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泛迅OA协同办公平台企业版解决方案2011

泛迅OA协同办公管理平台

南昌致泰科技有限公司

2011年5月

目录

第 1 章系统概述 (4)

1.1引述 (4)

1.2应用背景及现状分析 (4)

1.3OA系统的作用 (7)

1.3.1节约运营成本 (7)

1.3.2增强领导监控能力 (7)

1.3.3实现工作流程的自动化 (8)

1.3.4实现文档管理的自动化 (8)

第 2 章特点及性能 (9)

2.1系统特点 (9)

2.1.1快速安装,便捷维护 (9)

2.1.2多样的企业单位信息交流方式 (9)

2.1.3强大的文档编辑和处理功能 (9)

2.1.4智能的流程定义和操作 (10)

2.1.5安全机制认证 (10)

2.2性能指标 (11)

第 3 章功能介绍 (13)

3.1核心功能 (13)

3.1.1流程定制 (13)

3.1.2流程监控 (14)

3.1.3工作流技术 (15)

3.1.4动态表单 (15)

3.1.5手写签名 (17)

3.1.6手写批注 (17)

3.1.7痕迹保留 (17)

3.1.8公文加密 (18)

3.2功能模块 (18)

3.2.1待办事宜 (18)

3.2.2日程安排 (19)

3.2.3内部信息 (19)

3.2.4内部论坛 (22)

3.2.5手机短信 (23)

3.2.6工作日志 (23)

3.2.7公文流转 (24)

3.2.8会议管理 (30)

3.2.9日常办公 (32)

3.2.10卷宗与档案 (35)

3.2.11个人资料 (36)

3.2.12系统管理 (37)

3.3扩展功能 (39)

3.3.1手机移动办公 (39)

3.3.2手机短信 (42)

3.3.3即时通讯 (42)

3.3.4移动OA (43)

3.3.5网络传真 (43)

第 4 章系统服务内容 (44)

第 1 章系统概述

1.1引述

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公的高效率。

计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率,帮助文字处理、电子报表,以及进行简单的人事管理、财务管理等。现在的办公自动化,是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段,不断发展和完善起来的协同办公平台,是以网络为依托,在单位内部实现顺畅的信息交流。各业务部门成为企业单位信息流中的一个环节,不再是一个一个的信息孤岛。单位的组织结构得到简化,各个部门在信息共享的基础上进行协作,决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息,并以此为依据制定战略决策,提高执行力和团队的整体工作效率。

1.2应用背景及现状分析

任何一所企业,涉及行政管理、生产、销售、后勤等众多部门,人员分散,在日常的管理中经常应沟通不及时、不通畅而出现很多问题。日常工作中的沟通主要通过电话、会议、QQ及电子邮箱等,但

每种方式均存在着时间、人员、环境等特定条件的限制,传递信息过程中存在缺陷,使企业的各项工作信息不能及时传达,造成责任不清等问题。一个企业的发展需要的不仅是充足的资金、有能力有责任的人才,更需要科学、有效的管理办法和管理手段。而最有效的管理手段便是网络信息技术手段,办公自动化管理

现状分析:

●信息传递不流畅,员工与员工之间、领导与员工之间不能高

效地进行工作交流。

●行政办公室文件纸张满天飞,资料柜爆满,造成大量资源的

浪费。

●协同工作能力差,特别是一些需要多部门协作完成的工作,

不能及时沟通或者协调力度不够,导致工作不能很好地完成。

●单位领导不知道各部门每天在忙什么,所安排的事情完成的

准确进度无法有效的监督。

泛迅OA协同应用系统是以企业办公流程、信息管理和内部事务管理为核心,对众多企业办公业务进行认真细致地研究和分析,深入了解和研究企业信息的形成过程和机理,借助互联网实现企业的网络办公,以信息化手段提高企业内部办公的效率,为企业单位提供了一套真正意义上的办公系统软件。

1.3OA系统的作用

对于企业单位的领导来说OA系统是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。泛迅OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

