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南京市行政处罚案件档案管理办法

南京市行政处罚案件档案管理办法
南京市行政处罚案件档案管理办法

南京市行政处罚案件档案管理办法

第一条为进一步规范行政执法行为,加强对行政处罚案件(以下简称案件)文件材料归档工作的管理,更好地发挥案件档案在依法行政中的作用,依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条本办法适用于南京市行政区域内具有行政处罚权的行政执法机关(包括授权组织和受委托执法组织)有关案件文件材料的归档整理和管理。

国家、省驻南京行政执法机关可参照执行。

第三条本办法所称行政处罚案件文件材料,是指行政执法机关在办理处罚案件活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图标、声像、证物等不同形式的记录。

第四条行政执法机关管理案件文件材料应当遵循统一、规范、集中的原则,将案件文件材料的立卷、归档作为办理行政处罚案件的重要工作环节,建立健全相关管理制度,明确岗位职责,确保案件文件材料的完整、安全。

第五条凡在行政处罚案件审查过程中形成的与案件有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件材料均应收集齐全。

第六条案件材料归档的整理必须遵循文件材料形成规律和特点,保持案件文件材料的有机联系,每个案件形成的文件材料应集中立卷,便于保管和利用。

第七条从初查或者立案之日起,案件承办人员就应当开始系统收集有关文书,做好立卷的前期准备。案件办理结束后,案件承办人员应当整理案件的全部材料,进行立卷。

第八条行政处罚简易程序案件归档文件材料包括:

1.处罚决定书

2.处罚收据或执行情况记录

3.其他文件材料

第九条行政处罚一般程序案件归档文件材料包括:

1.行政处罚决定书。

2.实体性证据材料

(1)当事人身份证明、授权委托书;

(2)现场检查、勘验笔录;

(3)调查询问笔录;

(4)证人证言;

(5)图片;

(6)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品清单;

(7)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品返回清单;

(8)鉴定、检测、评估等机构出具的书面报告;

(9)有关部门协助调查出具的材料;

(10)其他证据材料。

3.程序性证据材料

(1)责令停止违法行为(限期整改)通知书及送达回证;

(2)行政执法调查通知书及送达回证;

(3)证据先行登记保存决定书及送达回证;

(4)行政处罚陈述权、申辩权告知书及送达回证;

(5)行政处罚听证权告知书及送达回证;

(6)行政处罚听证通知书(公告)及送达回证;

(7)陈述、申辩记录;

(8)陈述、申辩复核材料;

(9)听证笔录;

(10)行政处罚决定书送达回证;

(11)其他文书或证据材料。

4.内部审批文件材料

(1)立案审批材料;

(2)证据先行登记保存报批材料;

(3)减轻处罚审批材料;

(4)调查终结拟作出处罚决定报批材料;

(5)重大行政处罚决定集体讨论记录;

(6)暂缓、分期缴纳罚款审批材料;

(7)结案审批材料;

(8)其他审批材料。

5.其他应归档的文件材料

(1)罚没款收据;

(2)行政处罚执行情况备注;

(3)申请暂缓或者分期缴纳罚款材料。

第十条在行政处罚决定发生法律效力以后,当事人提起行政复议或行政诉讼形成的档案,可合并入原案卷保管,或另立附卷保管。

第十一条案件档案的分类按照“年度——案件”方法进行。行政处罚案件档案的类目名称定为“行政处罚类”。案件档案数量较少,未单列管理的单位,案件文件材料的归档整理按照《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》执行。

第十二条简易程序和一般程序案件文件材料分别整理。简易程序案件20至50案为一卷;一般程序案件(包括听证程序案件)为1案1卷,案情重大、复杂或材料过多时可一案数卷。

第十三条案件归档文件材料必须齐全、完整、准确,字迹必须工整、清晰、耐久,不得使用不耐久材料书写、打印。列入永久保管的数码彩色照片必须冲洗后归档并粘贴整齐。

同一次序文件材料按照结论性材料在前,办案客观进程形成的材料在后;文件材料在前,证据材料在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;批复在前,请示在后的次序排列。

第十四条卷内文件材料应当按照排列顺序依次编写页号。页号在文件正面的右上角和背面的左上角空白处以阿拉伯数字编写;文件背面无文字内容的,不编写文件页号。

每个案卷都要填写规范准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题,应填写在备考表上,并签上立卷人、检查人姓名。

案卷标题应完整揭示卷内文件内容,简明确切。标题一般由当事人(全称)、案由等组成。案卷封面、卷内目录、备考表、卷底不编号。

档号由档案馆(室)统一编制填写。

第十五条案件装订前,应将卷内文件材料去掉金属物,对已损坏的文件材料应予修复,若文件材料纸张规格过大,应按规定折叠;若文件材料纸张规格小于A4纸的1/3,应将原件粘贴于A4规格的空白纸上,并加盖骑缝章。若原件模糊、褪色或为不符合要求的字迹材料,应予复制,复制件与原件一并组卷。

