E x c e l和P P T在管理工作中的高级应用
P o w e r P o i n t在管理工作中的应用
第一部分：基础概念
一、演示文稿构成要素
1.文本
2.图示
3.表格
4.色彩
二、明确演示文稿的用途
1演讲目的
2文档目的
三、演示文稿的分类
1展示型：演讲目的，以图示为主
2内容型：文档目的，以文本，表格为主
四、展示型演示文稿制作原则：信息可视化
1提纲挈领的文本
2图示替代文本
3图表替代数据的罗列
信息以一种直观的方式展现，可以更好地传递演讲内容。要求一定程度的视觉效果。赏心悦目的画面有利于人们增强对演示内容的记忆，但是不要为了装饰而装饰，如此反而会分散观众的注意力。
不追求内容的全面，而是追求重点的突出，强化观众对于最主要内容的关注。如果想详细地全面地对主题进行说明，可以使用WORD或者EXCEL。大段的文字演示的效果会很差，是演示文稿的忌讳。要想方设法把文字转化为各种直观的图形来说明和展示。
五、展示型演示文稿的特点：
1.逻辑性
2.可视化
六、内容型演示文稿制作原则
1框架布局
2必要的修饰
第二部分：演示文稿构成元素操作
新建一个演示文稿。ctrl+M：插入新幻灯片页面
一、应用版式。
选择“开始”－“版式”，选择一种适合的版式。
版式：指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式，由占位符组成。占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以及使用填充颜色和边框设置其格式。
也可以自己进行版式设定。
二、应用模版。
选择“设计”，调出设计工作区，选择一种适合的模版。可以对某页幻灯片或者整个文件应用某个设计模版。
修改模版：
进入母版视图。
在应用设计模板时，会在演示文稿上添加幻灯片母版。幻灯片母版是存储关于模板信息的设计模板（设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版）。这些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案。
幻灯片母版的目的是使您进行全局更改（如替换字形），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。
通常可以使用幻灯片母版进行下列操作：
●更改字体或项目符号
●插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片（如徽标）
●更改占位符的位置、大小和格式
更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。
一个演示文稿，可以应用多个设计模版。选定幻灯片，选择新的模版，选择“应用于选定幻灯片”。
自定义模板：
新建PowerPoint文件；
点击“视图”-“幻灯片母版”；
在母版视图上进行模板的设计，包括背景效果，标题区，页脚区效果，字体，项目符号等；设计完毕后关闭母版视图；
点击“文件”-“另存为”，将文件保存类型改为“演示文稿设计模板”，模板制作完成。
三、导入演示文稿
“开始”-“新建幻灯片”-“重用幻灯片”
通过设置左下角的【保留源格式】选项，可以选择是否保留被导入的页面的原始格式。
插入的页面将沿用它上面一页的格式信息。
四、文本项目符号级别
如果存在多个级别的项目符号，按【Tab】可以将文本降为下一级别，【Shift】＋【Tab】将文本升为上一级别。
五、插入页脚，页码
【插入】【页眉和页脚】，在界面上定制相应内容：
六、自动调整
自动调整智能标记可以用来调整文本，使之适合当前占位符的大小。
七、段落格式
首行缩进
左缩进
首行缩进：将段落中的第一行向右缩进。
左缩进：所有行均向右缩进。
八、动态表格。
在excel中将表格选中，切换到PPT界面，选择“编辑”－“选择性粘贴”，选择粘贴链接。此操作可以使得复制过来的表格数据可以随着源文件的更新而自动更新。
为了避免其他阅读者打开文件时看到是否更新链接的提示信息，可以在将文件发送给对方之前断开链接。
九、使用控件
1.ActiveX控件是用于向用户提供选项或者运行使任务自动化的宏或者脚本。可以在VBA
中编写控件的宏或者在脚本编辑器中编写脚本。
2.可以在幻灯片中添加控件，以在幻灯片放映时与用户交互信息。比如，在为展台设计的
幻灯片中可以使用控件使得观众可以选择放映的内容。
3.控件所在的位置：
4.在有限区域内显示更多文本内容功能的实现
1)选择“控件工具箱”中“文字框”选项，在编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本
框，调整位置及大小。
2)在“文字框”上击鼠标右键，选择“属性”，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗
