兰州石化公司建设项目竣工文件整理归档规定
1范围
规定了兰州石化公司新建、改建、扩建、技措（技改技措、安措、环措）、安保基金、更新、检修、维修等建设项目竣工文件的整理、编制及归档的要求和方法。
适用于兰州石化公司项目管理责任单位和参加兰州石化公司建设项目的施工单位、工程总承包单位、监理单位及相关部门。
2引用文件
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822-2008
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28-2002
《炼油化工建设项目竣工验收管理规范》（Q/SY 1475—2012）
《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（Q/SY 1476—2012）《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》（中油办[2010]187号）
中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试行）（厅函字[2011]148号）
炼油化工建设项目竣工图编制管理规定（油炼化（2012）75号）3术语和定义
3.1建设项目
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行
施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2单项工程
是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3单位工程
是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4项目竣工文件
是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
3.5项目施工文件
是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.6项目竣工图
是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.7 项目监理文件
是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
4 职责
4.1施工单位负责收集、整理、编制项目施工文件；对工程实体与竣工图的符合性负责，并负责在监理单位审核后对竣工图组卷或编制；将施工文件和竣工图按规定报送工程总承包单位、监理单位、项目管
理责任单位审核后归档；负责将纸质施工文件或竣工图数字化（扫描）形成电子文件，负责收集、整理施工过程中形成的声像资料（包括电子文件），经总承包单位、项目管理责任单位审核后归档。
4.2 EPC/PC工程总承包单位负责审查、汇总各分包单位所编制的纸质施工文件、组卷的竣工图，经监理单位、项目管理责任单位审核后归档。
负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，负责将纸质文件数字化（扫描）形成电子文件，并提交项目管理责任单位审核后归档。
负责收集、整理总承包单位在项目管理过程中的相关文件（范围见附录2）和声像资料，负责将纸质文件数字化（扫描）形成电子文件，并经项目管理责任单位审核后归档。
负责审核各分包单位所形成的施工文件或竣工图的电子文件，审核各分包单位编制的声像资料（包括电子文件）。
4.3监理单位负责监理文件的整理、编制，负责将纸质监理文件数字化（扫描）形成电子文件，报送项目管理责任单位审核后归档；负责督促施工单位、EPC/PC工程总承包单位整理、编制施工文件和竣工图或组卷竣工图；负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向档案管理部门提交“建设项目施工文件及竣工图质量审核报告”。
4.4工程质量监督单位负责收集、整理、编制建设项目工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。
4.5项目管理责任单位负责确定建设项目竣工文件（包括电子文件）的编制标准；检查、督促、指导施工单位、工程总承包单位、监理单
位及时做好项目竣工文件和声像资料的收集、整理、编制；审核、签署竣工文件和电子文件，确保其完整、准确、系统，并组织施工单位、EPC/PC工程总承包单位、监理单位按档案管理规定向档案管理部门归档。
4.6档案管理部门负责指导项目竣工文件和声像资料（包括电子文件）的整理、归档，负责指导、检查、验收竣工文件的案卷整理质量，确保其符合档案管理规定。
5 竣工文件的编制要求
5.1竣工文件的质量要求
5.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备（竣工文件中要求签名的栏目，各方人员必须签手写体原笔迹的全名，不能以名章或打印代替签名）。
5.1.2不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
5.1.3凡应归档的竣工文件须归档原件，否则需在清晰的复印件上加盖证明其真实性的印章。
5.1.4 文字材料及图纸按A4（210mm×297mm）幅面编制。
5.2 施工文件的编制要求
5.2.1按照公司项目管理、质量监督、监理等部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。
5.2.2炼油化工建设项目施工文件的编制，执行《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（Q/SY 1476—2012）。
5.2.3民用系统及部分公用系统工程等项目施工文件的编制，执行
DB62/T25-2016-2005《甘肃省建筑工程资料管理规程》及《甘肃省建设工程施工质量技术管理记录表格》和《甘肃省建筑工程施工质量验收表格》。
5.2.4电力、铁路、公路、通信工程、水利等项目施工文件的编制，可按有关部颁发的相关规定执行。
5.3竣工图的编制要求
5.3.1竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，竣工图应完整、准确、清晰、规范，与工程实体相符。除以下两种情况外，所有施工图均应编制竣工图：
①设备制造厂商随机文件及相关采购文件、成套及撬装设备随机文件；
②国家及行业的标准图、通用图（可在目录中注明）。
5.3.2竣工图应按照GB/T10609·3-1989《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠。
5.3.3竣工图由施工单位按专业编制。应使用干净的最终版施工图进行编制。
①竣工图应修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。
