一、供应商开发管理制度
1.目的
为规范供应商开发流程,使引进新供应商管理有章可循,特制定本制度。
2.范围
本公司经营类产品的供方开发选择工作,包括成衣和杂货,除另有规定外,悉依本制度执行。
3.职责
3.1供应链管理中心负责本制度制定、修改、废止起草工作。
3.2 供应链总监负责本制度的修改、和核准。
3.3 供应链管理中心下属各部门负责供应商开发工作。
3.4 技术部负责供应商样品测试确认。
3.5 技术部,采购部,采购管理部等部门组成供应商评估小组,负责供应商的调查评估。
4.内容
4.1 开发流程
采购部部门经理根据年度计划制定供应商开发任务和计划,交由采购管理部和采购部执行(重大项目由供应链总监确认),
4.2由供应商搜索员通过各种供应商资料开发渠道进行搜寻资源信息
4.2.1网站平台(阿里巴巴,地区平台,中国制造,同行地区论坛……)
4.2.2行业展览
4.2.3地区黄页
4.2.4工商刊物
4.2.5工商指南
4.2.6宣传资料
4.2.7同行介绍(服装工厂,印花工厂,面辅料工厂,各系列产品)
4.2.8 行业优势地区的工业园密集搜索(例如:黄岩以圣诞塑料礼品知名;磐安以节日布类产品知名;)
4.2.9将搜集到的供应商资料先经实地核查,将工厂,生产车间,样品展厅拍照片记录,收集工厂的负责人资料,明片,工厂有代表性的产品整理拍照片,存入资源程序库中。
5.2 供应商资料分析
5.2.1 采购员根据需要到供应商资源库中选择提取相应的供应商,深度联系并有针对性取样。
5.3 供应商问卷调查,
5.4向供应商了解基本情况,填写基本资料表
5.5 供应商提供资质证明,营业执照,一般纳税人证书,组织代码证书,等多种证书,目录,样品等。
5.6 过滤筛选供应商
5.6.1由供应链管理部安排进行行业供应商信息的搜集,并进行调查;
5.6.2成衣供应商必须是独立法人企业(非个体私营、非外资企业,非有进出口权的类似外贸企业),注册资金和流动资金分别在50万人民币以上的服饰制造企业。这几项如任一项不符直接筛选掉;5.6.3部分对环境因素有影响的制造供应商需进行环境调查,提供《环评报告》供采购部对供方环境体系的评价,填写《供应商环境调查表》;
5.6.4由采购部进行调查索样后合适的供应商,列入《准供应商一览表》
5.6.5准供应商需要坚持5:3:2:1原则;
5.7 样品评价
5.7.1 准供应商需做样品鉴定,由品管部确认样品并提供样品合格单。新发展的供方提供相应的样品及相关技术资料,如所提供的样品的产品标准、工艺等。采购部把样品及相关技术资料提供给技术部做检测。技术部按检验标准对样品进行检测,如果供方的测试方法和顾客或本公司的测试方法不同时,供方还必须提供使用详细的测试方法。由技术部提供“样品检测报告“给采购部,采购部根据判定结果负责跟踪
5.7.2 采购员联同技术部引导首家供应商参与产品设计(或者针对技术部无打样能力的特殊产品的产品设计),降低成本和简化设计工艺,提高交货周期,最后样板给客户确认;
5.8小批量试产
5.8.1样品合格后,采购部申请安排现场考评计划。采购管理部组织采购部和工程部对供应商进行现场考评,特殊情况在没有列入合格供方前,特殊情况需采购产品时由供应链总监批准可以进行小批量试购,试购前需签订《供应商合作协议》。试产订单不超过二个订单。如在试用的两个订单中有一批不合格,取消现场评价;连续二批交货均按时并合格完成,可申安排现场考评。
5.8.2批量试产中,由采购人员统筹,带领技术部,品质部对接,对四大供应商或者重点产品(新产品),安排试产订单,检查产前样的制作过程,工艺,设备,人员是否连续满负荷,生产是否可以达到产品品质及工艺要求等,通过现场评估生产能力。采购员在小批量试产封样上签字,并送至技术部进行确认;
5.9 由供应商管理员制定供应商现场调查评估计划。
5.10 现场评价
5.10.1依据《供方评价调查表》,《供应商评估报告书》规定,由由采购管理部主导,带领技术部,采购部,品管部,组成的调查小组对供应商作现场调查评估,以确定其可否列入合格供应商之列。
5.流程图
6.附表
《供方基本情况调查表》《准供应商一览表》
二、供应商评估管理制度
1. 目的
为了解供应商的制程能力、品控能力,确认其是否有提供符合成本、交期、品质要求的物料的能力,特制定本制度。
2 .范围
对拟开发供应商调查及本公司合格供应商年度复查,除辅料供应商,客户指定供应商外,悉依本制度办理。
3. 职责
3.1 供应链管理中心负责本制度制定、修改、废止的起草工作;
3.2 供应链管理总监负责本制度制定、修改、废止的核准;
3.3采购管理部组织现场评审活动并参加对供方评审;
3.4采购部是评审成员对供方进行现场评审;
3.5技术部是评审成员对供方进行现场评审.
