外贸业务跟单工作流程
进出口货物的基本程序
外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。
货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。
2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
常用的FOB CFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1） FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费
FOB价 + 运费
CIF价 = -----------------------
1 - 保险费率 X 投保加成
（2） CFR价格换算为其它价：
FOB价 = CFR价–运费
CFR价
CIF价 = ----------------------------
1 –保险费率 X 投保加成
（3） CIF价格换算为其它价：
FOB价 = CIF价 X （1 –投保加成 X 保险费率） - 运费
CFR价 = CIF价 X （ 1 –投保加成 X 保险费率）
（6）付款方式审查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查
（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：
（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。
（2）新品的成本，价格要进行核算。
（3）新品的制作要留有实样。
（4）客户的来样要保存好原样。
三．形式发票：PROFORMAINVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：
1 .单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明确
3 .付款条件要明确（LC, TT）
四．出口货物跟单的基本程序：
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我
们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C
为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证荷笾な且泻凸镜墓餐霸穑诜段Ш湍谌萆嫌兴煌Ｒ写诱呙嫔希
さ墓矣形廾骋淄矗靠ば械淖市牛抗旧罂と撕褪芤嫒硕苑瘢縇/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：
出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A．货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁
五．进口货物跟单的基本程序：
（1）就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
跟单员详细工作流程 1、跟单员工作的重要性主要表现在： ①跟单员需要面对客户、面对订单开展工作。②跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。③随着商品市场的多样化、小批量化译介节奏的加快，其工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。④跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。 2、所谓“跟单员”是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品（或服务）运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心枢纽。 3、广义跟单员：厂长、总经理，以及所有围绕着订单去工作、对出货交期负责的人，都是跟单员。 4、业务跟单：严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。 5、生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。 6、在小公司：跟单员就是内勤业务员（或叫业务主管）、生产计划员（或计划主管）、物控员（物控主管）、采购员（或采购主管）。 7、跟单员的特性：动态性、核心性、抽象性、积累性、综合性、跨越性。
8、主导性的你：心中不妨把别人看成是自己的部下，你不做我做，结果导向对最终结果负责，以整件事的成败论英雄，对别人的不配合负责，没有理由可讲。 9、跟单员的成功模式：基础值：稳定、可靠；必然、必然性；增长的必然性；投资性：长线“投资”；积累而势不可挡；稳步发展：志在必取；99%的勤奋：扼住命运的咽喉。 10、成功的跟单员应可扮演及具备以下角色或能力：①谈判者；②与工程人员共事的能力；③绝佳人际关系处理能力； 11、客户落单方式主要有电话（口头）、传真、 E-mail三种方式。确认产品名称规格、数量、单价、金额、交期、交货方式、单价条款、付款方式、包装要求。 12、客户的包装资料一般包括内包装、外包装、标签、说明书。 13、付款方式有T/T（电汇）、L/C（信用证）、D/P（付款交单）、D/A（承兑交单）。 14、工厂《装箱单》的制作：制作《装箱单》首先应明确此次出货产品的品名规格、数量、箱数、净重、毛重、包装尺寸、体积、箱号、麦头。 15、货柜规格的选择：现普遍使用的有6米柜、12米柜，还有加高12米柜。最好的方法就是根据货柜的内尺寸，结合纸箱的尺寸，构想货柜里的不同摆放方式，看一个货柜到底能装多少箱的货物。 16、审单需做以下几点：品名规格、单价金额、数量、交期、付款方式、包装方式、出货方式。