②凡按施工图施工没有变更的，须在施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工图。
③凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，须在原图上更改，加盖并签署“竣工图章”。
④凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图章”。
⑤编制竣工图时对施工图的变异应坚持“十改”、“七不改”。
5.3.4竣工图的更改方法
①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。
②利用施工图更改，必须在离修改部位最近的图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，并用箭头标注到所修改的部位。
“竣工图核定章”样式（尺寸40mm×15mm）：
“竣工图核定章”要用红色印油加盖。
③无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。
④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
⑤有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，须采用注记说明的办法。
⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
说明：5.3.3和5.3.4内容适用于2012年7月1前已完工、在建项目。
5.3.5竣工图由设计单位按专业编制。
①由设计单位按专业编制的竣工图要附详细编制说明和目录，在图纸标题栏的版次栏中注明“竣工图”。设计单位编制竣工图应依据最终版设计文件及设计变更单、工程联络单、材料代用单等资料。
②对于没有发生变更的施工图，由设计单位重新出图，图号不变，在版次栏注明“竣工图”。
③对于发生变更的施工图，无论改动量大小，均应重新绘图，图号不变，在版次栏注明“竣工图”。将其中发生变更的部分（包括文字和数字）用云线勾划出来，逐一标注设计变更单、工程联络单、材料代用单的编号，并在图纸的空白醒目处汇总上述编号。
④当图纸修改涉及材质、规格、型式等变更时，该图所附表格及文字中的相应部分，如材料表或规格表也应进行修改。
⑤重复利用标准图、通用图的变更，应编入竣工图中。
⑥目录及需要修改的表格和其他说明类文件参照图纸的修改方法编制。
⑦除设计变更单外，工程联络单、材料代用单也必须经设计单位审核同意后方可实施。设计单位应及时收集设计变更单、工程联络单、材料代用单，做到准确、齐全。施工单位在施工过程中要严格执行施工图和相关变更，并及时记录变更内容（可在施工图上标记）。
⑧施工、监理单位在竣工图确认、审核过程中发现竣工图与按设计文件施工的工程实体不符时，设计单位负责按照实际重新绘制竣工图。
说明：5.3.5内容适用于2012年7月1日后新建的项目。
5.3.6竣工图章的使用
①竣工图章内容、尺寸如图所示（尺寸80mm×60mm）：
说明：此章用于2012年7月1日前已完工、在建项目。
②竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，图纸封面、目录、说明、
材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格均加盖
竣工图章。
说明：1、由设计单位绘制的单线图作为竣工图，须逐张加盖“竣工图章”。2、由施工单位绘制的单线图，不加盖“竣工图章”，作为施工文件组卷。
③竣工图章尺寸应符合规定要求，应使用不易褪色的红色印泥加盖在标题栏的右上角空白处或左侧空白处，无加盖位置时，可加盖在文字材料、表格及图纸标题栏的背面（左下角，距左边20±10mm，距下边20±10mm），不能盖在有字或数据的地方。
④竣工图章中的编制单位、施工单位可填写施工单位简称，监理单位名称可填写监理单位简称。
⑤竣工图章中的“编制日期”应填写该项目单项工程交接日期；“日期”填写施工单位对竣工图符合性确认的日期。“编制人”、“专业工程师”和“技术负责人”原则上不能填写同一个人。
⑥竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是可辨识的本人手写原笔迹。
⑦未实行监理的建设项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”、“监理工程师”填写为“/”（斜杠）。
5.4监理文件的编制要求
监理文件的编制，执行国标GB50319-2000《建设工程监理规范》和SH/T3903-2004《石油化工建设项目监理规范》以及《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1）。6竣工文件的整理要求
说明：竣工文件按“卷”进行整理。
6.1组卷原则、方法及排列顺序要求
6.1.1组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
6.1.2施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。
6.1.3 施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位工程、文件类型（文种）等分别组成若干案卷。
6.1.4施工文件一般按照内容的单一性来组卷，不能把一个单位工程的所有资料组成一卷，要按“文种”类型（XXX隐蔽工程检查验收记录、XXX安装记录、XXX检查记录、XXX试验记录、XXX射线探伤报告、XXX联动试车记录等）分门别类组卷。
6.1.5合格证属于设备材料验收资料，数量较多的合格证可以单独组卷，组卷时按专业再按材质区分或按单位工程区分。
说明：A、数台同一厂家、同一型号、同一批次的合格证在粘贴表上只粘贴正反面一份，须在下方注明“设备材料共XX个”或使用规格为60×10mm的印章（如下），用红色印油加盖。
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B、数台同一厂家、同一型号，但产品编号（或出厂编号）不同的，必须逐份粘贴。
C、凡计量单位为吨、米、个、根、套等设备材料的需要粘贴合格证；近按“台”计算的合格证须与随机资料一起组卷，如果有报审的，随报审一起组卷，保证设备随机资料的完整性。
D、合格证两面有内容时，可将背面内容复印后将复印件粘贴；
E、在粘贴表上粘贴合格证的，在右下角注明“本页粘贴合格证共XX张”或使用规格为60×10mm的印章（如下），用红色印油加盖。
F、不管“
编写页号时每张
“合格证粘贴表”只算1页。
注意：2012年7月1日后新建项目不再使用“合格证粘贴表”，小于A4幅面的直接粘贴在A4空白纸上。
