“增值税专用发票抵扣联信息企业采集方式”企业端
操作手册
大连森科新技术发展有限公司
目录
（一）简介 (1)
（二）登陆 (1)
1．主界面介绍 (1)
2．主菜单 (2)
3．功能按钮 (2)
4．工作区 (2)
5．状态条 (2)
（三）操作流程 (2)
1、扫描发票 (2)
2、上报税局 (4)
3、接收回执 (5)
4、导出数据 (6)
5、查询打印 (8)
6、系统设置 (8)
（四）操作疑难解答 (9)
注意事项 (10)
（一）简介
增值税专用发票抵扣联信息企业采集方式（以下简称网络认证方式）是由企业自行扫描、识别或人工录入抵扣联票面信息，生成电子数据，并通过网络传送到税务机关，由税务机关完成解密、认证，并将认证结果信息返回企业的方式。
（二）登陆
由服务单位技术服务人员安装配置后，用户就可以正常使用。打开电脑、扫描仪，在Windows操作界面上双击“增值税专用发票抵扣联信息采集系统”图标，进入增值税专用发票抵扣联信息采集系统登陆界面（如图1）。
（图1）
选择用户名，输入口令，点机“确认”，登陆系统。
1．主界面介绍
主界面如（图4）上面是主菜单栏，下面是功能按钮，通过功能按钮可以打开各功能窗口。
（图4）
2．主菜单
主菜单中包括了系统可以实现的主要功能选项。单击其中一项，就会在工作区中打开对应的子窗口。单击“关闭窗口”项，则关闭当前显示的子窗口。单击“退出系统”项则退出增值税发票抵扣联信息扫描及网上系统。
3．功能按钮
通过功能按钮，可以打开相应功能操作界面，进行相关工作，功能按钮的排列顺序是按认证工作流程顺序排列。
4．工作区
工作区是系统中各项操作主要完成的区域。刚进入系统时，出现在工作区中的是首页（也称主页），当点击功能按钮使用某一功能时，出现在工作区中的窗口称为子窗口（或子页）。
5．状态条
最下方的灰色条是状态条，该区域主要显示了系统当前的一些状态信息及当前操作的说明文字。
（三）操作流程
1、扫描发票
“扫描发票”是指通过扫描仪获取专用发票抵扣联图像，并识别成电子信息的过程。也可以通过手工录入完成专用发票抵扣联信息采集。
第一步：单击功能按钮中的“扫描发票”或者直接单击主菜单的“扫描发票”项，打开发票扫描工作区如（图5）：
图（5）
第一步：确认扫描仪已经正常连接，已经接通电源。
第二步：按正确方向将发票放入扫描仪中。
★注意：放置发票的正确方法是：
a.平板扫描仪（税务之星）
打开扫描仪盖板，将发票的正面朝下，横向放在扫描仪的玻璃面板上，发票的宽度与扫描仪面板的宽度基本相等，发票的标题头。
b.ADF连续进纸扫描仪
放置在进纸器上的发票张数根据不同类型的扫描仪最多不能超过50张，并且这些发票是整齐无褶皱的。发票在放到进纸器上之前，应该正面朝上按照同一方向将发票码放整齐。将码好的发票正面朝上纵向放在进纸器上，并用进纸器上的限纸挡板将发票固定好。
第三步：点击“开始扫描”按钮，选择待扫描发票种类如（图6）：
（图6）
★注意：操作员在选择发票种类是要特别注意，绝对不允许将固定资产发票和非固定资产发票混淆。
如果发生混淆并认证通过，必须第一时间报主管税务机关解决。
第四步：单击选定的发票类型，扫描仪开始工作扫描并识别票面信息：
第五步：单击“单张保存”按钮，或“全部保存”按钮保存所有发票的信息。
第六步：保存过程中如果有相应的错误提示，只需要对照图像手工修改上方的识别数据，然后保存。
第七步：重复1-6步识别保存大约40-50张侯继续以下步骤。
★注意：建议每批上报发票数量控制在50张以下，以免文件发送文件过大网络传输过程中造成数据丢失损坏！
2、上报税局
“上报税局”主要是将已经采集识别的发票数据，经打包加密后通过网络传送到国税局认证受理服务器的过程。
第一步：单击功能按钮中的“上报税局”或直接单击主菜单--“发票”—“上报税局”项，进入发
票报送工作区界面如（图8）：