帮助企业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。

1.3.1节约运营成本

不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,同时将传统的表格填写过程电子化,大大降低了、打印、传真、复印的费用,帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

1.3.2增强领导监控能力

强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

1.3.3实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式,企业单位内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

1.3.4实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业单位来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

第 2 章特点及性能

2.1系统特点

2.1.1快速安装,便捷维护

●服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装,建立企业单

位信息中枢只需2 分钟

●后续维护异常简单,无需专业技术即可进行数据备份恢复

2.1.2多样的企业单位信息交流方式

●集成公告通知、内部邮件短信、即时信息、网络会议,提供

信息交流的多种方式

●即时通讯工具,实现即时消息、文件发送与共享、消息广播

●灵活的邮件管理组件,支持内部邮件和Internet外部邮件

●与手机短信集成,重要信息可直接发送到手机,支持群发短

2.1.3强大的文档编辑和处理功能

●内置office文档控件,实现Word、Excel、PPT等文档在线

编辑、自动上传等操作

●支持痕迹保留、文件套红、全文批注、手写签名、电子印章、

打印等功能

● 实现公文数据的上传下达在系统内实现公文电子化,节约了

大笔公文印发费用。

2.1.4 智能的流程定义和操作

● 智能流程设定工具,无需专门技术便可迅速定义表单、步骤、

流转条件等

● 独创智能表单设计器,支持各类宏控件、日期控件、公式计

算控件等

● 可实现流程跳转,流程监控,流程委办,流程到达提醒,流

程图形化,流程查询、归档和数据导出等多种操作

2.1.5 安全机制认证

系统从不同使用角度出发对不同类型数据进行不同类型的加密

系统用户数据加密存储,同时可根据用户要求扩展基于硬件手段

的安全身份认证模块

(3)发送用户名、密码、随机码,如(s83k )

(4)验证用户名、密码

输入用户名、密码Internet 用户名+密码+随机码认证方式(2)要求登陆信息,并发送随机码,如(s83k)

(1)请求登陆

(4)验证随机码,不符合退出

用户输入

服务器返

回随机码

(4)登陆成功

(登录安全图示)

动态校验方式,动态密码卡/动态口令牌--KingKey是一种基于双因素动态密码生成的手持终端,该终端根据硬件密码种子、时间和事件,每分钟随机生成一个新密码,具有很强的随机性,不可猜测性。

动态口令卡

2.2性能指标

●稳定性:软件能够长期稳定运行于操作系统平台上。成立专

门的项目小组,组织高水平的项目经理、系统分析员、程序

员、测试员在需求调研、系统分析、程序设计、软件测试、

现场实施、后期服务等各环节严格把关,从管理者、使用者

的角度保证每一道程序、每一行代码的严谨性,确保质量达

到优秀。

●兼容性:能够稳定运行于Windows、Linux等多种操作系统,

兼容Oracle、SQL Server、Mysql等数据库。系统和硬件及

软件防火墙不冲突。

●易用性:软件具有简洁的、友好的操作界面,充分考虑到不

同用户的操作习惯与需要,用户可以按照自己的办公习惯设

置系统界面。在系统首页,公告通知、待办工作、电子邮件、

新闻、文件等信息一目了然,可以快速处理事务、浏览信息

或查找文件,使不同计算机应用水平的人员可以快速掌握实

际应用。同时,管理员无需专业知识即可方便的进行权限、栏目设置,维护系统。

●延续性:软件具有可升级性且某些模块具有二次开发性。提

供平滑的升级能力,在不影响原系统的数据及使用的前提下,实现系统整体性能的持续提升。提供数据集成支持能力,便于与其它的信息管理系统和工具进行数据交换。

●适用性:软件对硬件的要求较低,可以充分利用现有的硬件

资源,保护已有投资。

●安全性:软件具有良好的防病毒和防攻击性能。提供科学、

严密的安全机制,从应用层上提供了独特的访问和执行权限控制。充分应用了身份识别与验证、访问权限控制、数字签名、加密等技术,确保系统数据的安全与完整。

第 3 章功能介绍

泛迅OA协同办公系统主要是以工作流引擎为基础,为企业办公人员提供事务处理、公文流转、信息发布、资源共享等应用服务。3.1核心功能

协同办公核心技术主要包括:流程定制、流程监控、工作流技术、动态表单、电子签名、电子签章、手写批注、痕迹保留、公文加密、公文督办、公文催办、公文查询、公文打印等组成。

