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大型会议组织流程标准 2.18

大型会议组织流程标准  2.18
大型会议组织流程标准  2.18

大型会议组织流程标准

会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。

第一章会前筹备

会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括:

一、会议时间的确定

确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。

二、会议议程的安排

会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。

年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。

在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。

三、会议的三类相关人员

会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。

1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调;

2、筹备与接待

筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。

①、精心策划

要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施,包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等,为领导提供分析资料及使用建议,供届时领导选择。

在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会见)、参观等各项活动,充分考虑到各方面的细节,并体现一

定的创意与创新,制作接待工作清单,对接待工作中的各要素进行全面清点,以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。

②、规范运作

每个企业都有自己的企业文化,作为展示企业形象的“窗口”,工作同样需要有自己的特色和风格。因此,要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等,都要努力凸显企业与众不同之处,让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性,感受到企业文化的特色。

在接待过程中,要严格按照方案进行程序化运作,使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败,接待工作来不得半点马虎,必须处处留心,周密考虑,谨慎行事。在重大的接待工作中,接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整;具体接待人员则要主动进行全程模拟思考,从准备会议室到用车,从参观到进餐,对每一个细节都要细致地思索一遍,以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”,对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话,都要留意和体会,以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练,提高处理突发事件、意外情况能力的训练,提高处理突发事件、意外情况的水平,以便将各类有损作企业形象的问题解决在萌芽状态,确保接待工作实现“零失误”。

筹备与接待人员要有明确的职责分工,(1)要设定一个负责人;(2)要有人专门负责日程安排及与各部门协调;(3)要有人专门负责联系场地、布置会场;(4)有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排;(5)要有人专门负责设计游戏与其他活动;(6)要有专人负责会议现场的接待事宜,等等。

③、参加人员

制定接待程序,落实各项细节:

在确定了参加人员名单后,要明确参加人员中,谁坐主席台;谁是会议的主持人;谁要在会议过程中发言或演讲;谁是嘉宾;谁是参与讨论的人;谁要表演、比赛,等等,要针对不同参会人员的需求,给予不同的事先准备和制定接待计划。

1、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划,做到让客人高兴而来,满意而归。

2、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。

3、详细了解酒店及酒店设施,包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导,提供分析及使用建议,以便领导选择酒店。

4、客人抵达前,必须在醒目处悬挂好欢迎词。

5、做好接待前的准备工作,根据来宾身份预定房间,会客室(会议室),确定接待人员,相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。

6、提前召开有关部门协调会,明确任务分工,落实到人(会议记录、照相、摄像)

7、领导审批接待计划,申请接待费用。

四、安排食宿

1、提前办理好住房手续(房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字),将房卡拿到,以便使客人抵达宾馆后,能快速领取钥匙进入房间。

2、熟知房间数量及类型(标准间、商务房、工作人员房间)。客人用房:各种类型房间数、及方向位置(分布的楼层房间号),工作人员用房数量及位置(后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层,并尽可能靠近嘉宾的房间,以便为嘉宾提供快速、周到的服务)。

3、房间布置:客人抵达前必须保证房间清洁卫生,同时检查房间内设施是否能正常使用,按照要求为房间配水果( 需每天更换)。

4、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。

安排房间的原则:根据不同层次安排不同规格的房间。

5、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点,结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品物美价廉。

6、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作,并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。

7、宴请时根据需要安排打印席卡。

8、逐一落实各项细节。

五、接待车辆

1、接待用车:保证车辆必须是干净、整洁。驾驶员必须有极强的责任心,驾驶经验丰富、服务态度好,有一定的接待经验和礼仪知识。

2、用车接客时,应主动打开(右侧)车门,以手示意请客人上车(小车后排右侧为主,后排左侧为次,司机右侧由随从人员乘坐)下车时,接待人应先下车由车后绕过为客人开门,有随同人员时,由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处,提示客人勿碰撞。

3、根据来宾和迎送人员的人数,以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松,正常情况下,附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多,应该安排专门的行李车。如果是车队行进,出发前应明确行车顺序,并通知有关人员,事先讲明路线与大致日程安排,注意集合时间及地点,以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志—号码;每台车安排一名陪同人员,负责提醒客人保持乘坐同一辆车,并在每次上车前统计人数;

4、现场实施过程中,严格按照事先制定的接待计划,实施并执行;如有任何特殊情况改变行程,应及时通知相关人员和司机。

5、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。

6、如果来宾人数较多,为了在接站时避免混乱,应事先排定乘车号和住房号,

并打印成表格。在来宾抵达时,将乘车表格发至每一位来宾手中,使之明确自己所乘的车号。同时,也便于接待人员清点每辆车上的人数。

会议前期的筹备过程中要考虑的,如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放?主持人是否要准备串词?发言的人是否要准备投影设备?嘉宾是否要有标志?表演的人是否需要道具与服装,等等,都要在参会人员名单确定后,进行准备。

六、会议日程范文

会议日程,是会议开始前要发放的关于会议安排的重要文档,让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排,因此,会议日程是非常关键的应用文,在这里提供一个春节活动及公司年度会议所使用的日程模板供大家参考。

会议日程与会议议程的主要区别是:是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中,让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件,在会前发放,让相关的参会人员进行相应的准备。会议日程与议程的内容相似,但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。

XX公司年会日程(范文)

经过一年的努力进取,公司取得了良好的业绩,为总结工作,展望公司的发展前景、表彰优秀,公司将举行年度会议,会议日程如下:

会议日期:XXXX年02月05日8:30-17:00

会议地址:XX市XX大酒店大会议厅

参会人员:公司总部全体员工、分公司经理、各项目经理、部门负责人

8:30-12:00 各部门、项目部汇报上一年度工作情况及下一步工作计划

12:00-13:30午餐,中餐厅及参会人员合影留念

13:30-16:00各部门、项目部继续汇报上一年度工作情况及下一步工作计划16:00-16:30 分公司经理讲话

16:30-17:00表彰优秀员工

17:00 会议结束

七、会议管理、会议预算

会议预算是会议管理与策划的重要内容之一,会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算,因此,筹备时,会议预算要进行精心核算,筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组,并根据领导的决策用好会议预算。

会议预算包括以下6项内容:

1、交通费用

交通费用可以细分为:

①出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通;

②会议期间交通费用:主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通;

③欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、场地费用

具体可细分为:

①会议场地租金:通常而言,场地的租赁已经包含某些常用音像设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

②会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意

的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求,否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