完整的外贸跟单流程 一、日常工作安排： 1、全面了解并准备订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。 2、工作前需准备以下资料： 颜色原样； 原手感样； 客人确认的小样（工厂第一次打的色样）； 原品质样； 合同复印件（工厂的质量要求、标准、交期，数量等相关资料）。 二、工厂打颜色小样：跟单需做以下事情： 1、按客供样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有《打色通知书》，内容包括（对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大小、打样坯布规格、完成时间）等。 2、打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。 3、根据打样通知书，正确使用光源（如：D65、TL8 4、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。 4、根据客人或市场部要求，《打样通知书》须注明小样大小和版数（印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。 5、时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。 6、文字说明：小样须贴在规定表格内（公司色样卡），根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。 7、色样卡管理：妥善保管，防止褪色，编号放好，做到用的时候随时能找到。 三、中样或大货头缸样（生产大货前的第一次生产试样）： 中样或大货头缸样（如品质样、手感样、样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要留样可查。 四、生产大货过程中： 1、明确要求：明确订单合同的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。 2、制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写《面料组织生产进度表》每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。 3、每道质量进行跟踪，主要注意： ①是否在规定灯源下对色。 ②小样、确认样或头缸样是否正确一致。 ③色差控制：边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。 ④经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。 五、大货检验： 1、布面检验：重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。 2、总体检验：幅宽（须量三次，头中尾）、克重（头尾）、经纬密、长度、色差、 3、外观质量： 4、检验标准和方式：按美国AATCC国际标准，十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准，而且须根据材料的用途进行不同的检验（比如：尼丝纺，有的客人是用作制雨伞的，这样就要求检验的时候一定要把底灯打开）。 5．在规定的光源下，以确认样为准，同时参考小样或原色样进行对色，色偏控制在4-5级，不得低于4级，如超标必须进行返修或投新坯重做。 六，包装要求：根据不同的面料性质，可采用匹装或卷装或塑料袋或蛇皮便袋等包装。而且唛头上一定要注明：款号、颜色、数量、缸号，色号，日期，订单号，卷号等． 七，测试样布3－5天带回公司进行相关物化性要求测试． 八，测试OK，方可发货（按公司程序要求发至相关工厂或本公司仓库）． 九，交期与品质的跟催和检验是很重要的，跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户或向部门主管反映问题及建议或征求意见…… 二、生产过程中的验货工作程序： ⒈面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。
A1、熟悉公司产品及应用， 2、根据客户需求进行有效的业务跟单， 3、完成部门经理交代的其它工作， 4、及时完成当天的工作任务，做好报表 1、形象好，气质佳，年龄在20-35岁，女性； 2、工作仔细认真、责任心强、为人正直。 3、高中及以上学历，有跟单经验者优先 B1、执行公司的贸易业务，实施贸易规程，参加展会等； 2、负责联系客户、编制报价、参与商务谈判，签订合同； 3、负责参与生产跟踪、发货、现场监装； 4、负责与单证员交接一起审核、报关、结算、售后服务等工作； C跟踪完成客商的打样、报价、大货生产、质量、交货等工作。 1、懂得服装有关专业知识，心细。 2、电脑操作熟练，能吃苦耐劳。 D1、负责公司各类合同的编号、打印、排版和归档生产跟踪与管理交接； 2、负责外购产品跟踪，催货，采购，安排发货； 任职要求： 1、工作仔细认真、责任心强、为人正直。 2、熟悉公文写作格式，熟练运用OFFICE等办公软件。
E1、执行公司的贸易业务，实施贸易规程，开拓市场； 2、负责联系客户、编制报价、参与商务谈判，签订合同； 3、负责生产跟踪、发货、现场监装； 4、负责单证审核、报关、结算、售后服务等工作； 5、客户的拓展与维护； 6、业务相关资料的整理和归档； 7、相关业务工作的汇报。 1、对女装有兴趣者，无经验有人带 2、有外企工作经历者优先考虑； 3、熟悉贸易操作流程及相关法律法规，具备贸易领域专业知识； 4、无服装工作经验，对女装有兴趣者也可培训，有报关证等相关贸易操作证书者优先考虑； 5、具有良好的业务拓展能力和商务谈判技巧，公关意识强，具有较强的事业心、团队合作精神和独立处事能力，勇于开拓和创新。 F1、大学本科及以上学历，国际贸易类相关专业； 2、5年以上进出口业务管理工作经验，有外企相关领域工作经历者优先考虑； 3、熟悉进出口业务流程，熟悉外贸进出口法律条规，具备贸易管理专业知识和相关技能； 4、具有优秀的英文听、说、读、写能力，熟悉使用办公软件； 5、具备优秀的组织管理能力，良好的沟通和谈判技巧，良好的创新意识、团队合作能力及服务意识，责任心强。 G1、熟悉公司产品及应用，