4.内容
4.1 供应商调查规定
4.2 供应商调查程序
4.2.1 采购部在小批量试样生产合格后,应对拟开发的厂商申请组织调查工作,采购管理部开始组织现场评估。了解供应商的生产能力和各项管理能力。
4.2.2 由采购管理部、技术部、采购部组成供应商调查小组,对供应商实施调查评估,并填写《供方评价表》。
4.2.3 评估的结果由调查小组作出评分,采购管理部提报综分评分申报,供应链管理总监核定是否准予成为本公司的合格供应商。
4.2.4 未经供应商调查考评认可的厂商,不可成为本公司的合格供应商。
4.3供应商调查评估
4.3.1采购评价内容
4.3.1.1价格信誉评估,对供应商所提供的物料价格:
材料价格是否合理;
加工费用适中。
估价方法较准确。
付款方式合理。
持续降低成本。
4.3.1.2产品交期,质量,服务方面评估
对供应商的生产管理,产品交货质量及服务方面由采购部依下列因素作评估:
生产计划体系。
最短及最长的交货期限。
进度控制方法。
异常排除能力。
外发资源储备。
4.3.2工程部评估内容,对供应商的生产技术,由技术部依《供方技术体系评价表》作评估:外协管理。
技术资料培训教育。
设备,模具管理。
工艺流程与作业标准。
4.3.3 跟单部评估内容:对供应商的品质,由品管部依《供方质量体系评价表》作评估:
品管组织与体系。
品质规范与标准。
检验的方法与记录。
异常排除能力,纠正与预防措施.
环境体系评估由品管部依《供方方环境调查表》作评估
4.3.4采购管理评估内容,经营管理类评估对供应商的经营管理水平,包括经营者的经营理念进行评估,包括:总经理的个人评估,远景目标,组织应变能力,业绩指标,质量指标,客户满意度,员工素质等方面进行评估;
4.4等级评估:由采购部根据评价成员的评价结果汇总成<<供方评价审批单>>经采购管理部经理审核,供应链总监批准.
4.4.1供应商评分等级划分如下:
4.4.1.1平均得分90.1~100分者为A级。
4.4.1.2平均得分80.1~90分者为B级。
4.4.1.3平均得分70.1~80分者为C级。
4.4.1.4平均得分60.1~70分者为D级。
4.4.1.5平均得分60分以下者为E级。
4.5评分处理,A,B,C级分别可加入合格供应商名录,成为合格供应合作。E级供应商直接淘汰。
4.5.1A级厂商为优秀供应商,予以付款、订单、优惠奖励,新产品打样时,优先考虑老供应商;4.5.2 B级厂商为良好供应商,由采购管理部提报厂商改善不足,由厂商短期内关闭此不足项。
4.5.3 C级厂商为合格供应商先合作,由供应商提供书面的整改方案、由采购部和跟单部1个月内将进行现场整改评定。(参照供应商开发管理程序)1个月内整改未能完成予以淘汰。同时,视订单要求和改善问题,由采购部,跟单部,管理部共同决定,整改时间长短的调整;
4.5.4 E等厂商为不合格供应商,予以淘汰。
4.5.5 A,B,C级供应商可作合格供应商列入《合格供应商一览表》当中;
4.5.6 D,E级供应商则不被列入《合格供应商一览表》当中,仍保持在《准供应商一览表》当中;
4.5.7 被淘汰厂商如欲再与本公司供货,一年后需再经过新开发供应商调查评估。
4.6供应商现场复查制度
4.6.1 经认可的合格供应商,A级供方1年现场考评一次。B级,C级供方1年考评两次。
成衣供应商,A级供方3个月现场考评一次;B级,C级供方1个月考评一次;
4.6.2考评流程同首次调查评估。
4.6.3 复查不合格的供应商,除经本公司供应链总监特准外,不可列入次年合格供方之列。仍保持在《准供应商一览表》中;
4.6.4若供应商的交期、品质、价格或服务产生重大异常时,需要由采购管理部主导,带领技术部,跟单部,管理部进入现场复查,按4.3,4.4,4.5程序进行评估;如评估结果需要整改,需在规定期间无法完成整改,则取消合格供应商资格,从《合格供应商一览表》中开除;
5.合格供应商档案管理
5.1填入合格供应商后在合作前必须签订一份《供应商合作协议》
5.2 所有合格供应商形成合格供应商档案,包括《供应商合作协议》,营业执照,税务登记证复印件,供应商评估报告书,现场抽查的产品技术说明,作业指导书等整理成档。交由本部门采购助理存档。每个月对合格供应商一览表进行更新。同时,合格供应商资料由采购部拍照或扫描,并录入系统当中进行电子存档;
6.流程图
7.附表
《供应商现场评估表》杂货用
《供应商质量体系评分表》杂货用《供应商技术体系评分表》杂货用《供应商管理体系评分表》杂货用《供应商现场评估报告》成衣用
《供应商现场技术考评表》成衣用《供应商现场质量考评表》成衣用《供应商现场管理考评表》成衣用《供应商现场采购管理考评表》成衣用《供应商合作协议》