③会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

④其他场地费用:这些费用通常包括:广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、保健、媒介服务等,可视会议需要进行采购。

对于这些单项服务支持,筹办者应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

3、住宿费用

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花提供等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的在会议的食品饮料安排中,已有详细介绍。

茶点基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

正餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算,而改为按预定人数收取费用)

5、其他娱乐、演出、保健、旅游项目费用

会议室、住宿费用中可能含一部分娱乐项目的费用,会议期间可以利用,但有些项目需要根据活动安排另行准备预算。

6、杂费

杂费是指会议与活动过程中,产生的一些临时性费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

八、会议物品采购清单与采购人员安排

在会议的三类相关人员中,会议筹备人员往往还要负责所有会议相关物品的采购、订制与租赁,在采购前列一个采购清单,并安排好会议采购人员,会使采购进行得有条不紊,且不会产生遗漏。

会议物品采购、订制及租赁主要包含的11项内容:

1、会议场地租用,可参考:会议地点的选择

会议地点的选择与会议议程、参会人员、预算密切相关。会议场所的费用,通常在整个预算中占比较大,同时,场地对参会人员的感受影响也较大,因此,对于筹办人员来讲,场地选择是个重要的事情。

如果公司内部有合适的地点选择,会议地点可以安排在公司内部。由于减少了租用场地与设备,选择内部地点开会可以节省费用,适合于内部会议与活动。

由外部的服务商提供的会议场地,通常有三类地点:①宾馆、酒店、②会议中心③饭店这几类场所。

①宾馆、酒店

许多宾馆有专门接待商务会议的业务,由于宾馆同时能够提供住宿和餐饮,因此,对于有食宿需求的会议,是很合适的选择。

②会议中心

会议中心属于专业从事会议服务的场所,通常有适合各种规模的会议室;有专业的会议相关设施;精通会务服务的服务人员;大部分的会议中心也提供餐饮与住宿服务。

③饭店

饭店有适合大型活动的房间,同时也提供餐饮服务。

会议场地如果由外部提供,会议筹备人员有可能对场地不是非常了解,有些会议场地甚至会选在与公司不同城市、不同国家的地方,因此,事先踩点就很重要了,不然,等大队人马过去开会时,才发现地点与想象的不一样就来不及了。

如果由于各种原因无法亲自去踩点,也就由熟悉会议需求的人,帮助观察,或了解熟悉场地的其他用户对场地的评价,了解场地的设施等级。

1、住宿、娱乐、演员、旅行目的地预订

2、车辆使用及租赁安排

3、票务预订提供机构选择

4、音像辅助设备租赁

5、会场布置所需物品订制,如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。

会场布置总体要求

会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。

会议场所的室外布置

会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:

1、主会标

2、欢迎拱门、条幅

3、彩球、鲜花、氦气球

4、地毯

5、展架、易拉宝、广告板

6、引导牌

7、灯箱

8、签到台

9、休息座椅等

会议场所的室内布置

会议场所的室内布置可根据需要选择:

1、会标、背景板

2、主席台、听众席、演讲台的布置,

3、鲜花、彩球、彩带等装饰

4、音像辅助设备

5、灯光、电源设备

6、茶点,

7、奖品、礼品、活动道具

8、桌牌、名牌

9、摄像设备,等

7、礼品、奖品、纪念品、演出道具采购清单

8、餐饮、水果、饮用瓶装水等

9、接待物品采购,包括:吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品

10、会议相关印刷品需要提前确实内容,提供印刷服务供应商,以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品,包括:请柬、会议宣传单、代表名录、会议日程

表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿安排表、居住区域地图、城市地图、广告材料,等

11、与会议相关的其他物品

各类物品的采购、订制、租赁,都要选择可靠的供应商,以免出现产品质量达不到要求、送货不及时、售后服务跟不上等问题

九、请柬、邀请函的7项信息与范文

有些会议或活动需要邀请某些特定的人来参加,因此,要给他们发送请柬或邀请函,请柬与邀请函的内容为被邀请者提供了会议的相关信息,为了让被邀请者了解会议信息,请柬与邀请函的内容应体现7类信息,在此提供请柬与邀请函范文供参考。请柬与邀请函具备的7项信息:

1、活动类型

2、活动日期、时间与会期

3、会议邀请者与被邀请者

4、会议地点

5、是否需要回复(会议回执)

6、提供的餐饮

7、其他信息,如着装要求、地图、旅行安排等

邀请函范文

XXX先生/女士:

XX公司将于2月5日8:30-17:00,举办公司年会,特邀请合作伙伴派员参加。会议议程如下:

……

会议地点在XX国际会议中心中餐厅,会议提供午餐及茶点。请贵公司于2月2日前提供参会人员人数及名单。

因有团队活动,参会者请备休闲装。会议中心地址:XX街XX号,公司接送车辆8:00,由火车站接参会者到会议中心。

XX公司

1月9日

请柬与邀请函要提前发出,以便参考者提前安排时间;请柬与邀请函的样式、纸张取决于会议与活动的类型,可以是卡片,也可以是信函的形式,越是重要的会议,请柬与邀请函的预算越高;对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪,对回复要及时登记,以便统计精确的人数,人数在预定餐饮、住宿等项时,非常重要,也与会议的预算密切相关。

第二章会议地点的选择

会议地点的选择是属于会前筹备的一部分,但单独作为一节来讲,是因为会议地点选择的非常重要,甚至是影响会议成败的关键因素,参会人员对会议感受、会议预算都与会议地点的选择关系密切。

一、会议地点评估的几个项目

在选择会议地点后,要对会议场地进行评估,可参考如下16个项目:

1、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费

2、停车场

3、安全情况、保安服务质量

4、电信联络便利性

5、装修与外观

6、清洁程度

7、大堂、卫生间装修、设施、清洁

8、食品、茶点(可参考:会议的食品饮料安排)

9、餐饮服务水平

10、工作人员表现

11、服务水平

12、供暖、空调、照明设施

13、住宿设施

14、音像辅助设备

15、休闲设施

16、其他设施与服务

以上项目逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段,先选择2-3个备选地点,逐一列出其优劣,提交会议的领导小组决定最终的会议地址,以将保障会议地点与会议要求相符合。

会议座位安排,如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节,会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言,还要考虑就座的礼仪,会议座位安排礼仪。

二、会议室座位安排的五种方式

会议座位安排,如何安排会议座位是会议筹备人员不能忽略的一个细节,会议室座位安排既要保证所有的参会人员能够看到和听到发言人的发言,还要考虑就座的礼仪,会议座位安排礼仪。