第十六条案卷封面、卷内目录、备考表按照国家标准

UD351.852.12GB/T9705-88(文书档案案卷格式)规定的要求填写。卷内文件及管理图表采用A4纸,档案盒、软封面、卷内文件目录、备考表采用省档案局统一监制的式样。案卷采用软封面装订,用档案盒存放。装订一般采用三孔一线的方法,文件材料的左边与下边必须对齐,案卷厚度以不超过2厘米为宜。

第十七条案件档案根据案件的重要程度划分保管期限。行政处罚简易程序案件归档保管期限可由本级行政执法机关定为2年或者3年、5年、10年,一个单位的保管期限应相对统一;一般程序案件档案可定为30年;本级人民政府规定的重大处罚案件档案可定为永久保管。

第十八条归档的录音带、录像带、视频等声像档案,应转换成格式统一的数字信息进行存储,并在载体上注明当事人的姓名、案由、案号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容,并按形成顺序,逐盘登记造册归档。归档的证物,凡是能够附卷保存的,应装订入卷,不能装订入卷的,应拍照入卷,证物另行保存。另行保存的实物应当分类管理,并贴上标签,注明案由、案件号、形成时间、主要内容等事项。

第十九条案件文件材料按照谁办案谁立卷的原则,由案件承办人员在案件结案后15日内立卷完毕,于次年一季度前移交本单位档案室集中统一管理。移交前应由承办部门负责人对案件文件材料的真实性、完整性进行审核。并会同本单位档案部门对档案管理的质量进行检查。

案件承办人员移交时应编制移交清册,办理移交手续。有电子文件目录及归档的电子文件应当随纸质案卷一并移交;电子文本由本机关信息机构承办的应当由信息机构负责及时移交。

第二十条永久保管的案件档案按规定与其他门类档案一并定期向本级国家综合档案馆移交。

第二十一条受委托行政处罚组织以委托行政执法机关名义实施行政处罚形成的案卷材料,应当依据本办法并按照委托行政执法机关的具体规定,将有关案件文件材料及时移送委托行政执法机关归档整理和管理。

行政执法机关根据有关规定明确全部或者部分案件由受委托行政处罚组织依据本办法自行立卷归档整理和管理的,可由受委托行政处罚组织自行保管。

第二十二条案卷档案管理坚持统一领导、分级分部门管理的原则,各级行政执法机关应当建立健全管理制度,加强对所属有关单位行政执法人员和档案工作人员的培训、管理和考核。

市和各区县政府法制机构会同本级档案行政管理部门每年组织一次行政执法案卷评查,把案卷评查情况作为每年依法行政考核内容之一。

第二十三条档案行政管理部门应当会同本级政府法制机构建立健全行政处罚案件归档和管理制度,把行政处罚案件档案管理作为档案行政执法监督检查内容之一,定期组织工作交流,对不符合档案管理规定依法责令整改和予以处理。

第二十四条国家部委、省业务主管部门对本系统行政处罚文书格式和案件档案整理有专门规定的从其规定。

第二十五条行政执法机关行政处理和撤销案件参照本办法管理。

第二十六条本办法自2011年1月1日起施行。

南京市各级国家综合档案馆馆藏档案开放与利用办法

南京市各级国家综合档案馆馆藏档案开放与利用办法第一章总则 第一条为规范本市所属各级综合档案馆(以下简称“档案馆”)馆藏档案的查阅利用行为,有效保护和充分开发利用馆藏档案信息资源,更好地为社会各界提供档案信息服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等法律法规的有关规定,结合本市实际,制定本办法。 第二条本市所属各级综合档案馆开放与利用馆藏档案适用本办法。 第三条本办法所称的馆藏档案开放,是指对馆藏档案进行鉴定划控后,将无需保密的馆藏档案取消利用限制,利用馆内服务平台和档案馆门户网站等公共平台向社会开放。 本办法所称的馆藏档案利用,是指对馆藏档案的阅览、复制和摘录等。 第四条档案行政管理部门负责档案馆馆藏档案的开放、利用工作的管理和监督。 第五条馆藏档案的开放和利用遵循合法、便捷和维护档案安全的原则。 涉及国家秘密馆藏档案的开放与利用应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律、法规规定。 第二章档案的开放 第六条档案馆应当按照有关规定,对拟开放的涉密馆藏档案进行解密审查,未经解密审查的馆藏档案不予开放。 第七条档案馆馆藏档案一般自形成之日起满30年向社会开放。 不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的经济、科学、技术、文化等类馆藏档案,以及内容符合政府信息公开范围的馆藏档案,可以随时开放。