口中对文字框的一些属性进行设置。
●EnterKeyBehavior属性：设为True时允许使用回车键换行。
●MultiLine属性：设为True时允许输入多行文字。
●ScrollBars属性：利用滚动条来显示多行文字内容，其中：
1-fmScrollBarsHorzontal为水平滚动条；
●2-fmScrollBarsVertical为垂直滚动条；
●3-fmScrollBarsBoth为水平滚动条与垂直滚动条均存在。
●当文字不超出文字框时，滚动条设置无效，当文字超出文字框时，则出现一个
可拖动的滚动条。
●要实现滚动条对文本的控制，必须设置EnterKeyBehavior属性为True，
MultiLine属性为True，并按需设置ScrollBars属性。
3)输入文字框内容。至此，一个文字可以随滚动条上下拖动而移动的文本框就完成了。
第三部分：多媒体的应用
一、插入剪贴画与图像
【插入】【图片】/【剪切画】。恰当的剪切画可以帮助我们更好地进行页面布局，且可以更好地辅助表达主题思想，提升页面的表现力。
二、电子相册
1.新建相册
三、声音的配置
1.插入声音：【插入】【声音】【文件中的声音】，图标为扬声器
2.右键单击，可以进行编辑声音选项
3.持续播放的声音。
在自定义动画工作区，双击插入声音后出现在该工作区的项目。修改停止播放选择选项为在希望停止的幻灯片后。
四、播放视频
1.直接播放
【插入】【影片】【文件中的影片】
这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint 只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。
在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。
2.控件播放
这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。
1)运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。
2)将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件
工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。
3)在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移
动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会
自动变为Windows Media Player的播放界面（如下图）。
4)用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命
令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。
5)在“属性”窗口中，点击“自定义”设置项，点击在后面出现的选择按钮“…”，
在弹出的对话框中的文件名或url处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详
细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视
频了。
6) 为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面
中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。
7) 在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。
8) 在高级对话框中，还可以设置视频开始播放的位置。
第四部分：页面组织
通常的方式是按照页面的前后排列顺序依次播放，但是有些时候为了更有效地组织具有跳跃性的演讲内容，需要采用其他的页面组织方式。
一、多话题陈述---嵌入式演示文稿的制作。
1. 执行【插入】【对象】，在对象类型中选择“microsoft powerpoint 演示文稿”，单击【确
定】，此时就会在当前幻灯片中插入一个“PowerPoint 演示文稿”的编辑区域。 2. 在此编辑区域中可以对插入的演示文稿对象进行编辑，编辑方法与PowerPoint 演示文稿的编辑方法一样（如果觉得编辑窗口太小，可以将插入的演示文稿对象以单独的窗口打开，方法是：右击插入的演示文稿对象，选择“演示文稿对象”下的“打开”命令）
。
在插入的演示文稿对象中建立需要的幻灯片，然后退出编辑。
3.对其他的子话题进行同样的插入。完毕后，将所有对象缩小为较小的尺寸。单击“观看