图（8）
★说明：“上报税局”将用户指定的发票报送到税务局；通过选择检索条件来限制要发送的发票。将扫描的数据送到税局有三个途径：报送到税局：发票数据以文件的形式通过internet发送到税局服务器。目前大部分企业采取此报送模式。导出到目录：发票数据以文件的形式保存在本机，再通过WEB 网站上传数据，个别企业通过代理服务器连接到互联网需要采用这种方式。导出到软盘：发票数据以文件的形式保存到软盘，将软盘送办税大厅认证窗口认证，现在已基本不采用这种方式。
第二步：选择“已扫描代发送发票”，点击“检索纪录”，窗口下方将显示待发送发票明细；
第三步：点击“报送到税局”按钮将发票信息报送到税务局。启动软件后第一次报送，提示输入密码，请按提示输入登陆认证网站的密码；
★说明：对于已经已发送2次的发票系统将不能名再报送到税局。为了方便查询,在界面上有一个“显示已发送2次发票”选择框，用户选择此选项后，在查询列表中，只显示出已经发送了2次以上的发票，即不能够再次发送的发票。而不选中此选项时，这些已经发送了2次的发票不会在发票列表中显示。
3、接收回执
“接收回执”是指将国税局认证结果下载并导入软件数据库，得到认证结果的过程。
第一步：单击功能按钮“接收回执”或者直接单击“主菜单”--“发票”--“接收回执”项，进入“接收回执”工作区，界面如图（9）
图（9）
第二步：查询认证状态。点“查询已报送纪录”，将显示最近一次报送的数据包处理状态如图10；
★说明：数据包处理状态有：待处理、处理中、已处理、解密失败、其他异常五种；其中“待处理”
表示数据包已经被接收，排队等候处理；“处理中”表示已经开始处理该数据包，但处理工作还没有完成；“已处理”表示处理工作已经结束并生成回执文件，等待用户下载接收；出现解密失败或其他异常，都需要及时与服务单位联系解决。
图10
第三步：“接收回执”，当数据包处理状态是“已处理”时，点击“接收税局回执”，接收认证结果如图11：
图（11）
★说明：“接收回执”对应三种上报税局方式也有三种接收方式。接收目录回执：点击界面中的“接收目录回执”,系统从指定的目录下读取本企业的回执文件。接收软盘回执：点击界面中的“接收软盘回执”,系统从软盘上读取本企业的回执文件。
4、导出数据
“导出数据”功能，主要是将软件中记录的认证信息导出生成不同的文件格式，供企业财务其他业务使用（包括电子申报数据）；
第一步：单击“导出数据”功能按钮，打开导出数据工作区界面：
第二步：“检索记录”。选择需要选择检索条件，点击“检索记录按钮”如图（12）
图（12）
第三步：导出数据，将根据检索条件，将相应的认证发票数据导出生成相应的文件格式；
单击“导出数据”选择好文件名、保存目录，点击“保存”，生成XML格式文件，供其它软件调用；如图13：
图（13）
单击“导出电子申报”，生成电子申报电子文件，供电子申报使用；
单击“导出到EXCEL”，生成电子表格文件，供其它业务使用。对于每月的认证通过数据，保存为 EXCEL文件，这样便于查找发票。图14：
图（14）
5、查询打印
“查询打印”功能提供认证发票的查询和打印生成纸制报表。
第一步：单击“查询打印”功能按钮，或直接单击“主菜单”—“发票”—“查询打印”项，打开“查询打印”工作区界面如图（16）所示：
图（16）
第二步：根据需要选择好检索条件，点击“检索记录”后，在下方显示检索到符合条件的发票明细。
第三步：打印清单。确认打印机已经正确连接并可以工作，打印出符合条件的认证发票信息；
★注意：每月认证工作结束后，必须核对国税局服务器网页提供的当月认证发票份数、金额、税额与软件中的记录和实际纸制发票合计是否相符。如果相符打印当月认证清单，与发票抵扣联凭证以并装订备查。如果不符，必须及时查找原因。
★注意：打印当月认证清单时必须选择“认证通过”发票。
6、系统设置