涉及国家安全、公共安全、经济安全、社会稳定等国家重大利益的馆藏档案,以及涉及公民非国家公职行为信息的馆藏档案、企业商业信息的馆藏档案,一般 自形成之日起50年内不开放。 受赠档案依捐赠协议开放。非法定原因,捐赠档案的最长保密期为自捐赠日 起50年。 第八条档案馆开放馆藏档案,必要时,应当征得馆藏档案形成单位同意或者报经馆藏档案形成单位的上级主管机关同意后开放。 第九条档案馆应当通过新闻发布会、报纸、电视、广播、档案信息网站等形式,向社会公众通告开放馆藏档案的信息。 第十条档案馆开放的馆藏档案应当经过系统整理,编有供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录,并定期在馆内和档案馆门户网站上公布开放目录。 第三章档案的利用 第十一条公民、法人和其他组织利用开放馆藏档案的,提供介绍信或者身份证、工作证等合法证明,可直接到档案馆或通过信函、电话、传真、电子邮件等途径利用。 港、澳、台个人利用涉及本人及其亲属历史证明的开放馆藏档案的,可持合法证件,直接到档案馆利用;个人或者机构利用其他开放馆藏档案的,应当持合法证件或证明材料,说明利用馆藏档案的目的与范围等情况,并经档案馆同意。 外国组织或外国人利用开放馆藏档案的,应当经其来华接待单位的主管部门或者我国外事工作部门的介绍,持有效证件说明自己的身份、利用馆藏档案的目的与范围等情况,并经档案馆同意。 第十二条法人和其他组织利用未开放馆藏档案的,查阅人应当提供本人身份证和介绍信或委托书。涉及利用重要的内部党政会议记录、重大事(案)件、人员处理及其他重大秘密事项、商业秘密馆藏档案的,查阅人应当提供档案形成单位或法定继承单位、法定事(案)件与秘密事项处理机关加盖公章的书面同意材料。 公民可凭本人身份证到档案馆利用尚未开放的记载有关本人工作经历、学籍学历、社会保障等情况的馆藏档案。公民本人因故不能到馆查阅的,可委托他人

电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法 (国家档案局令第5号 1999年6月7日颁布) 1.总 则 1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。 1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。 1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。 1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。 1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。 1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 1.7 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2.电子文件的收集与积累 2.1 收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2.2 收集积累要求 2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。 2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。 2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储

档案行政执法工作总结

档案行政执法工作总结 篇一:XX年档案行政执法检查自查报告 XX年档案行政执法检查自查报告根据区档案局xxx[XX]xx号文件要求,为了深入贯彻落实《档案法》精神,依法推动全区档案事业全面发展,我单位XX年档案工作在区档案局的业务指导下,克服人少手、经验不足等困难,取得了一定成绩,档案整理较为规范。按照区档案局的要求,于XX年10月29日至11月09日对我单位档案管理工作进行了自查,自查报告情况如下: 一、高度重视,加强领导 高度重视档案管理工作,将档案管理工作纳入工作日程,加强对档案管理工作的领导,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。调整了档案管理工作领导小组,并把档案工作列入办公室的重点工作、年度计划,形成了以主管理事长为组长、办公室主任为副组长、各科室负责人和档案专(兼)职人员为成员的四级档案管理络。为进一步加强对档案工作管理,我单位缩减财政、拨出经费,添置各类档案用具、设施,使档案管理在硬件上有了保障,适应了现代化管理的需要。 二、建立健全档案管理制度,强化档案管理工作 1、为使我单位档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。在原有档案管理工作的基础上,我们进一步完善了

档案管理工作的各项规章制度。按照《档案法》的规定,在区档案局的具体指导下,结合实际情况,建立健全了档案管理制度,形成了一套完整的单位档案制度汇编,为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。同时制定了本单位档案管理应急预案,落实了档案安全管理职责,加强了对档案工作的管理、指导和督查,形成了工作有要求、有布置、有检查的齐抓共管良好局面。 2、按照区档案局具体工作要求,制定了档案管理络图、档案分类示意图、档案分类说明、文件材料归档范围和文书档案保管期限表,档案工作在本单位有效的管理络和各类档案制度规范下有序开展。档案日常管理工作的记录健全,建立了内部档案移交接收清册、档案室温湿度情况记录表、档案查阅借阅登录表等。 三、认真抓好制度落实,严防泄密 1、继续加强工作人员岗位职责的建设,贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强我单位工作人员的档案意识。 2、加强对归档文件材料的保管以及保密力度,由档案人员统一集中管理,任何个人不得擅自挪用,凡涉及保密的文件资料,认真做好秘密文件传阅和保存工作,做到以人为本,努力提高档案管理人员的档案保密意识,严格按照

档案室搬迁工作方案

档案室搬迁工作方案 各科室: 建邺区档案新馆即将交付,为做好局馆搬迁工作,局领导班子研究通过了《建邺区档案局搬迁工作方案》,请各科室对照责任分工和时间安排,认真贯彻落实,确保搬迁工作规范、有序开展。 南京市建邺区档案局 xx年7月22日 建邺区档案局搬迁工作方案 建邺区档案新馆建设工作现已全部完工,即将交付使用,根据区委、区政府要求和档案工作需求,我局计划于8月上中旬完成全部搬迁工作,此次搬迁任务繁重、责任重大,为保证搬迁工作安全、规范、有序、高效进行,特制定如下搬迁方案。 一、总体要求 在充分考虑各方面因素的基础上,谋划和制定科学的搬迁工作计划,细化工作步骤和具体要求。全局上下协同配合、全力以赴参与到搬迁工作中来,采取分组实施、各负其责的方法,严格按照时间进度组织实施,确保搬迁工作规范、有序开展。在充分保障档案和人员、财产安全的基础上,尽可能快地完成整体搬迁任务,尽快实现新馆办公,尽早对外开放服务大厅,不断完善新馆功能,倾力打造“五位一体”的现代化档案新馆。 二、基本原则