6.1.6若为硬物合格证即金属和塑料合格证等的可用复印件，同时在复印件上注明“此合格证为金属合格证或塑料合格证”，然后将金属或塑料合格证等用双面胶粘贴在A4纸上，单独组成卷（要有封面、内封面、卷内目录和卷内备考表），按单项工程或单位工程单独归档。
6.1.7案卷中检测人员及焊工证书必须用扫描件而不能用复印件。6.1.8建筑工程分部、分项检验批质量验收记录和质量验收记录按施工文件组卷，内容较多时可单独组卷。
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6.1.9单位工程质量检验评定表和分部工程质量检验评定汇总表按单位工程施工文件组卷；分项、分部工程质量检验评定表由施工单位保存。
6.1.10监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文种组卷。
6.1.11为了保证档案资料的完整性和系统性，避免监理文件与施工文件重复归档，施工阶段监理工作中形成的基本表式（A类表、C类表）必须与相应的施工文件配套，由施工单位、工程总承包单位按相关要求组卷、归档，监理单位不再组卷、归档。如果“——报验申请表”与施工文件一一对应的按配套排序；如果一份“——报验申请表”对应几项内容的，“——报验申请表”排列在分部工程相关卷(册)的卷内目录之后，具体的施工文件表格按表号由小到大排列，若本卷内容较多分册后，本册无“——报验申请表”的在备考表中说明。
6.1.12施工文件及监理文件中的“结论或意见”栏目不允许空白，“签字”栏目也不允许空白，如无需签字时，必须用“/”（斜杠）来表示。
说明：隐蔽工程检查记录的“原材料质量文件”栏不能只填写“合格”二字。有材料复验的应注明复验报告编号，无材料复验的则注明该工程材料报验单的编号。
6.1.13 施工文件的排列顺序
6.1.13.1炼油化工建设项目施工文件的排列顺序，执行《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（Q/SY 1476—2012）排列顺序。6.1.13.2公用系统工程及民用系统工程等项目施工文件的排列顺序，执行《甘肃省建设工程质量标准》。
6.1.13.3电力、铁路、通信工程、水利等项目施工文件的排列顺序，可按有关部颁发的相关规定执行。
6.1.13.4若某一案卷资料较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷（册）的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共*册）（*用阿拉伯数字标注）。
6.1.13竣工图的排列顺序
6.1.13.1竣工图按单项工程、单位工程并分专业按原设计图纸目录、编号顺序排列组卷。不允许把不同专业、不同设计号的图纸组成一卷(册)。
6.1.13.2某一案卷图纸较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共*册）。（*用阿拉伯数字标注）
6.1.13.3与施工图有关的设计变更、工程联络单和材料代用单，必须将其分别复印后附在对应的竣工图册中。
6.1.13.4竣工图册中所附的设计变更通知单超过一份的，必须编制设计变更通知单明细表，按照图纸原有的顺序将复印件排序后，排列在备考表之前，并在卷内目录中添加顺序号和条目，条目填写为“设计变更单明细表及变更单；若只有一份设计变更通知单，则条目填写为“设计变更通知单”。
6.1.13.5竣工图册中所附的变更单复印件必须从本册图纸页号的最后一位接着连续编写页号，并在卷内目录中标注页号。
6.1.13.6一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一册的，应将
复印件附在有关图册中，排列在备考表之前。
6.1.13.7工程联络单、材料代用单等的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与6.1.13.4和6.1.13.5和6.1.13.6条一样。
6.1.13.8凡附设计变更通知单的图册，在备考表中注明该图册第X 页有变更。
说明：6.1.13.3至6.1.13.8适用于2012年7月1日前已完工、在建项目。
6.1.13.9现场已实施的设计变更单、工程联络单、材料代用单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的图号，签署姓名、日期。已执行章由施工单位管理，其内容、尺寸如下所示，单位为毫米：
说明：本条内容适用于2012年7月1日后新建的项目
6.1.13.10设计变更通知单、工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。（本条内容适用于2012年7月1日后新建的项目）
6.1.13.11对于多家施工单位施工同一工程的情况，该项目竣工图需由监理单位或由总承包单位指定其中一家单位组卷或编制。按照竣工图章“谁施工谁签署”的原则，该项目“竣工图章”多家单位均应加盖并签署。
由设计单位编制的竣工图，案卷外封面上的立卷单位填写组卷单
执行人:
日期:
已执行章
位，但其它单位的施工情况必须在卷内备考表中注明；由施工单位编制的竣工图，则案卷外封面上的立卷单位填写一个主要编制单位，并加“等”字，但其它单位的施工情况必须在卷内备考表中注明。
6.1.14 监理文件的排列顺序
参照国标GB50319-2000《建设工程监理规范》和SH/T3903-2004《石油化工建设项目监理规范》及《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1）。
6.2案卷编目要求
6.2.1卷内文件页号的编写
6.2.1.1卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从001开始打印页码。如果文件材料的材质为油面印刷，则采用黑色或蓝色圆珠笔手写页码。
6.2.1.2页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸的页号编写在图标栏外右下角。
6.2.1.3印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号；没有页号的文件，从首页“001”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位接着连续编写。
6.2.1.4各卷（册）之间不连续编页号，各卷（册）页号都应从“001”开始编起。
6.2.1.5案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。
6.2.2案卷外封面的编制
案卷外封面应采用打印方式，格式见附表3。
6.2.2.1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业……+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（如：X万吨/年），检维修项目需要在文件名称前加“检维修”字样，归档外文资料的题名应译成中文。
