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HRoot专访ADP中国区首席财务官张晓云
2010-12-30打印本页分享 |
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ADP是世界最大的业务外包解决方案提供商之一，年收入近90亿美金，在全球拥有约550,000家客户。凭借60年的资深业内经验，ADP能够向业界提供全面的人力资源、薪酬、税务及福利管理解决方案。这些简便易用、经济有效的创新性服务解决方案帮助不同类型、不同规模的企业高效管理其内部流程，使其能够专注于核心竞争力。ADP将全球最佳实践与本土经验整合，为中国市场提供一系列独特的、以技术驱动，以世界级服务为主导的创新性解决方案，满足中国各种规模企业的多元化需求：OneHR®：建立于ADP独有的本地技术平台上，提供包括薪酬、福利、HRIS和派遣服务在内的本地化人力资源业务流程外包解决方案；Streamline®：通过单一服务商同步执行跨国的薪酬和人力资源管理解决方案；GlobalView®：通过基于SAP人力资本管理（HCM）的全球统一技术平台，为大型跨国企业雇主提供全球范围内的人力资源业务流程外包解决方案。
HRoot：对于任何一家公司，不容忽视的就是企业人力资源合规—确保公司的做法、实践和流程符合公司全球规范以及政府法律法规的要求。那么企业人力资源合规对企业财务合规有哪些影响？随着公司的发展壮大，人力资源管理的合规性对公司财务合规带来了哪些挑战？
张晓云：人力资源作为支持企业战略实现的重要环节，对内部控制领域有着广泛的影响。主要体现在在职业道德、人力资源政策和流程的合规性、效率和执行的有效性、人力资源成本的预测和控制、人工成本及期权等福利的计算的准确性、人事招聘/解聘流程以及用工过程的管理。最后是对整个公司声誉的影响，比如建筑行业拖欠工资的行为对企业声誉的影响是非常大的。还有一些南方的港澳台资企业员工罢工或者涉嫌使用童工等等，这些企业在合规方面不完善的举措都会使公司的形象和声誉大受影响。从企业财务角度来说，损失掉了公司的
无形资产。由于人力资源管理方面的不合规而导致的几十年甚至更长时间建立起来的公司的商誉或者信誉遭到破坏，进而大大影响企业的财务运作。
另外，最近涌现的私营企业“IPO上市风潮”的过程中，很多私营企业在人力资源合规方面遇到了很多问题。从人力资源角度来说，国家规定社保要按时、足额缴纳。但是很多私营企业考虑到用工成本的管控，并没有为员工缴足社保。另外，还有一些企业符合缴纳社保的规定但是只为员工缴纳了镇保。这些对于需要IPO的私营企业来说，都是需要解决的历史遗留问题。企业如果要上市，就必须符合当地的会计准则（GAAP）。当初企业是为了节省成本而没有合规，今天企业要上市首先要补足未缴纳的资金，另外还要缴纳滞纳金、罚款，所以这其实得不偿失。
随着公司的发展壮大，企业人力资源合规对财务合规势必造成很大的挑战。现在，很多公司在全国各地，甚至国外拓展业务，在这种情况下，母公司是否能与所有子公司在人力资源、财务政策上统一，母公司制定的政策能否贯彻到所有在全国各地甚至海外的子公司，这对财务是非常大的挑战。同时下属公司是否充分考虑了当地特有的法律法规，如劳动法、社会保险等。
HRoot：对于企业来说，引进第三方似乎是增加了企业的财务成本，但ADP与普华永道合作的关于薪酬管理和人力资源信息系统总拥有成本的调查表明，人力资源管理中引进第三方将会降低成本。是否可以介绍第三方的介入将如何降低企业的财务成本？
张晓云：大部分人都会认为，引入第三方需要支付一定的费用，看似增加了企业的财务成本。但事实上，很多人都忽略了总拥有成本（TCO,
