中国海洋大学研究生命题专用纸
2015学年秋季学期试题名称：《秘书实务》课程论文共5页
以高校秘书为例浅谈如何提高秘书写
作能力
韩硕
（中国海洋大学法政学院；山东青岛 266100）
摘要：高校秘书作为秘书工作领域的一部分 ,在高校的管理工作中发挥着承上启下、参谋助手的作用。公文写作是高校办公室秘书必备的职业素养之一，需要秘书人员有娴熟的专业技巧、深邃的理论素养和高度的敬业精神。本文就是从高校秘书以及其具备良好公文写作能力的重要性，秘书写作中的错误倾向以及如何提高秘书写作水平三个方面谈谈笔者对高校教学秘书写作素养的看法。
关键词：高校秘书；公文写作；能力技巧
秘书队伍是教育管理中不可缺少的组成部分，秘书水平的高低，办事的效率直接影响教学管理。公文写作是高校办公室秘书必备的职业素养之一，是一个集视野和智慧于一体的综合性脑力活动，它需要秘书人员有娴熟的专业技巧、深邃的理论素养和高度的敬业精神。
一、高校秘书工作及其具备良好公文写作能力的重要意义
高等学校的秘书工作,是高校管理体系中的重要组成部分,是辅助学校各级领导者处理政务、办理事务、提供服务的一项不可缺少的重要工作。在学校领导进行管理活动的全过程中,秘书人员都参与其中。
高校秘书作为沟通高校内外的服务者、督办者、参谋者，需要通过不断的学习和实践，提高自身素质的公文写作能力。其中主要包括撰写文字材料和印制、发放、承办各类文件。其中，撰写计划、报告、总结、领导讲话稿等是高校秘书公文写作的重点和难点。所以，公文写作能力也是诸多能力的综合体现。公文作为领导机关实施领导和管理的一种工具，其制文意图必然源于领导，只能是受命制文。从这个意义上说，具备良好的公文写作能力，就意味着秘书人员主动捕捉到了领导意图，全面准确地领会了领导意图，这会给教学管理活动带来极大的便利。
二、高校秘书公文写作中的错误倾向
提高公文写作能力，更好适应工作的需要，是当代每一个高校文秘人员对自身的迫切希望，但也面临着一个较为普遍的现象：公文写作水平不高，究其根源，是对写作的本质理解不够充分。公文写作不是一般文字工作，它需要高度的政治性和政策性。做好公文写作工作，不仅需要深厚的文字功底，而且还需具备较高的理论素养和思想水平以及较强的认知能力、综合分析能力等。
通过对现状进行分析，我们可以发现，在公文写作能力方面，存在几种认识上的偏颇，试析如下：其一，过度注重格式。很多人过度看重公文格式，甚至看做写作的根本。诚然，准确地掌握公文格式是必要的，但达到这一程度，只是写作能力的浅层，更重要的是公文内容方面的学习和训练；其二，寄望于培训。公文写作是一个实践的过程，寄希望于培训课的短暂训练来提高写作能力，是不切实际的。公文写作能力必须通过自身的反复实践才能形成并加以巩固。依赖听课而缺乏有效地锻炼，不亚是饮鸩止渴；其三，依赖于仿造。遵循本单位以往发文惯例，进行仿造加工，有助于熟悉公文规范，是提高公文写作能力的一个有效途径。但时至今日，不了解相关法规、规章的规范性要求，完全依赖惯例写作，很容易出现不规范的状况。其四，选取案例不典型。有时并未核实材料的准确性，或是没有注意措辞的分寸，甚至言过其实。其五，“套用式”公文写作模式已成为新媒体环境下的一种写作主流。虽然这样大大提高了写作效率，促使公文写作向着文种规范化、语言精炼化、篇幅简短化、成文快捷化方向发展，但也暴露出逻辑和语言两大公文写作瓶颈。
三、如何提高秘书公文写作水平
1. 扎实基础，学好理论知识。
要掌握和提升秘书写作能力没有捷径可走，关键还在于基本功。秘书写作在实际工作中大多是公文写作，而公文写作同文学创作有很大区别，不同的文种都有固定格式。这要求学生首先要学好公文写作的理论知识，掌握各个文种的基本格式和写作要点。另外，在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定格式，但不是固定不变的，要根据会议要求，领导意图和实际工作需要而定; 其次要注重具体内容的选取。总结时要客观真实、全面详细，多用数字和事实说话; 分析时要准确、有针对性和前瞻性; 部署时要符合实际，有可操作性和科学性]。
2.要注重自身实践能力的培养。