如果建设项目只有一个单项工程，则建设项目名称就是单项工程名称，在案卷题名中省略建设项目名称。
案卷外封面上，可将建设项目名称单列一行打印。在打印案卷外封面尤其是案卷题名前，应经监理单位和项目主管部门、档案管理部门确认。
例1：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业……+文件名称（即落尾书写为“交工技术文件”或“竣工图”）
ⅩⅩⅩ施工文件ⅩⅩⅩ竣工图ⅩⅩⅩ监理文件例2：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业+文件名称（根据文种或具体文件材料题名编写）
ⅩⅩⅩ隐蔽工程检查记录ⅩⅩⅩ检测报告
ⅩⅩⅩ监理细则ⅩⅩⅩ产品质量证明书
6.2.2.2立卷单位，应填写文件组卷部门。
施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位；EPC/PC总承包项目立卷单位填写分包施工单位；监理文件的立卷单位填写监理单
位。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。
设备随机文件的立卷单位填写组卷单位。
6.2.2.3起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期；由施工单位编制竣工图的填写卷内目录中的日期，由设计单位编制竣工图的填写卷内目录中的日期和竣工图章中的日期。
格式如：文字卷填写2004-06-21~2004-09-14（中间用~联接）图纸卷填写2004-08-12~ 2006-03-15
6.2.2.4保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。填写保管期限时参照《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1），以一卷内保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限（立卷单位填写）。
6.2.2.5密级，填写项目管理责任单位确认的密级。
6.2.2.6档案号，应根据项目档案分类编号方案，填写档案号（档案部门负责填写）。
6.2.2.7档案馆号，填写给定的代号（档案部门负责填写）。
6.2.2.8在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章。其图章式样如下（尺寸为30mm×18 mm）：
6.2.2.9案卷外封面采用统一模板。
6.2.3案卷内封面的编制
施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位和公司项目主管部门、监理部门的责任人员审核、签名。
6.2.3.1施工文件“案卷内封面”格式详见附表4-1、4-2、4-3。附表4-1为非总包项目使用，附表4-2为总包项目使用，附表4-3为无监理项目使用。
6.2.3.2竣工图“案卷内封面”参照相应的施工文件“案卷内封面”格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。
6.2.3.3监理文件“案卷内封面”格式见附表4-4。
6.2.3.4内封面填写说明
6.2.3.4.1 “工程”在公司项目管理责任单位指导下填写。
6.2.3.4.2单项（位）工程名称的填写，按照公司项目主管部门或监理单位或工程总承包单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。
6.2.3.4.3施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位；监理文件的“组卷单位”为监理单位。
6.2.3.4.4审核单位为公司项目管理责任单位、“审核人”为公司项目管理责任单位施工负责人/现场代表签名、“负责人”为公司项目管理责任单位负责人签名。
6.2.3.4.5“案卷内封面”由组卷单位采用打印方式，将内容打印齐全、清楚，其中“单位”栏无需打印，全部加盖公章。签名栏必须是手写
体原笔迹。
6.2.3.4.6设备随机文件不加内封面。
6.2.4卷内目录的编制
卷内目录格式见附表5，排列在卷内文件之前。
6.2.4.1序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
6.2.4.2文件编号，应填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。
例如：炼化项目施工文件编号填写《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（Q/SY 1476—2012）的分类编号。
6.2.4.3责任者，文字卷填写文件材料的直接形成部门或事项提出单位（设备随机文件填写生产厂家）；图纸卷填写编制单位。
6.2.4.4文件材料题名，应填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。
6.2.4.5日期，文字卷应填写文件形成日期，某一件有多页的有多个时间的以最晚的时间为准；图纸卷由施工单位编制竣工图的填写竣工图章中的编制日期，由设计单位编制竣工图的填写出图日期。以8位阿拉伯数字标注年月日，如2005-09-18。
6.2.4.6页号，填写卷内文件的起页数，最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。
6.2.4.7所有案卷须加卷内目录。
6.2.5卷内备考表的编制
6.2.5.1卷内备考表要标明案卷内文件的件数（填写卷内目录序号栏中
最后一份文件的序号）、页数（张数）以及在组卷过程中需要说明的问题，排列在卷内文件之后（格式见附表6）。
6.2.5.2 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案单位的档号，并注明其载体形式（档案部门填写）。
6.2.5.3立卷人，由责任立卷人签名，立卷日期填写完成立卷的日期。
6.2.5.4检查人，由案卷质量审核者签名，检查日期填写审核的日期。
6.2.5.5施工文件及竣工图“卷内备考表”的立卷人、检查人应由施工单位责任人员审核、签名。
6.2.5.6监理文件“卷内备考表”的立卷人、检查人应由监理单位责任人员审核、签名。
6.2.5.7设备随机文件等其它项目文件“卷内备考表”的立卷人由整理者签名。有EPC/PC总承包的项目，检查人由总承包单位责任人员审核、签名并加盖单位公章；其它项目，检查人由建设单位项目管理责任单位责任人员审核、签名。
6.3案卷装订要求
6.3.1施工文件、竣工图、监理文件及设备随机资料采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起。