1、服从全局原则。各科室和全体干部职工要树立大局意识,强化主观能动性,服从全局安排,按照责任分工,认真完成本职工作,配合完成搬迁任务。 2、“谁使用、谁负责”原则。搬迁过程基本按照“谁使用、谁负责”的原则,各科室做好本科室办公设备的搬迁工作,个人做好本人办公用品的搬迁工作。 3、互相协作原则。各科室和个人在做好本科室和本人负责的工作任务外,积极协助其他科室和个人完成搬迁任务,发扬协作精神,促进全局搬迁目标的完成。 4、保障安全原则。确保整个搬迁过程档案无破损、无遗漏、无丢失、无泄密,确保人员和财产安全。 5、按时搬迁原则。搬迁工作按步骤实施,确保按规定时间完成,尽快恢复正常工作秩序。 三、组织领导 为加强对搬迁工作的组织领导,经局长办公会研究决定,成立区档案局搬迁工作领导小组,成员名单如下: 组长:张兴春 副组长:安鹰、孙志国、董海燕 成员:岳鑫、任增瑶、夏洁 领导小组负责全面领导局馆搬迁工作,协调搬迁过程中出现的问题。根据工作需要,将全局工作人员分为4个工作组,各组人员安排如下:

基建档案管理办法

24、基建档案管理办法 1目的 为规范和加强公司(以下简称公司)基建档案管理,确保基建档案的完整、准确、有效与安全,特制定本办法。 2范围 本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责,规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。 3依据 本办法依据下列标准、规范制定(其最新版本亦适用于本办法): 《企业档案工作规范》(DA/T42-2009) 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008) 《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002) 《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001) 《建筑工程资料管理规程》(DB11/T695-2009) 4定义 基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。 项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。 项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。 项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。 项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 5管理要求

公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则,实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式,确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。 项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行,应完整、准确、系统。 建设单位与各参建单位应根据本规范的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 6管理职责 档案室为公司基建档案管理部门,负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。 档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作,确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范,负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。 工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交和归档工作,保证项目文件的完整、有序。 7归档范围和保管期限 凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案 的归档范围,包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料,详见《基建档案分类、归档范围和保管期限表》(附1)。 归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。 保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定,结合公司实际情况,分为永久和定期,定期分为30年和10年。不同保管期限的文件为一卷时,保管期限从长。 8归档要求

档案管理办法

档案管理办法 目录 第一章总则 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第二节归档时间及程序 第三章档案整理 第四章保管利用 第一节保管 第二节利用 第五章销毁 第六章其他 第七章附则

第一章总则 第一条为了规范和加强档案管理,有效保护和利用档案,保障企业安全规范高效运行,制定本办法。 第二条本办法所称档案,是指集团公司和下属单位在研发、生产、经营、管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的各种文件材料。 第三条档案载体形式分为纸质和特殊载体形式。特殊载体形式包括磁带、磁盘、光盘、照片、实物等。 第四条公司档案根据管理职能,结合档案内容及其形成特点,分为生产经营类、技术类、产品类、行政管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、员工档案类、党群类、特殊载体类等。 第五条公司档案实行集中统一管理。 (一)秘书处为档案工作管理部门,内设文印档案管理科,负责管理集团公司和下属单位档案(员工档案除外),并对部门、单位档案工作实施督导。 (二)人力资源处负责管理员工档案。 (三)财务处负责对会计年度终了后形成的会计档案保管2年,2年后移交秘书处文印档案管理科管理;下属单位(包括视同单位管理的部门,下同)负责保管本单位设备仪器类档案及其他常用档案。 第六条秘书处文印档案管理科须配备专职文印档案管理员,其他部门、单位须配备兼职文印档案管理员(财务会计处兼职文印档案管理员不得由出纳人员担任)。

(一)专职文印档案管理员负责档案归档、整理、保管利用、及销毁统计等工作。 (二)兼职文印档案管理员负责本部门、单位档案归档、整理、保管利用及移交工作。 (三)兼职文印档案管理员接受所在部门、单位和秘书处双重管理,部门、单位负责行政管理,秘书处负责业务培训与工作督导等。 第七条集团公司总经理和部门、单位负责人为公司和本部门、单位档案工作第一责任人,负责安排督促做好档案管理工作。 第八条员工为档案工作直接责任人,负责按规定及时将工作中形成的档案收集整理后移交有关人员集中管理。 第九条本办法适用于集团公司各部门、单位。 第二章归档 第一节归档范围与保管期限 第十条下列具有保存价值的文件材料均须进行归档: (一)公司内部形成的文件材料; (二)公司引进或参与的项目、外购设备等带来的文件材料; (三)需要公司执行、办理的外来文件材料; (四)其他有保存利用价值的文件材料。 第十一条档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。 (一)凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的、对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管;