3.1.1流程定制

直观化定义各种业务流程,以适应各种流程定制需要,功能包括:

1、图形化流程定制

可通过鼠标拖曳的方式定义流程;

2、支持各种正常流转

●直流:从一个处理节点到另外一个处理节点;

●分流:从一个处理节点到多个处理节点;

●汇流:从多个处理节点到一个处理节点;

●条件流:根据条件选择数据的流向;

●子流:流程中嵌套子流程的处理。

3、支持各种异常流程处理

●撤销:流程启动者可以要求对正在处理的流程进行撤销办理;

●转办:当前办理者可以把工作转给同一权限的人员办理;

●授权代理:当办理人员无法及时处理业务,可以授权给他人

代理其职责;

●跳转:在特殊情况下,允许用户对流程做跳转处理,直接发

送到某个节点上。

4、支持自由流程

对于现实工作中无法规范化的流程运转,可以只定义各个工作环节,在运行过程中由办理人根据实际情况决定下一步流程的流向,方便自由流转。

图3-1 流程定制图

3.1.2流程监控

流程监控包括发文监控和收文监控两大功能。

1、发文监控:

发文监控主要是对正在进行中的发文进行监控,有权限的人员可以查看到发文流转中的每一个步骤,同时,也可以对发文进

行锁定、解锁、取消等处理。

2、收文监控:

收文监控主要是对正在进行中的收文进行监控,有权限的人员可以查看到收文流转中的每一个步骤,同时,也可以对收文进行锁定、解锁、取消等处理。

3.1.3工作流技术

采用工作流技术和动态表单技术,可以有效地适应业务应用变化,主要体现在以下几个方面:

1、如果公文流转流程或者项目审批流程变动,管理员可以通过可视化定制工具修改相关流程,在对流程进行升级后无需程序的修改就可以采用新的流程运转,这种流程的升级对直接用户而言是透明的,他甚至不需要知道流程的变动照样可以完成好工作,而且这样也有利于将部门内部的业务流程规范化,不会出现一件审批有多种渠道办理的情况。

2、如果公文或者审批项目的相关信息需要增加或者减少,管理员只需要修改参数配置文件就可以实现,也无需程序的升级,这使系统维护变得很方便。

3.1.4动态表单

动态表单定制系统主要可供设计大量的公文、红头文件、各种单据、凭证,可定义公文结构、信息类结构,设置表单字段。凡是在系统中用到的各种文件形式的信息都可以用此系统进行绘制。这样,当文件的形式发生改变后,并不需要改变程序,只须用此系统打开模板

进行修改即可,这样就可以实现业务的变化。系统提供可视化设计界面,可实现用户拖放等复杂的设计动作,只须设计一次即可在所有权限范围内的所有部门访问,各机关单位可以做出适应于本单位特色的文档。

动态表单逻辑上由字段组成,字段之间可以包含子字段,其逻辑结构用XML文件描述。表单定制工具生成的表单模板既可以文件的形式保存在本地脱机使用,也可通过表单定制接口上传到服务器集中维护,或以B/S、C/S的方式由后台服务器直接生成、存储。随着业务流程的推进,动态表单在各任务之间进行流转、修改。

通过动态表单与工作流结合,可以很好的适应各单位中业务流程的变化,同时也可支持流程中业务数据范围的变动,简单的说,就是针对于一个新增的业务,系统管理员可以使用工作流和表单定制工具制定流程和展示表单,无需编程实现一个新增业务功能;在应用过程中,也可以根据业务变更的需要进行修改或更换,两者结合完成一个业务的大致过程如下:

●根据业务定制符合业务流程的工作流,并装载到工作流引擎;