业务跟单流程 （一）业务客户备案流程 （二）产品下单流程 收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表 填写样品或订单制造单 订单评审（业务、工程、采购、生产、品质、跟单） 给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无 异常 无 异常 如有异常，通知（业务、工程、采购、生产、品质、跟单），解决异常 继续跟进 跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务 了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等 生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照
（三）外购产品下单流程 （四）出货流程 注：在下单的同时，业务员需将客户的名称、地址、单价发过来，以便确认货款与出货 填写样品或订单制造单 订单评审（业务、工程、采购、生产、品质、跟单） 给各部门签字确认，发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无 异常 跟单跟进样品或订单生产与采购进度并随时知 会业务 无异常 如有异常，通知（业务、工程、采购、生产、品质、跟单），解决异常 继续采购 将测试好的产品点亮通知业务拍照
外购、样品或订单经QA 检验合格后入库，再出给业务 财务确认收到样品或订单全款并在送货单上签字确认 相关责任人签字确认 外贸 业务确认收款方式 财务确认收到样品或订单全款并在送货单上签字确认 其他方式的收款，业务要在送货单上写有确认能收到引此款等字样 相关责任人签字确认 安排发货并把业务的名片、目录、礼品等放入货物中 安排发货并把业务的名片、目录、礼品等放入货物中，打包好 严格跟公司指定的货运公司合作 要随时把货物的运输状况告诉业务 客户收到货后，安排款给货运公司 安排快递或物流 要随时把货物的运输状况告诉业务或客户 内 外 贸把货物拍照给客户确认
全国外贸跟单员工作计划 这篇关于2013年全国外贸跟单员工作计划，是笔者特地为大家整理的，希望对大家有所帮助！ 外贸跟单员工作计划 一．外贸业务部的定性及定位 一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。 首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。 其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。 再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与
客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（无论好的或坏的），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。 在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。 外贸部门有其特殊性，但它不是孤立存在的，是以生产部门及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行积极有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。 二.外贸业务部门的工作流程 1）外部 2）内部 3）所需资料表格 4）工作要求 （一）.外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公
工作内容及流程 1.客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。 4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C 后应业务员和 单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7．验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务 跟单员制作，交给单证员）。 9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10．租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目
关于外贸跟单详细解释及流程操作 做贸易跟单，一般程序如下：接受客户指示单，分析产品来料，采购来料，制作样品（主要下工厂了解样品的落实情况，生产工艺适合客户的产品要求，紧抓生产进度满足交货日期），发样品给客户认可，大货投产。制作过程烦琐易出错，加工工厂会给你麻烦的，客户也会的，要做好心理准备。 一、工艺单 1.先对工艺单进行文字处理，翻译成中文。 2.参照和对照往年的工艺单进行核对（主要指老客户），研究是否有新的变化或者是有不对的地方，着重看一下有无特殊要求，工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户有不明白的地方可按照订单常规操作要求处理。 3.对着工艺单进行逐项检查：（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色（特别注意特殊色，如麻灰）；（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应注意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。 