6.3.2案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。
6.3.3横向表格文件装订时，其表头靠左边装订，文字内容超出装订线时，要先处理留出装订边后再进行装订。
6.3.4图纸按A4幅面采用先横后竖“手风琴”式折叠法，图签标题栏露在外面。如果图纸所附加的规格表、设备一览表等和图在一个图面
竣工资料整理、归档策划 在施工过程中，由于人员更替或未设置专职档案管理人员，部门内部职责重叠，工程顺利完工后，工程资料远远达不到竣工交验目标。资料中常见的问题为：原始资料和电子版资料缺失、签字不全、人员签字界限模糊。原始资料缺失造成施工过程的模糊，只好编造资料。电子版资料缺失导致补资料的效率大大降低，且不能保证与当时施工情况一致。资料签字不全，后期代签造成资料真实性遭到质疑，工程完工后竣工资料编制过程中就要花费很多时间在补资料上，费时费人费钱费力。 造成这种情形的原因是缺乏系统条理的整理思路与方法。下面我们就从以往资料编制过程的经验，制定相关资料收集策划，以便在交工验收后三个月内将资料验交。 一、建立资料整理的组织机构、各部门职责及制度 1、组织体系 在工程初期施工准备阶段，就应建立职责明确的资料整理组织机构。要选用有一定经验的人员担当专职档案负责人认组长，由各个部门负责资料的人为组员，配合其资料收集和整理工作。 组织体机构组成及流程图： 只有建立职责明确的资料整理组织体系，才能有条不紊地开展后续工作。 2、各部门职责 明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，负责人及时将有关材料向资料管理人员归档。
3、平时预立卷制度 为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保交工后三个月内完成竣工资料交验工作，并保证归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作。为此，特制订本制度： （1）项目实行文件、资料形成部门预立卷归档制度。各部门有一位负责人分管本部门的档案工作，并由档案负责人负责材料的收集、整理、预立卷归档工作。 （2）各部门根据本部门工作职责或施工进度，参照《档案管理文件》，收集整理资料，并根据工作实际（设计及变更）进行调整。 （3）各部门负责人平时应对已完资料或文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。 （4）根据有关规定，对文件材料进行鉴定，并检查资料或文件材料是否齐全、完整，对不完整的材料及时进行追踪积累和收集，对应归档的文件材料进行整理。 （5）科研或新技术开发档案按有关规定、标准进行整理，要保证一个科研项目或新技术开发项目材料的齐全，成套性。 （6）对资料定期进行检查及时归档。 （7）与收集工作同步开展预立卷工作。 （8）预立卷工作应保持其连续性 （9）按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目 （10）结合案卷整理工作开展预立卷工作 二、资料收集整理的原则 1、原始性。在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应是原件。 2、完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据能反映抽查频率和质量指标。 3、真实性。现场记录，同步进行。 4、准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。
4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法
文件、档案、记录管理制度 1.目的 确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。 2.适用范围 适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。 3.主要职责 3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责 法律 法规、技术标准的备案管理。 3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。 3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。 4.工作内容及要求 4.1文件的分类 文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。 4.1.1管理文件 管理文件包括： a)管理手册 b)管理目标 c)管理制度 d)支持性文件 e)管理过程中所形成的记录 4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。 4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。
4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。 4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。4.2文件的编制、评审、批准 4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。 4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。 4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。 4.2.4文件标识应保持唯一性，可以是编号或其他方式，如利用计算机进行管理记录，应按系统软件的要求或相应规定录入。 4.2.5当我局的组织结构、操作流程等发生改变或适用的法律法规和标准发生变化时，应对原文件重新进行评审、修改、批准，并保留评审记录。 4.3文件的收发过程中要做好收发文记录。发文时不能只发放到中层领导为止，要做到下沉一级，使有需要人员均能获得相应文件。 4.4文件的修订 4.4.1《管理手册》由质量管理部进行修订，经管理者代表审核，局长批准；管理制度的修订由原编制部门负责，管理者代表批准。文件修订时应由提出修订要求的人员填写《文件更改审批表》，说明更改理由，按原审批程序进行文件更改的审批。 4.4.2法律法规和技术标准如有最新版本，各部门应及时更新。
