秘书学务实
第一章秘书的涵义
一、秘书的涵义
从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。
秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。
（一）秘书官职化时代
1.中国秘书官职化时代
◆在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人，即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：
——宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。
——指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。
◆至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。
◆至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
2.国外秘书官职化时代
◆"秘书"这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人。secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员。
——Secretary of State 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。
——The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相。
——The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣。
——日本的"内阁官房长官"、沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。
◆资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。
贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、帐目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。
总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。
（二）秘书社会化时期
1.国外秘书工作的社会化、职业化发展
◆英文Secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业，开始确立。第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。
2.我国秘书的社会化职业化发展
◆我国的私人秘书始于清朝，称幕客。幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称师爷由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书。
◆改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。
◆改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。
（三）秘书和秘书实务的涵义
◆秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。
该定义可从3个角度来理解:
1.秘书服务的根本对象是领导者
2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务
3.秘书活动的根本性质是辅助性
◆秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。
二、秘书人员的称谓、类别、层次
（一）秘书人员的称谓
◆社会上对秘书人员的各种称谓：
打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（人事助理、执行助理）
初级秘书、高级秘书等等
◆对这些称谓的分析（略）
◆对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。
（二）秘书的类别
1.按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类：
2.以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书
3.以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
（三）秘书的层次
在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。如图：
该图包含4层含义：
1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次
2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例
3.体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差
4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
（一）秘书的职业特征
1.服务的直接性和稳定性
2.知识化和专业化
3.年轻化和女性化
（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才
秘书是"软人才"中的代表之一。
秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。
[案例]:请思考这则案例给你的启示。（略）
实训1
一、内容：
认识秘书职业
二、训练目的：
提高对秘书素养及其职业道德的认识，对照秘书职业素质的基本内容，找出自身的差距与努力方向，设计秘书职业形象。
三、训练方式：
1、案例分析，讨论“秘书现象”，掌握合格秘书的职业基本素质
2、自测“我适合当秘书吗？”，找差距，加强对后天学习实践重要性的认识
四、项目能力培养体现
提高对秘书素养→文化内涵→秘书职业道德等方面的认识。
五、训练环节与对应能力训练
（一）组织学生结合自己的观察与体会，讨论“秘书现象”，增强秘书职业认识。
对应能力训练：秘书职业道德的认识、表达能力
（二）完成自测，对照秘书职业要求，找出自身差距，明确努力方向，加强实践锻炼学习。
对应能力训练：秘书职业要求、自我学习能力
六、学生结果性材料与成绩考核
1、讨论结果书面报告一份，70%；
2、讨论过程表现考核，30%。
七、实训课时
2课时。
第二章秘书工作的性质与内容
[提示] 毕业于名牌大学的苏云受聘担任新近投资上海的美国独资公司老总威廉（美国人）的秘书，这是个她梦寐以求的职业：在电脑桌前，熟练地进行电脑操作，用流利的英文为总经理书写函件，聚光灯下，从容地主持对外活动……。
然而，工作一段时间以后，她却对秘书这个职业充满了困惑。比如，上班第一天威廉吩咐的第一件事却是："请苏小姐先把办公室收拾一下。"苏云一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘……。一切做完以后，苏云对威廉说："办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？"苏云心想，这下该让我起草文件了吧。可是没想到，威廉头也不抬地说，"请帮我倒杯水。"于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去，"对不起，我要的是白开水"，威廉挥了挥手说，苏云赶忙又去换了一杯热的白开水。"对不起，苏小姐，我要的是冷水"，威廉有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让威廉满意。以后的几天，除了整理文档、写函件等工作之外，威廉又吩咐她做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，甚至还要求她利用业余时间和休息日陪威廉和夫人上街购物，熟悉新来的这所城市。还有一次，威廉从美国带来的衬衫上的一对纽扣掉了一个，这是威廉非常喜欢的衣服，威廉也要求苏云为他配齐或换一副相称的……。