档案管理规章制度

档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻,执行《中华人民共与国档案法》与上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导,将档案工作纳入本单位的整体发展计划,列入本单位议事日程,督促分管部门按上级与本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作与档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷与归档进行监督与指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料与照片,收集领导同志外出开会的发言材料与带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类与载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用与归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导与督促检查,按规定时间向档案室移交。

6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录与统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级与下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间与要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其她单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

南京市行政处罚案件档案管理办法

南京市行政处罚案件档案管理办法 第一条为进一步规范行政执法行为,加强对行政处罚案件(以下简称案件)文件材料归档工作的管理,更好地发挥案件档案在依法行政中的作用,依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》以及国家档案管理业务规范的有关规定,结合本市实际,制定本办法。 第二条本办法适用于南京市行政区域内具有行政处罚权的行政执法机关(包括授权组织和受委托执法组织)有关案件文件材料的归档整理和管理。 国家、省驻南京行政执法机关可参照执行。 第三条本办法所称行政处罚案件文件材料,是指行政执法机关在办理处罚案件活动中形成的、能反映案件真实情况、有保存价值的各种文字、图标、声像、证物等不同形式的记录。 第四条行政执法机关管理案件文件材料应当遵循统一、规范、集中的原则,将案件文件材料的立卷、归档作为办理行政处罚案件的重要工作环节,建立健全相关管理制度,明确岗位职责,确保案件文件材料的完整、安全。 第五条凡在行政处罚案件审查过程中形成的与案件有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件材料均应收集齐全。 第六条案件材料归档的整理必须遵循文件材料形成规律和特点,保持案件文件材料的有机联系,每个案件形成的文件材料应集中立卷,便于保管和利用。 第七条从初查或者立案之日起,案件承办人员就应当开始系统收集有关文书,做好立卷的前期准备。案件办理结束后,案件承办人员应当整理案件的全部材料,进行立卷。 第八条行政处罚简易程序案件归档文件材料包括: 1.处罚决定书 2.处罚收据或执行情况记录 3.其他文件材料 第九条行政处罚一般程序案件归档文件材料包括: 1.行政处罚决定书。 2.实体性证据材料 (1)当事人身份证明、授权委托书; (2)现场检查、勘验笔录; (3)调查询问笔录; (4)证人证言; (5)图片; (6)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品清单; (7)证据先行登记保存、检查、暂扣等物品返回清单; (8)鉴定、检测、评估等机构出具的书面报告; (9)有关部门协助调查出具的材料; (10)其他证据材料。 3.程序性证据材料 (1)责令停止违法行为(限期整改)通知书及送达回证; (2)行政执法调查通知书及送达回证; (3)证据先行登记保存决定书及送达回证;

基建工程档案管理办法(总8页)

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(试行) 为加强建设工程文件的归档整理工作,明确工程档案归档的范围、期限、职责、标准,建立完整、系统的工程档案,特制定本办法。 一、工程文件材料的收集、整理范围 (一)工程准备阶段文件材料 1、立项文件材料:项目建议书;项目建议书审批意见及前期工作通知书;可行性研究报告及附件;可行性研究报告审批意见;关于立项有关的会议纪要,领导讲话;专家建议文件;调查资料及项目评估研究材料。 2、建设用地征地、拆迁文件材料:选址申请及选址规划意见通知书;用地申请报告及用地计划批准书;拆迁安置意见、协议、方案等;建设用地规划许可证及其附件;划拨建设用地文件;国有土地使用证。 3、勘察、测绘、设计文件材料:工程地质勘察报告;水文地质勘察报告、自然条件、地震调查;建设用地钉桩通知单;地形测量和拨地测量成果报告;申报的规划设计条件和规划设计条件通知书;初步设计图纸和说明;技术设计图纸和说明;审定方案通知书及审查意见;有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议;施工图及其说明;设计计算书;政府有关部门对施工图设计文件审批意见。

4、招投标文件材料:勘察设计招投标文件;勘察设计承包合同;施工招投标文件;施工承包合同;工程监理招投标文件;监理委托合同;编标合同、标底; 5、开工审批文件材料:建设项目列入年度计划的申报文件;建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表;规划审批申报表及报送的文件和图纸;建设工程规划许可证及其附件;建设工程开工审查表;建设工程施工许可证、审计证明等;工程质量监督手续。 6、建设、施工、监理机构及负责人文件材料:工程项目管理机构及负责人名单;工程项目监理机构及负责人名单;工程项目施工管理机构及负责人名单。 (二)监理文件材料: 1、监理规划 2、监理月报中的有关质量问题 3、监理会议纪要中的有关质量问题 4、进度控制 5、质量控制 6、造价控制 7、分包资质 8、监理通知 9、合同与其他事项管理 10、监理工作总结