4.对照工艺单认真研究印、绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对印、绣花方面没有详细的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：效果好就行。虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来一定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创新设计一些东西。在这点上，应尽快适应客户的这种要求）。 二、核价 认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价
单，印、绣花价格最好也有价格一览表。 1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱支与克重的对比，方便用料的核算。 2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况（特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异）进行详细解说，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明。 3.生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知(最好是书面)生产部门，以便尽可能核算准确。 4.汇总资料，核算价格。由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价，因此在客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示并做相关提醒，如面料有特殊要求（有无水洗等），辅料比较奇特，印、绣花价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里，以便以后备查。 5.报价时如对某些辅料及印、绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及印、绣花的价格，如百家好事订单经常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员一定要注意，如果跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；所有担当学会看核价单上的资料，一定要看清楚，把经手的资料要做到心中有数；有特殊要求的，一定要告诉核价员）。我做单证做到心力交瘁 三、备样 一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样；对新客户原则上不备样，备样要收样品费）。备样时主要注意（备
跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。 （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。 （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二．审单：即审核合同 1．审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2．审单方法： （1）产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 （4）单价，总额的审查： 1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。 2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
服装外贸跟单流程 跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。即要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。因此, 在跟单过程中,如果能够借助于一些专业的跟单工具,就会收到事半功倍的效果。比如:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与专业的外贸跟单软件，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单更加轻松.解决了跟单过程中的知识问题与提供了跟单过程中的专业软件系统,使得跟单员真正从繁杂的跟单事务中解脱出来,从而提高了企业的跟单管理水平。 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算. （2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。 （3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。 （4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 （5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 （6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 （7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： （1）函电的回复： （2）计算报价单 （3）验签订单 （4）填对帐表 （5）目录，样品的寄送与登记 （6）客户档案的管理 （7）客户来访接待 （8）主管交办事项的处理 （9）与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。 1．责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2．沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单 的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