这一切让苏云很失落，心想自己苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒臵，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，不就是为了能获得体面的外企秘书的职业，没想到却要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干？
一、秘书工作的性质
（一）秘书的根本性质：辅助性
1.辅助性是秘书部门天生的属性
2.辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求
3.辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的
（二）秘书工作的特征
与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：
1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2.直接性
秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上
3.全面性
——一是体现在职能辅助的全面性上
——二是体现在过程辅助的全面性上
4.服务性
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
5.被动性
——秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
——秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
——活动名义的假借性
——活动过程的幕后性
——劳动成果的潜在性
7.机密性
（关于这点，我们将在后面具体阐述。）
二、秘书工作的要求
主要可概括为"四个转变"和"六个要求"。
（一）秘书工作的"四个转变"
——秘书工作"三服务"（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务）
——秘书工作应该发挥"四个作用"（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用）——实现"四个转变"：
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；
2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；
3.从被动服务转变为主动服务：
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。
（二）秘书工作的六个强调
1.强调调查研究工作
2.强调信息工作
3.强调信访工作
4.强调协调工作
5.强调督察工作
6.强调党务、政务服务工作
三、秘书工作的内容
职能和职责的区别:
——职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题。
——职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
（一）秘书的职能
1.辅助决策:
（1）辅助决策的含义
在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（2）辅助决策的特征:
体现在以下几个方面：
——辅助内容的综合性——辅助时间的经常性——辅助环节的全过程性
（3）辅助决策的原则：
——超前原则——定位原则——信息原则
（4）辅助决策的过程：
——协助领导确定目标——协助领导设计方案
——协助领导评优选优——协助领导实施反馈
2.协调关系:
（1）协调关系的含义：
秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
（2）协调关系的特征:
——从属性——广泛性——间接性
（3）协调关系的原则：
——政策指导——客观公正——平等协商
——注重整体
——灵活适度
（4）协调关系的过程：
——摸清情况——找出症结——恰当协调——督促落实——检查反馈
3.处理信息：
（1）处理信息的含义：
信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
（2）处理信息的原则：
——及时性原则——保真性原则——适用性原则——预测性原则
（3）处理信息的内容：
——历史信息——上级信息——内部信息——公众信息——社会信息
（4）处理信息的过程：
信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存
4.办理事务
（1）办理事务的含义：
事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
（2）办理事务的特征：
——综合性——服务性——繁琐性——突击性
（3）办理事务的原则：
——被动中求主动——原则中求灵活——繁杂中求规范
（4）办理事务的程序：
——自然程序——理论程序——指令程序
——法定程序——技术程序——习惯程序
（二）秘书的职责
大致也有以下11个方面：
1.日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
2.接待事务（来访接待、安排服务等）
3.会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
4.行政事务
5.信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
6.调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
7.文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
8.写作事务（各种文体的写作）
9.协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
10.督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
11.其他领导临时交办的任务
[案例]：根据[案例]内容，请思考：
1. 秘书是如何辅助领导进行决策的？
2. 秘书辅助决策的原则是什么？
资料：1950年7月21日，朝鲜人民军发动了洛东江战役。人民军第一军团在20天时间里突破洛东江部分防线，第二军团已沿东海岸向南推进到浦项一线，从西、北两个方向把李承晚和美军包围在釜山地区。金日成元帅宣布，8月份解放朝鲜全土，取得彻底胜利。美李军队则一洛东江为天然屏障，以釜山为依托，固守待援。一时间，洛东江成了全世界关注的焦点，各方势力都对扑朔迷离的战局作出种种预测，美国报界一会儿说美军将撤往日本，
一会儿又放风说将派增援部队到朝鲜半岛登陆。美国军方对此闪烁其词，其下一步的行动方向究竟如何？
在此风云变换之际，雷英夫--周恩来的军事秘书兼总参作战部副部长，每天都要向总理汇报情况，有时一天去三四次。8月23日晚，雷英夫召集了一个小型战情研讨会，参谋们讨论热烈各抒己见，雷英夫亮出了自己的见解：美军下一步会搞登陆作战，可能性最大的登陆场地就是仁川。当天晚上，雷英夫就向总理陈述了自己的观点和六条理由：敌军现在洛东江地区集中了十几个师固守，那么狭小的地带挤满了兵力，不进攻又不撤退，目的无非是想吸引住人民军的主力。
美军在日本原有两个师，最近又成立新的机动兵团，既不驰援，也不布防，反而搞登陆训练，意欲何为？
麦克阿瑟及侵朝美军二战中一直在太平洋进行岛屿作战，登陆是其拿手好戏。
人民军压倒洛东江后，使敌人形成密集防守，构筑了大量工事，这样的硬骨头看来一时啃不掉，啃不掉还在那里啃，就有被敌人机动兵团反咬一口的危险，最险的就是被敌人侧后袭击。
美英等国正将好多舰只（包括登陆舰）往朝鲜方向调动，这些舰显然不是为了解决供应问题。
