第四讲EXCEL电子表格（6课时）
一、Excel 2000的启动和退出、窗口的组成
1、启动：“开始”菜单→程序→Microsoft Excel
或：双击桌面上的“Microsoft Excel”图标
2、退出：单击关闭按钮、双击控制菜单、打开“文件”菜单单击退出、或Alt+F4
3、Excel 2000的窗口界面
标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏（名称框、编辑按钮、编辑框）、工作簿窗口（文档窗口，可包含255张工作表）、工作表标签栏、状态栏。
4、常用术语
1）工作簿：一个EXCEL文件是一个工作薄，一个工作簿包含若干个工作表。默认的文件名为“book1”，扩展名为.xls
2）工作表：每个工作表包含256列及65536行
3）单元格：存储数据与格式的基本单位
4）工作表标签：显示工作表的名称，默认：SHEET1、SHEET2、SHEET3 5）列标与行号：列标用大写的字母表示；行号用数字表示
6）单元格名称：列标在前、行号在后，例：A1、B3
7）当前单元格：黑粗线框起来的单元格
8）数据：允许输入文本、数值、日期、时间和计算公式等
9）填充柄：当前单元格右下角很小的一个黑色方块
10）滚动条：工作表的右侧(垂直滚动条)和下方(水平滚动条)
二、工作簿与工作表
1、创建新工作簿
1）工具栏：单击“新建”按钮
2）菜单栏：打开“文件”菜单→单击“新建”→出现新建的对话框→打开“常用”选项卡→选择“工作簿”→单击“确定”。
2、保存工作簿：双击工具栏上的“保存”按钮。
或：打开“文件”菜单→“保存”→出现保存的对话框→选择保存的位置、文件名、文件类型→单击“保存”。
3、打开工作簿：双击工具栏上的“打开”按钮。
或：选择“文件”菜单的打开命令→出现“打开”对话框→选择打开文件的位置、文件名→单击“打开”。
4、工作表中的数据：
EXCEL的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，另外还可以在单元格输入批注信息及公式。
1)输入字符：字符个数小于等于255，例如：姓名、性别、电话号码、
邮政编码等，在单元格中默认为左对齐。
2)输入数值：
输入分数：先键入一个数字0和一个空格，再键入分数。例：0 3/4允许用科学记数法表示数，用E或e代表10的指数。
当输入的数字位数超过单元格宽度时，用科学记数法表示(1.6E+12)。
在单元格中默认为右对齐。
3)输入日期、时间：
输入日期的格式为：年/月/日。若按ctrl+；则取当前日期；输入时间的格式为：时：分，若按ctrl+shift+；则取当前系统时间。
输入的日期与时间在单元格中右对齐。
4）数据的取消和输入：
在输入数据的过程中，如果要取消输入，可按ESC键，或单击编辑栏左侧的取消按钮。
5、修改数据
1）单击单元格、输入新内容、按回车键
2）双击单元格、用键盘上的←、→、移动插入点、进行修改
3）选定单元格、按F2键、进行修改
4）选定单元格、单击编辑栏、进行修改
6、单元格区域的选择
选择一个矩形区域：鼠标拖动
选择几个区域：选定第一个区域、Ctrl+鼠标拖动
选择大范围的区域：选定左上角单元格、Shift +右下角单元格
选择整行：单击工作表左侧的行号
选择整列：单击工作表上部的列号
选择整个工作表：单击工作表左上角的全选按钮或按下Ctrl+A组合键选择相邻的行或列：鼠标拖动行号或列标
选择不相邻的行或列：单击第一个行号或列标，按住Ctrl+单击另一个
行号或列标
7、移动与复制数据
1）利用鼠标拖动
移动：选定区域、鼠标指针变为空心箭头、拖动
复制：选定区域、Ctrl+拖动
2）利用剪贴板移动或复制
操作：选定、剪切或复制、选定目标区域、粘贴
3）行与列的移动或复制
操作：选定源列标、剪切或复制、选定目标列标、“插入”菜单、“剪切单元格”或“复制单元格”
