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千方百剂培训手册

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基础篇

一、名词解释

GSP:GSP是英文Good Supply Practice 的缩写,意即良好的供应规范,是控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素,从而防止质量事故发生的一套管理程序,与药品生产制造阶段实施的GMP同是保证药品质量的两大关键环节之一。

二、软件安装

1.SQL数据库的安装

《千方百剂医药管理系统》支持SQL7.0和SQL2000,在安装过程中因操作系统不同数据库版本也有所不同。下面将对操作系统相对应版本进行分析:

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安装SQL2000时还应注意:

1)SQL Server 2000 的某些功能要求在Microsoft Windows 2000 Server以上的版本才能

运行。因此大家安装Windows Server 2000(建议为Advanced版本);

2)安装过程中当进入“身份验证”界面时,选择“混合安装”,否则SQL的超级用户

不是sa;

3)如果想将原SQL Server7.0数据升级到SQL Server2000则在进入安装界面选择时选

择第二项“对现有SQL Server实例进行升级、删除或添加组件”。

2.《千方百剂》软件的安装

安装《千方百剂医药管理系统》必须保证客户端软件与服务器端软件(即中间件)是同版本。

3.安装任我行数据服务器

任我行数据服务器的安装过程非常简单,该程序作为数据库与客户端的中间件有着

非常重要的意义。程序安装后会在安装盘下自动生成一个“MEDSERVER”文件夹,该文

件夹下有三个文件和两个文件夹。

1)、“backup”文件夹下存放着已经备份或将要备份的文件;

2)、“data”文件夹下存放有数据库的日志文件和物理文件,分别是后缀名为.ldf

和.mdf的两个文件,这两个文件非常重要,如果千方百剂的备份数据被破坏或受损无

法恢复,可通过这两个文件进行数据恢复;

3)、“scktsrvr”执行文件在软件安装好后会在每次开机时自动启动;

4)、“Userver”执行文件会在进入千方百剂软件时自动打开,并在退出千方百剂时

自动关闭。

5)、在网络版服务器安装目录下还会有一个“drv”文件夹,该文件夹下放着网络

版软件狗的驱动程序。而单版软件狗的驱动程序在客户端安装目录下的“Driver”文件

夹下。

安装完成以后必须进行服务器端的配置工作(详细操作可参考帮助文件),否则系

统将无法正常工作。

三、流程简介

《千方百剂医药管理系统》的基本信息模块是整个系统所有操作的信息来源,所以协助客户建立正确的基本信息非常重要。录入时应注意:

1.基本信息

1).录入库存商品信息时最好能进行一定的分类,如果在此处不建立分类,那么在进行

期初录入时将无法使用“库存列表”功能,也就不能进行期初商品的“快速定位”。

2).在登记药品的详细信息时应注意,如果前台使用扫描仪则必须输入“药品条码”;“基

本单位(小)”是最小零售单位,也是系统默认的计算单位;“整件单位(大)”可作为采购及批发单位;但要想使用双单位功能还必须输入“单位换算比率”即一个大单位等于n个小单位,将n录入即可,当进行单据录时可对选择任一单位。

3).“有效日期”输入的是时间长度,是用于计算有效期的。

4).在输入往来单位信息时,必须指定片区信息,否则将无法使用片区销售排行榜。

5).录入内部职员时必须指定所在部门,否则将无法使用部门销售排行榜。

6).在建立存货仓库信息时应注意,《千方百剂》软件不支持多仓库的出库,因此应根

据客户的具体要求建立仓库信息;另外,只有配送中心类型的仓库才能对其他仓库进行配送及调拨。

7).输入门店信息时,最好将销售门店指定为同名仓库,同时指定为同名零售单往来单

位。基本信息录入后一定要进行成本核算方法的确定,只有手工指定法才能对批号及效期进行管理。

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2.系统设置

进行系统设置,主要是确定成本核算方法,不同的成本核算方法有不同的功能。使用“移动加权平均法”,可使用负库存功能,但无法对药品批次和效期进行管理;使用“手工指定法”可对药品批次和效期进行管理,但无法使用负库存功能;使用“先进先出法”和“后进先出法”时无法进行批次和效期的管理。

3.期初建帐

成本核算方法的不同将直接影响库存商品期初值的录入,选择移动加权平均法时只需录入库存药品的数量和成本均价;而选择手工指定法时需录入库存药品的批次号以及该批次药品的库存数量及成本价,同一药品可录入不同批次。

4.其他

启用帐套后即可进行业务单据的处理,每个月月末可对系统进行一次月结存,以便准确划分每月帐本;每年年终对系统进行年结存,年结存后系统将所有帐本数据转入下一年并作为期初值,所有单据信息将不复存在,系统将回到期初状态,新一年的业务即将开始。