朝鲜半岛地带狭长，战略补给线就是从北到南那么一条，现在人民军的补给线已经拖得很长了，而汉城是铁路、公路交通的枢纽。仁川距离西海岸只有108公里，距离汉城仅30公里，一旦登陆成功，拿下汉城，整个战局就会发生逆转。所以，朝鲜战局表面上看很好，实际上很危险，这一着棋不可不防。
周总理对此极为重视，他带着雷英夫前往毛泽东主席住所，向主席作了报告。毛主席听完后连称"有道理"，还询问了许多问题，包括麦克阿瑟的性格，雷英夫一一作了回答。毛主席和周总理当即决定采取三条紧急措施：其一，命令东北边防军务必于9月底完成作战准备。其二，将我们的判断尽快通知朝鲜和苏联。其三，总参和外交部密切注视战情变化，随时报告。
1950年9月15日，7万余美军果然在200多艘舰艇、500余架飞机的掩护下，在仁川强行登陆。雷英夫，这位曾被毛主席称为"洛阳才子"的秘书和参谋人才，为我军赢得战略主动作出了自己的贡献。
实训2
一、内容
秘书礼仪训练，重点训练接拨电话、迎送客人、传递名片、行走姿势等内容。
二、训练目的
通过训练，了解秘书职业的基本礼仪规范，掌握秘书工作中常见礼仪的基本要求。
三、训练方式
情景创设，模拟角色扮演，分组进行。
四、项目能力培养体现
秘书礼仪素养→文化内涵→秘书职业形象设计等。
五、训练环节与对应能力训练
（一）秘书接听、拨打电话规范训练
接听电话姿势，用语，语气；
拨打电话用语，语气；
转叫电话用语，语气；
婉拒电话的接听。
对应能力训练：秘书职业素养，处事应变能力，语言表达与沟通能力。
（二）迎、送客行为举止训练
引导客人进门礼仪，进电梯、汽车礼仪训练；
引导客人出门、上（下楼梯）、下车等礼仪训练。
对应能力训练：秘书职业素养，公关交际能力。
（三）传递名片规范训练
分发名片基本规范；
接收名片规范；
传递名片介绍训练。
对应能力训练：人际交往能力，人文素养内涵。
六、学生结果性材料与成绩考核
过程训练程序要求、书面报告一份，70%；
过程表现考核，30%。
七、实训课时
6课时。
第三章秘书组织的设置
[提示]近年来，为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得从头学起，弄不好还会影响职能部门的工作效率，而秘书部门是综合办事部门，事情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长把他们统统安排到秘书科工作。
秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗，你的心思我也不是不明白？”;县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。人员安排分别为：秘书科3位正科级干部，文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3人，其中1位副科级干部，综合室4人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。想来想去只有这样安排才最合理。秘书处长无话可说。
问题是这样的安排是否真的合理呢？
一、秘书组织的含义和构成要素
（一）秘书组织的含义
秘书组织的定义：秘书组织是通过内部分工和职能的划分，为实现辅助领导实施管理的共同目标而协调行动的秘书群体。
（二）秘书组织的构成要素
目标要素制度要素人员要素物质要素观念要素
二、秘书组织的设置原则和结构
（一）秘书组织设置的原则
1.分级管理原则
2.精干原则：
①根据国家的有关规定，要按需设置秘书组织，合理配置、因事（岗位）选择秘书人员。
②要按系统、科学的原则，对秘书组织进行合理分工，并且明确各自的职责。
③各秘书组织之间要相互协调，形成合力，以实现共同的目标。
3.效益原则：
秘书组织的效益来自于两个方面：一是组织设置和组织人员要精干（如上所述）；二是纵向上的层次和横向上的幅度要适当。
（二）秘书组织的结构
秘书组织的结构，是指秘书组织中各部分排列组合的形态。
1.秘书组织的管理结构
如某市政府系统的秘书组织实行两层管理结构：
又如某省政府系统的秘书部门实行三层管理结构：
2.秘书组织的领导结构
3.秘书组织的业务结构
4.秘书组织的人员结构
其科学组合应遵从以下两个原则：一是"异质结合"的原则；二是分工合作的原则。
三、秘书机构的含义和名称
（一）秘书机构的含义
机构是人们按照一定的目标和任务设计的、具有特定社会功能的、结构严密的组织模式，统指各种机关。就一个特定的组织而言，其内部机构一般有三种：领导机构、职能机构、辅助机构
（二）秘书机构的名称
我国秘书机构的名称大体有三类：
1."办公厅（室）"
2.在"秘书"一词后面冠以"局"、"处"、"科"、"股"、"室"来命名的秘书机构。如:秘书处、秘书科、秘书室。它们一般属办公厅（室）下设的部门机构。具体负责文书、会议、联络、接待等工作。
3.以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。如：信访办公室，就是专门接待人民群众来信来访的秘书机构。"机要局"就是专管机要工作的秘书机构。这类秘书机构一般承担组织内部信访、机要等专职工作。这类称谓各地不统一，且秘书机构的职责也不尽相同。
◆我们要分清两个误区：
——并非所有的"办公室"都属于秘书机构如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构。因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。
——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如:"汽车队"、"保安处"、"文印室"等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。
四、秘书机构的分类和形式
（一）秘书机构的分类
1.按工作时间分常设性的秘书机构临时性的秘书机构
2.按社会性质分
公务秘书机构
私人秘书机构
3.按服务对象来分
为群体服务的秘书机构
为个人服务的秘书机构
（二）秘书机构的组织形式
1.综理制，就是将全部秘书工作集中在一个部门中办理。如一般中小型企业，"党"、"政"、"群"三个系统成立三合一的秘书机构，企业全部的秘书工作均由这一秘书机构办理，人大和政协实行的也是这种综理制。
2.分理制，就是将秘书工作分散在机关各个部门分别办理。如中共中央机关、国务院机关以及各级党政机关实行的就是分理制。
[案例]
30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某市政府机关办公室的副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某主持下，办公室的各项工作开展得相当顺利，办公室的人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥有博士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。
大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是让下级感到无所适从。而且这种"两驾马车"式的管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。
请问这则案例中，领导在安排办公室人员（主任）方面有那些失误？为什么？
第四章秘书的基本修养
[提示] 一天，某著名跨国公司在X市报上登了一则广告，要招聘一名办公室的秘书人员。近100人前来面试，其中不乏名牌高校的毕业生和很有些背景的应聘者。最终总经理却选中了一位普通学校毕业的、毫无背景的年轻人。这让不少人大为惊讶。总经理向大家解释到，"其实这位年轻人带来了最好的介绍信。他在门口蹭掉脚下带的土，进门后随手关上了门，说明他做事小心谨慎。当他看到残疾老人时，他立即起身让座，表明他心地善良，体贴别人。进了办公室他先脱去帽子，回答我的问题干脆果断，证明他既懂礼貌又有修养。"总经理顿了一顿，接着说："其他所有的人都从我故意放在地上的那本书上迈过去，而这位年轻人却拣起那本书，放回桌上。当我和他交谈时，我发现他衣着整洁，头发梳得整整齐齐，指甲修得干干净净，难道诸位不认为这是最好的介绍信吗？我认为，这比介绍信更为重要?"