档案资料管理办法

档案资料管理办法 为规范深圳分公司各监理部的管理,确保监理数据管理有序,提高监理质量,对监理过程中形成的监理资料按本办法收集、整理。 项目监理部成立后,为了便于日常管理、检索,监理人员应将监理资料进行分类管理,分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行。 1、合同类 施工合同;委托监理合同;分包单位资格报审表及分包相关资料;与工程建设有关的其它合同文件。 2、监理工作日志类 监理日志簿;监理文件;监理规划;监理实施细则;监理公司营业执照、资质等级证书(副本复印件);监理工程师上岗证等;总监授权书;见证单位及见证人员授权书;关于更换监理工程师的通知;监理公司其它文件。 3、监理通知及月(季、年)报类 监理工程师通知单;监理工程师通知回复单;监理工作联系单。监理月(季、年)报。 4、进度控制

施工组织设计(方案)报审表及施工组织设计(方案)。工程进度计划(含周、月计划);工程监理延期申请表;工程最终延期申请表;工程暂令;工程开工/复工报审。 5、质量控制 (1)质量控制(验收资料) A 检验批报验资料; B 分项工程报验资料; C 分部工程报验资料; D 单位元工程有关资料。 (2)质量控制(隐蔽工程验收资料); A 隐蔽工程报验申请表及建筑物测理定位放线(复核)记录。 B 基槽(坑)开挖验槽记录。 C 隐蔽工程报验申请表及检验批、分项工程质量验收记录、技术复核单。 D 职工工资工程报验申请及其它隐蔽工程质量验收记录。 E 旁站监理记录表。 (3)质量控制(材料报验); A 工程材料/构配件/设备报审表质量证明文件。 (4)质量控制(见证取样及试验检验报告); A 见证取样单。 B 施工单位试验资质、试验设备计量检定证明、试验人员资格证书。

综合档案室管理制度

档案管理制度 第一章总则 第一条为了加强本公司档案管理工作,确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神,结合本公司实际情况,制定如下档案管理制度。 第二章立卷归档 第二条归档范围 凡记述反映本公司各种活动,具有查考利用价值并已办理完毕的文件均属归档范围,确定归档与不归档应遵照国家档案局有关规定,具体归档范围按《文件材料归档与不归档范围》执行。 第三条归档时间 1、办理完毕的文件和应归档的文件,在次年六月底前整理立卷,移交档案室,并办理移交、接收手续。 2、随机设备、仪器、技术文件材料,在设备、仪器开箱时及时归档,待档案室登记后,再办理借用手续,进行安装调试。 3、基建文件材料待工程竣工收后及时归档。 4、会计档案隔年归档。 5、会议文件、照(底)片、奖状、锦旗、录音(像)带等,采取平时归档方法进行,即随时产生随时归档。 第四条收集整理要求 1、按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。 2、归档的文件其制作程序符合规范要求,制成材料具有耐久性。 3、卷内文件材料排列有序,反映问题集中,保持文件间的有机联系。 4、案卷标题简明确切,能充分提示卷内文件的主要内容。 5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。 6、卷内文件无金属物,破损的文件必须修复,案卷装订结实美观。 7、档案分类、组卷科学,便于保管和利用。 8、应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。 第三章档案库房管理

第五条档案库房必须符合防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫鼠的要求;设置窗帘,配备灭火器、温湿度计、空调等保护设施,四周无危及库房安全的隐患。 第六条定期搞好库房卫生,检查档案破损、褪变情况,发现问题及时解决。 第七条档案库房专人管理,无关人员不得随意进入库房。 第四章档案统计 第八条要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析,为制定档案工作计划,总结经验教训提供依据。 第九条要保证数字的准确性,坚持实事求是,严格认真对待每一个文字,如实反映情况,使统计数字准确,符合客观事实。 第十条对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计,并按规定向档案业务部门报送档案工作情况统计表。 第十一条对本公司档案及档案工作情况要定期调查,及时进行统计分析,并按规定上报上级有关部门。 第十二条档案统计工作必须遵循国家统计工作要求,执行《中华人民共和国统计法》,用科学的标准和方法使统计工作科学化。 第五章档案保管 第十三条对接收进综合档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。 第十四条加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。 第十五条积极做好档案的利用工作,建立借阅登记和利用效果登记 第十六条加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。 第十七条对保管期满后没有参考利用价值的档案,经过鉴定小组和领导批准,造具清册后进行销毁。 第十八条对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、复制或其他处理。 第六章档案保密 第十九条不该说的机密,绝对不说。 第二十条不该问的机密,绝对不问。

