费用报销政策
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V3.0
JAN 2006
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政策修订记录
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目录
1.绪论与目的 (5)
1.1.政策范围与目的 (5)
1.2.政策修改 (5)
1.3.政策审核与批准 (6)
2.角色与职责 (7)
3.政策与程序 (7)
3.1.费用报销的基本原则 (7)
3.2.提交、审批与报告程序 (8)
3.2.1. 提交 (8)
3.2.2. 审批 (8)
3.2.3. 报销 (9)
3.2.4. 追索 (9)
3.3.费用报销政策 (9)
3.3.1. 航空旅行 (11)
3.3.2. 宾馆 (12)
3.3.3. 公寓租赁 (13)
3.3.4. 国内差旅津贴（Per Diem） (13)
3.3.5. 加班 (13)
3.3.6. 业务餐饮 (14)
3.3.7. 洗衣服务 (14)
3.3.8. 出租车与其它车辆服务 (14)
3.3.9. 停车费与汽油费 (14)
3.3.10. 车辆租用 (14)
3.3.11. 移动电话 (14)
3.3.12. 团队建设、交际应酬、客户差旅及礼品费用 (15)
3.3.13. 非日常采购和支出 (15)
3.4.外币换算 (15)
3.5.不予报销的费用 (15)
3.6.通过付款申请支付的费用 (17)
4.附录 (20)
4.1.附录1员工费用报销矩阵 (21)
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4.2.附录2网络版报告费用类型 (24)
4.3.附录3G LOBAL差旅补贴政策 (25)
4.4.附录4亚太区各地差旅补贴 (27)
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1. 绪论与目的
本费用报销政策为及时报销必须的、合理的业务费用，同时有效地进行公司成本监控提供了指导方针。“必须、合理”的费用应有清晰的业务相关原因，并且数额不超过毕博或者客户认为的合理限度。
1.1. 政策范围与目的
本政策适用于由于业务目的引起的正常的、合理的差旅和其它费用的报销活动。
制定本政策的目的是为所有员工的行动建立一个统一的基础。公司为员工报销经过适当授权的、合理的、备有证明文件的业务费用。公司将在收到相关支持性文件后为员工报销费用。如果员工未提交相应支持性文件，但收到了报销款，则该员工有义务交还相应的报销款。另外，如果报销款给付后发现报销错误或者超出允许的报销范围，员工有义务偿还相应的或超出部分的报销款。
中国区费用报销政策的制定以亚太区费用报销政策为主要依据，并在其基础上根据中国的实际情况作适当的补充和调整。所有以下未涉及的内容均执行亚太区费用报销政策。
本政策中阐述了被视为“可报销”的各类费用。可报销的费用必须满足下列标准和要求：
?公平公正 -员工不应由于合理的业务费用报销而产生个人收益或损失。
?确保正确存档–公司必须保存可报销费用的相关支持文件，并且符合税务、法律或其它法定职权部门设立的档案标准。
?最大化客户与股东利益 - 公司在费用支出方面必须做到谨慎、负责。
1.2. 政策修改
本费用报销政策与2006年1月修订，于2006年2月1日生效。本节将概述此次修订的主要内容：
报销政策
?为规避风险，简化报销流程，财务部将在审查书面版时间与费用报告后支付报销款。
?员工将在下一周期填写网络版时间与费用报告的截止日的前一个工作日收到当期报销款。
宾馆相关政策
?员工报销宾馆住宿费用时，应在书面版时间与费用报告上粘贴宾馆发票与水单
移动电话相关政策
?如果业务相关移动电话费因PD或项目管理等原因超出规定额度，员工可以将超出部分的费用记入PD Code或项目Code。但是员工必须得到Code Owner的批准，并且提供明细清单或定额发票。
外币换算
?现金支付的费用 -使用《华尔街日报》或https://www.doczj.com/doc/18234836.html,网站公布的汇率（现金汇率），并且在时间与费用报告上粘贴相关的汇率表复印件。
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?信用卡支付的费用 -使用《华尔街日报》或https://www.doczj.com/doc/18234836.html,网站公布的汇率（信用卡汇率），并且在时间与费用报告上粘贴相关的汇率表复印件。员工也可以使用刷信用卡的签字联显示的汇率，但是必须提供签字联的复印件或其它证明。
附录
?增加了四个附录：费用类型矩阵、时间与费用报告上的费用类别、Global补贴政策、亚太区各地补贴。
1.3. 政策审核与批准
本政策必须呈交FC和COO审核并批准，包括为确保政策持续适用而进行的修订。政策须经FC和COO批准后方能呈交公司最高管理层。