四、功能模块

1.采购管理

采购管理业务流程:

●配送中心根据各门店缺货情况、销售情况以及配送中心仓库的药品库存情况由采

购部门制定采购计划,生成药品需求单;

●根据药品需求单和库存药品的库存下限由配送中心采购部门制定每周、每月、每

季或半年的采购计划,在上报总部领导审批同意后,由采购部门执行采购计划;

●根据经营的药品及经营的企业填写首营企业审批表和首营药品审批表,或填写质

量保证协议,并根据药品需求生成采购合同;

●采购部门根据供应商的供货情况,选择供应单位;

●采购部门与供应商签订采购合同;

●供应商将采购药品送到配送中心仓库;

●配送中心仓库仓管人员、质检人员核对药品数量进行质量检验后,登记药品的效

期及批号,同时录入采购入库单;

●进行入库质量验收后,填制入库通知单、购进记录表并进行相关审核、验收;

●采购入库单经过各程序的GSP审核后,经仓库管理人员确认并经财务人员审核后,

过帐并进行各种帐务处理;此时业务单据进入经营历程,并发生相关数据的变化,

如:库存数量、应收应付款等;

●根据采购合同及药品验收入库单,供货单位持发票到财务部进行货款的结算业务,

财务部根据实际情况经审核后选择结算方式,使用付款单进行业务结算。

主要模块功能简介:

药品需求是根据门店缺货通知单,经过门店配送、配送审核后,对配送中心仓库缺货的药品生成的缺货分析单,通过请购确认后自动生药品需求单,也就是请购单;也可根据配送中心仓库的库存下限报警自动生成。

采购合同也是采购订单,可根据药品需求审核生成,或根据库存下限报警自动生成,也可直接录入。保存后的采购合同可以被采购入库单调用。

采购入库单根据采购入库商品的到货情况经审核后录入的单据,可根据采购合同审核产生,也可直接录入。过账后引起库存数量、现金或应收应付款等会计科目变化。

采购退货单采购退货单是一种相当于销售出库的单据形式。过账后产生库存数量、现金及应收应付款等会计科目的变化。

付款单付款单是钱流单据,付款单和采购入库单配合使用可达到钱流和物流分开处理的效果。而付款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。

受托代销商品受托代销商品的处理包括:受托代销商品入库、受托代销结算和受托代销商品退货。

采购日报表是对选定日期当天的药品采购实际数量进行的统计报表,是采购入库减去采购退货的实际数量和金额的统计。

往来结算查询是对选定往来单位的采购入库单的结算情况进行查询。

采购成本表是对选定时间段内的实际采购商品的库存数量、库存金额、含税金额等进行统计与查询,还可以查看该药品的品名、规格、厂家、成本单价、含税单价和入库数量等。

2.销售管理

销售管理业务流程:

●配送中心业务部登记大客户的订货信息,并将订货的药品信息、数量及价格等录

入销售合同;

●业务部门根据各药品的库存情况,选择可销售的实际数量及批次,并录入销售单;

质量检验人员对出库药品按GSP的要求进入数量、质量检验,库管人员对数量进行审核确认后,仓库发货;

●销售出库单经质量检验人员、库管人员及财务人员等逐一审核后,过帐并进行相

关帐务处理,库存减少、现金及应收应付款发生变化;

●收到货款后,录入收款单。

主要模块功能简介

销售合同就是销售订单,保存后可被销售出库单调用,而且当出货数量小于合同数量时可多次调用,直到订单完成。

销售出库单可以根据销售合同审核产生,也可直接录入。过账后库存减少、现金及应收应付款等会计科目变化。

销售退货单主要处理销售类药品的退货情况,过账后库存增加、现金及应收应付款等会计科目变化。

收款单销售收款单直接影响钱流管理,过帐后引起现金、应收应付款等科目变化。收

款单根据结算方式的不同可分为按单结算和按行结算。

商品委托代销委托代销商品的处理包括:委托代销商品发货、委托代销商品退货和委托代销结算。

销售成本表可对选定时间段内的所有销售单进行成本统计与核算,以统计销售成本、销售金额和销售毛利。

3.库存管理模块

库存成本调价单是对药品的成本单价和库存金额进行修改,过帐后库存数量不会改变;被修改部分药品成本单价和库存金额发生变化。

报溢单可对盈余药品进行处理,并以最近进价或成本均价作为该药品的入库成本,过帐后库存增加,增加金额记入商品报溢收入。

报损单可对缺损药品进行处理,过帐后库存数量减少,减少金额记入商品报损科目。

出入库单用于处理非经营性商品的出库及入库情况,出入库商品的金额记入费用合计和其他收入的相应会计科目。

库存盘点录入表可对某个仓库库存商品的盘点情况进行录入,并生成报损、报溢单。

库存盘点(自动盘盈盘亏)可对选择仓库的所有或部分商品进行盘点,录入较快,并能生成报损、报溢单。

商品拆装是将多种药品进行组合,并以新的药品名称进行销售的功能,拆装单主要用于记录药品拆装、组合的出入库情况,而生产模板管理则可将每次拆装、组合的药品名称、数量、单位进行登记与记录,以便随时调用。