会议室座位安排通常有五种方式:

1、圆桌会议型

所有人转着桌子就座,方便所有人参与讨论,通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等,但仍然需要注重就座的礼仪,可在座位上摆放姓名牌,用于提醒就座的次序。

2、正式演讲型

正式演讲时,要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌,方便演讲者站立或座着讲话,同时,还要根据演讲人的要求及演讲需要,摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面,按排坐,面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。

这种座位排列方式,应稍微多提供一些座位,因为在中间的座位有可能是空的,听众通常不会座得非常满。

3、小组讨论型

据会议的需要,把座位分成几个圆桌型,在会议主要发言人发言结束后,参会人员将分成几个小组进行讨论,培训经常采用这种形势,方便对课题进行小规模的深入研讨,保证更多的人对议题表达意见。

4、就餐座位安排

对于正式的晚餐或宴请,应选择这种方式安排座位,在餐桌上要摆放桌号提示牌,或提供座位用于表示就座的次序,可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。

5、礼仪型

有些非常正式的会议,对就座礼仪要求很高,例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议,在主席台上就座的人,如何安排座位一定要参照礼仪指导书,并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。

三、会议的食品饮料安排

会议筹备过程中,一定要事先确定各类用餐的次数,把每次用餐都考虑周全,并确定所有用餐的时间、提供者、菜单与费用。安排食品饮料时,需要了解是否有特别饮食要求的参会人员,如素食或清真食品。

会议的食品饮料有两类:

1、茶点

茶点包括会中茶点、咖啡、茶,在会议期间提供。茶点的种类可分为西式与中式2种:西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

可以放在会议室内的桌上供参会人员享用,也可以放在会议室外部,由参会人员外出休息时享用,具体提供时间、种类、数量、服务要求,需事前则会议筹办人员与会议场所提供商协商。

2、正餐

正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排,因此有一定工作餐性质,以安排自助餐为主;晚餐系主要用餐,通常是会议程序的一部分,拥有较正式的规格,期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节;早餐除非是安排好的早餐会,通常是非正式的,仅为住宿人员提供,费用包含在住宿费用中,在预定住宿时,要与住宿提供者协商早餐的安排。

食品饮料的提供者也就是食品的提供渠道,通常有:

1、内部食堂;

2、外部餐饮提供商,包括小型餐饮公司、饭店;

3、会议或住宿场所提供;

4、自行采购,有些茶点、饮料可自行采购。

四、音像辅助设备

安排任何会议与活动,都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备,由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容,会议室设备是否准备妥当会影响会议的效果,所以,使用音像辅助设备有以下几个优点:①可事先准备图片与图表,便于观众理解演讲的内容;②运用音像辅助设备能够显示专业的演讲与报告水平;③音像辅助设备可显示现场书写的内容,方便与观众沟通;④帮助观众集中精力听讲与讨论,而不需要做笔记。

会议常用的音像辅助设备有以下7类:

1、白板

白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板,可反复擦除上面的笔迹,也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容,因此,在准备白板的同时,要准备白板笔、板擦、磁吸(也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴)、大张的白板纸、打印纸等。

2、计算机

有些演讲人不方便携带笔记本电脑,可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中,用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件,也可以是EXCEL 表格、图表,甚至是动画、视频内容,使演讲内容更形象,便于理解。所以,计算机也是会议室常备的音像辅助设备之一。

3、投影仪

投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上,使更多的观众看到,属于会议室的重要设备。

在准备计算机及投影仪的时候,一定要准备好相应的电源设备,并为突然停电的意外事故做好准备。

4、画架、活动挂图

画架上面可挂多层白板纸,方便在会计过程中,由主持人、演讲人、报告人记下与会人员的讨论过程、重要观点,画架也可以用白板代替。

5、展板

展板是便携式的图板,展示会议相关的内容或宣传信息,由会议组织者事前准备好,摆放在会议室相关位置。

6、音响设备

根据会议室的大小及演讲者的需要,提供麦克风、音箱等,必要的音响设备。

7、其他设置

录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等,随着计算机的普及,这些类型的音像辅助设备使用的越来越少了。

会议时,要使用何种音像辅助设备需事先与演讲人、报告人进行沟通,并按他们的要求准备。如果会议场地没有足够的音像辅助设备,就需要会议筹备人员通过其他方式,如租赁、借用,事先事先在会议场地布置好

五、会场布置要注意的几个细节

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常要出个会场布置方案,画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。

第三章会议过程控制

一、会议接待的2点注意事项

会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一,会议接待是整个会议过程中重要的一个环节,会议接待方案准备、会议接待礼仪、会议接待注意事项,也是学习组织、筹备一个会议的重要内容,对于大型会议,应该准备专门的会议接待方案。

会议接待中要注意的事项为:

1、妥当安排接待人员

会议的接待人员一定要安排好,保证在会议开始、中间休息、就餐、结束的时候,都有接待人员为参会者提供服务。为保证安排好接待人员的工作,会议筹备的时候要准备一个接待人员排班表,把各个时段的接待人员都妥当地安排好。

对会议接待人员要进行培训,使他们熟悉会议的日程安排、会议场地情况、意外情况处理办法案等。

2、充足准备接待资料

在接待处应该准备充足的接待资料,一方面保证每个参会人员都能领到资料;另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应该准备的资料和材料如下:

1、胸卡或吊牌

2、参会人员名单

3、参会人员登记表、签到表

4、办公用品,如铅笔、纸张、记录本

5、会议日程

6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息

7、会议相关印刷品

8、会议评估反馈表

9、其他会议信息

为每个参会人员准备的资料要集中放入一个资料袋中,方便参会人员领取。会议接待前注意了这2个问题后,会议的接待就能圆满地进行。

二、会议意外事件处理、意外事件处理预案

会议过程千头万绪,方方面面的事情很多,参会的人员较多,组织者要对会议过程进行控制,需要制定意外事件处理预案以应对会议过程中的突发事件、紧急事件。意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?