最完整的外贸跟单流程 一、日常工作安排： 全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认。 工作前需准备以下资料 颜色原样 原手感样 客人确认的小样（工厂第一次打的色样） 原品质样 合同复印件（工厂的质量要求、标准、交期，数量等 相关资料 二、工厂打颜色小样：跟单需做以下事情： 1．按客供样（原色样）的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有《打色通知书》，内容包括（对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大小、打样坯布规格、完成时间）等。 2．打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。 3．根据打样通知书，正确使用光源（如：D65、TL84、U3000等）避免跳灯现象，提高打样准确率。 4．根据客人或市场部要求，《打样通知书》须注明小样大小和版数（印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样）。 5．时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。 6．文字说明：小样须贴在规定表格内（公司色样卡），根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。
7．色样卡管理：妥善保管，防止褪色，编号放好，做到用的时候随时能找到。三，中样或大货头缸样（生产大货前的第一次生产试样）： 中样或大货头缸样（如品质样、手感样、样衣面料等）应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。 四，生产大货过程中： 1．明确要求：明确订单合同的的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。2．制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写《面料组织生产进度表》每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。 3．每道质量进行跟踪，主要注意： ①是否在规定灯源下对色。 ②小样、确认样或头缸样是否正确一致。 ③色差控制：边中差、头尾色差、匹差、阴阳面色差、缸差等。 ④经纬密、幅宽、色牢度、缩水率、手感、克重、气味等。 五，大货检验： 1．布面检验：重点检查污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等。2．总体检验：幅宽（须量三次，头中尾）、克重（头尾）、经纬密、长度、色差、 3．外观质量： 4．检验标准和方式：按美国AATCC国际标准，十分制与四分制检验方法或公司内部检验标准，而且须根据材料的用途进行不同的检验（比如：尼丝纺，有的客人是用作制雨伞的，这样就要求检验的时候一定要把底灯打开）。 5．在规定的光源下，以确认样为准，同时参考小样或原色样进行对色，色偏控制在4-5级，不得低于4级，如超标必须进行返修或投新坯重做。
跟单员（转序员）岗位职责 1、职责 1.1 负责生产车间产品加工制作件的物料转序、出入库传递合理放置工作，对物料转序、出入库及时性负责； 1.2 负责生产采购外协外购件的出入库及合理放置传递工作，对出入库及时性负责； 1.3负责生产转序件、出入库件的数量清点，跟踪填写转序单、入库单的数量信息，对物料信息准确性负责； 1.4负责车间转序及存放产品件的标识及管理工作，对标示齐全、信息准确性负责； 1.5 参加车间在产品的盘点； 1.6 负责保管保养转料使用的吊车、运料车、钢丝绳等设施设备，对使用的设施设备合理保管保养负责。 1.7服从生产统计员的工作业务指导。 2、权力 2.1 对库房是否及时验收货物出入库有考核权； 2.2 对故意码放混乱，制造查数困难的工序件责任人有考核权； 2.3 对合理传递存放物料有建议权； 3、物料传递程序 3.1 凡是钢材下料后的转序，需要在开出库单后（纸质交核算员），才可以开转序单转序； 注：钢材纸质出库单要有保管员、车间主任签字才可生效。钢材纸质出库单要注明产品型号、产品件名称、材料规格、牌号、重量（品种多时，可附表）； 3.2凡是转序件需按下道工序的车间主任（或班长）要求，传递到下道工序的指定地点，转序单先由转序员填写产品名称和数量签字--检查员检验质量签字认可--上道工序的操作者签字认可--转到接受者签字认可--
然后传递给统计员，转序员登记记录并标示。 3.3下道工序暂时不能接受的产品，转移到待料区存放标示，由转序员暂时代管。（尤其是规格相差无几、容易弄混出错的产品件，要分批次隔时转序，不可一起转序传递。如规格相近的半轴、刀轴、半轴壳等）。 3.4 凡是车间加工制作完成需要入库的产品件（不含整机），转序员先开转序单，下道工序由转序员填写入库字样，交统计员；同时开入库单。 3.5凡是车间加工制作完成需要入库的产品件（不含整机）入库单，由统计员填写一式四联，检查员签字、车间主任签字、保管签字；其中四联交保管员，三联交总保管，二联交成本会计，底联送回统计员。入库单按单子号顺序填写不可缺页。按车间分册填写。 3.6凡是外协外购的产品件或配套件，库房保管员填写入库单一式四联，检查员签字、保管签字、采购员签字；其中四联交总保管，三联交采购员，二联交材料会计，底联库房保管存。入库单按单子号顺序填写不可缺页。按采购单位分册填写。 注：外协外购件包括：毛坯件、成品件、半成品件、带料外加工件、标准件、配套件、辅助材料及五金件等。 3.7凡是生产出库均由车间主任（或工序班长）提出，车间核算员填写出库单（并记录），车间主任签字（或工序班长）认可，转序员按出库单出库传递物料，转序员对出库数量核准。 3.8凡是生产带料加工（外协），均由外协员提出，车间核算员填写出库单（并记录），外协员签字认可，转序员按出库单出库并协助外协员传递物料，转序员对出库数量核准。 注：外协回厂后，办理入库手续。 3.9凡是进入入库管理程序的物料（指所有入库物品），无论在哪里存放，谁保管，无论何人或单位使用，均办理出库手续。