“文章非天成，妙手靠实践。”“文贵于精，精在于练。”任何好文章都离不了苦练。公文等文稿的写作才能，技巧也是从刻苦实践中锻炼出来的，天道酬勤，勤能补拙，只有多写多练，坚持不懈，才能熟能生巧，运笔自如，真正学到本领，放炮练习公文写作是有一个过程的，不可能一蹴而就。要提高文秘写作能力，应有意识地选读一些范文，以作借鉴。古人云: “凡操千曲而后晓声，观千剑而后识器。”“读书破万卷，下笔如有神。”作为一名秘书，在平时应多读一些好的书、报、文章，从中学习他人的写作经验和写作技巧，也可以从中获取有用的信息，积累各种资料。另外，“常看胸中有本，常写笔下生花”，通过练笔，可以锻炼我们的思维能力，开阔知识面，要坚持勤于练笔，不怕失败，善于总结经验教训，自己就会慢慢“入门”，写作水平就一定能在日不见长中逐渐得到提高，不会再是无从下手了。“纸上得来终觉浅，须知此事要躬行”秘书人员要提高公文写作能力，必须要亲自实践，在办公室读书，看报，上网学习积累固然重要，但是“读十篇不如做一篇”，多练笔是提高公文写作水平最关键的一环，经常认真的学习公文写作，这样才能逐渐摸索出方法，开辟出写好公文的路径。
3.日复一日，培养良好的写作习惯。
良好的写作习惯不是一天就能够形成的，需要高校秘书人员在一次次练笔中积累经验、在一天天积累经验中养成习惯。良好的写作习惯表现在：其一，注重调查研究，确保材料的真实性；其二，善于利用各种数据阐述，完善文章内容；其三，时刻保持一颗冷静的大脑，写作过程不盲目、不焦躁；其四，把握行文的逻辑性，使得文章更加严谨规范；其五，不断推敲修改，力求做到完美。
4.要做到老问题新观点。
秘书写作需要不断地进行思维创新、观点创新和内容创新。在秘书写作中，泛泛的见解、一般性的结论、普通的认识水平，是不难做到的，但也是没有多大价值的东西，或者说通篇都是正确的废话。如何才能避免正确的废话呢？这就要求秘书人员对老问题、常规事情
和日常工作进行深入思考并得出新的见解。如，冲破传统观念的思想内容有新意；有的放矢，一语中的，能给人解除疑惑、消除疑虑的思想，有新意；同一事物，以不同角度，在不同时机来观察、分析，也会产生新意。为领导提供的决策参考，决不能满足于庸常的浅薄见解，而应当在此基础上进行新的层面和境界的思考。因此，秘书人员要变简单思维为双向思维，变单层次思维为多层次思维，变就事论事为以事论理，变以事论理为举一反三，坚持立意不新不下手、思路不新不动手、表述不新不出手，努力做到老话题有新意，新话题有深度。特别是在起草重要文件时，秘书写作既要贯彻领导意图、体现时代特征，又要切合实际情况、指导基层工作。秘书人员要始终坚持以广泛占有、深刻理解切合实际的最新素材为基础，不断拓宽新思路、丰富新内容、提升新内涵，确保与领导意图共振合拍，从而使领导的思路更加完整、观点更加明确、内容更加详实。
5.理解顿悟，增强公文语体的运用能力
增强对公文语体的感悟能力，恰当、得体地运用公文语言，是公文写作的重要组成部分。这种能力，必须在写作实践中反复锻炼才能逐渐形成而达到熟练。因此，在实践中需要格外注意，用心揣摩语言与公文内容的关系，并逐渐掌握使用语言的技巧。同时，在增强语体运用能力，使用公文语言时，还应注意按《国家行政机关公文处理办法》的要求“直述不曲”，即不能使用曲笔，并且坚决注意避免公文口语化和文学化。
公文写作本身就是一件很严肃的事情，魏文帝曹丕在《典论论文》中说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛业。”特别是公文的语言每一词，每一句子都有一定的要求，秘书人员要想提高公文写作能力必须坚持理论实践相结合的原则。只有从理论和全局的高度，注意理论和实践的结合，提炼出鲜明的观点，文章才有方向，有深度，指导性才强，才有生命力。有些人掌握了许多理论方面的知识，但在具体写公文的时候还是无从下手，这就是因为理论知识没有完全消化，没有真正运用到实践中去。
结论
公文写作能力的提高并不是一蹴而就的，它离不开个体的主观努力和理论素养的积淀。提高公文写作能力的过程，不应该只是循环往复的过程，而是要循序渐进、日积月累、逐渐丰富。归纳来说，提高高校秘书的公文写作能力，惟有“厚积薄发、笔耕不辍”这一途径，没有捷径可言。只要“精诚所至”，留意日常生活，多学、多看、多思、多练，就能提高自己的写作能力和水平，离“金石为开”的境界便也不会太远。
参考文献:
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