Total Cost of
Ownership）。一般来说，薪酬福利发放人员的薪酬福利成本仅仅被认为是人力资源部门的成本。实际上，很多成本都被忽略了，尤其是一些隐藏的成本（Hidden
Costs）。就人力资源部门来说，除了需要支付给薪酬福利发放人员薪资和福利等具体的人工成本之外，相关人员使用的设备成本、设施、公司管理费用、第三方费用等等都是极其容易忽略的隐藏成本，同时人力资源部门人员流失造成的成本也很少会被计算。这些都是很多企业在计算成本时，没有考虑到的隐性成本。这就是ADP委托普华永道对181家企业进行调研的结果。如果把这些隐性成本加到企业的总成本当中，那么每份工资单的成本将增加2-6美元，总成本为16美元。
对于引入第三方如何降低企业的成本体现在以下几
个方面：
首先，在系统的维护上，如果外包给第三方的机构，由第三方托管和维护技术，用户可以节约IT成本，包括系统的开发、实施、升级、维护等等全部由第三方负责。无需负责升级，维护和无附加值的项目上支出，可以投资在核心业务上。
其次，对于很多模块闲置的问题，如果引入第三方的服务，没有通常的“闲置件”问题，用户可以灵活选择所需要的功能。
第三，对于人力资源部门的负责薪酬福利支付的人员，企业可以对其进行其他人力资源相关业务的培训，比如如何进行人才保留，从而可以对人力资源人员进行重新分工配置，使其从事更具附加值的工作，提高其工作的效率。同时，这部分业务可以外包给ADP这样专业的薪酬处理的机构来负责，我们在全球有550,000的客户，这样一个规模的客户很大程度上降低了我们的运营成本，从而也降低了向客户索取的服务费用，与企业自行处理相比，可以降低企业的运营成本。
如果企业把所有成本考虑进去，可以发现，引入第三方的服务实际上大大降低了企业的财务成本。普华永道的研究发现在公司内部维护系统比用户预期的更昂贵，且更不具有战略性。相比之下，第二份研究显示，使用ADP的外包服务，平均可节约薪酬处理方面35%的支出，而在人力资源信息系统（HRIS）方面可节约超过50%的支出。同时，当ADP的客户到达一定的规模之后，我们的服务费用会根据不同的等级有不同的降低。比如一家公司人员规模从几千上升到1万多人，其每份工资单节约的成本仅仅从16美元降到13美元，而使用ADP服务可以把这项成本降低到7美元。通过比较，可以看出，企业外包可以大大降低财务成本。此外，ADP负责各个行业的人力资源外包业务，可以总结出不同行业中的最佳实践从而不断更新自己的平台，从而把最好的服务提供给更多的客户。
HRoot：那么，事实上善用第三方的帮助可以改善企业人力资源相关的合规战略、实践和流程。但是很多公司还未正确认识第三方在合规战略中的角色和作用，尤其在HR管理中。ADP作为人力资源管理服务行业的领先者，是如何具体帮助改善人力资源相关的合规战略、实践和流程，最终降低风险？
张晓云：对于外包企业来说，主要依靠人和系统为客户提供服务。ADP是世界领先的人力资源外包服务提供商。在中国，我们为客户提供薪酬、社会福利、人力资源管理及派遣服务，以便客户能够专注于核心业务发展。ADP依托公司自身的优势，针对不同的市场需求，提供不同的HR业务流程外
包服务解决方案，包括为大型跨国企业雇主提供的GlobalView解决方案；以及针对本地市场需求提供的OneHR解决方案等。
在ADP中国，我们设有专门的GlobalView业务部门，提供Globalview的解决方案，主要面对的客户就是遍布多个国家、员工人数在3,000以上的公司。那么，这些客户使用的是全球与SAP公司的战略协同的平台，其对整个系统的完善以及模块覆盖面要求非常高。其次，我们还设有本土最优部门（Best
in