三、工作表的编辑
1、插入与删除工作表
插入工作表：“插入”菜单→工作表；
或：鼠标指到工作表标签上右击，选择“插入”；
删除工作表：选定工作表→ “编辑”菜单→删除工作表；
或：鼠标指到工作表标签上右击，选择“删除”；
2、移动、复制与重命名工作表
1）移动工作表：鼠标拖动，或：选中需移动的工作表，右击打开快捷菜单，选择“移动或复制工作表”，出现对话框进行选择。
2）复制工作表：Ctrl+鼠标拖动，或：选中需移动的工作表，右击打开快捷菜单，选择“移动或复制工作表”，出现对话框进行选择。
3）重命名工作表：鼠标双击，或：打开快捷菜单→选“重命名”
3、保护工作表与工作
保护工作表：“工具”菜单、保护、工作表
保护工作簿：“工具”菜单、保护、工作
四、行、列的插入与删除
1、插入行、列或单元格
1）插入行：选定目标行、插入、行
2）插入列：选定目标列、插入、列
3）插入单元格：选定目标单元格、插入、单元格
2、删除行、列或单元格
1）删除行：选定行、编辑、删除
2）删除列：选定列、编辑、删除
3）删除单元格：选定单元格或区域、编辑、删除
3、清除行、列或单元格
清除：只是在工作表中除去了指定行、列或单元格区域中的内容，而原有的空间仍保留在工作表中。
操作：选定行、列、单元格或区域、按Delete键
或：选定对象→“编辑”菜单→“清除”。
五、自动填充数据
1、拖动填充柄填充数据
1）复制和填充相同的内容：在填充区域的第一个单元格中输入内容、选定此单元格、鼠标拖动填充柄。
2）填充等差数列：在填充区域的第一个和第二个单元格中分别输入初始值和第二个值、选定此两个单元格、鼠标拖动填充柄
3）填充Excel 2000已定义的序列：在填充区域的第一个单元格中输入第一个值、选定此单元格、鼠标拖动
2、利用“填充”命令填充数据
1）填充相同内容
操作：第一个单元格中输入内容、选定填充区域→“编辑”菜单→填充→ 向下填充。
2）填充一个序列
操作：第一个单元格中输入初始值、选定填充区域→“编辑”菜单→填充→序列
3、填充序列的自定义
操作：“工具”菜单→选项→“自定义序列”选项卡→新序列→确定
六、改变列的宽度和行高
1、改变列的宽度
1）改变单列：鼠标拖动列标右边界
2）改变多列：选定多列、鼠标拖动任一列标的右边界
3）改变所有列：单击全选按钮、鼠标拖动
4）列宽与内容宽度相适应，双击列标的右边界
5）精确设定列宽：选定→“格式”菜单→列→列宽
2、改变行的高度
1）改变单行：鼠标拖动行标下边界
2）改变多行：选定多行、鼠标拖动任一行标的下边界
3）改变所有行：单击全选按钮、鼠标拖动
4）行高与内容高度相适应，双击行标的下边界
5）精确设定行高：选定→“格式”菜单→行→行高
3、设置默认列宽：选定工作表→“格式”菜单→列→标准列宽
七、工作表格式化
1、文本格式化
1）使用“格式”工具栏设置文本格式
操作：选定单元格区域、“格式”工具栏（字体、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色）
2）使用“格式”菜单设置文本格式
操作：选定对象→“格式”菜单→“单元格”→“字体”选项卡。
2、对齐方式
1）左对齐、居中或右对齐
操作：“格式”工具栏或“格式”菜单、单元格、“对齐”选项卡
2）合并及居中对齐（跨栏居中或跨行居中）
操作：选定对象、“格式”工具栏
取消跨栏居中操作：“格式”菜单、单元格、“对齐”选项卡、清除“合并
单元格”复选框
3）垂直方向对齐
操作：选定对象、格式、单元格、“对齐”选项卡
3、数字的格式化
1）利用“格式”菜单设置数字格式：选定区域→“格式”菜单→“单元格”
→“数字”选项卡
2）将数字设置为文本格式：选定区域→“格式”菜单→“单元格”→“数
字”选项卡、“分类”列表框中选择“文本”
4、添加边框和底纹
1）给单元格或区域添加边框