修养的含义: 指个人在政治、思想、道德品质和知识技能等方面，经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。也特指逐渐养成的在待人处世方面的正确态度。简而言之，修养就是个人在道德、知识、能力、性格、心理等方面，经过学习和锻炼后所达到的水准。
一、秘书的知识结构和秘书的能力结构
◆秘书的知识和能力的关系
（一）秘书的知识结构
1. 秘书的知识结构的范围
（1）秘书的基础知识
——基本理论知识，如哲学、逻辑学等
——社会科学和自然科学的基础知识，如语文、政治、历史、地理、外语、物理、化学、数学、生物等知识。
（2）秘书的专业知识
——业务知识——行业知识
（3）秘书的相关知识
秘书的相关知识是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。包括社会背景知识和管理学科新兴学科知识。
2. 秘书知识结构的特点
（1）广博性（2）专业性（3）动态性
（二）秘书的能力结构
1. 秘书的一般能力要求
（1）观察能力
——秘书人员要了解观察的对象
——要有广博的知识积累
（2）记忆能力
秘书记忆能力的特点就是要精确与持久。
有着良好记忆能力的秘书是很受领导欢迎的。如有这么一位秘书，据说台北的老板们都乐意聘用她，都想方设法地争着开高价把她吸引到自己的公司。据圈里人说，哪个老板要是能聘用到她，必然会财运亨通，诸事顺达。那她到底是怎样的一位秘书呢?从外表上看，她毫不起眼，她既不年轻，也不漂亮，四十不到的她，瘦弱而且略微有些憔悴，她的个性也不活泼开朗，而是腼腆内向。然而她举止文雅，待人有度，尤其是她有着令人羡慕的惊人的敏感性和记忆力。每一位她辅佐的上司的客户和朋友的情况她都了如指掌，在公众场合和日常的工作中，她能适时地悄悄地提醒上司，该向某位客人道喜，因为他的公子近日考上了台大，或是该向某位友人慰问一下，因为他刚刚病体康复。…… 由此，每一位由她辅佐的上司总能在公众中赢得良好的口碑和极佳的人缘。现在你明白了吗，她为什么如此受欢迎。
（3）分析判断能力
（4）应变能力
——首先，沉着冷静，随机应变。——其次，要具备广博的知识。
2.秘书的专业能力要求
专业能力要求是指秘书人员在具体的秘书工作中所要求表现出来的能力，也就是秘书的专业技能。
（1）速记能力（2）打字能力（3）表达能力（4）校对、编辑能力
（5）文字书写能力（6）听辨能力（7）操作设备能力
（8）事务管理能力（9）社交与公关能力（10）调研与处理信息能力
二、秘书的职业守则
职业守则，是指同人们的职业活动紧密联系，而具有自身职业特征的行为规范。
（一）守职
守职要走出三个误区：
1. 守职就是秘书圆满完成领导吩咐的事或明文规定的事。
2. 守职就是要求秘书"角色弱化"。
3. 守职就是秘书要一概"唯上是从"。
（1）作为秘书，不要轻易怀疑领导指令的正确性。
（2）对于领导明显的失误和疏漏，秘书应以适当的方式给予提醒。
（3）秘书无权更改上级的指令
（二）守实
1.秘书对领导和单位要忠诚。
2.秘书要在工作中坚持"不唯上，只唯实"。
3.做事要踏实，办事要认真。
（三）守信
守信就是要讲信用，就是通过遵守诺言，实践成约来赢得他人的信赖和尊重。
1．商定的事情不宜多变，切忌给人反复无常的感觉。
2．工作中不要轻易许诺。
3．要守信就要做到守约。
4．守信还要做到守时。
（四）守礼
礼:是人们在社会活动中约定俗成的一种共同崇高的规范形式。
◆主要分两部分：·规范自身形式的礼，称为礼仪
·规范对他人态度和行为的礼，称为礼貌。
1.秘书要注意修饰自己的仪表。
2.秘书要学会待人接物的应酬礼仪。
3.秘书要学习并掌握各种常见的仪式。
4.秘书要能制作规范的礼仪类文书。
5.秘书要懂得迎来送往。
6.秘书还要懂得对外交往的风俗礼仪。
（五）守密
思想上重视，行动上要严格执行保密纪律和制度，谨防"密"从口出、"密"从文出、"密"从本出。
三、秘书的性格及心理调适
（一）性格及其类型
1.性格的概念
性格是指一个人在个体生活过程中所形成的对现实稳固的态度以及与之相适应的习惯了的行为方式，是一个人表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。
2.性格的特征
（1）对现实态度方面的性格特征（2）性格的意志特征
（3）性格的情绪特征（4）性格的理智特征
（二）秘书人员的性格要求及其对工作的影响
1.自信
2.诚实
3.谦虚
◆谦虚
·秘书人员只有谦虚，才能做到尊重他人
·秘书人员只有谦虚，才能不居功自傲
4.宽容宽容是一种重要的性格品质，是化解矛盾的有效方法。
5.幽默幽默是一个人智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，是一种积极乐观的人生态度，它反映了一个人在待人接物中内在的精神的自由。
（三）秘书性格品质的培养
1.必须培养积极的人生态度。
2.要善于解剖自己，正视自己的性格缺陷。
3.要给自己树立一种榜样，自觉地加以模仿。
（四）秘书人员的心理调适
1．博览群书，开阔胸襟。 2．培养广泛兴趣，丰富业余生活
3．善于反省，自我调适 4．倾诉、宣泄、调节情绪
四、秘书的任职资格
（一）秘书职业技能鉴定的发展概况
（二）秘书职业技能的鉴定
1.鉴定的原则和目的
2.鉴定的对象和申报条件
[案例]
大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就做到了部门经理，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。
总经理耐心地听着，若有所思。忽然他说，"年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。"王芳很快从集市回来说，"只有一个农民拉了一车土豆在卖。""一车大约有多少袋，多少斤？"总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。"价格是多少？"总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，"请休息一会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。"说完，叫来李兰对她说："请你马上到集市上去看看，今天有什么可卖的。"