浅谈加强档案的行政执法工作

浅谈加强档案的行政执法工作 《中华人民共和国档案法》颁布实施后,通过各级档案部门的努力,档案工作逐步走上了法制轨道,依法治档的新格局已初步形成。但也应看到,由于部分基层档案部门行政执法工作手段和措施不够有力,致使有法不依、执法不严、违法不究的情况仍还不同程度地存在着,制约了档案事业的发展。因此,如何进一步做好档案行政执法工作,把档案和档案工作纳入法制轨道,使《档案法》真正落到实处,是当前工作的一个重要课题。 (一)强化领导意识、加大档案法制宣传力度。切实加强档案行政执法工作的领导,把档案行政执法工作纳入本地区经济和社会建设计划,纳入目标管理,列入领导工作议事日程,还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作,切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题,确保档案工作步入正常发展轨道。懂法是执法的前提条件。《档案法》是国家颁布的要求每一个成员都要遵守和执行的法律,因此,应该向全社会作广泛、深入的宣传,使公民树立档案法制观念,做到依法办事。而观念的形成不是一朝一夕就能解决的,这就要求我们要认真总结以前的经验,抓住重点,把《档案法》的宣传、贯彻实施活动继续深入地开展下去。如积极争取各级党委、人大、政府及各有关部门的支持和配合,把《档案法》列入普法规划, 认真组织实施,以

期提高全社会的档案意识和法制观念,努力营造齐抓共管档案工作、支持档案事业发展的社会氛围。 (二)完善档案法规体系。《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规虽早已相继出台,但这些法规内容较为概括,而与之相适应的一些档案法规又没完善,这无疑给执法工作带来不少实际困难。因此,各地应以《档案法》为依据,结合本地区的实际情况,尽快研究出相应的方案,制订必要的条例、规定和制度,提高可操作性,使执法人员真正能做到依法办事,促进依法治档。《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权, 就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。只有这样,才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题,才能促进档案事业法制化建设和健康发展。 (三)提高档案干部的行政执法水平。档案执法工作是一项专业性很强的工作,这就要求必须建立一支既要有较高的政治觉悟,又要有一定的档案业务知识和法律专业知识的档案干部队伍。就现状而言,档案工作人员必须摆脱旧模式束缚,实现三个转变:一是从封闭保守、看门守摊、墨守陈规的观念转变为改革开放,敢闯敢干,开拓创新的观念;二是把就档案论档案的单纯业务观点转变成密切注视改革开放、经济建设发展的新情况、新领域,为经济建设和社会全面进步服务的观念;三是把档案的行政管理,主要是搞业务指导的观念转变成依法管理档案事业的观念。档案执法人员还要加强学习,提高政治、业务、文化

基本建设项目档案资料管理暂行规定

基本建设项目档案资料管理暂行规定 第一章总则 第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据(中华人民共和国档案湖,结合基本建设工作的具体情况,特制定本暂行规定。 第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。各有关单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 第二章档案资料的管理 第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收,部门、地方的重点建设项目由部门、地方档案行政管理部门参加验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。 第五条项目建设过程中,建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、励条设计单位、施工单位应在各自的职出范围内搞好建设项目文件材料的形成、积出、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料,有关单位应按时虽理、移交建设单位。 第六条档案资料的汇总整理 1.建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。 2.建设项目由建设单位分别向几个单位发包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,交建设单位汇总、整理,或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。 第七条建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

基本建设项目档案管理办法

基本建设项目档案管理办法 主要内容 ●一、概述 ●二、文件材料的整理和归档 ●三、档案整理方法 一、概述 (一)基本建设项目档案的定义 根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的规定,基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料 公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程(包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口)自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考价值的各种形式和载体的历史记录 (二)基本建设项目档案的特点 根据国家标准GB\T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定,科学技术档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 基本建设项目档案是科技档案的一种门类。 基本建设项目档案特点 1、专业技术性;(按专业特点整理) 2、成套性;(文字材料和图纸不分开) 3、现实性;(边形成边利用,准确性) 4、复用性;(重复利用) 5、多样性和数量大 (档案工作与工程建设同步进行) (三)基本建设项目档案的作用 建设项目档案既是项目建设的真实历史记录,也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分,各有关单位应当将其纳入项目建设的全过程,做到建设项目档案工作与项目建设进程同步,按照统一领

业务档案归档管理办法

业务档案归档管理 办法

业务档案归档及分类管理办法 第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理,根据《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》、《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案暂行办法》和本所的《业务质量控制制度》,特制定本办法。 第二条本事务所业务档案实行集中统一管理,由办公室负责收集保管。 第三条业务档案管理的基本内容包括:按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求,对业务报告,工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。 第四条业务档案归档范围: 1、为规划、控制和总结整个审计工作,发表审计意见所形成的业务底稿,如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料;审计计划与总结,未审和审定会计报表,各种差异调节表,审计报告,管理建议书以及取得的客户声明书,陈述等。 2、执行审计程序所形成的底稿,如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。 3、备查参考底稿,如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报