业务跟单流程图 （一）业务客户备案流程 （二）产品下单流程 收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表 填写样品或订单制造单 订单评审（业务、工程、采购、生产、品质、跟单） 给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无 异常 无 异常 如有异常，通知（业务、工程、采购、生产、品质、跟单），解决异常 继续跟进 跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务 了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等 生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照
（三）外购产品下单流程 （四）出货流程 注：在下单的同时，业务员需将客户的名称、地址、单价发过来，以便确认货款与出货 填写样品或订单制造单 订单评审（业务、工程、采购、生产、品质、跟单） 给各部门签字确认，发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无 异常 跟单跟进样品或订单生产与采购进度并随时知 会业务 无异常 如有异常，通知（业务、工程、采购、生产、品质、跟单），解决异常 继续采购 将测试好的产品点亮通知业务拍照
外购、样品或订单经QA 检验合格后入库，再出给业务 财务确认收到样品或订单全款并在送货单上签字确认 相关责任人签字确认 外贸 业务确认收款方式 财务确认收到样品或订单全款并在送货单上签字确认 其他方式的收款，业务要在送货单上写有确认能收到引此款等字样 相关责任人签字确认 安排发货并把业务的名片、目录、礼品等放入货物中 安排发货并把业务的名片、目录、礼品等放入货物中，打包好 严格跟公司指定的货运公司合作 要随时把货物的运输状况告诉业务 客户收到货后，安排款给货运公司 安排快递或物流 要随时把货物的运输状况告诉业务或客户 内外 把货物拍照给客户确认
服装业务跟单 (分样版跟单，大货跟单) 样办跟单员和大货跟单员工作大概相同，但大货跟单员的工作涉及面比较广，各方面要求比样板跟单员要严格。因为样办的数量比较小，更多的是强调样办的交期准时。而大货是批量生产，不但要求交货期准时还要求大货跟单员在工作中要一丝不苟、认真正确做好资料的同时，还要密切关注大货面料、辅料进仓时间与及大货生产的进度和质量。所以样办跟单员和大货跟单员表面是相同，工作实质并不相同。 一：样版跟单员工作流程和注意事项： 1：样办跟单员的工作流程： A：整理客户提供的样办生产单及资料（包括款式图或者参考办，尺寸表、样办裁剪的数量、洗水方法、面料的裁法、样办交货日期等等）及面辅料 B：将样办单及缝制样办的面辅料一起交给办房出纸样,出好纸样后裁剪及车缝好样办。 C ：量度样办成品尺寸及检查样办车缝质量后包装交送客户。2：样办跟单员守则及注意事项： A:下样办生产单时必须写明样办的交货期并提醒办房主管。 B:凡样办生产单中对样品生产有特别要求的地方都要作标注和说明，如不同面料的部位、有特殊车缝工艺的部位，如：绣花、印花位等。
C：样办如果需要绣花或者印花，跟单员必须要提供绣花或者印花稿及确认绣花、印花的位置。 D ：样办缝制好后，先由办房查好，然后寄给客户之前，样办跟单员要自己全面的再检查一遍，以确保寄送给客户样办的品质。 E ：凡尺寸及工艺达不到客户要求的样办必须要修改正确后方可寄送给客户。 二：大货跟单员工作流程和注意事项： 1：大货跟单员的工作流程： A：整理客户提供的大货生产单及资料（包括大货明细数量搭配表、款式图、大货确认办，全码尺寸表、洗水方法、包装方法、装箱方法、大货交货日期等等）。 B ：根据大货生产单的数量明细搭配表下单订购大货所需要的面料、辅料(包括所有的唛头、吊牌)纸箱、包装透明胶袋等物料 C ：确认面料及辅料到料时间，以便车间安排大货生产的排期 E ：按客户要求，通知办房放码及安排生产产前跳码办（船头办）。 F ：按仓库提供的面辅料入库清单核对进仓面料及所有辅料的数量是否确保该单大货的生产所需。 G ：确认裁床大货唛架面料及辅料(面布、里布、袋布、朴、棉、等等)用量，并确认开裁。 H：拿到QC 的验货报告及大货装箱单后安排办理出货报关及运输手续。
外贸业务跟单作业指导书 流程步骤办理时间相关单据/表格 ①前 期 接 触T/T付款方式价格方式（FOB,CIF 等，几个港口，分几 批） 报价时 向报价员询价（详细记录价格方式等细节）， 报价员成本核算需给上级审核，再交跟单或业 务员 收到询价即时《内部询价单》；《内部报价 单含成本核算表》 还盘（如工艺要求复杂，客户改动等）需拿着 原内部报价单继续交报价员，确认后经上级审 核交由跟单或业务员 业务和跟单及时与报价员， 工程部及时沟通 再报价(如情况特殊需向除主管审核后向老板 请示)，报价员提供的成本核算表（包括变动 后记录）及客户的报价单，一定保留入电子和 文件夹档案 收到还盘即时《客户报价单》需上级审核， 报价时邮件需抄送，并做好 《客户询盘及报价总汇表》 ②打 样先向相关人员询问样板交期，以及上级询问样 板费及运费报价状况 确认打样，确认费用到帐后，经审核签名再分 发给文控中心并回签留底 客户需求样品时 确定样品费及快递费，给客 户回复此问题邮件需抄送上 级 《形式发票》和银行水单给 客户及杨小姐收款。《样品需 1