效期管理是对药品的保质期,也就是到效日期进行查询,使用这一功能时系统必须使用手工指定法进行成本核算。

批次追踪查询是对选定药品的某一批次或全部批次的出库及入库情况进行跟踪查询。

库存商品状况是以树型结构列出所有库存药品的数量、成本均价、库存总价,并能通过多种价格显示库存总价,以及进行大小单位的转换。也可查询某种药品在各仓库的分布情况。

库存预警管理是对各仓库库存药品的上下限进行设定,以便及时进行药品采购补充库存,并进行各仓库间的调拨。使用库存上限,可以有效地保持最优库存,减少库存占压,使用库存下限,可以有效保证库存余量,保障销售;同时,根据库存情况制定采购计划。

4、送管理模块

配送中心版与标准版的配送管理模块不同,配送中心版与门店版软件结合后可以实现对销售门店的配送功能,后台管理中心根据各销售门店上传的数据,通过配送管理的一系列流程控制后,根据每一销售门店的缺货情况,自动生成同价或变价配送单,还

能根据各仓库的库存情况和销售情况进行仓库的库存调整。以达到降低成本,优化库存的目的。

配送管理流程

●各销售门店的缺货通知单通过数据上传至总部后台管理中心的配送中心版;

●总部配送中心的仓库管理人员根据实际库存情况通过配送流程开出同价或变价调

拨单,通过配送审核后将缺货药品自动生成药品需求;

●总部配送中心库管人员根据调拨单的药品种类及数据量审核确认并准备发货;

●而药品需求单传至采购部门并据此制定采购计划,签订采购合同实施商品采购;

●总部配送中心出库检验员对出库货物进行数量及质量检验,库管点数后由送货人员

正式装车并发货;

●此时同价或变价调拨由财务人员审核后过帐;

●通过配送中心与门店版的数据交换,销售门店的库存数量被更新;

●商品运抵各销售门店后,由各门店店长清点数量,确认商品数量并安排上柜,从而

保证各销售门店的正常销售。

主要模块功能简介:

门店缺货通知单是由各门店的上传数据产生的,也可由配送中心输入,通过门店缺货通知单,可以看到每个连锁门店的缺货情况和通知日期。

门店配送和配送审核是配送中心版的特殊功能,是整个配送流程的重要部分,通过两个功能的实施可完成对销售门店缺货部分的自动配送及缺货分析的自动生成。

缺货分析通过配送流程后缺货商品自动生成缺货分析,并生成药品需求和采购合同。同价配送单主要用于各仓库间的调拨,可以是配送中心库和门店库之间进行调拨,也可以是门店仓库之间进行同价调拨

物价管理对所有药品的物价进行管理,包括调整零售价及四个预设售价,以及根据需要对药品进行统一提价或打折处理。

门店物价管理对不同销售门店的零售价及预设售价进行不同设置,可实现不同门店不同定价。

4.零售管理

零售管理流程简介:

●顾客选择好购买商品后,由柜台营业员开出销售小票,顾客持小票到收银台缴款;

●前台POS收银员,根据销售小票开据零售单,并向客户收款,顾客凭POS机打印的

零售小票到柜台取货;

●如果是局域网内的销售门店,在打印并保存零售小票的同时,单据即进行帐务处理;

●如果是远程门店则零售单在保存并打印的同时进入零售交班报表,当一天销售完成

后,对当天零售情况进行统计并零交班;

●交接班后零售商品经过合并保存在业务草稿中,经过门店管理或收银人员审核后过

帐;

●远程门店的数据上传到总部后,经公司总部财务等人员审核后过帐,库存数量减少,

同时财务人员根据交接班数据核对收银员交款金额。

主要模块功能简介

零售开票是门店销售药品时,由销售员或收银员开据的零售单,并根据零售单对零售业务进行收款。支持条码、编号、拼音模糊查找等快速录入,并兼容各种POS设备。

零售退货零售退货与零售开票极为相似,两者的不同在于,零售退货单的总金额是需要药店的收银员付还给顾客的。

零售单查询可查询某一时间段内的所有零售单据;