会议前详细的筹备,可使意外事件的出现降低到最小程度,紧急事件、意外事件还是有可能会发生,以下几个方面最有可能出现问题:

1、人员

会议的重要嘉宾、主持人、演讲人、发言人缺席,他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议,或者因为交通问题,而无法准时到达会议现场。

处理预案:1、为每个重要角色准备后备人选;2、会议前与他们联系,以确保无缺席情况出现,安排会议接待人员及时反馈交通、天气变化;3、及时调整会议日程,例如增加提问时间,以应对某个发言人的缺席。

2、场地

会议场地可能会出现的意外情况有:因其他紧急安排,使预定的会议室无法按时提供;为参会人员预订的客房不足;会议场地的设备突然出现故障,如空调系统故障、网络系统故障等;停车场不足,等等。

处理预案:大型会议的场地出现意外,最难处理,因为会议通知已经发出,大量参会人员已经汇集过来了,很难准备一个备选地点,因此,会议场地在选择时,一定要选择有信誉的地方,以降低出现意外事件的可能性,一旦出现意外,要能为大家及时提供备选场地,或者是备选日程安排。

3、音像辅助设备

音像辅助设备也较易出现问题,如投影仪的灯泡突然不亮;电源不足;音响系统故障,等等。

处理预案:在会议筹备时,一定要了解会议的音像辅助设备的状况,保障设备能够运转,确保能及时找到设备维护的人员或服务商,必要的情况下,要准备备选设备。组织者在参会时,要携带一些必要的备用品,如:白板、白板笔、胶片,等。

4、会议资料

会议资料可能会出现短缺;或者因为复印设备、打印设备的故障而无法按时按量提供;会议相关印刷品的供应商,可能无法按时将资料送达等等。

处理预案:要事先了解会议场地附近能够提供资料打印、复印的场所;会议组织者确保自己携带有原始稿件;如资料短缺一时无法解决,要及时向参会人员进行解释,并说明能够提供资料的时间或备选方法。

5、其他意外情况

大型企业商务会议会务接待流程完全手册

大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 (一)任务分解:将会务工作分解为各专项任务,明确分工、保证质量。 (二)责任到人:每项任务均有专人负责。 (三)周密计划:每项任务均须制订周密的工作计划。(四)逐项落实:计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 (一)成立会务组 1.会务组组长:总体负责。 2.文秘材料小组:负责组织、收集、整理、编印会议材料,会议记录(及录音录像)、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组:负责会议的会场、吃饭、住宿(烟、酒水、饮料、水果等)等后勤保障事宜。 备注:任务分解后形成《会务接待方案》。 (二)明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况,了解以下基本内容:(1)会议主题 (2)级别与规模 (3)参会人员(与会人员的姓名、单位、职务) (4)会期与日程安排(会议日期、天数、议程、活动安排等)

注:日程安排形成会务指南。 (5)会议经费申批:根据会议概况,按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费,签报领导批准。 (三)下发会议通知、登记代表名单 1.责任人:文秘材料小组。 2.责任:在落实以上各项工作后,起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括:(1)会议主题 (2)参会人员 (3)会期安排 (4)会议地点与联系电话 (5)会务组联系人与联系电话 (6)报到日期 (7)有关事项(如要求自带有关材料、物品等) (8)会议回执(附表2) (9)会址交通导引 3.落实:会议通知以传真(可包括电子邮件)、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登记报名情况,形成《会议代表登记表》(附表3),制作会议名册。登记内容应包括: (1)单位

会议与重大活动流程规范

公司重大活动、会议的组织及参加规范 第一条成立工作组 每次大型活动、会议成立专项筹备小组,负责前期筹备、过程 跟踪及后续处理工作。 组长:发起部门负责人。特别重大活动、会议的,由董事长指定领导班子成员担任。 组员:发起部门及相关部门的部门中层及骨干人员(包括物资、场地、设备、考勤、资料管理等责任人) 监督员:监察分室相关人员 第二条信息确认 1、确定活动、会议的时间、地点及活动主题内容; 2、确定活动参与人员姓名、职务、部门/ 单位; 3、确定活动、会议的详细流程安排,明确相关工作人员职责, 制定《 xx 活动工作安排表》(详见附表一)。 第三条场地、物资安排 1、至少提前三天根据活动、会议需求预定场地,并提出场地布 置方案。 2、大型活动提前半天、会议提前半小时调试现场音响设备,保 证所有设备在活动、会议举行过程中能正常运作。 3、至少提前一天确定是否需要做水牌、横幅,如有需要尽快确 定内容,并即日制作准备好。 4、至少提前一天根据活动、会议需要准备好名牌、鲜花、礼花、 茶水、水果、活动、纸巾、桌椅、流程表等,所有物资提前半天到位,并按要求提前布置好场地。 第四条车辆安排

1、至少提前三天确定活动路线,做好相应接送、引领人员的工作安排。 2、至少提前两天根据活动级别、活动人数,确定使用车辆种类、数量,并于车辆确认后联系司机落实时间、行走线路。 3、如活动需要接送客人、集团领导,则提前根据发起部门或客人指定联系人提供的信息,查询需接送人员是否按时出发,飞机、火车有无晚点、延误等其他情况,并且进一步落实人员有无变化,做好相应的迎接准备。同时,提前预定机场贵宾厅;提前沟通火车站出站安排;如客人自驾车来访,需提前安排引领人员及引领车辆,提前确定接头地点并熟悉行车线路。 第五条住宿安排 1、根据住宿人员的职务、级别、重要程度事前预定合适的酒店并安排合适的住房; 2、根据住宿人员对楼层、朝向的特殊要求,合理安排房型及房间位置;确定房号、入住天数,提前做好房卡。 3、提前做好叫早及早餐安排,做好退房及返程的信息确认工作。 第六条用餐安排 1、根据活动的内容、性质确定用餐标准,并预定合适的用餐酒店。 2、提前检查用餐房间的环境布置、座次安排、空调、通风、灯光效果、音响、座位间隔等,安排专人负责台卡的制作和摆放。 3、根据用餐标准、参与领导或客人的喜好、习惯、民族特点安排合适的菜式。 4、根据活动需要,提前准备合适的酒水,并安排专人提前将酒水运往用餐地点。 第七条资料管理 1、安排专人负责活动资料管理,包括文字资料、图片资料、视

