浅析旅行社往来款项管理的问题及对策
刘洋
（西南政法大学管理学院；400012）
[摘要]在当前经济危机仍旧弥漫全世界，旅游市场依旧低迷，旅行社除了要以市场需求为导向，努力降低产品成本，不断提升线路服务质量，开拓国际国内市场外，旅行社还应当增强自身的财务管理和控制。旅游行业的往来款项会计处理，主要涉及到以下四个会计科目：应收账款、预收账款、应付账款和预付账款。本文将以重庆中国国际旅行社有限责任公司（以下简称重庆国旅）为例分别阐述以上四个会计科目在旅游行业存在的问题，并讨论旅行社应如何科学的运用这四个会计科目的管理来加强旅行社自身的生存力、竞争力和发展力。
[关键词]往来款项；应收账款；预收账款；预付账款；应付账款
旅行社是指有营利为目的，从事旅游业务的企业。旅行社主要的往来人或者单位称为客户和供应商。客户就是花钱购买旅行社服务的群体，客户需要去哪里旅行，需要走什么样的路线和以什么方式走等，然后旅行社就把客户交付给满足条件的供应商。
重庆国旅是国有上市公司中国国际旅行总社有限公司（以下称国旅总社）的全资控股子公司。2011年重庆国旅应收账款周转率、预收账款周转率、应付账款周转率和预付账款周转率这四项往来款项指
标值分别为：0.51、0.74、0.53和1.09。而国旅总社这四项平均指标值分别是：1.13、1.36、0.94和2.32。资金要流动才会有价值，对于旅行社来说更为重要。旅行社通过资金的流动创造营业收入，流动的速度决定营业收入的大小，营业收入的大小，决定利润的多少。重庆国旅这四项指标值均低于国旅总社，想必肯定是在日常的经营管理中出现了问题。下文将简析重庆国旅日常往来款项经营管理出现的问题和应对方法。
应收账款和预收账款管理是旅行社往来款项的重要组成部分，也是经营管理的重要组成部分。对应收账款和预收账款的管理是否科学是否完善，如何提高应收账款周转率和预收账款周转率直接影响了旅行社是否能够获得好的经营效果和业绩。
一．旅行社应收账款管理存在的问题及应对方法
（一）存在的问题
1.应收账款项目长期挂账
旅行社作为一种特殊的中介服务行业，他的营业收入主要来自于客户群体。一般情况下客户所交给旅行社的团费只包含飞机票和酒店的费用，而应该交纳当地的地接费用或者沿途产生的费用就形成应收账款。当团队行程结束后，按照旅游合同规定的时间向对方请款。这种方式有点像信用销售，它以信用为基础，在卖方与买方签订旅游合同之后，卖方先提供劳务，并按照合同在规定日期内买方一次性付款或者分期付清货款。如果旅行社事先缺少对对方的信用度的深入调查，并缺少对应收账款风险正确评估的情况下，与客户签订旅游合同
就会产生较大风险，造成应收账款项目的增加和应收账款长期挂账的现象。
2.计调部门责任不明，考核不完善
一般情况下，旅行社计调部门将营业收入额和接待客人人数与业绩挂钩，计调部门以计调人员当期末，该线路的营业收入额和接待客人人数作为业绩考核标准。然而绝大多数旅行社计调部门和财务部门是分离的，缺乏沟通合作，这就导致了计调部门为了注重市场占有率和业绩考核而忽视了应收账款回款率的现象。
（二）应对方法
1.严格调查客户资格信用，对不同等级客户采用不同结款方式
旅行社应该根据客户近几年的业务往来、通过对客户的财报报表进行分析和确定客户是否有抵押品或担保等来确定客户的信用等级，确保对客户资信的监督核查。旅行社应对不同信用等级的客户采用不同的收款额度，比如团款的50%、60%、70%等。并且在签约旅游合同时规定剩余团款，即应收账款于回团后马上付清、一周之内付清或者一月之内付清等并且旅游合同应注明对于逾期未付清尾款的客户，应按照一定比例缴纳违约金。
2.实行定期对账，逾期应收账款催讨制度
旅行社应该要求计调部门和财务部门积极合作，财务人员在每月底做收入成本结转时应该及时将每笔应收账款的客户名称、合同团号和数额以及超信用额度等内容报送给计调部门，并保证定期与客户对账，明确双方帐目。对超过信用额度或者逾期未付应收团款的客户，