放映”命令进行演示，单击小图片马上会放大，进入内层的幻灯片放映。放映结束马上又返回到了外层主话题的幻灯片中。
4.可以利用插入PowerPoint演示文稿这一特殊手段来使PowerPoint文稿的结构清晰明
了。
5.也可以应用在需要放大观看图片的场合。
二、演讲主题结构图。
将演讲主题制作成结构图放置在页面固定位置，通过色彩变更提示当前演讲内容。
三、超级链接。
可以链接到外部文件或者本文档内部其他页面。
四、动作按钮。
动作按钮可以起到超级链接的作用，但其功能并不局限于此。动作按钮还可以发出声音，运行其他程序，运行自定义的宏等。
第五部分：演示文稿布局
一、成功的布局
1.均衡感
2.整体感
3.方向感
4.核心感
二、布局设计的目的
1.突出核心主题
2.逻辑的可视化表达
三、布局的类型
根据页面主要内容是文本还是图示来决定采用何种布局类型。
1.目录布局：处理文本
2.环形布局：一个中心
3.均衡布局：多个中心
4.线性布局：发展
四、布局设计的步骤
1.分析演示内容
2.确定逻辑结构
3.确定布局类型
4.着手进行设计
五、布局设计的方法
牵一发而动全身的中心移动法。
彻底突破单调的目录式布局结构，通过移动中心位置来确定布局整体结构的方法。
六、布局设计的内容
1.位置
包括中心的位置，其他元素的位置以及各个元素之间的位置关系。位置设计可以决定演示文稿页面的整体设计风貌，通过不同的位置移动可以形成灵活多变表现力强的页面布局。
2.大小
包括文本的大小，构成图示的各个独立图形的大小比例关系。大小设计可以有效的突出核心主题并改变单调的页面效果。
3.形状
包括文本字体和构成图示的图形类型。
采用不同的字体可以有效的区别内容，但应该避免采用过多的字体。
图示设计应避免全部采用硬线条图形，包括直线和矩形。多采用一些线条柔和的图形，如圆形和曲线，此类图形可以避免硬线条带来的生硬感觉，让页面变得活泼并更准确地传递逻辑内容。
第六部分：图示的设计
一、可以利用PPT内置的图示，也可以自己制作。内置图示较少，大部分需要另外制作。一
种更为可行的方法为：平时建立自己的素材库，工具库。素材库中包括大部分常用的各类图示，需要使用时可以马上调出，可以大大提高制作演示文稿的效率，且可以保证文件风格的统一。需要平时进行有目的的搜集，搜集的来源主要来自互联网。
PPT默认图示：可以根据需要修改内置图示中元素的数目。
二、组合多个对象。选择需要组合的对象，右键菜单，选择“组合”。
三、绘图参考线和网格线帮助我们在进行图示设计时定位。
ALT+F9: 参考线
SHIFT+F9: 网格线
四、三维效果设置
绘制各种自选图形。给图形设定三维效果。右键-设置形状格式：
五、任意多边形的使用
用来制作非常规的图形。
1.在绘图工具条上选择“自选图形”－“线条”－“任意多边形”，鼠标变为十字形
后，点击绘制图形的起始位置，然后抬起鼠标左键，通过拖动鼠标可以画出直线，
此处注意拖动之前需要抬起鼠标左键。
2.绘制出基本形状后，如果需要将某些直线变为曲线，可以按照以下方法操作。绘制
曲线需要至少有一个角部。
选中该图形，右键菜单选择“编辑顶点”
点击“编辑顶点”后，在每个角度和线条的两端会出现黑色方形原点，选择需要绘
制曲线的角部原点，右键菜单选择“角部顶点”
之后在该角部原点两边出现白色原点，用鼠标拖动白色原点，就可以将直线变为曲
线。
六、图形旋转
在用PowerPoint制作课件时，经常要对插入的图片、图形等进行方向位置的改变，这其中，旋转是经常要用到的。不过，在PowerPoint中旋转对象时，操作不太顺手。以下技巧用于对象的旋转。
1.按固定角度旋转
按住Shift键，可以让图形旋转时按15°的角度旋转。
2.改变旋转中心点
PowerPoint对象在进行旋转时，会以默认控制点为中心点旋转。可有时不能按照自己的需要进行旋转。在旋转时，按下Ctrl键，就可以改变旋转的中心点了。不同的图形，不同的控制点，改变后的中心点也是不同的。比如：如果图形是长方形的，原来的控制点在四个角上，按下Ctrl键后，旋转中心点会移至该控制点对面的顶点上；如果是线条的话，按下Ctrl键，中心点会由顶点移到线段的中点位置。
七、提示文字
1.制作课件时，如果给对象加上提示文字，这样别人使用时就会感觉到方便。
2.单击右键，选择“超链接”项，再单击 [屏幕提示]按钮，弹出“设置超链接屏幕提示”
对话框（见附图）。此时，我们只要在“屏幕提示文字”栏中输入需要提示的文字信息即可。
3.运用这种方法，我们还可以给图片加上提示，给词语加上注释，提高PowerPoint的交
互性。
八、文件减肥（图片格式，取消快速保存，压缩）
1.选中图片，在“格式”菜单里选择“压缩图片”：
2.取消快速保存
由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。
3.减小图片尺寸