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2. 角色与职责
毕博员工有责任遵守本政策的各方面规定。不遵守本政策方针的员工将受到公司的纪律处分，最高可以解除雇佣关系。
3. 政策与程序
3.1. 费用报销的基本原则
?员工填报任何本政策涉及的报告（如：时间与费用报告、付款申请、宾馆或机票申请、团队活动/交际应酬费用申请等）应真实、准确、完整和及时。
?所有本政策涉及的报告均应填写相应的项目编号，包括Engagement Code （Chargeable）和Internal Matter Code (PD及其他)。项目编号由公司另行公布，并进行不定期更新。
?所有本政策涉及的报告均应同时注明发生日期、业务目的、费用具体内容以及相关人员姓名等。支持文件应合法、真实和完整。
?员工每半月提交一次“时间与费用报告（Time & Expense Report），包括网络版和书面版。员工将在下一周期网络版时间与费用报告截止日的前一个工作日收到当期报销款。员工须在不迟于其实际费用发生的半个月内申报其费用报销。
?财务部将对未按本政策真实、准确、完整和及时地提交时间及费用相关报告的行为进行记录，有过2次记录的员工将在全公司范围内进行通报批评。
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?对未按本政策真实、准确、完整和及时地提交费用相关报告（包括费用申请）的员工，其费用将不予支付，对已支付的报销将在下一期报销款中扣除，员工如在规定时间内改正错误内容，则将获得财务部已扣除的报销款。
?蓄意提交虚假报告，多次违反政策或拒不改正报告中错误内容的员工将受到公司纪律处分，依据情节的严重性从警告处分直至开除。
3.2. 提交、审批与报告程序
3.2.1. 提交
?员工应每半月提交一次“时间与费用报告”，包括网络版和书面版。
-时间与费用报告的网络版截止时间分别为北京时间每月14日晚上12点和北京时间月末倒数第二个工作日晚上12点。
-时间与费用报告的书面版（即网络版时间与费用报告的打印件）截止时间分别为每月20日下午6点（当月上半期的报告）和每月5日下午6点（上月下半期的报告）。如截止日为
双休日或国定假日，则顺延至下一工作日。
?书面版时间与费用报告必须附有完整的支持文件（均需原件）：
-所有中国大陆地区发生的费用（除差旅津贴Per Diem外）必须附有合法的、清晰可辨的、与费用内容和时间一致的发票或收据（税务局或财政局监制的盖有红色印章正式收据）。
-除电话费或财务部确定的其他特定费用外，所有单笔超过人民币1000元的支出须通过信用卡支付，报销时须提供信用卡签账单。
-发票或收据未列明费用具体内容的，应同时提供相应清单。
?因特殊原因需提前递交时间报告的，应对递交时间至截止时间的工作内容和时间做出适当的估计，在当期时间报告中提交。如估计的内容与实际情况有出入，应在下一周期的时间报告中调整。
?因特殊原因需提前递交费用报告，或因其他特殊原因未及包括在发生当期的费用报告中的费用，应在下一周期的费用报告中提交。
3.2.2. 审批
?提交的所有时间与费用报告必须经过code owner的审核与批准。审核流程确保时间、费用以及其它调整符合规定，并且得到管理层的批准。
-对于网络版时间与费用报告，email审批必须抄送财务部公共信箱BPt-FM CN SHA Fin。
换言之，审批人通过email进行审批时，需要将email抄送给BPt-FM CN SHA Fin。
-书面版时间与费用报告应经过审核并获得书面批准。
?员工和管理人员不得审批自己的费用。审批人不得审批自己的时间和费用，其时间和费用应由相应项目总监、团队领导人、MD或大中国区总裁审批。
?费用的审批要求如下：
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-Chargeable时间与费用：由项目经理负责审批；
-PD时间与费用：由PD项目负责人(Code Owner)审批；
-其他时间与费用：一般情况下，咨询人员的时间与费用应记入相应的Chargeable或PD项目。其他的时间与费用，如培训需要MD审批后交由MD of Operation审批；公司会议由
Country Leader及Robin Palmer负责审批。团队领导人只可在1）已预先申请并获得批
准；2）公司统一安排这两种情况下批准此类时间与费用。Infrastructure员工的时间与费用
由相应部门经理审批。
?未经审批/预批或超越权限审批的时间与费用报告不予受理。
?预算外费用不得批准。
?需预先审批或特别审批的费用（如交际应酬费用）应按相关政策审批。
3.2.3. 报销
?为降低报销带来的风险，简化报销流程，财务部将在审查书面版时间与费用报告后给付报销款。
?员工将在下一周期网络版时间与费用报告截至前的工作日收到报销款。
?事后发现填写错误或因其他原因需要调整的，必须在最近一期的网络版时间与费用报告中完成并通知财务部审核。直接在书面版报告中修改的不予受理。
3.2.