计调部门不应再提供对该客户的服务或者限制服务内容。而对逾期的应收账款可以通过旅行社自行委派人员，委托专业机构和提出诉讼三种方式进行催讨。旅行社在制定收账政策时，要在增加收账费用与减少坏账损失、减少应收账款机会成本之间进行比较权衡，以前者小于后者为基本目标，掌握好宽严界限，拟定可取的收账计划。
3.加强部门合作，落实责任，进行事后考核
旅行社在加强自身风险防范意识的同时应该完善其自身的应收账款管理制度，设立旅行社内部专门信用管理任务或者部门。对发出的团队所产生的应收帐款落实应收账款个人责任人。对于负责数据传递和信息反馈的重要机构的财务部门人员，对于负责客户联系，客户资格信用和款项催收的计调部门以及部门人员进行责任到部门，责任到个人的核查制度。将两部门业绩考核工作相结合，以此来组成应收账款的管理制度。
另一方面计调部门应在财务部门监督下保证旅行社资金安全，及时提供真实数据，财务部门应该在每月会计期末对应收账款总额的真实度进行核对，应收账款总额也应该以财务部门所出具财务报表为准。旅行社在控制资金风险的总目标下，采用应收账款与主营业务收入相挂钩的科学考核办法，对计调部门计调人员实行从严考核，有利于减少计调人员在激励机制下出现盲目收团的行为，也有利于减少事后收款力度不够给旅行社带来经营损失。
二．旅行社预收账款管理存在的问题及应对方法
（一）存在的问题
1.不能及时的调整，真实的反映
旅行社的预收账款是客户为了到时能享受服务预先支付给旅行社的费用而形成的。那么在跨结算期间出发的团就存在一个问题了，所有的预收账款在当月全部结转成了主营业务收入，但是回团后才发现团队费用有所增加或者减少，或者出团前有人因不可抗拒因素而不能参团甚至整团退团等。如果计调部门不能及时的了解，不能及时通知财务部门，那么财务部门就不能对当月的主营业务收入进行及时的调整，就会影响当月的营业额和纳税额等，不能及时、真实的反映当月的经营情况和营业状况，就不能及时的发现问题和解决问题。
2.虚增主营业务收入
旅行社为了财务报表、月报和年报“可观性”，把还没有出发团队的预收账款提前到当月或者本年，虚增当月或者本年的预收账款数额，从而增加旅行社的主营业务收入。这样做不仅会对旅游行业照成影响，误导消费者，给投资者一错误的信息，而且不能使旅行社管理层真正了解问题的所在、重视该问题，不能对旅行社的发展作出正确的规划和部署。
（二）应对方法
1.规定结算时期，增强部门之间的合作
旅行社出发的团队周期一般是5-7天，那么就合理的规定，每月的前后五天，财务部门不受理计调人员的报团申请，这样就解决了跨期结转收入成本的问题了；或者加强财务部门和计调部门的合作与沟通，因为这期间出发的团队实际上团款是已经收到的，那么就先把这
期间出发的团队团款，先做应收账款挂账处理，待团队回团后确定实际发生的费用后，再用预收账款冲抵该团所挂出应收账款。这样既不影响计调人员的业绩考核，又能真实的反映当月的经营情况和盈利状况。
2.加强规范，严格控制流程
预收账款作为短期借款的一种，能够及时的结转成收入不仅能加强旅行社的短期偿债能力，又能体现旅行社的盈利能力。但是盲目的，为了数据毫无理由的去结转是不对的。财务部门应该根据计调人员提供由出纳签字的缴款单确认旅行社已经收到此团款，计预收账款。财务人员应该仔细检查团档是否归属当期，属于当期的预收账款在期末结转成主营业务收入；不属于当期的退还给业务人员或者保留至团档写明的时期予以结转。
3.加强出团前控制
预收账款作为旅行社主营业务收入的主要来源，财务部门使用频率最高的会计科目之一。如果不能规范、明确团队费用，频繁的调整预收账款与主营业务收入，那么就很有可肯能照成财务人员录入的时候出现反感与抵触，从而导致录入的数值不正确。在计调人员与客户签订旅行合同的时候，应该附带违约责任。因为客户违反合同规定不能参团或者产生的额外费用等应自行赔付。这样既减少了计调人员来回处理团队资料的麻烦，减轻了财务人员的工作量，也规范了旅行社的出团风险，同时也保护了旅行社的利益。
三．旅行社应付账款存在的问题及应对方法
