物业公司物资采购管理程序
一、目的
规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。
二、适用范围
物业管理所需要的所有物资（如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等）的采购活动。
三、职责
1.项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请，
并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算；
2.综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、
把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等；
3.客服总监：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。
四、采购物资的分类
A类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价<1000元
B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元
特殊类：大金额固定资产，单价>10000元
五、采购、入库、报销流程
1.提出采购申请
各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合项目预算及月末库存情况，在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须备注说明）。
2.审核采购计划
月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核，每月28日提交公司综合
部总裁助理或物业运营中心总经理审批，根据A\B两类物资情况，审批流程如下：
A类物资：
项目需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有库存或者替代品，若无则同意申购，流入下一审核环节；
项目财务人员根据当月资金计划，对各部门负责人上报的采购申请进行审核，若在资金计划内则同意申购，若不在资金计划内则审核驳回，如遇紧急特殊情况需在资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过，审核完成报客服总监，客服总监完成最后一步审核流程，流入下一审批环节；
物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购。
B类物资：
除履行A类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进行审批，审批通过后方可下单采购。
特殊类物资：
除履行B类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进行审批，审批通过后方可下单采购。
3.供应商的选择
行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商，在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动；
对新型、首次购买的物资，在公司没有固定分供方的情况下，项目行政采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新分供方的确定。
4.物资的采购
各需求部门将批准后的《采购申请单》提交给负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支。
所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。
如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加预算申请，并详细说明原因。
行政部采购组在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写《借款单》，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，办理借款。
5.物资入库
采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人、库房管理员等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。
6.物资领用
物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。
7.报销
经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以《费用报销单》的形式于每月**日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。
流程说明图：
某物业公司物料管理规定 某物业公司物料管理规定提要：物料使用部门负责20日前向物料管理员递交《物料申购计划表》申购所需物料，逾期未递交申计划所造成的后果由责任部门自行负责 源自计划范文 某物业公司物料管理规定 目的 规范公司所用物料申购、仓管、领用、统计等一系列工作，确保所耗物料安全；各项管理有序；合理控制物料使用；减少非正常清耗和物料相关数据统计工作。 适用范围 物业公司下属各单位的物料管理工作。 概念 物料管理员：指各单位仓管员或负责物料管理工作责任人，负责物料申购统计、下单、跟踪、收验货、仓管、入仓、出仓、盘点、数据统计等工作。 物料管理结算周期：物料管理结算周期是指上月的21日至本月20日。 职责 物料使用部门负责20日前向物料管理员递交《物料申购计划表》申购所需物料，逾期未递交申计划所造成的后果由责任部门自行负责。
物料管理员负责物料申购统计、下单、跟踪、收验货、仓管、入仓、出仓、盘点、数据统计等工作。 公司财务中心物业会计负责各单位物料的核算。 项目物业负责人负责指导、监督、检查物料管理员按公司规定做好物料管理工作。 公司品质部负责协助项目物业负责人指导物料管理员做好物料管理工作，并不定期抽查执行情况。 程序要点 库存物料的限额标准 日常消耗物料的库存限额： 1)一般为每月平均消耗量的两倍； 2)特殊情况另行处理。 常备的零件物料的库存限额： 1)一般为每月平均消耗量的3倍； 2)特殊情况另行处理。 物料采购的申请 物料需求部门在20日前向物料管理员递交本部门《物料申购计划表》，并在23日前向物料管理员递交本部门《库存物料盘点表》和本部门本物料管理结算周期《物料消耗记录》。 对于特殊需求的物料，申购部门需提供详尽的规格型号、图片或供应商等资料，如有需要还应提供实物样本。 物料管理员在收到申请部门递交的《物料申购计划表》后，根据