李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢！
面对着这一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。
第五章秘书的工作艺术
[提示]吴小姐毕业于北京外语学院，三年前到了一家外资公司做秘书，现为公司首席秘书。吴小姐认为，经常代替老板行使职权，往往会使秘书不能正确评价自己，以为自己和领导握有同样大的权力，这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。
一天，吴小姐所在公司的经理突然收到一封非常无礼的信件，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地将吴小姐叫到自己的办公室，叫她记录自己口述的绝交信，然后，经理让吴小姐立即将信打印寄走。当天快下班的时候，吴小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理："经理，可以将信寄走吗？"这封充满火药味的信自然没有发走，因为吴小姐的聪明，使公司挽救了一个大客户。吴小姐说，经理也是人，也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信交给经理征求他的意见，实际上就是给经理创造一次重新决策的机会。如果当时就向经理指出他的过火行为，那是非常错误的。吴小姐解释，作为一个公司的负责人，经理有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益，因此也必然包括与这家代理商之间的利益关系。他提出终止与这家代理商之间的关系，也许并非出于一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然也有可能的确是经理一时之怒，终止与对方的来往仅仅是发泄一下而已。在不明白经理的真实想法之前，秘书绝对不能越俎代庖。
小丽是某商社的秘书，在她的办公场所，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙的景象。她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件箱这不算短的路途之间。与她共事的人都对她的磨蹭、忙乱感到头疼，最后的结果可想而知，小丽被炒了鱿鱼。
小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对
一些重要又不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。 -------- 来源：《齐鲁晚报》
一、秘书的人际艺术
（一）处理好人际关系的重要性
人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。
（二）处理好人际关系的关键--增强亲和性
"亲"主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等；
"和"主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。
亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。
如何提高你的亲和性呢？
1.经常面带微笑
2.提高自我表达的能力
3.经常赞美别人
4.与人为善，乐于助人
5.己所不欲，勿施与人
（三）与领导的关系
在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。
1. 秘书与领导人际关系的特征
——强制性
——首属性
2. 秘书与领导者关系的类型
——互补型
——诤友型
——服从型
——依赖型
——抵触型
——奴仆型
——交换型
3. 秘书对领导者的补偿作用
——精力补偿
——知识补偿
——能力补偿
——思维补偿
——心理补偿
4. 秘书处理与领导者个人关系的原则
——正位
——适人
——合时
——择地
——善言
——渐进
——谦让
5. 秘书处理与领导者群体的关系
第一，正确对待矛盾第二，准确判断矛盾第三，灵活处理矛盾
方法：沟通、折中、回避、中立
（四）秘书与同事的关系
秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。
1.了解同事
2.与同事打成一片
3.做好领导与同事之间的意见沟通工作
如何与同事愉快地相处？
（1）与同事合作。（2）对同事一视同仁。（3）注意并欣赏同事的优点．
（4）关心同事。（5）以正确态度对待同事的称赞、批评与嫉妒。
（五）与来访者的关系
所有的来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用．
1．欢迎来访者并记住对方的姓名
2．善于应付难以对付的来访者
3. 把握和记者谈话的分寸
二、秘书的事务处理艺术
某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书；是用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
（一）加强纵横两方面的密切联系
1.纵向
2.横向
（二）把握事务处理的先后次序
1．事务工作系统分析法
2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。