最新大型会议活动流程及操作手册1

大型会议活动流程及操作手册1 金凯悦酒店英雄宴地点:金凯悦宾馆活动时间:2011年7月9日参会人员:领导:李董、赵总及随行人员,分公司总经理室,各部门长 分公司:前线部分员工机构:机构总及营销培训负责人业务员:李董有约入围业务员,上半年新晋升主管(04、05、06、08),南阳A大队全体人员,各机构A大队入围英雄宴人员,新机构业务员,南阳外勤30名 “李董有约”工作组会议总指挥:周总会议总督导:罗亮经理荣誉会主持人:周总英雄宴主持人:欧利敏、崔志刚(暂定)策划:朱文婕、李开明 场控组组长:罗亮组员:李开明马德化崔洪武(培训部)钱志刚(南阳)节目组组长:欧利敏组员:李海蒂(南阳)礼仪组组长:朱文婕组员:金艳杰王策(南阳)徐艳丽设计制作组组长:牛志伟组员:张瑾(行政部)史翔资料组组长:徐艳丽组员:钱慧朋欧利敏后勤组组长:陈臻组员:姜华钱志刚(南阳)礼仪人员(6名,人员待定):丁丽丽(财务)李玉琳(财务)楮俏颖(客服)全体工作人员均协助设计组参与7月8日—9日上午的会场布置工作。 2活动议程:时间流程项目工作组13:30—14:00 业务员入场场控组、礼仪组、节目组、资料组 14:00—14:05 领导入场礼仪组、资料组、节目组

14:05—14:10 少儿手语舞《感恩的心》表演资料组、节目组14:10—14:20 主持人出场,介绍参会嘉宾、领导及各系列业务员 资料组、节目组 14:20—14:25 主持人宣布大会正式开始,全体起立,齐唱司歌、司训 资料组14:25—14:35 卢总为大会致辞并作豫南成长PPT汇报礼仪组、资料组、节目组 14:35—15:05 优秀业务员表彰礼仪组、资料组、节目组 15:05—15:20 优秀代表发言(平顶山:金建敏)礼仪组、节目组、资料组 15:20—17:20 李董演讲礼仪组、节目组、资料组 17:20—17:25 为李董献礼礼仪组、节目组、资料组 17:25—17:35 赵总致辞场控组、礼仪组、节目组、资料组、设计组、后勤组 17:35—17:40 全体参会人员共跳手语舞《平安到永远》,主持人宣布会议结束场控组、资料组、设计组、后勤组 17:40—18:10 分机构与领导合影留念场控组、资料组、礼仪组、后勤组、设计组、节目组 18:10—18:20 全体集合安排前往英雄宴会场车辆礼仪组、后勤组、场控组 18:20—18:50 由南阳机构车辆引领车队共同前往南阳宾馆参

公务员面试会议组织类【三个阶段十二个步骤】

会议流程 确定主题—人员名单—发布信息—准备材料—召开会议—做好记录 答题思路 帽子/目的意义:制定决策、学习精神 会议准备:(1)确定会议主题、名称、时间、地点、会议议程和会议安排。(2)确定参加会议的范围或人员,确定工作人员、会议经费预算。(3)安排好场地、住宿、伙食、用品、资料、交通等。(4)做好会场布置,制定好后勤保障方案。(5)发放会议通知。 会议实施:(1)会议签到及会议文件资料发放。(2)按会议议程逐步开始,维持会场秩序,做好会议记录。(3)安排好会议进行中的后勤保障,处理会议过程中的突发情况等。 会议结束:(1)安排好参会人员离开时乘坐的交通工具。(2)清理会场,统计经费并报销。(3)整理会议资料并形成简报。(4)落实会议精神,撰写工作总结。 会议套路:确定:1、主题(内容)、目的、意义;2、时间(举行、上报参会名单、报道、会期)、地点(举行、报到)、参会人(人数、级别);3、是否要报材料;4、请哪些外单位的领导参加;5、参会人员经费支出标准;等等;准备:1、根据确定的内容迅速拟发通知;2、收集统计参会人员上报情况;3、准备会议所需的全部书面材料,拟出议程;4、联系通知好参会领导;5、根据会务组统计的参会情况联系安排好食宿;6、购买好会议所需的物品;7、联系并布置好会场(包括灯光音响的调试、鲜花会标的设置、主席台姓名牌的摆放等)、设置路标;8、安排落实好会议服务、会议记录、图片资料收集等工作人员等;若会议重大,还要联系新闻媒体报道宣传,并联系交警和公安维持秩序。9、会议前一天,组织好报到工作,分发好会议资料,并将报到情况及时向领导汇报。(整理记录、图文宣传展览)【经典例题】 例1、假如你是单位工作人员,让你组织一次会议,你如何进行? 【参考答案】 <帽子>会议是安排部署工作的重要形式,是把党的路线方针政策以及各级党委政府的工作思路、目标任务、措施办法、检查督促、解决存在问题的意见等内容贯彻落实到位的重要手段,也是工作最基本的要求之一,这是必不可少的能力。因此,必须高度重视并认真做好会议的组织工作,提高工作效率。由我组织会议,我会按照以下步骤来进行: <计划>首先是做好会前准备。(1)吃透会议精神,拟定会议方案,包括明确会议的主题、时间、地点、会议议程和会议安排,并做好经费的预算,报领导审批;(2)落实好会议的主持人和中心讲话的报告人,安排好主席台就座的领导以及安全保卫工作,会务工作人员等;(3)准备好会议需要的文字材料包括领导讲话,安排好参会人员的食宿、交通等后勤保障工作;(4)布置好会场,包括进行会场会标的布置、音像的调试、茶水的准备等;(5)联系新闻媒体进行宣传报道,并发放会

大型会议管理流程

大型会议管理流程 一、会前二个星期: 1、综合管理部召开内部全体会议,成立基地大型会议筹备小组。 2、会上明确会议目的,确定具体的召开时间与会议举办地点。 3、原则上,基地大型会议筹备小组组长由综合管理部经理担任,分配具体工作。 4、会议筹备小组下设:领导组、秘书组、材料组、宣传组。(附件1:职能图)文秘部落 5、领导组:制定工作进度表(附件2),由组长统一控制会议筹备进度 6、秘书组:A草拟会议通知,经审批后下发各部、中心.。B回收会议通知回执,根据各部、中心参会人员名单制作会场座位图。(附件3) 7、材料组:A购置会场需要的会议设备及装饰物品。(如横幅、花卉、音响设备等)B根据秘书组制作的会场座位图,制作与会人员的桌签。 8、宣传组:明确报道主旨,有针对性的进行会议的前期宣传报道。 二、会前一个星期: 1、综合管理部召开筹备小组碰头会,由各组的负责人汇报一周以来的筹备落实情况。 2、领导组:A根据工作进度表的执行情况,对四个组的上周的筹备工作进行审核。B在本周内确定此次会议的会议议程(如会议主持人选的确定、领导发言提纲的编写等。)C最终确定会议的各类分发材料,将定稿交于秘书组,根据与会人数进行印制。 3、秘书组:A开始着手准备会议材料,进行大规模的印刷装订工作。B制作会议签到本。(附件4) 4、材料组:A对会场内的音频、视频设备进行系统的调试,力求在会议召开时达到最佳视听效果。B对会场内座椅的排放、横幅的挂钉、座签及一些装饰物品的摆放进行最后的确认,力求达到舒适美观的效果。 5、宣传组:A继续对本次会议进行跟踪报道 三、会前3天 1、会议筹备小组在组长的带领下,对会议的所有筹备工作进行验收。