公司建设工程竣工资料归档及移交管理细则 建筑施工工程竣工资料是反映建筑工程质量和工作质量状况的重要依据，也是许多建筑安装工程质量等级的重要依据，是单位工程日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料；为加强本公司各个竣工项目工程竣工验收资料的收集、整理与归档工作，确保向公司移交竣工验收资料的完整性与准确性，同时确保各相关部门移交工作的顺利进行，实现建设工程竣工验收资料归档及移交制度的规范化、标准化，特制定本实施细则： 一、基本原则： 1、凡我公司在工程项目建设管理和工程建设活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，均属工程项目资料档案范围。 2、工程项目资料档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3、工程项目资料档案必须要纳入公司职能部门管理制度和项目部管理人员职责范围之中，做到项目工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。 二、归档范围及质量要求： 1、公司职能部门及项目部对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体文件、包括综合管理、工程管理文件、施工、竣工、预算、决算等方面材料，均应收集齐全，按要求整理后归档，具体归档范围及归档时间见附表一。 2、归档的文件应该是原件（材料质保书、检验报告、检测报告），使用复印件必须注明原件存放地点，如特殊原因无法归原件的请在复印件上写明原件在哪里、复印人、复印日期，并盖项目章；如竣工资料是复印件请写说明，并由项目经理签字、盖章，工程应在施工前确定具体归档份数。 3、文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程。 4、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 5、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。 6、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、日期及签字盖章手续完备。 7、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜），图纸宜采用国家标准图幅；所有材料合格证及小的质保书都要贴在A4纸上，并盖项目章。 8、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大，耐久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图。 9、所用竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样，
文书档案归档操作指引 1适用范围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团 四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档 案整理工作。 2定义 2.1归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为 一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为 一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批 复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附
件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案 专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文 件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨 年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度 工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划 及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二 年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正 本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期 为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档 案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗内，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。
监理资料整理与归档 一、监理资料 监理资料主要是项目监理机构在工程建设项目监理过程中，按照相关规定的要求进行搜集整理的、由参与工程建设的各方责任主体所形成的、具有保存价值的各类工程文件。 监理资料也包括一些由政府职能机构形成的、与工程建设项目直接相关的文件资料，如：施工许可证、规划定点通知书、质量监督方案等。 监理资料应当完整，便于内部保存与查阅，便于向业主方、城建档案馆移交。 专业监理工程师负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，监理员在专业监理工程师的指导下开展现场监理工作，并做好有关的监理记录。项目总监指导监理资料的收集、汇总及整理，并对其实施检查，对工程监理档案的总体质量负直接责任。 二、监理资料汇总 1、监理资料应按公司留存、业主方存档、城建档案馆存档三大类分别汇总整理。 a、公司保存留存（所有文件） □前期文件 前期文件·业主来文 前期文件·设计图纸 前期文件·公司来文 □A类表 A1-A3.4 A2.1、A2.2 A3.1 A3.2 A3.3 A3.5 A3.6 A8 A4.2、A7、A9 □B类表
B1-A6、B3、B4 B2-（C1）-A5 B5 B6 B7 B8-A4.3-A4.1（A4.2） B9、B10 B11 B12、B13 □C类表 C2 □其它（旁站监理方案、监理审图意见、见证取样试验记录、实体检测记录，等等）b、业主方存档（保留2份的文件） □前期文件 前期文件·公司来文 □A类表 A1-A3.4 A2.1、A2.2 A3.1 A3.6 A8 A4.2、A7、A9 □B类表 B1-A6、B3、B4 B2-（C1）-A5 B5 B6 B8-A4.3-A4.1（A4.2） B9、B10 B11