“系统设置”功能，是系统运行环境基本参数设置。单击“系统设置”功能按钮栏打开“系统设置”功能区界面：
（1）设置服务器地址
服务器地址是指大连市国税局网络认证受理服务器地址。如图（17）填写后点“保存”按钮保存设置。
如图（17）
（2）密码设置
用来修改网络认证方式企业端软件用户登陆密码；修改密码时，必须先输入原密码，即初始密码。再输入新密码，并确认一遍后，单击“修改系统登录密码”按钮，修改成功。
（3）扫描类型选择
对于带有ADF连续进纸器的扫描仪，可以在这里选择采用采用平面单张扫描方式，还是连续进纸器连续扫描方式。
（4）采集方式
是根据情况选择采用扫描仪采集抵扣联信息或手工录入抵扣联信息；
（5）数据库备份设置
为了确保数据的安全，对发票网络认证系统的数据库应该经常备份。一旦数据库受到损坏，可以立即恢复数据，将由此带来的损失降至最低。
用户可在此备份数据库后选定历史查询使用的数据库：
图（18）
（四）操作疑难解答
1.不能登录系统
a.用户名密码不正确，仔细查对，重新输入用户名或密码。
b.你使用的产品未经本公司授权许可，需要向本公司获取授权和注册码。
c.计算机可能遭受病毒感染，请杀病毒。
2.无法进行远程连接
a.请确定你的计算机已经正确安装了MODEM及其驱动程序，并且该MODEM没有故障。
b.税务局端的的网络认证服务器的IP地址是否正确，请进入系统设置菜单进行设置。
3.无法扫描发票
a.扫描仪是否正确安装，扫描仪驱动是否正确安装。扫描仪与计算机是否正确连接。
b.是否使用与本软件相符的扫描仪。
4.不能进行报送数据
a.与税务服务器的网络没有连接通，请检查。
b.没有需要进行报送的数据，请检查日期等检索条件。
5.没有正确接收回执
a.与税务服务器的网络没有连接通，请检查。
b.税务局还没有生成回执数据。
6.为什么我用自动进纸器扫描时文档影像总是偏？
有可能是纸张没有放到进纸托盘底部，没有用夹纸滑片将纸夹紧也会造成进纸歪斜，影响扫描的影像。请重新放纸并用夹纸滑片将纸夹紧，再次扫描。
7.为什么有时候不进纸？
可能是放纸时没有将压纸片拨到位，正确的位置是压纸片竖直，这样放纸便于将纸张放到进纸槽底部，便于更好的走纸，纸张放好后将压纸器放下，运行程序即可。
8.为什么扫描的影像有一条细线？
这是因为在扫描仪的玻璃面板上或感光材料上粘有灰尘，用干净的软布将玻璃和感光材料擦拭干净即可。9.为什么扫描仪接通电源，一直在喀喀的响？
可能是你没有将镜锁拉杆拉开，请参照“打开扫描仪镜锁”。
10.为什么隔一段时间再扫描时，扫描仪的灯管从头开始？
这是因为我们将扫描仪的自动休眠时间设定在15分钟，如果您在一次扫描后，间隔时间大于15分钟再次扫描，则扫描仪的灯管将需要重新初始化，即回到初始位置开始工作。这种设定的目的是延长扫描仪灯管的使用寿命，在15分钟后不用，即进入节能状态。
注意事项
一、在服务单位上门安装时，企业应登记好企业的联系方式，如有更改请及时告之服务单位。
二、企业自行保管好：KEY文件、注册码、安装文件；
三、新安装操作系统前必须备份数据库；
四、固定资产和非固定资产专用发票在认证的时候必须严格区分，如果认证错误，软件中将无法重新认证；
五、扫描认证发票时必须确认此发票往月没有认证过，避免重复认证；
六、对于接收回执后无认证结果的发票必须立即咨询；
七、每月底扫描完最后一张发票后，必须检查是否存在以扫描待发送、以发送待认证、认证不通过发票。如果有必须月内处理完毕。
八、每月底认证结束后须到218.25.174.169上查询票数、金额、税额与软件中是否相符，相符后在打印认证清单，打印清单时，必须选择“认证通过的发票”；
九、每月自行打印认证清单或导出Excel数据保管备查；
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