告、企业内控制度、会计制度等。 第五条业务档案归档时间: 审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,任何人不得拒绝归档和据为已有。按有关要求并结合我所实际,归档时间定为自报告签发之日起60个工作日内办理归档手续。 第六条业务档案归档要求: 1、归档的审计工作底稿应符合《中国注册会计师审计准则第1131号—审计工作底稿》的有关规定,做到内容完整,格式规范,记录清晰,结论明确,标识一致。 2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全,不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。 3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查,并予以完善。 4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。 5、各项目负责经理对业务档案归档前的完整性、合规性以及

档案室规章制度(上墙)

宽0.5高0.7 加C 边 档案工作人员守则 一、认真学习贯彻党和国家档案工作方面的方针政策,执行档案工作法律法规,做到忠于职守,爱岗敬业。 二、认真钻研档案工作理论和技能,接受继续教育和岗位培训,具备相应的档案专业知识,持证上岗。 三、发扬“甘为人梯,无私奉献”的兰台精神,积极为单位的各项工作服务,为国家和民族积累档案史料。 四、遵守保密纪律,严格控制机密档案的使用范围,及时做好档案降密、解密工作。 五、执行档案登记备案和报送现行文件制度,及时向有关部门报送有关报表和文件。 六、积极参加档案学会工作,结合工作实际开展档案学理论研究,总结工作经验和撰写学术论文。

档案鉴定销毁制度 一、按照本单位《档案保管期限表》,对应归档的文件材料和已满保管期限的档案文件进行鉴定,对不需归档的文件和不需继续保存的档案进行销毁。 二、对是否归档文件材料进行鉴定时,由档案工作人员与承办部门的文书人员一同完成;对已满一定保管期限的档案鉴定时,应由单位领导主持。 三、鉴定档案应严肃认真,严格遵守鉴定原则,坚持逐份鉴定,保证单位利益与国家利益不受损失。 四、销毁档案前,应编制待销清册,报请单位领导及档案行政管理机关批准,不得擅自销毁档案。 五、销毁档案时,应指派两名以上监销人员。销毁后监销人员要在销毁清册上签名盖章,注明销毁时间、地点、方式。销毁清册归入全宗卷保存。

档案保管制度 一、档案橱具要规范排列,各种设备放置整齐、合理,橱箱钥匙统一编号,集中存放,不准随便携带。 二、坚持半年一次清点,核对室藏档案,登记清点结果,做到账物相符。 三、做好防盗、防火、防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防强光工作,正确使用电器,熟练操作各种设备,做到人走灯灭、机停;门窗及时关闭、上锁。 四、保持库内清洁,严格存放有毒和易燃易爆品。不准在库内吸烟和放置杂物、花草及可食物品。 五、按时做好库内温湿度测试、记录,通过控制与调节,使温度力争达到14-20℃,恒对湿度达45-60%的要求。

南京市城市建设档案管理办法

南京市政府近日出台了《南京市城市建设档案管理办法》 发布日期:[08-08-26 10:43:23] 点击次数:[68 ] 南京市政府近日以“宁政发[2008]137号”文批转市规划局、市档案局拟定的《南京市城市建设档案管理办法》,该《办法》将作为我市依法制档的重要管理依据,为今后我市城建档案的良性发展奠定基础。 附: 南京市城市建设档案管理办法 (市规划局市档案局 2008年7月) 第一章总则 第一条为加强城市建设档案(以下简称城建档案)管理,充分发挥城建档案在城市规划、建设及其管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》、《江苏省城建档案管理办法》、《南京市档案条例》等有关法律法规,结合本市实际,制定本办法。 第二条凡在本市行政区域内进行城市规划、建设及其管理活动的单位和个人,必须遵守本办法。 本办法所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等不同载体形式的历史记录和文件材料。 第三条各级人民政府应当加强对城建档案工作的领导,把城建档案管理列入城市建设事业的发展规划,保障城建档案工作与城市建设事业的协调发展。城建档案馆(室)的馆库建设、设备购置等所需经费应当列入地方固定资产投资计划,日常经费按照市政府有关规定执行。 第四条市规划行政主管部门负责全市城建档案管理工作,业务上接受市档案行政主管部门的监督和指导。 县(区)建设局负责本行政区域内城建档案管理工作,业务上接受市规划行政主管部门和县(区)档案行政主管部门的监督和指导。 乡镇人民政府负责本行政区域内城建档案管理工作。 第五条市、县(区)城建档案馆(室)是集中管理城建档案的专门机构,具体负责本行政区域城建档案的日常管理工作,其主要职责是: (一) 收集、接收和保管本行政区域内具有永久和长期保存价值的城建档案和资料; (二) 对城建档案的形成、报送和利用进行业务指导; (三) 对城建档案和资料进行科学管理,不断提高城建档案的现代化管理水平; (四) 开发城建档案信息资源,开展档案利用和技术咨询服务。 第六条产生城建档案的单位应当设置档案室或者配备专(兼)职档案人员,收集和管理本单位的城建档案。 第七条城建档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,保守秘密,具备相应的专业知识,并按照国家和省有关规定,取得上岗资格。 第二章城建档案的形成与归档

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