诚信是是服务行业最基本的要求，更是旅行社的生命，旅行社为了生存和发展，必须讲求信用。对于旅行社来讲，应付账款的管理极其重要。如果应付账款居高不下，在负债总额中所占的比重呈不断上升趋势，使旅行社长期免费占用别人的资金，这样虽然可以缓解旅行社资金紧张的矛盾，同时也可以节约旅行社的资金成本，但也会给旅行社带来严重的信用危机，而且容易造成供应商拒绝接团的现象，使旅行社无法开展正常的营业流程，从而给旅行社带来严重的损失。
（一）旅行社应付账款管理存在的问题
1.不能及时的与地接、供应商结账
旅行社应付账款的形成主要有几个原因。一是旅行社通常和供应商签得有付款协议，比如一个月付一次款、二个月付一次款或者半年甚至一年付一次款。二是旅行社自己的地接团队，团队由本地导游带领，出行沿途所产生的费用，例如饭店、宾馆和景点等，都是以应付账款的形式记账的。这些地接单位也都和旅行社签定了付款协议，例如月份、季付和年付等。但是计调往往向财务部门报完团队后，很少会主动跟供应商清款，或者地接单位不能及时地向旅行社清款，这样就照成了应付账款的累积。等到供应商或者地接单位主动要求清款的时候，如果不是月底或清款日财务部门就不会同意付款，这样供应商和地接单位就会认为旅行社有意拖延付款，给旅行社带来不好的声誉。
2.提供的付款单资料不完善或者错误
在旅行社自己地接的团队中所产生的每笔费用会提供付款单，注
明得有团号、日期、人数和金额并且盖有公章。结款的时候地接单位凭付款单与财务人员进行对账。但是在实际操作中，由于结款跨期太长，导游在付款的时候没有分清是旺季还是淡季的价格，或者是大人和小孩的界定不确切，导致了付款单上的金额和实际应该付的金额不同。这样也照成了应付账款账面反映不准确的现象。甚至有导游在付款时忘记带付款单，就用手写的方式，以一张借条作为地接单位和财务对账的依据。这给财务人员对账带了极大的不便，每次遇到借条时，都需要找到计调或是导游与之确认。
3.结款单位所出具发票不符规范
结款单位和财务人员对账无误后，需结款单位提供相应的发票然后由财务人员确定金额后，通知出纳给予付款。但在现实操作中，有些结款单位提供的不是该单位的发票或者不是相对应服务的发票，有的甚至是虚假发票，但是财务人员碍于平日计调和地接单位交情睁一只眼闭一只眼，心想反正是应该付的款，发票的真假就没有考虑这么多了。
（二）应对方法
1.严格规范双方对账程序
旅行社应该主动和供应商、结款单位制定相关的对账程序。例如要求供应商每月中旬即十号到二十号为各个结款单位和财务人员对账的时间，然后在月底之前提供本单位真实的发票给财务人员，最后财务人员在每月月底统一给各个结款单位付款，并要求结款单位和供应商在收到付款项后与财务部门确认已收。
2.规范导游操作，完善星级等级评定
旅行社在安排导游接团前，其实事先就已经知道该团会有哪些费用，会去几家餐厅和宾馆等，那么在给导游安排此团队的时候同时把此团应该有几张付款单一起交给导游。这样不仅做到了一个结款单位一张付款单，而且同时还节约团队的成本约束团队的开资。旅行社不应仅把导游对团队的服务质量作为评级的参考而且也应该把付款单填写的完整程度和正确度也作为评级考量。
3.责任落实的个人、定期检查团档
第一加强财务人员意识，对于出具不合规定或者是假发票的结款单位坚决不付款。对于不按正确流程、不按正确规定操作，依然给予签字付款的财务人员，制定处罚细则。第二要求财务人员每月及时装订团队档案，并定期财务人员轮换检查各自团队档案，发现有不合规定或者缺少团队档案资料的，落实到相关财务人员并给予处罚。
四．旅行社预付账款存在的问题及应对方法
预付账款作为流动资产的一种，如何提高预付账款周转率即如何提高旅行社资金的流动创造价值，将是旅行社值得研究的问题。
在旅行社中，预付账款的产生主要有以下几种情况。一是预付给供应商的团款，一般是金额比较大的款项，例如机票款和酒店住宿费等。二是地接或是外联的团队，预付给本地导游在接团产生的费用，例如行李费、车费和路途上的一些开销等。预付账款作为流动资产的一种，对于旅行社来说更为重要。如果不能有效的使用预付账款，提高预付账款周转率，那么将给旅行社带来经营上的影响。
