击“学科推荐意见”,在如下页面中录入学科推荐意见。

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图2-6

第四步,答辩日期修改:

如果学生的答辩日期有变更,则选择“答辩日期”,对学生的答辩日期地点进行修改。在基本信息中学生已经录入答辩日期、地点等信息,如果发生变更,那么可以在下面的页面中进行修改。

哈工大研究生系统博士学位用户手册(答辩秘书)

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图2-7

第五步,录入答辩委员会成员信息:

点击“答辩委员会”,在如下页面中录入答辩委员会的成员信息。成员编号及学科代码的操作详见第3条,

录入答辩

委员会成

员或是对

成员信息

进行修改;

图2-8

3、答辩秘书批量分配答辩成员

选择“答辩信息管理”菜单中的“批量分配答辩成员”,对多个答辩学生进行答辩委员会成员信息的录入。在这个操作中可以选择已经录入答辩委员会信息的学生,将相同的答辩成员分配给指定的学生,或是对答辩成员信息进行修改后再分配。

答辩秘书有三种方式对学生进行答辩委员会成员分配:

第一种,直接录入答辩委员会成员信息,然后再选择多个学生,将同一个答辩委员会指定给该学生;

第二种,选择一个已经分配答辩委员会成员的学生,页面中会将该学生的答辩成员信息列出,然后再选择其它学生,将该委员会分配给学生;

第三种,选择一个已经分配答辩委员会成员的学生,页面中会将该学生的答辩成员信息列出,对其中的部分成员信息进行修改,然后将该委员会分配给学生。

a) 对单个学生录入答辩委员会成员:

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2-9

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2-10

图 2-11

b) 批量分配:

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图 2-12

2、输入答辩委员会成员,

3、选择要分配的学生,或是全选,批量分配答辩委员会成员,

输入学科名称

复制学科代码,并粘贴到上图的学科代码框中

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图 2-13

4、答辩秘书录入答辩决议

学生答辩后,答辩秘书登陆系统,选择“答辩信息管理”菜单下的“答辩秘书录入答辩决议”,看到如下页面:

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图 2-14

答辩秘书需在此环节中录入答辩决议及答辩结果。

3、答辩秘书需要完成:录入答辩决议、录入学位审查信息、打印报表;

图2-15 图2-16 2、录入答辩委员会表决结果及答辩记录等信息,提交

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1、点击“答辩

决议”

3、点击答辩结果,

录入

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