文书档案收集整理归档规 1 围 本规对公司文书档案的定义、归档围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。 本规适用于集团公司所有文书档案的管理。 2 文书档案的归档围 2.1 文件材料的归档围 反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。 2.2 文件材料的不归档围 其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。 2.3 各部门档案的归档围 2.3.1综合办 a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。 2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等； 2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等； 2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 营销部 a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规 划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等； b)经销合同、客户、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 成本部 a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采 购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等； b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供 应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料； 工程技术部 2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
工程资料整理及归档管理办法 一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。 二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。 三、职责： 1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。 2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。 4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。 四、施工资料的编制要求 1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工
程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其他资料齐全。 2、签章要求： （1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。 （2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。 3、施工过程中形成的影像资料 影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。 五、竣工资料（包括竣工图）归档要求 1、归档时间： （1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。 （2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。 2、资料及竣工图装订： （1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建筑工程施工资料管理规程》中附录A的要求进行专业分类、组卷和编制目录。备考表填写必须真实、完整，立卷人、审核人填写齐全。省外工程按照国家或当地有关要求执行。
北方联合电力有限责任公司 和林发电厂工程部竣工档案归档细则 和林发电厂工程部档案室 二零一四年七月二十二日
和林发电厂工程部竣工档案归档细则 批准： 审核： 编制： 北方联合电力有限责任公司
和林发电厂工程部 关于《竣工档案归档细则》的通知 各参建单位： 为了使工程竣工档案文件材料能顺利移交归档，保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及《火电建设项目文件收集及档案整理规范（DL/T 241-2012）》、《火电机组达标投产考核标准（2006年版）》及相关规定》的要求参照北方电力有限公司有关规定结合本工程实际情况编制了竣工档案归档细则，并以细则为准。 工程部档案室 二零一四年七月二十二日 北方联合电力有限责任公司 和林发电厂工程部
“工程竣工档案归档”实施细则 1 竣工档案归档内容及要求 1.1 竣工档案的表式及书写规定 1.1.1 监理文件的表式采用监理现行《监理规范》中监理工作的基本表式。1.1.2 火力发电厂基建工程中的单位工程、分部工程和分项工程的划分，质量验评表的格式和内容、一般表式的格式和内容，均按电力行业有关标准执行。质量评定表必须使用《电力建设施工质量验收及评价规程（DL/T 5201.5-2009-2013）》的现行表式，不足部分经监理单位、建设单位认可后使用。 1.1.3竣工档案用纸统一为标准A4(210mm×297mm)幅面70克以上白色中性书 写纸；施工技术记录、表格外框的标准格式白边上下左右分别为25mm、 15mm、25mm、15mm，表格较大时，上边距和左边距误差必须保证3mm以 内，下边距和右边距误差可在5mm左右。 例1表格中的以下空白 例2表格中的空白栏用“／” 1.1.4 确认标示中的“□”审查后在框内统一打√、不使用●▲。 1.1.5 竣工档案的书写要求：正文部分可用激光打印机打印，打印效果应清晰，
附件4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 1.1 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 2.1 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 2.2 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 2.3 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 2.4 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3 基本规定 3.1 职责 3.1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 3.1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 3.3 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 4.1 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 4.2 归档文件材料的来源 4.2.1 内部形成的文件材料。 4.2.2 执行、办理的外来文件材料。 4.2.3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 4.2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 4.2.5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 4.2.6 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 4.3 归档要求 4.3.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 4.3.2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。 4.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 4.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 4.3.6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 4.3.7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 4.3.8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部： 为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。 附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0一三年一月八日
工程竣工资料整理归档管理办法． 工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》 (GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》（DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整
文书档案归档整理规范 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19 一、总设 （一）、归档文件 广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。 其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理 归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
（三）整理原则 归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。 2、区分不同价值 不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保
文书档案立卷归档 制度
文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案後及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变
动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责: 1.了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2.认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。
文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押
文书档案归档范围及保管期限管理规定 文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1 总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。 2 术语和符号 文书档案（Archives） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 案卷（File） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。 4 技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。
档案见证历史。 近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。 1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） 《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； （2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； （3）调整归档文件分类方法； （4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； （5）增加归档文件档号结构和编制要求； （6）将室编件号、馆编件号统一为件号； （6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分
类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008） 《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化： （1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改； （2）增加了前言； （3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； （4）增加“归档号”为硬卷脊项目； （5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。 《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档的文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准进行整理文书档案。