培训安排会议流程

培训安排会议流程 针对我以后经常组织大型会议,根据这次培训班经验总结有关流程,以备参考。 一、人员分工明确 1、确定总负责人:临场负责突发事情,检查监督各项分工的进行。 2、确定会场布置负责人: (1)会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。 (2)就坐安排及台牌:主讲台就坐安排。 (3)讲台按座位摆放面巾纸,矿泉水,台下摆放一次性口杯。 (5)音响准备:北戴河办公室人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑(讲师自带)务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。 (6)桌椅及室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。 3、确定材料负责人: (1)会议指南,网络传各区一份,自行打印。 (2)领导讲话。人手一份。 (3)会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。 (4)其他参会人员发言材料。 (5)会议材料袋若干。 对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求:纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。 4、确定会场服务负责人: (1)签到发材料。签到时告诉与会者座次。 (2)茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。 (3)空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。

(4)提出会议纪律要求 (5)会议记录。做好摄影留念。 5、确定用餐负责人: (1)用餐编组(地区式、自定式) (2)专家、领导用餐 (3)备用数量(人员增减) (4)专家餐后休息处 (5)早、晚自助餐用餐人数 (6)宴请的位置摆放、酒水、香烟。 6、确定宾馆接洽负责人: (1)宾馆业务接洽: (1)接待能力符合会议要求 (2)会议相关设施考察一遍、 (3)食宿收费标准 (4)就餐方式:自助、桌餐 (5)菜单模式与基本标准 (6)会议室标准 (7)付费结帐事宜: (8)结算方式 餐:按餐卷,注意人数提前确定,或者按照餐券收费,按桌,或者每个人的标准确定 宿:按实际、按预定,退房时间允许延迟2个小时 (9)热水供应 (10)娱乐活动

会务安排流程

会务安排流程 会务一般分为三个阶段,会前准备、会间服务、会后处理 (一)会前准备阶段。(例会和小型会议不安排食宿,适当简化) 1、制定会议方案。 对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见,提交领导讨论审定后,即作为组织筹办会议的依据。如作变动,需及时请示报告,不可自作主张,随意改变方案。 2、拿出会务工作实施计划。 主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作,按内容或承办部门归类,按时间顺序排队,列出共有多少项工作,每项工作拟由哪个部门或个人负责,以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数,避免忙乱和大的疏漏。 3、组织召开协调会议。 较大型会议会务任务重,服务保障的部门多,要根据需要,组成会务工作组,召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是:传达或印发会议方案,明确各组或各人的任务,研究和补充《会务工作实施计划》,协调一些交叉和难度较大的工作,有针对性地提出要求,明确分工,责任到组到人。 3、印发会议通知。 召开会议的基本问题确定以后,要尽快发出会议通知,给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”:即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品,要不要提前报告与会人员名单,要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次,以及有问题如何联系等。 4、印制会议票证。(大中型会议) 对正式出席会议的人员要发给出席证,列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证,进行选举等其他重要会议,还可印制使用印有座号的座次证,密级较高、进出住所需严格控制的会议,还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳,且互相区别,以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好,出席证、列席证、工作证一般在报到时核发,座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签,最好用摆设座签的方法取代座次证。 5、准备会议用品。 本着勤俭节约的原则,按照会议方案中的预算,为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务,要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。 6、会议用品申请流程 根据方案中的预算提出需求,要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准,递交联络函,先交由部门负责人签字,部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

会议组织流程标准

会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。

1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施,包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等,为领导提供分析资料及使用建议,供届时领导选择。 在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制

会议流程和服务安排详细版

会议流程和服务安排详 细版 文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

会议流程及服务安排 一、会前准备 (一)办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。 (二)确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。 (三)草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。 (四)合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点: 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡 妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。 (3)坐站姿势规范端庄,不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切,音量适中,普通话规范。 (2)语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、 “谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。

(3)对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声 喧哗。 3.态度 (1)敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。 (2)微笑服务,态度诚恳、热情、周到。 (3)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 (4)解释问题有礼有节。 4.纪律 (1)会议服务前不吃异味食品。 (2)不在会议期间使用电话。 (3)服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 (4)严格遵守职业道德。 (五)办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 (六)重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 (七)会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。

会议组织流程__流程图

会议组织流程图 相关负责人 办公室 参会人员 确定会议主题 安排议事日程 确定参加 发布会议信息 安排会议场所 准备参会材料 确定参会人选 信息存档 形成决议 整理会议记录 主持会议 审批 下发会议纪要 执行

一、公司级会议的组织工作 会议分为:大、中、小 大型会议一般较少,以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多,以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢? 绝大多数是在会前的工作:会议的前期,参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备: 1.1 会前通知: 有2大工作:一是通知,二是反馈 1.1.2 先说通知,方式有: 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议; 口头:小型的、小范围的会议。 内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等) 注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知做不好,那就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀!)) 所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!” 1.1.3 准备会议需要的资料: 设立接待处,一般在进场入门处, 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 会议日程安排表 铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表) 签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。 横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作) 1.2 会议的日程:中型以上会议: 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁? 4、发奖人是谁? 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托 讲话人:总经理或其他分管领导主持。 另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认,特别是大会、年会等。 如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查! 排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、

会议流程规范.(精选)

会议流程规范 一、适用范围 1、凡本公司组织的各类综合性和业务性会议、销售会议、产品发布会、研讨会、专业会议、奖励会议、培训会议(以下简称会议)等,均适用本流程规范。 2、综合性会议由行政部负责,业务性会议由对口业务部门负责,其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”,特殊情况由领导统一协调安排。 二、会前工作规范 1、召开准备会议。组织会务人员,明确工作职责。主办部门负责制订详细的会议工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印制会议日程。编排好会议程序,制定注意事项。 4、会务筹备。 ?酒店:根据会议类型确定酒店。 ?会场:主会场及分会场的选择预定,设计、布置方案。 ?印刷制作:会议日程、宣传资料(单页、海报、手册)、会议凭证、横幅、 引导牌、席签、出席证、列席证、工作证、请柬等。 ?设备:投影仪、X支架、易拉宝、背景板、展架、充气模型、舞台灯光、同 声传译、摄影器、录音器、显示器、乐器、互联网等设备。 ?车队:按实际情况进行用车安排等。 ?用品:笔记本电脑、签字笔、资料袋、笔记本、曲别针、订书机、水果、 矿泉水等。 ?礼品:根据要求制定。 ?餐厅住宿:根据要求协调餐厅菜品、口味、宴会等(附菜单)。合理安排男 女住宿。

