学院引入协同OA办公系统可行性分析报告
随着科技不断的发展,世界进入了网络时代,信息化管理需求大大增加 ,传统的办公模式使职工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工模式已无法满足新形势下发展的需要,用先进的生产工具来提高办公效率已是必然。近年来，学院积极响应党和政府号召，加快信息化管理系统的建设进程，在推进部门管理观念与工作模式变革方面取得了一系列成绩，但随着学院整体规模的扩大而产生的新问题不断产生，如现有公文流转低效率、学院实物资源管理模式陈旧、学院信息共享程度低等。总而言之，学院目前的办公模式已不能完全适应社会发展的新形势，甚至在某些方面制约了学院工作效率的提高和整体形象的提升。因此，学院有必要引进一套全新的协同OA办公系统，在降低学院的办公成本的同时提高办事效率和工作透明度，让职工从繁琐的日常办公事务处理中解放出来,参与更多的富于思考性和创造性的工作, 职工们的办公更有秩序化和规范化。即让普通枯燥的办公应用,变为更富效率的网络协同办公，从而更好地适应组织和管理现代化建设的要求。
一、引进OA办公系统的意义
目前，协同OA办公系统以网络和数据库等现代化信息技术为依托，解决规范单位的日常管理、增加单位的可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。具体来说，协同OA办公系统对于学院现
阶段的工作具有如下意义：
1.规范化学院的管理
传统的管理方式造成整个学院办公环境的效率低下,无序、推诿、拖沓等问题时有发生 ,管理成本、办公费用居高不下,这不但不能营造一个和谐的办公环境 ,而且给学院带来了严重
的经济负担。领导日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要建立一个快速有效的办公自动化系统,形成一套规范化
的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率 ,加快学院内部信息沟通,使领导做出快速,准确的
决策。
2. 提高学院办公效率和质量
传统的办公模式中很多问题已成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通知、文件下发、上报工作，从而导致处理有时不够及时迅速，应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况，一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈，从而大大加强了任务推行的实效性，使工作效率得到极大提高。
3. 可解决远程申请、审批等难题
有时院领导如果出差在外，不能及时了解学院当前工作状况，职工也无法向领导汇报或申报工作，导致对学院的管理和决策延误。而通过协同OA办公系统可通过网络随时随地实时处理亟待处理的工作，将人找人，改为事找人，解决人找人办公瓶颈，避免事务的延迟而带来的负面影响。
4. 节约办公成本
首先是纸张的节约。现在学院每天发放公文、通知、工作计
划等各种文件近千张，一年则需纸张几十万余张，按每张0.2元计算，引进
协同OA办公系统，一年至少可为学院节省近万元。其次是时间的节约，引入协同OA办公系统后，公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行，省去了许多不必要的麻烦，为学院深入开展各项工作节约了宝贵的时间。
5. 提高学院信息整合度
在协同OA办公系统中可将一些办公所需文件、数据及其他可上网共享信息通过不同级别共享给学院职工使用，使查找文档容易，解决了找不到最新版本的某种文档的问题。
6. 提高信息透明度
首先可以实时全面的掌握各科室的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少错误、防止低效办公。其次通过协同OA办公系统发布职工关切信息，提升学院工作透明度。
二、学院协同OA办公系统实施方案
协同OA办公系统通过建立统一的资源配臵、流程引擎、报表引擎、内容管理、交换中心，满足学院各部门日常办公中办文、办会、办事的需要，实现互联互通、资源共享、上通下达、协调一致，从而达到提高办公效率，降低办公成本，改良办公环境，促进校务公开。OA系统常见的功能包含：公文流转、会议管理、行政办公、即时通讯、数据统计分析处理、数据留存分析处理等主流功能。以下为我院OA办公系统预设功能一览表：
三、OA系统的组织实施
系统是成功搭建了，下面面临的便是系统的组织实施和推广，实践证明系统的推广难度系数相当大。这是因为OA办公自动化系统是一个管理类系统，必然要求学校的管理上能够有所调整和适应。一般的工作人员并不习惯这种网上办公方式，另外还有相当一部分员工对计算机操作很不熟悉，这无疑添臵了推广障碍。
建议学院采用以下措施保证协同OA办公系统的组织实施：
1.规范化协同OA办公系统运行制度；
2.制定部门责任人与管理员，推行协同OA办公系统，并对部门相关人员进行操作培训，尤其是管理员的培训；
3.通过行政手段，加强系统推广。具体为：凡是学院的电子公告、信息发布必须从OA系统上流转，逐步取消纸质公告、文件等传统方式；
4.建立系统使用考核奖惩制度。如设臵协同OA办公系统专项奖励基金，对年度协同OA办公系统使用专项考核优秀的部门实施奖励等。
四、本项目总预算