Country），提供OneHR的解决方案,主要客户群是员工人数在1至2,000之间的公司。此外，我们还有Streamline
的业务解决方案，针对的客户主要是在不同国家有分支机构，但是每个国家分支机构规模大小不同，有的人数超过2,000人，但有的可能只有5个人。在这种情况下，要求每个分支实施统一的全球协同的平台成本就非常高。那么，ADP的Streamline解决方案就能帮助到客户。
对于ADP来说，在全球的每一个业务部门设立知识管理部门，配备有专业的知识与法规方面的专业人才。这是个非常特别的部门，因为我们要及时掌握最新的社保法规的变动，同时还可以进行全球范围的知识经验的分享。所以，ADP在搜集信息的速度和准确性上有很大的优势。对于分支机构遍布全国甚至全球的企业来说，在各地配备的人力资源管理人员是有限的，与此同时，国家的政策法规的变动是非常快的。如何及时准确地得到第一手的信息，这对于企业来说是很大的挑战，这同时也是ADP最大的一个优势。另外，我们还有专门的部门负责外籍人士工资以及税金的计算，因为这部分操作与中国有很大不同。比如是由企业承担外籍人士的税收还是由个人承担，不同企业操作不同，也需要不同的计算方法。如果由企业负责承担这笔费用，那么工资总额就必须有一个从净值还原到原值的过程，即企业帮助缴纳的税金成为外籍人士在华工作时企业提供的福利。同时，从中国税法角度来说，这笔费用是一笔额外的福利，那么，在中国对这笔费用还要缴纳一定的税金。另外，外籍人士薪资的计税方式比较复杂，因为他们可以享受很多优惠政策。比如小孩子的教育费、往返家乡的交通费等等都是可以免税的。那么，针对这些薪资的计算，ADP也配备有专业的人才来进行处理。
从帮助客户降低风险的角度来说，首先，从招聘环节开始，每个加入ADP的员工都是要经过层层筛选的。每个员工都必须经过仔细的背景调查，比如学历、犯罪记录、工资等，从而在招聘环节确保员工是合规的员工。其次，员工要接受非常
详细严密的入职培训。此外，ADP在公司办公设备和设施的安全性上要求非常高，在每个分支重要的部门或者地点我们都配有监控系统。对于使用Globalview的解决方案的客户，我们允许客户来审核我们的系统，设施等等。同时，作为服务供应商，ADP特别注重对客户数据的保密性。当员工离开座位时，必须用屏保锁上自己的电脑，IT部门也会每个月定期向员工发送邮件提醒员工注意对电脑数据的安全保密。如果企业把所有薪资发放、社保的缴纳等外包给ADP，那么就可以大大降低客户的潜在风险。另外，对于企业来说，企业IT人员不一定了解系统所有的操作模块，同时IT人员还处于不断更换的状况，这其中就隐藏了很多风险，而外包则把这些潜在的风险大大降低。同时，ADP还在根据全球不同地区的最佳实践对技术和系统进行不断更新，所以，可以最大程度来降低客户的风险，提高服务的水平。
HRoot：人力资源、薪酬和福利是常规合规审查的主要领域，企业需要从流程控制到数据和系统安全，从各个环节上确保公司的做法、实践和流程符合政府法律法规的要求。具体来说，企业财务部门帮助企业塑造有效的合规战略？
张晓云：制定长期合规战略，需要融入内部和外部资源，包括审计师的意见。首先对外，在不违规的情况下，做有利于公司员工的决定。同时，还要能预见长期趋势，及时应对外界的变化。其次对内，减少差错率、提高效率、防止舞弊。同时，支持公司战略、提高员工满意度。最后，融入内部和外部资源，包括审计师的意见，可以帮助企业了解外部政策环境的变化、学习市场的最佳实践、理解公司总部的导向等等，而兄弟公司的做法、专家的意见、审计师的意见对整个合规战略的制定也有非常重要的影响。
人力资源管理对于企业合规战略的制定有非常重要的影响。人力资源管理不是一个部门的事情，而是涉及到公司整个操作流程，它对企业合规有这非常重要的影响，首先可以从四个方面来考察：外部审计，内部审计，社保审计，税务审计。