删除默认的网格虚线：工具→选项→“视图”选项卡→“网格线”复选框
2）给单元格或区域添加底纹
操作：选定、格式、单元格、“图案”选项卡
八、工作表的计算
1、自动求和
对某一行或某一列求和：选定存放结果的单元格、单击工具栏上的“自动求和”按钮。
对某一区域进行求和：选定求和区域、单击“自动求和”按钮。
2、公式的输入：在公式前用一个等号开头
说明：在公式中可以输入运算符与数据，A1、B5、A4：C6等单元格引用的名称。
3、单元格或区域的引用
引用一个单元格：如C9
引用多个单元格：如A1,B3,C6,D8
引用一个矩形区域：如A5:B9
4、相对、绝对与混合引用
1）相对引用
含有相对引用的公式，在由工作表的某一位置复制到另一位置时，或因工作表的行、列发生变化时，其内的单元格引用或区域引用将会自动发生相应的变更。如：A2:B2，A5:B6
2）绝对引用
绝对引用指在所引用的单元格的行号与列标前加上美元符号（$），如：$D$5
3）混合引用
混合引用是指在公式中，某个单元格的列采用绝对坐标、行采用相对坐标表示，或列采用相对坐标、行采用绝对坐标表示，如：$D5，D$5
5、使用“粘贴函数”输入函数
操作：选定单元格、常用工具栏的“粘贴函数”按钮（或“插入”菜单中的
“函数”）
九、数据管理和分析
1、排序：在EXCEL中，可以根据一列或多列的内容按升序或降序对数据清
单排序。
1）单列内容的排序：
将光标放在工作表区域中需要排序字段的任一单元格→如果需“升序”排序，单击工具栏中的“升序”按钮；如果想按“降序”排
序，单击“降序”按钮。这时，清单中的记录就会按要求重新排序。
2）多列内容的组合排序：
单击需要排序字段的任一单元格→选择“数据”菜单中的“排序”
命令→EXCEL会自动选择整个记录区域，并打开“排序”对话框→依
次选择主要关键字、次要关键字、第三关键字，并分别设置“递增”
或“递减”→单击“确定”。
3）其他排序：EXCEL还提供了一些特殊的排序功能，如按行排序，按笔画排序，按自定义序列排序等。
单击需要排序字段的任一单元格→单击“数据”菜单中的“排序”
命令，打开“排序”对话框→单击“选项”按钮，将打开“排序选项”
对话框→进行选择，单击“确定”→回到“排序”对话框→单击“确
定”。
2、数据筛选：可以使用筛选功能，把不需要的记录暂时隐藏起来，只显示需
要的数据。
1）利用自动筛选器：
将光标放在工作表中的任一位置→单击“数据”菜单中“筛选”
项下的“自动筛选”命令。这时在每个字段旁显示出下拉箭头▼，即
为筛选器箭头→单击每个筛选器箭头▼，直接选择符合筛选条件的项
或选择“自定义”→如果选择了“自定义”，则将打开“自定义自动
筛选方式”对话框，在其中输入条件，这时就可以使用“与”、“或”
操作了。
2）如果要解除自动筛选的结果，恢复原来的数据清单，可在筛选箭头▼的下拉列表中，选择“全部显示”命令。
2）如果要撤消数据清单的筛选箭头▼，可在“筛选”项中的下一级子菜单中，再次单击“自动筛选”命令，即可取消筛选操作。
3、分类汇总：在实际工作中往往需要对一系列数据进行小计、合计，这时使
用EXCEL的分类汇总很方面。其步骤：
对分类汇总的字段进行排序→将光标放在工作表的任一单元格，选择“数据”菜单中的“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框→在对话框中选择分类字段、汇总方式、选定汇总项内容→单击“确定”。
如果要取消分类汇总，打开“分类汇总”对话框，选择“全部删除”。
分类汇总的数据更新为自动更新，也就是说，如果修改了原始数据，小计与总计将自动随之更新。
十、图表：将数据以图表的形式显示，可使数据显得清楚，易于理解而且有趣。
图表也可以帮助用户分析数据，比较不同数据之间的差异。当工作表
中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也将自动更新。