（一）旅行社预付账款管理存在的问题
1.预付账款挂账太久，影响资金流动
旅行社把自己团转交给供应商时，需要付的那部分团款，财务人员作为预付账款记账。由于接团跟出团的时间可能相隔很长的时间，当计调接到团队时，一旦确定好路线，计调就会找财务人员付款给相应的供应商。但是这部分团款，实际要等到出团的时候供应商才会用得上这笔团款，那么期间这段时间就相当于白白浪费了资金的时间价值了。
2.付款流程混乱
旅行社在预付给供应商团款的时候没有一个明确的先后顺序，没有急与缓的区别。计调只负责团队的安排，然后找财务人员付款，根本没有考虑到财务部门能不能即时的付出款项。有时候，计调急需付给供应商团款的时候，找到了财务部门才发现已经过了当天的付款时间或者是账上没钱付。
（二）应对方法
1.理清付款先后，规范付款流程
第一计调在找财务部门付款之前应该自己先理一理付款的顺序，然后提前一到两天通知财务部门将有笔团款需要付出，并告知付款日期和金额。这样财务部门也好事先准备账上留钱，计调只要赶在当天银行停止付款前，通知财务人员付款就行。第二财务人员在接到付款单时，应该仔细核对出团日期，并在规定的付款时间区间内给予付款，超出付款区间的不予付款。
2.增加预付账款周转率考核
每月、每季和每年对每条线路的计调考核线路预付账款周转率情况，由财务人员制作线路预付账款周转率表。线路预付账款周转率代表了该线路计调对旅行社流动资产使用效率的好坏，对于预付账款周转率高的计调，旅行社可以给予更多的资源让其发挥。
五．总结
国内旅游行业竞争日益激烈，旅行社不仅需要正确、合理引导游客的消费需求，增强对游客持久的吸引力，还需要加强自身的内部控制和财务管理，提高资产的利用率，为旅行社带来更多的利益。
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Discussion on how to strengthen the financial management of travel
agency
Management School Liu Yang
Abstract : In the current economic crisis still filled the whole world,tourism market is still in the doldrums,the travel agency should is with market demand oriented,efforts to reduce product cost,improve service quality,the development of international and domestic market,the travel agency should also strengthen their financial management and control. Tourism industry accounting,mainly involves the following four accounts:accounts receivable,accounts receivable, accounts receivable and prepayments.This thesis will mainly above four accounting subjects in tourism industry problems, and discuss the travel agency should how the scientific use of the four project to strengthen its viability,competitiveness and
development.
Key word: Travel agency;accounts receivable;accounts receivable;prepayment;prepayment