"ABC分析法"是重点分析法的一种，它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度，以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量)，右边的纵坐标表示频率(以百分比表示)，横坐标表示各种要素，主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：0-80%为A类，80-90%为B类，90一100%为C类。
试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书所处理的事务概括为五大类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理，档案管理等)。经统计，一月之中，该秘书所处理的各类工作时间为：文书3800，会务2180，交际接侍1020，临时交办1900，常规工作1870，总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为；文书35．4％，会务20．2％，交际接待9．45%，临时交办17．6%，常规工作17.35%，累计100%。
——画出前述坐标图，将各类工作按比重从多到少，顺序在坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间的累积数，最后将累积数的坐标点连接起来，就得到了累积频率(百分比)的折线。图示如下：
（三）妥善管理工作时间
1.确立时间的资源观与效率观。
2.学会时间诊断和制作计划。
3.营造良好的办公环境，挖掘时间潜力。
[案例]
王经理在我们公司里是很出名的恶领导，她领导的部门跳槽率很高。在公司里有一说法：老板看不惯谁，不用付违约金即可让那个人滚蛋，秘诀是把他调至王经理的部门。我不幸成为这个倒霉蛋。我调到了王经理的部门，还是她的助理。我暗自制定了一套战略战术：努力工作，任劳住怨，凡是王经理吩咐的事情，我都往好的一面想。比如：王经理让我反复修改同一个策划案，我想这是锻炼我文笔和耐心的机会；王经理让我加班，就当为家里省电费、伙食费，还为我自己节约开销，王经理有时当众责骂我，就当是锻炼我的厚脸皮吧……。时间久了，我才知道王经理也有不幸的感情生活，离了婚，带着一个女儿，全靠自己打拼才挨到现在的位臵。身为女人，我又情不自禁同情起她来。渐渐地我尝试去了解王经理，我知道她的胃不好，于是常常备胃药。
有一天，王经理出去见客户了，我突然接到从幼儿园打来的电话，说她女儿病了，因为王经理见的是公司里的大客户，我想还是不要打扰她，自做主张赶去幼儿园带她女儿去看病。到了下班的时间才通知王经理。她匆匆赶到医院，一把搂住女儿，一副慈母样。转眼到了王经理的生日，我偷偷买了束百合花；标上我们部门所有成员的名字，并衷心祝王经理生日快乐。年终吃团圆饭的晚上，热闹完了，我看见王经理心情不错，于是我悄悄尾随她，在一个转弯口假装与她不期而遇，我对王经理说其实大家都很尊重她，愿意把自己部门的业绩做好，可以和其他部门一较上下，8小时的工作时间，大家都很累，希望大家的领导能为大家创造和睦友爱的氛围，这也是有益于工作的。王经理听了良久没说话，只祝我新年快乐!我忐忑不安地过了一个新年假期。新年后，我们意外发现；王经理的脸上多了笑容，渐渐地我们的部门有了笑声，开始和睦、团结。王经理开始和我们一起去跳操，去购物，一起带着她的小女儿去郊游。最近我们还在为她物色男朋友呢！我终于战胜了这个挑战，每当同事问起我与王经理相处的秘诀时，我神秘地一笑，指指自己的心，不作回答。
第六章国外秘书工作发展的概况
[提示] 家事国事样样操心--小泉的秘书管得多？
不管从哪个方面讲，日本首相小泉纯一郎和他的秘书饭岛勇夫都不是很般配：小泉身材高挑，风度翩翩，饭岛却是五短身材，不修边幅；首相是个"寂寞英雄"，晚上喜欢一个人待在家里听歌剧，而饭岛先生的银白色手机却总是响个不停，他的日程上永远排满了政治色彩很浓的晚餐；小泉讨厌抽烟，而他秘书的手里或嘴上一刻也离不开廉价雪茄。55岁的饭岛自己也承认，"我俩的区别就像油和水一样。"可是这对看似奇怪的搭档不仅配合了30年，而且还使小泉成功地登上了日本政坛的权力顶峰。
小泉上台后创下了日本有史以来最高的领导人支持率，这与他清新的改革派形象有很大关系。饭岛在这方面也功不可没。例如最近在“首相新闻俱乐部”的一次午餐会上，他就破天荒地邀请了7家专门报道花边新闻的小报小刊的记者出席，结果引起轩然大波。日本的"首相新闻俱乐部"有101位记者，该俱乐部一直是日本公众获得有关首相新闻的主要渠道，堪称是“首相的喉舌”，而非主流的日本媒体一向是没有资格登大雅之堂的。但是饭岛多年来与这些报刊人士相交甚笃，另外他也知道，小泉平易近人的风格和反传统的形象只有通过这些报刊才能更好地宣传出去。
日本的官僚政治体制一直是左右政局和首相的顽固力量，小泉上台后也向它发起了挑战。通常情况下，经济产业省、外务省、财务省和警视厅四个部门会将它们的高级官员之一派给首相当秘书，这已是日本政坛通行多年的惯例。但在饭岛的不断鼓励下，小泉已经决心自己挑选更年轻优秀的秘书，并不局限在这四个部门。
在日本政治中，秘书的职责远比字面含义大。他们既是政治家的参谋，又是竞选顾问、新闻官以及上司秘密的保守者；他们作为上司的公关顾问，必须清楚地记得支持者及其家人的红白喜事，另外，他们还要精于理财，管理好竞选经费。在传统观念中，一个好的秘书只能在幕后为上司出谋划策，而不能向他人透露工作内幕，更不能抛头露面。如果用这个标准来衡量，饭岛并不是个好秘书。他最近出版了一本名为《一个下院秘书：来自国会真实而可笑的故事》的畅销书，用幽默的笔调介绍了自己的工作。虽然这本书是匿名出版的，但同事们马上猜出作者就是饭岛，他也很乐意承认这一点。
执政党一位高级官员的秘书对饭岛的做法颇为不屑，理由是，"我们只应该在上司的影子中活动。"不过，恐怕小泉瘦削的影子罩不住体重220磅的饭岛。他的曝光率如此之高，有时你甚至会忘记他只是个秘书。在30年的政治生涯中，小泉只参加过一位支持者举办的婚礼晚会；他5次入选内阁，却从来没有回过自己的选区接受支持者的祝贺，倒是饭岛总是成为镜头前最风光的人物。对此，饭岛的解释是许多内阁大臣都把大量时间花在了取悦支持者上，却忽视了本职工作。我要告诉小泉的支持者，他成为内阁大臣是为了服务于所有日本人民，而并不仅是他的支持者。"