4. 追索
?员工报销追索是指员工未在规定时间内递交书面版时间与费用报告，或未能改正书面版时间与费用报告中存在的错误，其存在问题的报销款项从下期报销款中扣除后，员工若在规定递延时间内递交或改正了书面版时间与费用报告的，可以向财务部申请返还被扣除的报销款项。
?员工因不可抗拒原因（如遭遇意外事故等原因）递延交付书面版时间与费用报告的，允许最多递延2期，即一个月。举例：Mar-cycle1的最晚应该与Apr-cycle1一起递交。
?若因非不可抗拒原因迟交书面版时间与费用报告一个月，将被登上黑名单通报其相应的MD，如果两次登上黑名单将进行全公司通报批评。
3.3. 费用报销政策
可通过“时间与费用报告”进行报销的费用类别如下：
?差旅费（包括飞机、火车、长途汽车及宾馆费用等，其中机票的报销须经特别审批；不包括搬家费用；不包括公寓租赁费用）；
?出租汽车费；
?洗衣费(出差第四天起可报)；
?差旅津贴；
?电话和传真费用（包括移动电话、宾馆或租用公寓的电话/传真等；不包括各类电话卡）；
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?餐费（包括加班餐费和交际应酬餐费）；
?邮费和快递费（仅限于出差时发生的小额费用）；
?停车费和汽油费；
?其他经财务部预先书面认可的费用。
报销的费用应记入不同的客户项目或其它授权项目或活动编号：
?与客户，客户业务，或客户个人直接有关的费用应列入适当的客户项目。
?PD费用，应记入特别批准的内部项目编号。如果没有建立这样的项目编号，费用应该记入授权MD的non-charge编号或者行业、解决方案或Infrastructure部门相应的新业务发展编号。所有授权项目必须由项目经理批准。记入这些项目编号的费用必须是在衡量可产生的收益后谨慎地发生。
?除有特殊批准的项目编号外，培训费应记入与所属行业、解决方案或Infrastructure部门相对应的教育项目（Education）。所有培训费必须事先得到相应的MD的批准。
?招聘费用应记入行业、解决方案或Infrastructure部门相应的授权招聘项目。
?除有特殊授权的项目编号外，公司、地区或业务会议费用应记入业务部门和解决方案团队相应的授权non-charge项目。
?专业团体的会费和其它交际费用应记入相应业务部门或解决方案团队适合的授权non-charge项目。
对于MD级别以下的所有员工、机票、宾馆与国外的用车费用都需要预批。审批人必须确保记入在internal以及Matter code上的费用发生是必要和准确的。下表描述了分级审批层次结构
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?Chargeable Trips（针对已经有项目code的员工）
-国内差旅（包括香港、台湾和澳门）：员工应该事先获得其相应的项目经理对于其预定酒店和机票的申请批准（需注明员工姓名、级别、联系方式、工作地点以及差旅时间）。在获得
申请批准的基础上，员工可以向公司行政部预定中心申请机票和酒店的预定。
-国际差旅：所有需要到国外出差的员工的机票和酒店的预定应获得COO的批准。
在获得COO的批准后，请将批准文件送至公司行政部预定中心处进行机票和酒店
的预定。
?Non-chargeable trips（针对使用非项目code的员工）
所有非项目的旅行需要发生的费用（机票、酒店、车费等费用）：
-对于PD项目，需要发生的费用在项目预算内的，需要code owner的事先批准，若超过项目预算，则需要COO的批准；
-对于非PD项目，需要发生的费用需要COO及team leader的批准。在得到批准的基础上，员工可以向公司行政部预定中心申请机票和酒店的预定。其中包括所有接见客户和
Infrustructure部门人员需要发生的非项目费用。
?特别注意：
-所有差旅发生的费用须在差旅之前预先得到批准；
-填写正确的项目code；
-请事先确认你的行程，并且购买有折扣的机票；
-填写差旅申请（书面原件、传真件、电子邮件均可）并且获得批准；
-如果旅程目的地、人员数目、机舱级别有变动，需要再次获得批准；公司行政部预定中心将和申请者确认并选择机票的预定。
3.3.1. 航空旅行
?毕博的所有员工都应订购可能的最低价机票：
-飞行时间低于5小时，所有员工必须预定经济舱机票。
-飞行时间大于等于5小时，只有高级经理及以上级别的员工可以预定公务舱机票。
?所有机票应通过公司行政部预定中心统一预订。特殊情况下需自订机票的必须事先经财务部审核、MD of operation批准，未经事先批准的一律不予报销。
?预订时必须提供填写完整的申请表（书面原件、传真件、电子邮件均可）。
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?除了团队领导人 (Practice Leader) 以及Infrastructure的部门经理外，预订国内机票的申请均须事先获得书面批准：
-Chargeable：由项目经理审批；
-PD：咨询人员的机票申请均需注明相应的PD项目编号，在预算内的机票费用由项目负责人（Code Owner）审批；若超过预算，则另需COO的审批。