订单样品完成后快递给客户确认，需留样放置固定 位置，标签标识清楚 交货期需与生产部门沟通后确定再答复客户。 如订单较大或交期难以确定。则召开订单评审 会议。会后填写会前分发的完整订单评审记录 表。 下单后，做P/I给客人,如有订单，需将P/I 和订单给杨小姐查款。 样品完成后 确认样板时，下单时 求单》 录入《客户打样总汇表》并 进行跟踪 订金P/I+水单+ 客人原始订单给杨小姐收 款 登记《客户订单总汇表》 ③催 订 金 根据P/I的付款条件催订金 T/T：催客户汇出订金 收到客户银行水单 P/I，水单和订单给杨小姐查 款 P/I,《银行水单》,客人订单交财务查款 收到收款确认函收款确认函 ④下单 生产上级审核签内部订单，同时提供客人原始订单 给上级存档。让PMC部清楚工艺要求与下单具 体事项。等待PMC召开产品分析会议。会议上 自己留底内部订单上记录品质注意事项和《生 产进度表》。 收到收款确认函时 产品会议时新客户，老客户 新产品，或老客户大订单做 好订单评审记录 《样板传递签收登记》 《内部订单》 《订单评审表》 PMC放置于固定文件夹随时 提供查看《生产进度表》 2
一、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 二。跟单员的工作界定：跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。 1．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。2．生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
三。跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要： （1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。 （2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。 （4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 （5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 （6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 （7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
外贸跟单流程知识
．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。 4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。 （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。 （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二．审单：即审核合同 1．审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2．审单方法： （1）产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 （4）单价，总额的审查： 1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。
服装跟单员的工作流程 所谓跟单员，是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。 一、首先跟单进入工作前需准备以下资料： 1.颜色原样。 2.原手感样。 3.客人确认的小样(也就是工厂第一次打的色样)。 4.原品质样。 5.合同复印件(上面有对工厂的质量要求、标准、交期，数量等，跟单可参考)。 6.以及相关资料。 二、工厂打颜色小样：跟单需做以下事情： 1.按客供样(原色样)的颜色，要求工厂放小样，放小样必须有书面要求，也就是打色通知书，《打色通知书》的内容包括(对色光源、色牢度、染化料是否环保、打样版数、打样坯布及大孝打样坯布规格、完成时间)等。 2.打样坯布：打样坯布与大货一致，杜绝使用其它规格的坯布进行打样，针对大货生产特点，应考虑小样坯布是否进行砂洗或相关处理。 3.根据打样通知书，正确使用光源(如：D65、TL84、U3000等)避免跳灯现象，提高打样准确率。
4.根据客人或市场部要求，《打样通知书》须注明小样大小和版数(印花和色织要注明循环问题，色织小样要附纱样，基本上化纤类染色布都是打A、B、C、D四个样)。 5.时间要求：染色烧杯样3天，印花样10天，色织样10天，特殊情况酌情解决处理。 6.文字说明：小样须贴在规定表格内(公司色样卡)，根据打样通知书标明色号、色名、编号、送样日期等。 7.色样卡管理：妥善保管，防止腿色，编号放好，做到用的时候随时能找到。 三、中样或大货头缸样(也就是生产大货前的第一次生产试样)： 提供中样或大货头缸样(如品质样、手感样、样衣面料等)应同大货一致，在条件许可情况下，应尽量模仿大货生产工艺，对所使用的染化料、助剂以及工艺流程要有记录，特别是面料门幅，要按大货生产程序进行拉幅定型、拨水，对所提供的中样或头缸一定要要留样可查。 四、生产大货过程中： 1.明确要求：明确订单合同的的各项要求，物别是内外质量的标准要求和交期。 2.制定生产计划：根据服装交期要求，制定面料生产计划以及分阶段的成品数量。同时填写《面料组织生产进度表》每周或每次有新的变化要及时改动。然后不定时间的向主管部门领导汇报。以传真、邮件形式发给主管。