零售交班报表用于查询某一时间段内某一销售员或收银员的零售情况,并且可将查询结果通过交接后进行合法性检查,生成业务草稿。

零售日报表用于查询选择日期当天的所有零售情况,包括已销售药品的数量、单价、金额、折扣,以及当天的销售总数量、销售总金额等。

职员零售统计报表用于查询某一时间段内某一个销售员或收银员所经手的所有零售药品和零售退货药品的数量、单价、总数量和总金额等情况。

5.决策支持

决策支持功能提供对药品在各种情况下的经营情况的统计与分析,为管理者的经营决策

提供了详细的参考依据,也为职员、部门及客商等的考核、评价提供了参考依据。

主要模块功能简介

往来单位业务分析是对某一个或所有业务单位在一段时间内的收入、毛利、回款金额进行统计与分析。

内部职员业务分析是对公司内部某个职员或所有职员在一段时间内的工作情况的统

计。

职员现金回款统计是统计职员所收到的现金回款,包括零售现金统计、批发现金统计

等。

药品销售排行榜是对所有药品的销售情况进行统计与分析,主要是销售数量、价税合计、利润额以及销售比重和利润比重等情况。

客户销售排行榜用于查询各往来客户的销售情况,具体内容包括:销售数量、价税合计、利润额、销售比重、利润比重等。

销售分布用于对每种药品在各仓库的销售数量进行统计与分析。

单品分析主要反映某一药品在本期的销售数量、销售退货、零售、零退货以及销售毛利、销售毛利率等相关信息。

单品售价查询可对某种药品在某段时间内的销售价格进行查询,主要包括:出库数量、出库单价、往来单位以及出库仓库等信息。

单品进价查询用于查询某种药品在某段时间内的进货情况如:入库数量、入库单价、往来单位以及入库仓库等信息。

销售趋势报表可对选定时段内的每一天的销售情况进行全面、综合的统计与分析。

全能进销存变动表可对选定仓库在选定时间段内的所有药品的所有入库数据、出库数据以及仓库余存情况进行全面系统的统计与分析。该报表可将所有药品在一段时间内的所有进、销、存情况进行统计。

库存药品分布显示了药品在各仓库中的库存情况。

库存结构分析用于查询某个仓库在一段时间内的库存数量、库存金额、占库存比重等

情况。

滞销商品查询用于查询某一仓库在某一时间段内符合限定条件的滞销药品。

提高篇

一、运行环境

服务器软硬件环境

硬件环境

C P U:586(建议PⅢ或P4上)

内存:256M(建议512M)

硬盘:需要600M硬盘空间

显示器:14寸彩显

其他设备:鼠标、打印机

软件环境

操作系统:Windows 2000 Server;

其他: SQL Server 2000

工作站软硬件环境

硬件环境

C P U:586(奔腾及以上)

内存:64M(建议128M以上)

硬盘:需要50M硬盘空间

显示器:14寸彩显

其他设备:鼠标、打印机

软件环境

中文版Windows98 /Windows2000

二、应用技巧

1、基本信息录入时的应用技巧

●输入“剂型”信息时,输入完毕以后,点击ENTER可以对剂型信息库进行添加,同理

使用DELETE进行删除。

●在输入单位详细信息时,输入该单位的应收或应付款,那在[期初建帐]/[应收应付期初]

中就可以不再进行录入了。

●在基本信息的费用类型或其它收入中添加相应的借入、借出、获赠、赠送帐户,以供在

录入出库单、入库单时进行选择。

●因为只有“手工指定法”才能对药品的批号和有效期进行管理,所以建议用户在[系统

设置]/[系统设置]中选取“手工指定法”为成本核算方法。

●在录入往来单位基本信息时,可以先进行“销售片区”信息的录入,这样就可以在录入

时进行选择,无需在录入“销售片区”信息后,再返回往来单位信息录入中进行选择;

同理在录入内部职员时,可以先进行部门的录入以便选择。

●在使用基本信息搬移工具时,请务必要在后台已经处理完门店的上传数据以后,才能使

用,与此同时,门店也必需要在接受完更新数据以后才能开单,这样才能保证信息的一致性。

●在[系统维护]/[单据格式设置]中可以对选定单据的格式进行设置,包括标题是否显示、

字段列宽以及标题的名称。

2、用户口令及权限设置的应用技巧

●在[系统设置]/[超级用户]/[用户口令及权限设置]中,超级用户可以对所有的软件操作者

进行权限设置。

●对话框中右下角的第一个图标(红勾),表示对当前权限全部选中,对于第二个图标就

是将当前选中的全部权限都取消。

●对于权限相同的操作者,可以使用复制功能按钮(比如想把A的权限复制给B,则先

单击B,然后点击复制按钮,最后在弹出的对话框点击A,这样就执行完了功能复制。),但授权的内容无法复制。

●对于权限部分相同的操作者,可以使用对话框右下角的部分权限复制图标,即第三个图

标。(操作方式如同复制功能按钮)