5、会场布置。 ?悬挂标语横幅、张贴指示牌等。 ?设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒, 并保证音响效果。 ?确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确。 ?保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 ?迎宾区入口处有醒目的引导牌 ?签到区设置在会场路口处,要求干净、整洁,最好有台布。 ?咨询处桌子正上方悬挂印有“咨询区”的展示牌 6、食宿安排。综合性会议由行政部门负责,业务性会议由行政部门或主办部门负责。 7、会前协调。综合性会议由行政部门负责安排。各类业务会议由主办部门负责安排,其他科室协助配合。主办部门在会议前检查、协调、落实好会务筹备工作。 三、会中工作规范 按照会议流程规范分工责任要求,各相关部门做好以下工作: 1、会前准备。准备好会议所需要的会议资料,会议用品。 2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。 3、会议招待。会议报到、发放会议资料、食宿安排、车辆使用等接待工作。 4、机场、车站接站。专人负责机场,车站的接站服务。 5、安排就座。按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。 6、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。 7、维持会场秩序。会议开始前5分钟,与会人员入座就绪,无关人员离开会场。 8、会议记录。 9、组织照相。

大型会议流程安排方案

大型会议流程安排方案 大型会议往往会比较复杂,前期需要做的工作也多。那么一份大型会议流程安排方案就必不可少了。 xx大型会议策划方案范文1 一、活动宗旨: 沟通创造价值、勇气谱写意义、合作通往成功、学习引领成长 二、活动概要: 星期六: (1)团队拓展训练活动(上午空中项目;下午地面项目) ----昆仑生态园 (2)晚宴及篝火晚会(西夏城:黄河金岸) (3)住宿:体育运动训练管理中心宾馆 星期日: 上午集体浏览灵武水洞沟: (1)参观史前旧石器时代的考古遗址博物馆 (2)亲近芦花谷风光美景 (3)抚摸明长城苍桑岁月 (4)浏历大峡谷如入仙景 (5)坐看红山湖,静观水岸城 (6)坐驴车,骑骆驼,享山野风情 (7)外敛内诡“藏兵洞”,古今中外“红山堡” 中午在龙泉山庄吃午饭,午饭后乘车返回

二、全体人员必须遵守的重要规定: (一)着装统一: 上衣:由市场部提供的统一的白色或蓝色T恤 裤子:为保证第一天的拓展训练,必须选择舒适、便于活动的 运动裤;女同志第一天不得穿裙子 鞋子:第一天必须穿便于运动的运动鞋 (二)运输工具:两辆豪华大巴(标识为“一号车”和“二号车”) 一号车共36人:主负责人1名、副负责人1名、分片召集人5名 二号车共35人:主负责人1名、副负责人1名、分片召集人3名 因工作需要自驾3人:必须在上午8:00前到达拓展训练基地 (三)时间纪律:活动期间全程实行军事化管理,请大家严格遵 守时间和纪律: (1)上午全体人员必须在上午6:15前准时集合,点名后将准时 于6:30出发,迟到不候。 迟到者将会影响所在单位在本次活动的成绩评价。 (2)上午8:00准时在拓展训练基地开始拓展活动。 (3)拓展活动期间必须严格服从教练要求,除活动允许豁免的情况外,任何队员不得以任何借口逃避活动要求。 违反者将视情况扣除其所在单位在本次活动中的成绩评价。

大型会议注意事项及流程

大型会议注意事项及流程 一、前期的筹备。 1 、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。 2、根据会议层次及预算,考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等,以选择最佳场所。 3、 人员、会议主要内容、参会要求等。如代表是否发言、着工装。会议通知一定要落实到人。 4、会议议程安排有参会代表发言的,应提前召集所有发言人开 该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。 5、准备会议需要的文件资料。 6、准备领导讲话稿件,多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。 7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。 8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。注意内页装订顺序。

9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等,并与会前安排妥当。 10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字,会议的主题等。大约提前3-5天制作好,横幅文字大小要适中,一般为红底白字。 11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料,用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放 12、提前制作奖牌、奖状。会议开始前送达会议现场。会议需合影的应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。有安排会议聚餐的应 定聚餐菜单。 二、会场的布置及接待。 1、悬挂会场横幅 2、主席台的安排(几个人,座次怎样安排,有桌签的需提前摆放好。主席台有台花的,也需提前购买、布置到位,会议期间注意喷水保养。) 3、会场椅子、凳子是否够用,怎样安排。注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。 5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用 6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。 7、举行颁奖仪式的,奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领奖人员上台路线和现场拍照。 8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。 9,明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。 10、会议期间应安排人员在会场值班。 三、会议的过程。 1、会议主持人要随时掌握现场进展,必要时予以调整。 2、会场服务人员具体要求。(1着装得体。2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。 3注意礼貌。4主持人要避免走动(如有特急的事情,可以通过写纸条的形式来传递)。 5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 7其他注意事

会议组织流程流程图

会议组织流程图 相关负责人 综合部 参会人员 确定会议主题 安排议事日程 确定参加 发布会议信息 安排会议场所 准备参会材料 确定参会人选 信息存档 形成决议 整理会议记录 主持会议 审批 下发会议纪要 执行

一、公司级会议的组织工作 会议分为:大、中、小 大型会议一般较少,以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多,以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢? 绝大多数是在会前的工作:会议的前期,参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等,所以,会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备: 1.1 会前通知: 有2大工作:一是通知,二是反馈 1.1.2 先说通知,方式有: 书面:一般是大的、时间长、参加人员多的会议; 口头:小型的、小范围的会议。 内容:时间、地点、参加人员、会议内容、要求(笔记等) ???注意:通知时要:通知、再落实(跟踪到底) 如果通知作不好,哪就是公司的大事了(哦,是某某部门没有通知到呀!)) 所以,下通知一定要下到人!这要切记!另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头!” 1.1.3 准备会议需要的资料: 设立接待处,一般在进场入门处, 讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份) 会议日程安排表 铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表) 签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。 横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作) 1.2 会议的日程:中型以上会议: 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁? 4、发奖人是谁? 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托 讲话人:总经理或其他分管领导主持。 另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等。 如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查! 排查内容:1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核! 1.3 会场的布置 1.3.1 会(徽)标:(必须要体现出本次会议的内容)、 1.3.2 主席台的安排:谁?、几个人?、怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会