一、国外秘书工作的职业特点和发展趋势
（一）国外秘书工作的职业特点
1.社会化、行业化
2.专业化、知识化
3.自动化、高科技化
既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？
4.科学化、制度化
以马里兰州初级大学
美国 "秘书专业证书"（CPS）考试，行政管理协会（AMS）还举办了CAM考试，英国有"特许秘书和行政人员工会"（ICSA）法国有秘书的职业培训和考试制度，还在国家行政学院
通过严格择优培养高级秘书人才。德国专门开办了"欧洲秘书培训班"，并由"欧洲秘书协会"和"国际贸易协会"联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。日本由全国秘书协会主持CBS的资格考试。
（二）国外秘书工作的发展趋势
1．秘书工作日益向智能型转化。
2．秘书人员的学历日益提高，秘书工作也日趋终身化。
3.对秘书理论的研究日益加强。
二、各国秘书工作的发展简况
（一）美国的秘书工作
1.美国秘书工作概况
2.美国秘书的分类和分级
（二）英国的秘书工作
1.英国秘书工作概况
2.英国国家秘书的分类
（三）德国的秘书工作
1.德国秘书工作概况
2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要
（四）法国的秘书工作
1.法国秘书工作概况
2.法国的政府秘书机构及其主要工作
（五）日本的秘书工作
1.日本的秘书与秘书工作概况
2.日本秘书的类别及其工作的主要内容
三、"国际行政管理者协会会"和秘书节
INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP，即"国际行政管理者协会会"，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地。其前身为"国际职业秘书协会"（PROFESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL），是当今世界有名的跨国性的职业组织。该组织成立于1942年，原名美国全国秘书协会，其总部设于美国密苏里州堪萨斯城。会员4万多人，700家分支机构，除美国的在职秘书外，包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区，如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等。其宗旨是：作为秘书的代言机构，维护秘书的合法利益；通过连续教育，提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术，增强业务技能，提高秘书的职业地位。
"国际行政管理者协会"提供给会员的刊物有：
报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共６年的大学学龄和秘书工龄才能报考。有学士学位的人须完成一年经过证明的工作经验亦能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。1980年曾有6000人报考，1000人合格。合格者获"特许职业秘书"资格（简称CPS）。在美国，所有秘书都期望获此资格，以求个人有所发展。
自1952年起，"国际行政管理者协会"还将每年4月最后一个工作周定为"秘书周"，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。举行这样的庆祝会被认为是为了认同办公室里工作的秘书的贡献，和吸引更多的人从事秘书或行政工作。2000年，"国际行政管理者协会"宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。
加拿大总理克雷蒂安的贺词：
我很高兴对参加2002年行政专员周和50周年庆典的各位致以最热烈的祝贺。纪念周为领导者提供了一个认可在加拿大及世界各地行政人员所做出的贡献的很好机会。行政专员工作高效，知识丰富，技能娴熟，掌握了最新的办公技术和具有异常完美的组织协调能力。我希望和领导者及其需要合作工作的人一起，为你们的辛勤工作和杰出贡献致以真诚祝贺。
美国总统布什的贺词：
我很高兴地对本次由国际行政专员协会（IAAP）主办的行政专员周50周年庆典活动表示热烈的祝贺。五十年前，设立这一特别周目的在于肯定秘书工作的作用，并为秘书和行政工作创造机遇。今天，在美国有390万秘书和行政助理人员。他们在政府办公室，私营公司、社区组织及其他无数机构中从事着重要的工作。这些专业人员的工作已经，并将继续促进美国的进步。我谨向行政专员们的辛勤工作以及你们对于自己事业的贡献表示致敬。我同时也感谢IAAP（国际行政专员协会）在职业的高标准及专业性方面所做的努力，你们致力于提高会员的技巧和能力，进而为美国经济的繁荣做出了很大贡献，是值得骄傲的。
[案例]硅谷的秘书通过案例，请思考国内外秘书工作的异同。
在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不仅仅在打字，冲咖啡，而每天都在参与决策。
他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。
Sun公司首席执行官斯科特〃麦克尼利的秘书凯伦〃霍尔斯汀知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，查看新来的电子邮件。凯伦说："如果他想喝咖啡，他会自己冲上一杯。"
Sun公司是个拥有100亿美元资产的商用电脑系统生产商，它与其他数千家公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造就成国际高技术经济的中心。在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘书。他们不像在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策。