●如果对某操作者不选择“授权”按钮,则该操作者在进行业务单据的录入时,无法查看

“往来单位”和“存货仓库”。

3、业务单据录入中的应用技巧

●在进销存业务单据的录入中,点击鼠标右键或使用Ctrl+T可弹出“数据挖掘”菜单,

通过商品信息、单品分析、库存状况、单品进价分析、单品售价分析等查询功能,可让用户在业务单据中查到所需数据。

●在录入采购和销售业务的单据时,会看到在单据的右上角有四个图标,点击第二个可以

选取采购订单或销售订单。

●在进行购和销两种业务单据录入时,点击右上角第三个图标(该图标表示单据格式配置)

弹出对话框,用户可以根据自己具体的需求在单据格式和设置中分别选定或修改自己所需的项目。

●业务单据上的“录单日期”为系统默认值,这个可以根据权限进行修改。

●业务单据上的录入中,在“单位”和“单价”栏里,双击鼠标,可以出现下拉菜单进行

选择,也可以自行输入信息。

●业务单据上的“备注”,在软件默认的情况下是将小单位转换为大单位,但用户可以根

据自己的需求,输入其他的备注信息,同时也可以在单据格式配置中选择该“备注”栏是否在单据中显示。

●《千方百剂》软件支持以税后单价反算税前单价和税前合计,只是此时的税前单价是显

示在“折后单价”处,税前合计显示在“合计金额”处,此时用户可以根据自己的需求在[单据格式配置]中修改上述字段的名称,请注意,此功能在销售出库单中非常重要。

●录入单据时,在界面左下角有“库存余量”的显示,用于显示选定商品或选定批次的药品

的库存余量。各业务单据中均有此功能。

●零售开单的过程中,如果要对产品列表中的商品数量,价格,折扣进行修改,可直接按

Ctrl+Enter,系统会直接弹出对话框,默认是修改最后一条记录。

●在开零售单时,若录入错误的药品或顾客不购买的药品,可以在药品列表中选择该药品

所在行,直接按Delete键删除。

●由门店缺货通知生成的同价配送单中,如果是手工指定法则必需选择要对其产品进行批

次选择,否则其成本和金额合计会显示为零。

●门店版全面支持POS机、不要用鼠标就可以直接操作。(调整tab鍵顺序)。

●在[业务草稿]中,经过审核的单据是无法进行修改和删除的,如果要进行修改和删除就

必须进行“反审核”。

4、查询功能的使用技巧

●《千方百剂医药管理系统》提供多种排行榜查询,除[门店销售排行榜]外均可通过“往

来单位”、“经手人”、“仓库”等信息进行查询,所有排行榜支持按时间段进行查询的方式,所有查询条件既可单独使用也可组合使用。

5、库存管理的应用技巧

●在全能进销存变动表中,用户可以根据自己的需求,通过“配置表格”功能按钮,分别

对入库,出库的显示项目进行选择。

●在全能进销存变动表中,点击左上角的“列表”可以显示所有的产品列表或者部分的产

品列表。

●库存成本调价单中的“数量”输入发生药品成本变化的实际数量,“单价”输入变化后的成

本单价,使用手工指定法时必须选择批次。

●如果对盘点过的商品再次进行盘点时,一定要对原来盘点的数据进行清空,如果不清空

则在业务草稿中会多出商品的报损、报溢数量。

6、其他的应用技巧

●在受托代销中,由于输入了受托代销商品,因而在后台中会出现一个受托代销商品库,

在这个仓库中某个受托商品销售完成以后,要进行结算,否则在对该商品进行受托代销退货是会出现负库存的提示。

●在进销存的业务已经开始以后,如果想更改某个商品的单位换算比率,只需要在库存商

品中添加一条需要修改换算比率的同名商品就可以了。

●在[往来单位]/[往来对帐]的对话框中,选定某个往来单位以后点击右键会弹出“单据展

开”和“单据收缩”的选择菜单,其功能同整个对话框右列菜单中的“单据展开”和“单据收缩”一样,只是起到一个让用户更方便操作的作用。

7、快捷键使用

●推出系统支持快捷键:ALT+F4

●业务单据录入时支持鼠标双击或按回车键进入选择窗口,取定记录后支持鼠标双击或按

回车键确定。

●业务录入时,所以业务单据的选择部分均支持按拼音或编号进行模糊查询。

●在进入各窗口或进行查询时,支持ESC键或点击鼠标右键退回到上一级菜单。

●进行业务单据录入是的快捷键使用方法:单据过帐ALT+B,存入草稿ALT+S,废弃退