会议流程和服务安排(详细版)

精心整理 会议流程及服务安排 一、会前准备 (一)办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务 工作人员准备会议前工作,了解与会 人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。 (二)确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进 行认真检查。 (三)草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵 盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。 (四)合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点: 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。 (3)坐站姿势规范端庄,不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切,音量适中,普通话规范。 (2)语言文明礼貌,适时运用“您好” 、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等 礼貌用语。 精心整理

(3) 对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧 哗。 3.态度 (1)敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。 (2)微笑服务,态度诚恳、热情、周到。 (3)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 (4)解释问题有礼有节。 4.纪律 (1)会议服务前不吃异味食品。 (2)不在会议期间使用电话。 (3)服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 (4)严格遵守职业道德。 (五)办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 (六)重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 (七)会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确 定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 (八)参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规 精心整理

会议组织流程与规范

会议组织流程与规范 一、会议准备 (一)会议资料准备注意事项: 1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好,注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员),资料按照人员角色

分别准备。 2、会议资料较多时,需要按照会议议程将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。 (二)会议通知注意事项: 会议通知分为口头通知和书面通知,其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议,书面会议通知需注意以下几点: 1、正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员,如:电子邮箱(确保每个参会人员都有呈送会议通知,避免遗漏),如有必要可另行电话通知参会人员。 3、会议通知应提醒参会人员准备好相关的资料,例如:总结日常工作中遇到的难题、困惑以及站点运作中出现的不规范现象等问题。 (三)会议议程安排注意事项: 1、会议开始时简要解释会议整体流程,将会议分为几项内容,如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。 2、安排会议议程时应考虑到会议时间,尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9:00-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。 (四)会场布置注意事项: 1、会议场所应提前安排好,并在书面会议通知中告知参会人员。 2、根据参会人数安排好坐席,将会议资料在会议前摆放在坐席上。 3、需要用到视频放映或者开视频会议时,要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。 4、会议组织人员应准备好各项会议记录工具,如笔记本、签字笔、相机等,以便于在会后做好会议总结工作。 (五)现场安排(人员入场时)注意事项: 1、会议开始前在会场入口处设立接待处,准备好签到表,对参会人员签到。 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。 二、会议进行 (一)会议记录注意事项:

大型会议组织流程经过标准

大型会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动,作为重要的交流形式,会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通,使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解,会议提供双向的交流机会,可以提问、回答、讨论等等,要开好会议,会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备:是会议和活动举办前的准备工作,准备工作是会议成败的关键因素,会前筹备包括: 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期,为使会议有充分的准备,一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此,会议时间的确定是一个非常重要的决策,要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表,会议的目的就是在对这些项目进行沟通,因此议程是整个会议方案的灵魂,是会议是否能够成功的关键,因此,议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的内容包括:工作总结;经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论;优秀员工发奖;年终奖、红包的发放或宣布;员工才艺表演、团队竞赛;抽奖;聚餐;户外活动,包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候,要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的,哪些项目是备选的,哪些项目是全体人员参与,哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员:1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人,包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等,为整个会议定下基调; 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是:按照领导的安排,为领导小组提供会议筹备的具体细节,提供备选方案,供领导决策,在会议过程中进行接待,并处理突发事件,因而也是承担会议成败重要责任的人员,一个会议通常是千头万绪的,筹备与接待人员是否有好的方案,考虑是否周全,会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作,首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备,接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质,树立强烈的责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识,保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次,如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施,包括酒店位置、菜单(品)、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等,为领导提供分析资料及使用建议,供届时领导选择。 在接到接待任务时,我们首先了解来宾的基本情况及要求,如:来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等,这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料,提出接待规格和接待方式并制定接待方案,制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则,详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议(会见)、参观等各项活动,充分考虑到各方面的细节,并体现一

党支部大会会议流程和标准

预备党员转正大会 一、宣布到会情况: 我们支部共有党员×人,应到×人,实到×人 其中:应到正式党员×人,实到×人,…因…请假 应到预备党员×人,实到×人,…因…请假 符合开会的条件,现在开始开会 二、本次的议题是对××等×位同志转正问题的讨论 三、××、××位同志于×年×月×日被吸收为中共预备党员,到×年×月×日预备期已满 一年,经过一年的培养和考察,经本人申请,支部审核,并于×年×月×日至×年×月×日进行转正前公示,无异议。现将他们的转正问题提交支部大会讨论。 1,请××同志上台宣读转正申请 2,下面进行支部大会讨论(详细记录发言人姓名、发言内容、表态) 大家有没有不同意见 3,下面进行支部大会表决,凡同意××同志按期转正的正式党员请举手。 全部通过。 四、由支部书记宣读支部大会决议 党员发展大会 一、宣布到会情况: 我们支部共有党员×人,应到×人,实到×人 其中:应到正式党员×人,实到×人,…因…请假 应到预备党员×人,实到×人,…因…请假 符合开会的条件,现在开始开会 二、本次的议题是对发展××等×位同志为中共预备党员的讨论 三、经过一年的培养和考察,经本人申请、班级推荐、群众调查及综合政审等各项材料的齐 全,并于×年×月×日至×年×月×日进行发展前公示,无异议。以下同志××、××已基本符合党员的条件,现将他们的入党问题提交支部大会进行讨论 1,请××同志上台宣读入党志愿书 2,请支委会向大会报告对申请人审议的情况(团支部推荐、群众调查、综合政审、公示无异议) 3,××同志的入党介绍人是××、××,请入党介绍人介绍××同志的情况 4,下面进行支部大会讨论(详细记录发言人姓名、发言内容、表态) 大家有没有不同意见 5,请××同志表态 6,下面进行支部大会表决,凡同意接收××同志为中共预备党员的正式党员请举手。 全部通过。 四、由支部书记宣读支部大会决议

(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点(试行) 一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到(接站)→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束(送站)→会议总结。 2、会议筹备工作事项 (1)印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》,以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等,并附会议回执单。 (2)制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单,报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送;有关部门和相关组织、机构领导的请

柬由相关部门负责发送。 (3)预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。 (4)预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量,并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间,包括套房、单人标间、双人标间等。 (5)安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项,应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请,其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全,尊重民族饮食习惯。 (6)准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有:总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流(表态)发言、总结讲话等。 (7)草拟会议筹备方案。内容包括: ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工,做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

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