管理办法
一、传真机
1.1 传真机的使用和管理由行政部主管负责，其他人员一律不得擅自操作传真机或传真机电话。
1.2 传真机的使用仅限于公司有关的业务工作，各部门业务传真经部门负责人、总经理审核后方能发送，一切与工作无关的文件及内部保密文件、图纸、资料均不得通过传真机对外发送，更不得任意发送私人函电、图纸、相片等。
1.3 传真发文应用公司标准的“传真发文单”（见附件一）。
1.4 传真发送文件必须在“传真件发送记录簿”（见附件二）上登记，内容包括日期、时间、发往单位、发件内容、张数、发件人，传真发文底稿由行政部留存。
1.5 传真收件需在“传真收件登记簿”（见附件三）上登记。行政部在收到传真文件或资料后，及时传送到公司领导或通知有关业务部门来领取。传真收件人员不得私自涂改、修改或删除传真文件资料内容，并注意传真件的安全和保密。
1.6 必须保证传真机处于随时开机的状态，行政部IT人员应经常检查传真机纸张存储情况，以保证传真机的正常工作。
1.7 行政部主管定期对传真机的使用、操作和维护情况进行检查。
二、大型复(打）印机
2.1 复(打）印机的使用和管理由行政部IT人员负责，IT人员负责复印机的开机、关机及复印纸张的安放，严禁其他人员进行上述操作。
2.2 复印一律先填写“复（打）印文件登记单”（见附件四），经档案员复核后凭单复印。
2.3 IT人员负责复印纸张的管理，负责公司领导指派的复（打）印工作。
2.4 IT人员负责复（打）印机的检修、维修工作。
2.5 各部门复（打）印工作由IT人员负责完成。
2.6 每一个季度结束后5天内，行政部编制一份“复（打）印纸张使用统计表”（见附件五），报其主管和总经理，其管理情况将作为部门考核的依据。
第三条小型打印机
3.1 小型打印机的配备：副总经理以上级别人员、配备打印机。
3.2 小型打印机的管理：每台打印机将指定专人负责管理。
3.3 小型打印纸张管理：对打印纸张的使用实行登记制，每台打印机配备打印纸500张，打印机责任人必须随时做好文件打印纪录，以后每台打印机的责任人到行政部领取打印
纸时，将已领取的“复（打）印文件登记单”（见附件四）交行政部IT人员，然后对应使用张数发放打印纸；每一个季度结束后5天内，行政部编制一份“复（打）印纸张使用统计表”（见附件五），报其主管，其管理情况将作为责任人考核的依据。
本办法自发布之日起执行。
附件一：传真发文单
附件二：传真件发送记录簿
附件三：传真收件登记簿
附件四：复（打）印文件登记单
附件五：复（打）印纸张使用统计表
附件一：传真发文单
深度传播机构
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Shandong Long run Textile Co., Ltd
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附件二：传真件发送记录簿
传真件发送记录簿
编号：
部门传真人（签名）
传真张数传真发送时间年月日
传真接收单位接收人
传真内容：
经理审批经办人签名
附件三：传真收件登记簿
传真收件登记簿
编号：接收部门接受人
接收时间年月日传真始发人
传真始发单位传真张数传真件内容：
经办人签名接收人签名
附件四：复（打）印文件登记单
复（打）印文件登记单
编号：
文件名称纸张
规格
纸张
数量
复印时间
复印人
签名
办公室复
核人签字
年月日
年月日
年月日
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年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
年月日
附件五：复（打）印纸张使用统计表
复（打）印纸张使用统计表
部门或员工纸张
规格
纸张
数量
统计时间备注
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
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年月日至年月日
年月日至年月日
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年月日至年月日
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年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日
年月日至年月日