-其他：极少数情况下，咨询人员可申请chargeable和PD项目以外事由的机票，此类申请由团队领导人审批，团队领导人只可在1）已预先向公司申请并获得批准或2）公司统一安
排这两种情况下批准此类申请；Infrastructure员工的机票申请由相应部门经理审批。
?所有预订国际机票的申请，均须事先获得大中国区总裁书面批准。
?原则上，如项目(Chargeable)所在地为员工常驻地以外的地区，员工可每两周由项目所在地返回常驻地一次，其往返交通费用由公司承担（通过公司行政部安排）。此项费用应预先包含在项目预算中。
?如员工选择让其家属前往项目所在地，应事先获得项目经理的批准；如该安排导致交通费用的增加，应自行承担超额部分；员工在该期间不享有差旅津贴。
3.3.2. 宾馆
?一般情况下，应选择入住价格合理的四星级宾馆（或达到四星级水准的其他宾馆）。具体标准如下：
?除相关活动组织者/客户已预订宾馆或有特殊要求这两种情况外，所有宾馆应通过公司行政部预定中心统一预订，自订宾馆的住宿费一律不予报销。
?预订时必须提供填写完整的申请表（书面原件、传真件、电子邮件均可）。
?除Practice Leader和Infrastructure部门经理外，预订国内宾馆的申请均须事先获得书面批准：
-Chargeable：由项目经理审批；
-PD：咨询人员的宾馆申请均需注明相应的PD项目编号
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-其他：极少数情况下，咨询人员可申请chargeable和PD项目以外事由的宾馆预订，此类申请由团队领导人审批，团队领导人只可在1）已预先向公司申请并获得批准或2）公司统
一安排这两种情况下批准此类申请； Infrastructure员工的宾馆申请由相应部门经理审批。
?所有预订境外宾馆的申请，均须事先获得COO的书面批准。
?员工报销入住酒店及期间发生费用均需在时间费用报告后附上酒店的发票、水单。
3.3.3. 公寓租赁
?公寓是指按月由公司进行结算的租赁房。
?为节约成本，公司鼓励员工在需长期出差的情况下租赁公寓。
?所有租赁公寓的合同需事先屡经公司内部律师、财务部和行政部审核同意后方可签订。擅自以个人名义签订的合同，公司不予支付有关费用。
?租金、取暖费等固定租赁费用统一由公司按月转账支付，其他杂项费用由员工自行支付后按有关政策进行报销。
3.3.
4. 国内差旅津贴（Per Diem）
?国内差旅津贴为每日人民币165元，用于支付餐费和其他零星支出。
?差旅津贴的计算以在外实际过夜天数为基准，并需提供相应凭证的原件（如机票和登机牌、火车票、长途汽车票等）。
?如当天来回，则不得享受该津贴，但可报销实际发生的餐费（每餐不得超过人民币50元）。
?如由公司、客户或其他第三方提供餐饮，或招待客户或他人并报销餐费的，应按每餐人民币50元作相应扣除（每日扣除额以100元为限）。
?对于海外项目，请参照附录中的Global差旅补贴政策。
3.3.5. 加班
?正常工作日（周一至周五），员工加班至21：00之后，可报销由办公室回家的出租车费以及最高限额人民币50元的餐费。
?周末、国定假日或公司假日：
-员工工作满4小时，可报销往返办公室出租车费，以及最高限额人民币50元的餐费；
-员工工作满8小时，可报销往返办公室出租车费，以及最高限额人民币100元的两餐餐费（每餐限额仍为50元）；
-所有餐饮发票均需保留兑奖联。
?所有经理级别以下员工加班需提前申请，并由团队领导人或相关部门经理批准。
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3.3.6. 业务餐饮
?涉及他人的业务餐饮，包括客户（当前客户与潜在客户）、外部招聘人员以及各社会组织成员的，均属于同一类型，应做类似处理。
?报销的费用应是实际发生的餐饮费用，加上合理的小费。
?业务餐饮费用应记入“Entertainment- non-employee”，并且在Description一栏中填入所有的参与者。
3.3.7. 洗衣服务
?员工离开常驻地的业务差旅超过三天的，可以报销从第四天起的洗衣费用。
?洗衣费用应该记入“Travel – other – domestic”或者“Travel- other – international”。
3.3.8. 出租车与其它车辆服务
?可以报销业务相关差旅产生的出租车和其它车辆费用，包括来回机场、进出城市。报销金额应与实际费用、路桥费、行李、乘客等“额外”收费相符，还可以包括合理的小费。对于来回本地机场的出租车和其它车辆费用，如果采用的交通方式符合成本效益原则，则也可以报销。
?车辆服务费用应由员工先行支付，随后通过时间与费用报告记入获得报销，而不是直接由公司支付。
?出租车与其它车辆服务应记入“Taxis”。
3.3.9. 停车费与汽油费
?MD及以上级别员工的停车费与汽油费报销限额每月人民币1000元（按实际发票报销）。
3.3.10. 车辆租用
?MD或以上级别方可租用车辆，其他特殊情况必须事先由对口MD或以上级别批准，报销时需附批准文件。
3.3.11. 移动电话
?移动电话费总额的20%视为个人费用，不得报销；扣除20%费用后的每月报销限额如下：
?