出ALT+C,返回ALT+R。

●在软件业务操作过程中对单据进行选取,可按住鼠标左键不放,拖动鼠标,或按住Shift

键,同时使用上下键可得到相同效果。

●在进行业务单据录入时,“单位”、“单价”和“质量状况”为可选栏,当输入栏处于编

辑状态时,即会出现选择箭头。

●在软件客户端的安装目录下,可以查看软件的帮助文档,文件名是med30。

三、GSP流程控制

四、兼容硬件

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2.钱箱

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3.客显屏

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4.条码打印机

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五、常见问题

1.使用《千方百剂》软件有哪些地方需要注意的?

答:使用《千方百剂》软件必须对操作系统进行一些设置,否则会出现错误信息。进入[开始]/[设置]/[控制面板]/[区域设置]界面,首先进入“数字”设置窗口,在

“显示前导零”处选择“0.7”;然后进入“日期”设置窗口,在“短日期样式”

处选择“yyyy-MM-dd”,“确定”后退出。

2.使用自动盘盈盘亏表为何无法生成报损、报溢单草稿?

答:进入“自动盘盈盘亏表”窗口后,系统会自动生成库存数量、盘点数量及盈亏数量,此时的盘点数量默认为“0”,而盈亏数量是系统数据,实际盘点后必须点击

“盘点数量”或双击选取栏对“输入实际盘点数量”进行重新确认或修改后才能

生成盘盈盘亏单据。

3.如何处理借出、借入和获赠、赠送业务?帐务上如何处理?

答:要处理上述业务首先,应在[基本信息]/[费用类型]和[其他收入]中建立相应的借出、赠送及获赠、借入的帐户,发生上述业务时只需录入“入库单”或“出库

单”在帐户处进行选取即可。

4.零售开票后存入业务草稿的单据,为何销售金额会自动减少?

答:使用零售开票功能时必须对[系统设置]中的默认税率进行设置,如果设置了税率,则在零售单存入草稿后系统会自动计算税率,单据过帐后销售金额就会减少。5.《千方百剂》软件前端可否接银行VIP系统?在帐务上如何处理?

答:银行VIP系统是专用系统,此系统一般无法与其它系统连接,只能单独使用,但在《千方百剂》软件中,可对其业务进行帐务处理,在资产类帐户下建立一个“刷

卡”帐户,此帐户可建立二级帐户,如:建行刷卡、工行刷卡、招行刷卡等。当

前端发生业务时,直接将发生额转入此帐户即可。

6.为何数据无法备份,并提示“其他用户在使用电脑”?

答:单机版用户一般可直接备份,出现此问题的多为网络版用户。在备份前应关闭所有客户端《千方百剂》软件应用程序,只保留服务器端,在服务器端直接备份。

数据恢复也是一样的,必须首先关闭所有客户端程序,再进行数据恢复。如果还

不行则必须进行手工数据备份。

7.在“千方百剂”软件中如果单据输入错误且已过帐将如何处理?

答:在“其他->经营历程”中找到该单据,选取单据后点击“红字反冲”按钮,系统即可对该单据进行红字注销。

8.为何无法创建帐套?

答:当安装好SQL7.0、试用版或正式版后,首先应运行SQL7.0,并运行任我行数据服务器,之后才能进行帐套的创建。使用《千方百剂》软件时,创建的帐套数据

库名不能为中文,已经删除过的数据库名称不能再次使用,同时不能连续创建帐

套,必须退出后重新进入。另外,在进行安装时SQL7.0数据库最好安装在C盘

根目录下;安装好《千方百剂》软件后,不能将其路径名称修改为中文。如果还

无法创建帐套则需手工创建帐套。

9.打印销售退货单或采购退货单时,可否打印负值?

答:为了采购和销售结款的方便,在使用《千方百剂》软件打印退货单时可通过改变打印管理器的设置,使打印出的退货单据数值为负,

10.为何在执行“Dog Install”命令时会出现“The servers data file is wrong.”的

提示?