三、供应商业绩评分管理制度
1.目的
为规范对合格供应商在合作期间的考评,使供应商管理更合理公正,达到共同开发市场,战略合作目的,特制定本制度。
2.范围
对有采购交易的新供应商;合格供应商的产品质量和交货准时率以及综合评分.产品质量和交货准时率分别每月统计一次,综合业绩评分周期规定为服装类,杂货产品类每半年一次,卡头,胶袋,包材类每自然年一次,除另有规定外,悉依本制度执行。
3.职责
3.1 供应链管理中心负责本制度制定、修改、废止起草工作。
3.2 供应链总监负责本制度的核准。
3.3采购部负责供应商业绩评分的操作,执行,发布。
3.4跟单部负责提供相关数量指标,协助完成供应商业绩评分的操作,执行,发布。
4.内容
4.1 供应商评分程序
4.1.1 评分项目
供应商交货业绩评分项目及分数比例如下(满分100分):
4.1.1.1 品质及品质管理评分:40分。
4.1.1.2价格评分:30分。
4.1.1.3交期评分:20分。
4.1.1.4 服务评分:10分。
4.2评分办法,综合评分按半年度评分和年度评分两大类进行。
4.2.1品质评分(满分40分)
●质量水平(20分):由跟单部依进料验收的批次合格率评分,每月进行一次交货批次合格率统计,统计结果必需有跟踪,针对月交货批次合格率低于95%的供应商在次月5日前发出要求纠正及预防通知书,15日前收回供应商的纠正和预防措施单,成衣和杂货产品供应商按每半年综合考评一次,包材供应商按每一年评分一次.
4.2.1.1 计算:
月度检验合格批数
考评周期内进料批次合格率= × 100%
月度总交验批数
●测试通过率根据测试通过与测试总批次的比例关系,测试通过率的目标100% (10分)
●质量投诉次数及整改反馈(5分)
●质量改进持续对原有质量改进的能力和程度(5分):
4.2.3价格评分(满分30分)
●价格水平(15分)
与市场相同或相似产品成本的价格差异比较
●议价配合程度(15分)
主动降价,或能按照要求达到目标
操作见评分细则
4.2.4 交期评分(满分20分)
●准时交货(10分)
由跟单部依订单规定的交货日期是否及时完成统计,每月统计一次,并当月跟踪分析,交货准时率在90%以下的供应商需在次月5日前发整改通知给对应的供应商,要求其15日前收回供应商的纠正和预防措施单,综合评分成衣和杂货产品每半年一次,包材每一年评分一次,评分方式见评分标准:
月度进料准时交货批数
考评周期内进料准时率= × 100%
月度总进料批数
●准确交货(5分)
确保送货内容和送货数量和我方采购订单的一致性。目标是错误次数"0"
●紧急插单(5分)
对紧急订单能优先处理,配合完成紧急出货任务,
评分操作根据评分标准
4.2.4 服务评分(10分)
●文件配合(5分)
包括订单确认,发货通知,并随货附随相关的文件和标识
●意愿,态度配合(5分)
其他配合情况,如拜访接待,函件回复,报价,返样反馈速效等
评分操作见评分标准
4.定期评分办法
4.3.1 供应商综合评分服装类供应商,杂货类供应每半年一次。包材,卡头,胶袋等每一年一次。
4.3.2 将各项得分汇入《供应商业绩表现评分表》,并合计总得分。
4.3.3 供应商最后得分便是定期考评得分。
4.4 评分等级
供应商评分等级划分如下:
4.4.1平均得分90~100分者为优秀供应商。
4.4.2 平均得分70~89分者为良好供应商。
4.4.3 平均得分60~69分者为合格供应商。
4.4.4 平均得分60分以下者为不合格供应商。
4.5 评分及奖惩处理
4.5.1 优秀供应商,发表扬信给前三名供应商,所有优秀供应商予以提前付款,根据产能条件优先分配订单。
4.5.2 良好供应商,由采购部通知厂商评分结果,由管辖采购员督促改善不足。限制短期内由供应商提供纠正和预防措施。
4.5.3 合格供应商先合作,由采购部通知厂商,在下单量上控制,并开发备用供应商。由采购管理部、采购部管辖给予必要的辅导,三个月内将重新对近三个月的业绩表现考评。(参照4.2,4.3,4.4管理程序)如需要可启动现场考评程序,此评分结果未能达到平均分70~89分者为良好供应商或以上等级予以淘汰。
4.5.4 得分在60分以下的为不合格供应商,直接淘汰,由采购管理部发淘汰通知书。
4.5.5 被淘汰厂商如欲再与我公司供货,一年后需再按照新供应商开发流程调查评估。
4.5.6更新合格供应商档案。。
5.流程图
6.附表
《供应商合作协议》《合格供应商名录》
《供应商月度交货品质,和准时统计表》《供应商定期业绩评分表》
《供应商业绩评分标准》