1、建立图表：EXCEL中的图表分两种：一种是嵌入式图表，它和创建工作
表上的数据源放置在一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是
独立图表，它是一张独立的图表工作表，打印的时候也将与数据表分开
打印。步骤如果：
选定待显示于图表中的数据所在单元格→单击常用工具栏中的“图表向
导”按钮，或者，选择“插入”菜单中的“图表”命令，将出现“图表
向导－4步骤之1－图表类型”对话框→在该对话框中，根据需要选择
指定图表的类型，单击“下一步”按钮，出现“图表向导－4步骤之2
－图表源数据”对话框→在“数据区域”选项卡中给出了图表的样本，
可以改变图表的数据来源和系列数据产生在行或列。单击“系列”选项
卡，可以对系统进行定义，单击“下一步”按钮→出现“图表向导－4
步骤之3－图表选项”对话框，在此对话框中单击需要的选项卡，为选
定的图表类型设置某些标准项，单击“下一步”按钮→出现“图表向导
－4步骤之4－图表位置”对话框，在此对话框中，确定图表的存放位
置，可以是嵌入式，还可以是独立式的，最后单击“完成”按钮，完成
图表的建立操作。
刚建立好的图表，边框上有8个黑色控制块。将鼠标定位在图表上，通过拖动鼠标，可以将图表移动到需要的位置。将鼠标定位在控制点，
拖动鼠标可以调整图表的大小。
2、编辑图表
在对图表加以修饰前，首先要选取图表，如果是嵌入式图表，用鼠标单击图表，如果是图表工作表，则单击此工作表的标签。
1）利用快捷菜单：
单击需修改的图表对象，所选中的图表对象的边框出现控制块→将鼠标定位在控制块上，通过拖动能够改变对象大小→选中某一
对象后，鼠标右键单击，在快捷菜单中，选择所需要的修改项，完
成修改。
2）利用图表工具栏：
选取图表→单击“视图”菜单中的“工具栏”项，再选择其中的“图表”项→在此工具栏，有9个工具钮，依次为：图表对象、图表对
象格式、图表类型、图例、数据表、按行、按列、向下斜排文字、向上
斜排文字。利用这些按钮，可以方便地对图表的各部分进行修饰。
十一、显示与打印工作表
工作表编辑完成后，可以根据需要预览、打印、也可以根据需要隐藏工作表或工作表的部分行列。
1、隐藏操作：有时为了看清部分工作表或单元格的内容，需要隐藏一些内容
的显示，即隐藏行、列，隐藏工作表。
1)行、列的隐藏：
选择所要隐藏的行、列→打开“格式”菜单中的“行”或“列”，在子菜单中选择“隐藏”命令。
如果要取消隐藏行、列，则可以选择跨越隐藏行、列的单元格，再选择“格式”菜单中的“行”或“列”，在子菜单中选择“取消隐藏”命令。
2）工作表的隐藏：
选择所要隐藏的工作表→选择“格式”菜单中的“工作表”，在子菜单中选择“隐藏”命令。
如果要取消隐藏，选择“格式”菜单中的“工作表”，在子菜单中选择“取消隐藏”命令。这时打开“取消隐藏”对话框，选择所要取消隐藏
的工作表名，单击“确定”按钮。
2、页面设置：
单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，→选择“页面”选项卡，可以设置打印方向、打印比例、纸张大小和起始页码等。
打开“页边距”选项卡，可以设置所打印的表格框页边的距离及居中方式等。
单击“页眉/页脚”选项卡，在此对话框中，可给打印页面添加页眉和页脚。
单击“工作表”选项卡，在此对话框中可选择打印区域，以及是否打印网络线等。
3、打印预览：
选择“文件”菜单中的“打印预览”命令。
或：单击工具栏的“打印预览”按钮。
或：在“页面设置”对话框中，单击“预览”按钮。
或：在“打印”对话框中，单击“预览”按钮。
4、打印：
单击常用工具栏中的“打印”按钮。
或：单击“文件”菜单中的“打印”命令。
或：在“页面设置”对话框中，单击“打印”按钮。
或：在打印预览窗口中，单击“打印”按钮。