答:出现该提示是因为在电脑的并口没有插入软件狗。

11.运行在WIN2000的门店试用版,在打开“零售开票”时出现如下报错信息“Privileged

Instruction”和在条形码文本框中扫入条码也出现这种问题,请问是何原因?在WIN98却没有这种情况。

答:门店版在WIN2000下还不能很好的工作,这是因为我们所使用的POS(收银机)不支持Win2000,主要是客显屏。所以建议使用Win98。

12.在“零售开票”中用条码扫描输入能不能修改商品销售数量、价格、单位?

答:可以。因为考虑到条码的快速录入我们使默认数量为1,并直接添加到产品列表中。如果想修改数量、金额和折扣可直接按Ctrl+Enter,系统会自动弹出对话框,默认是修改最后一条记录。

13.可否使用条码扫描仪录入基本信息中的条码信息?

答:可以,录入基本信息时将该光标停留在药品条码处,使用扫描仪或扫描枪扫描该药品的条码即可。

14.在完成配送中心的期初建帐后,如何把初始化数据导入门店版中?

答:当配送中心的期初建帐完成后,就应启用帐套,然后使用配送中心的“生成门店数据包”功能,系统会生成一个“grasp136.101”的文件,通过一定方式(如软

件盘、电邮或超级终端)将此数据包传至门店版电脑上,门店端软件安装完成后,一定要在系统维护中选择“成本核算方式”使之与配送中心版的成本核算方式保

持一致,然后在门店版中,使用“接收配送中心数据”功能将“grasp136.101”

文件导入门店版即可。

当门店端进行业务录入后,首先在门店端进行单据过帐(零售单如果不使用直接过帐功能,则必须“交接”后生成业务草稿才能过帐),然后使用“生成门店数据包”功能将门店端的当天数据生成一个“grasp135.101”的文件,将此文件传至配送中心电脑上并使用“接收门店数据”功能,将门店数据导入系统。

15.进入配送管理模块的“门店物价管理”中,所有药品的售价都不显示,只有在修改售

价后才有价格显示,为什么?

答:基本信息中的售价是作为公共信息使用的,而“门店物价管理”是指定门店的售价信息,当门店物价没有设置时,系统会自动调用基本信息中的售价信息,第一

次进入“门店物价管理”时,因此前没有设置过,所以看不到售价。

16.在《千方百剂》系统中为何会出现负的应收及应付款?

答:在《千方百剂》系统中如果发生了红字反冲单据,则有可能出现应收款或应付款为负数的情况,这是一种正常现象,负的应收款实际为正的应付款,而负的应付

款实际为正的应收款,出现这种情况可使用会计凭证进行两个会计科目间的调

整。调整后不会影响资产负债及损益表。

17.在进行单据录入时,为何在商品选择框中的库存数量及库存金额为零,而下一级的药

品数量及金额都有?

答:在《千方百剂》系统中,当进行单据录入时,商品选择窗口的父级窗口显示的库

存数量和库存金额都为零,这样做是为了提高商品选择时的调用速度,是正常现

象。

18.在前台销售门店中是否必须指定零售门店?

答:当使用标准版或门店版时,最好能指定该版本使用的销售门店,以便能进行零售开票业务,但是在远程门店中,当门店版不指定销售门店时,还是可以进行销售

等业务单据的录入,但却无法录入零售单据,而且当进行门店数据接收后,数据

无法进入业务草稿。

19.在一个局域网内能否设置不同的销售门店?

答:不行。在同一个局域网内只能设置一个销售门店,无论使用的门店版有多少。如果同一局域网内必须设置多个销售门店,则必须使用不同的帐套,并通过数据传

输来完成数据交换。

20.在门店版能否查询到总店的库存情况?

答:可以。

21.使用GSP管理,能否录入使用软件前的相关GSP报表?

答:可以。但在单据录入时,只能手工录入而无法使用调单功能。

22.在系统正常运行后,如果要新增门店,该怎么建帐?

答:出现上述情况,首先在仓库中增加一个门店仓库,然后在销售门店中增加一个门店名称,最后在配送中心通过同价或变价调拨单向新门店配送药品,完成后,即

可进行数据传输。

23.在销售出库单中当录入一批业务后过帐,系统会提示该药品出现负库存,而该药品实

际库存是有数量的?

答:在3.0的早期版本中有一个控件出错,即当使用鼠标选取商品后过帐时提示负库存,出现上述问题,最好将软件升级到最新的版本。如果使用最新版本而出现负

库存问题则应查询该药品在批次选择框中是否有同批号、同价格但数量不同的药

品,如果有则有可能会出现负库存,出现这一情况后可进入“库存状况”中的“批

次详情”中将不选取的批次的药品批号作个小的修改如,加个“#”号等,待产

品过帐后再将批号信息改回来即可。

24.在库存状况中,当某一商品的库存数量为零时,为何库存金额还有数据?