●根据业务的数据定制动态表单,表单表示了界面的显示情况、

界面元素与业务数据表的关联关系等,且建立表单和工作流

的关联关系;

●动态表单引擎根据用户的请求动态生成功能界面;

●用户通过界面的流程操作(启动、提交、完成工作任务等)

和数据操作(增删改)与工作流引擎和数据引擎交互;

●工作流引擎根据用户的请求实现业务流程的自动流转和动态

调度,给下一个用户分配工作任务;

●数据引擎执行用户的增删改查操作,并返回结果。

3.1.5手写签名

支持通过公文的手写输入,可以对公文进行个性化电子签名。

3.1.6手写批注

全文手写批注功能,能够在电子文档上保留批注痕迹,采用压感技术、反走样技术,以及独有的数字滤波技术,让用户的笔迹和笔锋在电子文档中完美再现,体现用户的个性和权威。不同人的批注,其他人无法移动、修改、删除。

3.1.7痕迹保留

完善的痕迹保留技术,可以完整记录文档的各种修改痕迹,并且可以记录痕迹的修改人信息。

用户信息的保留和显示:在批注中,每一笔数据自动保留批注人的信息和批注时间,后续用户可以方便的看到这些信息。

3.1.8公文加密

对公文进行了严格的权限和加密控制,可以根据需要对文档进行加密,加密采用国际数据加密算法,密钥为128位。同时,电子图章和红头文件模板都有严格的权限控制,保证公文的权威性。

3.2功能模块

基于上述核心功能,协同办公系统实现的主要功能模块如下:3.2.1待办事宜

提供统一的工作处理入口,统一处理各种工作流程。工作人员所有待办的主要工作在这里都可以详细的显示出来,方便各级工作人员及时了解需办的工作,防止漏办,耽误工作。对日常的待办工作需一目了然,仅需简单操作即可完成公文、申请、活动、会议等各项批阅、审核工作。能大大缓解工作人员(尤其是领导)的日常工作负担,充分体现办公自动化系统的方便、快捷及高效。具备待办公文,待阅公文,待办工作,待批请示、待办日程等功能。

图3-2 待办事宜

3.2.2日程安排

用于安排个人的工作、活动、会议、计划等事项。提供给用户时间与工作的紧密结合的工作台,用户可以充分的安排工作时间表,设置可重复的会议、约会、提醒信息,把各项工作与时间紧密联系起来,同时可在单个窗口中显示按月查看、按周查看、按日查看的日程安排,如下图:

图3-3 日程安排示意图

3.2.3内部信息

1、信息发布

通过内容管理平台的信息发布模块实现单位内部的信息、通知公告、企业简报、单位新闻、大事记、法律法规、政策学习的信息发布。

信息发布功能包括:信息编辑、信息审核、信息发布等功能。

A、信息编辑

●可视化编辑器,要求支持ActiveX控件,可从Word中自动粘

贴图片和表格,并保持Word格式信息(字体、字号、颜色);

●支持长文章分页,支持扩展字段。

●可发布外部链接和外部文件(即可直接链接相应的URL地址

或下载附件)

●网页发布时可即时在正文中插入图片或多媒体附件实现图文

混排,图片/多媒体/链接也可作为文档附件上传,以实现灵活的应用效果。

●提供二次开发工具,根据应用的不同可自动生成数据库创建

脚本,生成相应的增/删/改/检索应用程序,以实现不同应用。

●支持文章手动排序,支持重要文档置顶功能,且置顶与时间

关联(即达到一定时间后,按默认方式排序)。

●支持栏目间文档复制、引用、移动。

●文档正文内容的关键词可自动生成超链接。

●同一栏目的文档,允许使用不同模板用户可对站点、频道、

文档在发布前进行预览。

●图片处理功能:上传的文档附件图片可自动生成大图、中图、

小图,系统中的查看方式可为小图+标题,中图和大图采用网页发布。

●信息发布须支持可定制的多级审核流程,可以由各级管理员

针对不同的栏目定制不同的审批流程,只有经过审核确认(由工作流确定)的内容才会真正发布到网站上。

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