Notel网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维〃豪斯的执行助理戈温〃卡尔德威尔说："如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接接电话、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的。"相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹风，组织谈判等。
硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升。美国秘书职业的平均年收入在2.5万美元至3.5万美元。硅谷有些秘书的年薪则是他们的3倍以上，平均在6万至10万美元。而且，许多硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利。sun公司的凯文〃霍尔斯汀女士年薪6.5万美元，还参与公司的分红。
不过，硅谷的秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工作60至70小时，紧张程度也不言而喻。他们每时每刻都在协调世界各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的。
近几年来，美国的秘书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业协会的一项调查表明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，45％的秘书负责培训，78％的秘书负责办公室工作。
秘书职业的称谓也在发生改变。国际行政管理职业协会中，只有18％的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等。
为Cisco公司总裁约翰〃钱伯斯工作了8年的德比〃格罗斯说："秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接电话。我们是被赋予权力的，能够做决定。"格罗斯女士并不是公司里50多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一。格罗斯说："如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的。我们彼此尊重对方，我是他可依赖的人。"格罗斯每天工作12个小时，她要帮助约翰〃钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球1.8万名员工的工作情况。
第二部分：秘书的日常事务工作
第七章办公室管理
[提示] 最近美国密歇根大学的研究人员进行了一些有有意思的实验，他们安排一个工作小组的人员在-个专门设计的。竞争房间内-起工作了几个月，结果发现，工作人员在这种新型办公室内的工作效率，比在传统的办公室内的工作效率提高了一倍，这个惊人的发现，使研究人员欣喜若狂。密歇根大学信息学院电子业研究合作实验室的一位助理研究说，近来，许多软件开发公司兑常年故事将其员工臵于竞争房间中，以增进他们之间的交流和更深层次的合作。工作人员不再像以往-样在分离式的小隔间内干活，而是坐在一个开放式大房间的工作站里上班。这种独特的房间是典型的具有中央工作台、白板和卡片簿等配套设备的工作室，它有利于进行群体讨论，公司期望能从这种独特的安排中获益，而员工们对这种做法持怀疑态度，担心他们会因此而暴露个人隐私，并且在专心致志于某项工作任务时可能会不得安宁，密歇根大学的研究人员说，他们的研究是兼顾工作效率和员工满意度的情况下进行的，对影响效果进行了检验。
该项目小组对-个大汽车公司的6组软件开发人员进行了测试，这些工作人员几乎没有在"竞争房间"工作过的经验，利用软件开发业通常采用的考核方法，研究人员对员工的劳动生产率进行评价，然后，将在"竞争房间"内工作的员工的工作效率数据与传统情况下的工作效率进行比较，研究人员还对参加试验的员工进行面试，并让他们在试验前后分别填写了问询表，此外，研究人员特别细致地观察了两组软件开发人员，观察他们解决各类问题的过程，并且把他们的行为拍摄下来。试验表明，?quot;竞争房间"中，员工的工作效率是以往的2倍多，而且，在后续的11次实验中，研究人呀得到了几乎相同的结果，有的甚至把工作效率提高到4倍！
从员工们试验前后所填写的问询表中，研究人员发现，员工们更喜欢在竞争房间中。而这比他们在试验前所想象的要好得多。员工们说他们在考虑问题时，也并没有被身边的同事弄得心烦意乱。他们学会了如何调节自己，使自己在重要事情发生时能够及时地投入到工作中，确实，偶尔听到其他人的谈话，观察别人的行为，也许会对工作效率有一定影响，但是当一名员工正专心致志于一个软件编程问题时，从他身边经过的人会停下来提供一些帮助，当员工向同时解释一个问题时，其他人能够偶尔插上一句说明或更正的话，这样可使集体智慧得到充分的发挥。
那么，怎样解决隐私的问题呢?例如，打个私人电话，告诉银行办理一笔贷款，或者打电话向医生询问医疗检查结果等。研究人员在"竞争房间"旁设臵了几个隔离的、备有电话和计算机的小房间，这样上述的问题就很容易解决了。
随着新经济的快速发展，电脑、移动电话、网络等信息技术进入现代化办公室，传统的办公方式正在经受严峻的挑战。怎样才能提高办公效率？采取什么样的办公方式才最有利于提高劳动生产率？怎样的办公环境才能让每个人发挥更大的潜能？这不仅是人力资源管理的课题，也是办公室管理中秘书要关心的内容。
一、办公室管理的意义和内容
（一）办公室管理的意义
1.搞好办公室管理，有利于提高工作效率和质量。
2.搞好办公室管理，有助于确立单位良好的社会形象。
3.搞好办公室管理，有利于改善或克服"办公室综合症"。