答:出现这一情况是因为使用负库存功能而造成的,出现这种问题必须进行成本调价,方法是,先录入报溢单报溢一个该商品,然后再使用报损单报损一个该商品。

25.使用零售挂单时,挂单后的单据为何无法删除?

答:进入零售挂单后的单据,是无法删除的,当进行了零售交班后,系统会自动删除。

26.在采购入库或销售出库单中选择了合同并保存后,当再次打开该单据时,合同编号为

何为空?

答:录入单据时可调用合同,但在单据存入草稿后不会保存此调用信息,而必须重新调用合同。

27.为什么系统设置的小数点位数控制无法控制所有数据?

答:系统设置中的小数点位数只能控制单据中的合计金额数。

28.如何将配置好的打印文档样式,拷贝到其他电脑上?

答:千方百剂系统的打印文档只影响客户端的设置,所以如果有多个客户端时,可将已配置好的打印文档样式拷贝到其他客户端使用,方法是:

1)、进行打印文档样式设置时,设置好的打印文档样式最好保存为其他样式,如:样式2、3、4等;

2)、当设置好的打印文档保存为其他样式时,会自动生成一个“单据名称+(样

式N).Rwx”的文件,例如:重新配置销售出库单后,并保存为样式二,则系统

会自动生成一个“销售单2.Rwx”的文件,“.Rwx”文件存放在客户端安装目录

下的“data”文件夹下;

3)、在进行打印样式复制时,只需将上述重新配置后的打印文件拷贝出来,并在

需要配置的客户端保存一个与之相匹配样式,使用之生成一个相同的Rwx文件,

并将其替换即可。如上例中,将“销售单2.Rwx”文件拷贝出来,再在另一客户

端销售出库单的自定义编辑处保存一个样式二,再将已拷贝出来的“销售单

2.Rwx”文件拷贝到该客户端安装目录的“data”文件夹下替换原文件即可;

4)、在进行版本升级时,为避免打印文件被覆盖,也应进行上述操作。

29.在商品采购中,如果录入药品出厂时间,能否自动生成药品批号?

答:不能。

30.在局域网中,当改变服务器端的单据配置后,为何客户端的单据配置不会改变?

答:在千方百剂系统中每一个客房端的程序均有独立的单据显示格式和单据打印格式,因此服务器端的单据格式配置不会影响客户端的单据格式配置。

31.在商品零售单中的药品输入错误,如何删除?

答:在商品零售开票中,如果进入列表的商品输入错误,可将该商品选取(成蓝色)

后,点击“Delete”键后,即可删除该条信息。如果是已打印出来的单据商品有

误,则应进行销售退货。

32.为何每次关机时必须先退出“Userver ”程序才能关机?

答:千方百剂服务器端软件(即中间件)有两个运行程序,其中“scktsrvr”程序在启动时自动运行,而“Userver”程序在进入千方百剂系统时自动启动,退出千

方百剂系统时自动退出。而如果单独运行“Userver”程序则在关机时必须先退

出该程序。

33.当没有委托代销入库商品时,为何可以进行“委托代销商品退货”?

答:在千方百剂中只有进行了委托代销入库后才能进行委托代销商品退货,而如果系统允许使用负库存时,既使没有委托代销商品也可进行委托代销商品退货,而此

时库存数量为负。

34.为何在登录服务器时出现如下错误提示“dax error:error creating obiect please

verify that the Microsoft data access components 2.1(or later)have been troteily install ed.”?

答:该提示是因为SQL数据库的数据访问组件mdac被破坏,因此需重新安装SQL数据库或使用补丁文件。

35.录入库存期初时为何无法使用库存列表功能?

答:这是因为库存商品的基本信息没有进行分类造成的,只有将基本信息进行分类后才能使用库存列表功能。库存商品的分类非常重要,它将直接影响系统的整体速

度,所以库存商品最好能进行分类。

36.在配送中心版上接收门店数据后,原零售单中共有36个商品,为何只显示4个商品,

而合计数量和合计金额却是正确的?

答:出现这样的情况可能是因为后台配送中心版在接收门店数据前进行了库存商品基本信息的搬移操作,从而导致上传数据中的库存商品无法找到原商品的ID号从

而无法显示,但数据库已经接收到门店所有数据信息。因此进行基本信息搬移要

慎重。

37.如果将某一单据设置为“立即打印”,如何对该单据打印格式进行修改或改变立即打

印模式?

答:可打开任意一张单据,选择打印后进入“自定义编辑”,在打印格式编辑界面选择“文件->打开”,系统会弹出一个浏览框,选择打开文件名为需修改单据的名