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?员工应将报销限额以内的移动电话费用记入内部编号“Administration”。如果业务相关移动电话费因PD或项目管理等原因超出规定额度，员工可以将超出部分的费用记入PD Code或项目Code。对此员工必须得到Code Owner的批准，并且提供标注清楚为“业务话费“的明细清单。
3.3.12. 团队建设、交际应酬、客户差旅及礼品费用
?对团队建设、交际应酬、客户差旅及礼品费用的发生应持审慎态度，活动安排、礼品内容等应安全、合理、适当，以保证公司和员工的利益。
?所有团队建设、交际应酬、客户差旅及礼品费用需预先申请并获得书面批准，审批权限如下：-Chargeable：不超过人民币1000元的此类费用，由项目总监审批；超过1000元的均由由项目MD审批。
-PD：不超过2000元的，由对口MD审批；超过2000元的均需事先取得COO的书面审批。其中，所有礼品和客户差旅的费用需要COO的书面审批。
-Infrastructure：不超过人民币5000元的此类费用，由部门经理审批；超过5000元的，由COO审批。
3.3.13. 非日常采购和支出
?人民币2000元及以上的非日常采购和支出须事先经COO批准。
?非日常采购与支出费用应记入“Taxis”。
3.4. 外币换算
外币费用应根据以下原则转换成当地货币（人民币）：
?现金支付的费用——使用《华尔街日报》或https://www.doczj.com/doc/18234836.html,网站公布的汇率（现金汇率），并且在时间与费用报告上粘贴相关的汇率表复印件。
?信用卡支付的费用——使用《华尔街日报》或https://www.doczj.com/doc/18234836.html,网站公布的汇率（信用卡汇率），并且在时间与费用报告上粘贴相关的汇率表复印件。员工也可以使用刷信用卡的签字联显示的汇率，但是必须提供签字联的复印件或其它证明。
3.5. 不予报销的费用
如果员工对某些特定费用的报销问题有疑问，应在申请报销之前先咨询财务部。下列费用不予报销：
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3.6. 通过付款申请支付的费用
以下类型的费用不可通过亚太区时间与费用报告系统报销，但经批准，可通过财务部支付。财务相关人员在购买相关产品/服务之前必须得到批准。请参考公司相关采购政策。
所有产品和服务的购买必须先填写有效的“定购单”。
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?公寓租赁、会务费、团队活动费、搬家费、专业团体会费、分包商及利用国外资源的费用必须事先申请并获得批准后方可发生；其他费用必须通过相应的Infrastructure部门统一办理。
?付款申请应在收到发票或付款通知后10个工作日内填写并提交，且不得超过实际接受全部货物或服务后的30日。
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?付款申请必须注明供应商名称、银行账号、费用内容和目的（包括项目编号、相关人员姓名等）、发票或付款通知号码、以及经办人姓名等，并按相关政策完成审批。
?付款申请须附完整的支持文件：
-除租金、会务费等特定项目可凭付款通知支付外，其他费用必须附发票或正式收据；
-凭付款通知支付的款项，经办人应在实际支付后10个工作日内取得发票或正式收据并送交财务部；
-按合同支付的费用须附合同复印件；
-发票或收据未列明费用具体内容的，应同时提供相应明细清单。
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4. 附录