企业需要找到可靠、可信的员工来具体进行人力资源合规的操作，以及通过不同方式有效执行合规战略，如分工、轮岗。在轮岗的过程中，员工很难进行违规操作，风险很高。从企业合规战略制定和内控的设立角度出发，轮岗实质上是企业设置的一个预警系统。在制定合规战略时，必须考虑到信息透明化的问题。比如工资单的处理上，要让每个员工明白公司薪资制定的流程，从而避免薪资发放方面的暗箱操作。此外，在薪资福利政策
方面，比如企业年金、员工的薪资福利规定（比如按绩效付薪）等等，要向员工进行详细的介绍。
HRoot：萨班斯法案的主要目的之一是增加企业财务的透明度，这对人力资源管理提出了哪些要求？
在ADP关于萨班斯法案对薪酬、人力资源信息系统和福利管理的挑战的报告中认为：不合规导致 “热第三轨（Hot Third
Rail）”效应，这种效应对企业带来的影响有哪些？对于企业财务部门来说，如何避免这种效应？
张晓云：对于萨班斯法案来说，其基本的核心技术就是COSO内部控制整体框架，主要包括五大要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督。每家企业都要从这五个要素出发，架构内部控制的框架。同样，人力资源管理的架构，也要从这五个方面进行考虑。
COSO涉及到公司的方方面面，那么对于人力资源管理来说，首先企业文化是否倡导合规、是否针对合规的要求不断对员工进行培训。其次，人力资源政策的制定需要考虑很多因素，与所有员工沟通政策的具体内容，要让所有员工了解如何执行这些政策规定。再次，在控制活动方面，人事薪酬的管理包括员工的招聘、员工的离职、考勤管理、薪资福利的计算发放、薪资主档案管理等等，都需要进行合规管理，这样才能从具体细节上保证整个人事薪酬管理的合规性。另外，在股票期权管理方面，，也需要进行合规管理。如果用COSO的方式建立一个比较完善的合规体系，尤其是在人力资源方面，吻合这些最基本的要求，然后在日常的管理中再加以监督、沟通交流、改进，那么整个系统就会非常完善。通过内控系统的设置、合规政策的制定和执行，能够把不合规的风险降到最低。
对于企业来说，不合规的成本极其高。萨班斯法案对CFO和CEO都有非常严格的要求，不遵循或违反萨班斯法案惩罚严重，这种严厉的惩罚也是为了督促企业和个人来遵守合规的要求。
企业合规运营是一个永久的进程，一个永无止境的旅程，需要企业周全考量。很多上市公司，包括一些非上市公司都会朝着合规的方向发展，希望企业变得更合规、更完善。同时，大部分公司都应认识到萨班斯法案将明显加重其合规压力。在薪酬和人力资源管理领域，处理流程的有效跟踪与控制、数据和系统的安全等，都需要企业投入相当的力量。对于企业来说，制定有效的合规战略和完善的内部控制体系才能使企业整体的战略最终得到有效的实施。
关于张晓云女士：
张晓云女士目
前担任ADP中国首席财务官，此前拥有16年的财务管理以及会计工作经验，她负责公司的财务战略规划以及ADP在中国的会计和税务合规管理。在加入ADP中国之前，张晓云女士曾经担任百时美施贵宝中国的助理财务总监。在此职位上，她负责公司旗下三个独立实体的财务工作，具体内容包括对所有会计部门的管理工作、公司内控（如萨班斯-奥克斯利法案执行及合规工作）、税务、财务合规方面的政府事务管理、年度财务预算以及预测、财务分析以及公司成本会计。此前，张晓云还曾经担任过上海淘大食品有限公司的财务经理以及上海诚利钻石有限公司的副总经理。张晓云拥有英国Henley管理学院的工商管理硕士学位和中国注册会计师执业证书。
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