在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。
4.图片建议使用或者保存为JPG格式
第七部分：演示文稿设计思路
一、分析材料内容，确定逻辑类型。
a)逻辑是具有不同类型的。包括归纳的逻辑，因果的逻辑，发展的逻辑等一些基本的
逻辑类型。在一些基本的逻辑类型下，还有可以细分的子逻辑类型，比如在归纳的
逻辑下，可以分为均衡多点归纳为一点，相对两个较大的多点簇归纳为一点等。
b)我们需要表达的内容都是有逻辑的。它们必然分属于某一种逻辑类型。
所以我们第一步的工作，就是确定逻辑类型。
二、确定逻辑类型和逻辑结构之间的正确对应关系。
逻辑结构都是根据某种类型的逻辑设计的。如果我们拿到了足够的逻辑结构素材库，我们要分析这些逻辑结构中的哪些结构可以对应到我们已经确认的我们的材料所属的逻辑类型上？
如果我们没有相对应的素材，我们需要思考怎样的逻辑结构可以很好的表达该材料的逻辑类型？
三、实施逻辑结构的应用。
我们在确定了该使用何种逻辑结构之后，要做的工作就是如何恰当地应用它。
对于现有的素材，我们需要思考的是是否需要进行相应的修改？进行怎样的修改才可以使之变得更为恰当？
如果需要自己制作，我们需要思考的是如何将逻辑类型精确地通过图形表达出来？此时需要我们发挥创造能力，且要求我们具有一定的绘图能力和审美观。
四、效果的评估。
是否实现了逻辑与图形的完美统一？是否实现了内容与形式的完美结合？
五、逻辑结构的分类
循环型；围绕型；扩散型；整合型；前进型；上升型；分析型；归纳型；分级型；列举型；模块型；连接型；对比型；交叉型。等等。
六、关于页面布局和图示制作的几点提示
1.多用一些柔和的曲线替代生硬的直线和直角矩形
2.页面四周留出足够的空白，否则会让页面感觉拥挤混乱
3.箭头用于指示方向和产生运动感，是表明逻辑关系的重要基本图形
第八部分：色彩理论
一、色彩三要素
颜色可以分为非彩色和彩色两大类。非彩色指黑色、白色和各种深浅不一的灰色，而其他所有颜色均属于彩色。从心理学和视觉的角度出发，彩色具有三个属性：色相、明度、纯度（彩度）。
■ 色相（Hue）：
也叫色调，指颜色的种类和名称，是指颜色的基本特征，是一种颜色区别于其他颜色的因素。色相和色彩的强弱及明暗没有关系，只是纯粹表示色彩相貌的差异。如红、黄、绿、蓝、紫等为不同的基本色相。
■ 明度（Value）：
也叫亮度，指颜色的深浅、明暗程度，没有色相和饱和度的区别。不同的颜色，反射的光量强弱不一，因而会产生不同程度的明暗。非色彩的黒、灰、白较能形象的表达这一特质。
■ 纯度(Chroma）：
也叫饱和度，指色彩的鲜艳程度。原色最纯，颜色的混合越多则纯度逐渐减低。如
某一鲜亮的颜色，加入了白色或者黑色，使得它的纯度低，颜色趋于柔和、沉稳。
二、常用配色
色环是色彩按红、黄、绿、蓝、红依次过度渐变呈现出来的不同颜色，就可以得到一个色彩环。色环通常包括12种不同的颜色。
■ 原色：
也叫"三原色"。即红、黄、蓝三种基本颜色。自然界中的色彩种类繁多，变化丰富，但这三种颜色却是最基本的原色，原色是其他颜色调配不出来的。除白色外，把三原色相互混合，可以调和出其他种颜色。
根据三原色的特性做出相应的色彩搭配，有最迅速最有力最强烈的传达视觉信息效果。
■ 间色：
又叫"二次色"。它是由三原色调配出来的颜色，是由2种原色调配出来的。红与黄调配出橙色；黄与蓝调配出绿色；红与蓝调配出紫色，橙、绿、紫三种颜色又叫"三间色"。在调配时，由于原色在份量多少上有所不同，所以能产生丰富的间色变化。
间色是由三原色中的两原色调配而成的，因此在视觉刺激的强度相对三原色来说缓和不少。属于较易搭配之色。
间色尽管是二次色，但仍有很强的视觉冲击力，容易带来轻松、明快、愉悦的气氛。
■ 复色：
也叫"复合色"。复色是由原色与间色相调或由间色与间色相调而成的"三次色"，复色是的纯度最低，含灰色成份。复色包括了除原色和间色以外的所有颜色。
复色是由两种间色或原色与间色混合而成，因此色相倾向较微妙、不明显，视觉刺激度缓和，如果搭配不当，页面便呈现易脏或易灰朦朦的效果，沉闷、压抑之感，属于不好搭配之色。但有时复色加深色搭配能很好的表达神秘感、纵深感空间感；明度高的多复色。
■ 补色：
是广义上的对比色。在色环上划直径，正好相对（即距离最远）的两种色彩互为补色。如：红色是绿色的补色；橙色是蓝色的补色；黄色是紫色的补色。
补色的运用可以造成最强烈的对比。
补色最能传达强烈、个性的情感。纯度稍低的绿色为背景的大面积使用，对比并突出了前景纯度明度较高的面积较小红色的图形，形成了视觉中心重点突出，达到主次分明的主题效果。
红绿、橙蓝、黄紫这三组补色中，前两种使用得最频繁。这三组补色搭配出的最终效果和目的，可以用两个字来概括——强烈！
■ 邻近色：
是在色环上任一颜色同其毗邻之色。邻近色也是类似色关系，只是范围缩小了一点。例如红色和黄色，绿色和蓝色，互为邻近色。