物资供应管理程序 1目的 对采购过程及供方进行有效控制，确保所采购的物资及服务符合要求。 2适用范围 本程序适用于公司生产、建设、检维修等所需物资（不包括原料油）的采购。 3职责 3.1 采购部是本程序归口管理部门，负责制、修订《物资供应管理程序》。负责公司所需物资的采购；负责组织物资供应采购管理规定的制定、检查、监督及实施；根据需求计划负责组织编制物资采购计划及核销，组织询比价，合同谈判，拟订合同，跟踪合同执行及填制物资出入库凭证；负责组织在供应商货源处和直达现场物资的检验和验证；负责填制、审核付款单据及合同资料的归档工作；负责到货物资的接运、验收、保管、发放；负责向物资装备部上报指定的统计报表；负责授权供应商管理等。 3.2 财务部负责物资采购的承付及贮备金的管理，控制部按要求审核采购物资的采购价格。 3.3各物资需求使用部门等按职责划分对物资需求计划进行提报、汇总及审核，参与物资验收，必要时参与商务谈判，签订技术合同（协议），并对采购价格、质量、渠道及采购全过程进行监督。 4 工作程序 4.1 需求计划的提报 4.1.1 化工原辅材料及三剂等生产计划，年度计划在每年12月15日前报下年计划，月度计划每月25日前报下月计划。 4.1.2大修及相关项目计划（含大修同时进行的基建技措，科研攻关、零星更新项目）提前120天报采购部。 4.1.3 设备零购、更新计划，提前120天将型号规格书报采购部，列入年度计划的必须在当年12月15日前报出。 4.1.4日常，零星物资消耗用料，低值易耗品报月度计划，每月25日前报采购部。 4.1.5大型设备、重要材料要充分考虑合理的订货周期，并在各类器材的定货周期前提报计划。 4.1.6临时追加计划由各部门根据实际情况，按内控权限审批后提报。 4.1.7其他物资的提报及审批按有关规定执行。 4.2 计划编制
3设备管理控制程序 1。目的： 使用全面的设备管理方法，加强设备维护和检查评估工作，以获得最经济的生命周期成 本和最高的设备综合效率原则，从而可以可靠地保证生产和产品质量。 2适用范围 适用于与聚酯生产直接相关的设备的管理和控制。 3责任 3.1技术质量办公室是设备控制的中央管理部门。在副总经理，负责生产技术的总 工程师的领导下，组织设备大修的准备和每周的检查计划，并对维修质量和计划执行情 况进行监督检查。 3.2每个车间负责部门内设备的维护和正确使用，以使其符合生产技术和产品质量 的要求。设置专职或兼职技术人员来负责设备维修和维护的管理。 3.3每个部门的维护和维修人员负责部门设备的维护和保养。 4术语和定义 设备：指生产中使用的机电设备。 5控制程序 5.1设备管理原理 设备管理部门应贯彻依靠技术进步，促进生产发展，同等重视保存和维护，注重预防的方针。《专业管理与批量管理》，按照先进设备管理方法和维护技术逐步实施的原则，在安排生产任务时，应安排好所有维护任务，并处理好维护与生产的关系。 5.2设备的早期管理 5.2.1对于新购买的散装设备，技术质量办公室将根据公司提出设备更新计划’的 生产和开发需求，并提交给负责生产技术的总工程师和副总经理进行审查，然后再提交 给总经理’召开办公室会议，并召集有关部门参加技术经济示范，经总经理批准后，由 供销办采购。
5.2.2用户部门应根据生产过程的要求和设备选择的原则填写部分更新和零星购买的设备，并填写《新设备申请表》。并由供销处审查批准，由生产技术副总经理批准，然后由供销处进行采购。 购买的设备到货后，供销办事处负责取货。 5.2.3购买设备后，技术质量办公室会组织有关部门做好开箱，验收，安装，调试以及投入生产使用的“设备管理账户”。 5.2.4根据包装清单提供的包装材料目录，技术质量办公室将收集所有拆包的技术材料，并将原件提交给总经理办公室（数据室）进行存档。供销处将注册备件，并将其交给车间使用。 5.3设备资产管理 5.3.1技术质量办公室建立了“设备管理帐户”，以使帐户匹配。 5.3.2设备编号和分类管理 5.3.2.1企业对整个公司的生产设备进行了统一编号，以促进统一有效的管理。规定是：A：灯丝车间； B：电力车间； C：电气； D：其他。编号格式为：A1-0001，其中A1：长丝车间第一条生产线的第一台设备； CA：安装在灯丝车间的电气设备； CB：安装在电力车间中的电气设备。编号的具体实施由技术质量办公室统一完成。 5.3.2.2企业应根据设备的先进性和生产对分类管理的重要性将设备分为A，B和C。分类原则为A类：关键设备，进口主要生产设备和昂贵的设备。 B型：通用生产设备。 C类：辅助生产设备。 5.3.2.3各种类型的设备采用不同的维护方法。 A类设备侧重于预防性维护，B类设备侧重于生产维护，C类设备侧重于后期维护。 5.3.3设备转移管理 5.3.3.1企业内部设备的转移应由需求部门报告给技术和质量办公室，由其协调。经生产主管副总经理批准后，技术质量办公室将与有关部门办理移交手续。 5.3.3.2企业设备的对外转让，应当由技术质量办公室结合有关部门审查，并报主管生产的副总经理批准。技术质量办公室应与有关部门一道处理转让程序。 5.3.4如果设备无法使用或报废，则用户部门应向技术质量办公室提交申请报告，由技术质量办公室牵头组织有关专家进行鉴定。技术质量办公室总结鉴定意见并将其提
物业工程部物资管理作业指导书 1. 目的 为了做好工程部物料消耗计划、审核、采购、使用、统计和核算工作，特对公司《工程材料、物资管理制度》的部分条款内容进行修改，颁发实施本制度。 2. 适用范围 适用于公司各项目工程部材料、设备、工具消耗管理工作。 3. 职责 3.1工程部负责人负责本部门物料的计划、审核、统计和监督管理工作。 3.2各专业负责人负责本专业物料的计划、验收、使用统计和保管检查工作。 3.3工程专业员工负责物料领用、登记工作。 4. 内容 4.1 提出物料采购计划 4.1.1工程部负责人每年底编制下年的工程维修费用计划，报公司批准。月工程费用计划除不得超过批准的年度预算外，也不能高于上月物业费收入的80%。。 4.1.2每月底前向项目管理处申请工程维修材料、工具、专业设备费用，分配给各专业。 4.1.2.1工程各专业负责人应针对本专业的工作特点、工作计划、重大维修项目以及常用零配件等情况，制定本专业下月的物品材料采购计划，报工程部。 4.1.2.2填报《工程部月物料采购计划》。 4.1.4 工程各专业负责人盘点每月工程物料消耗情况，填写《工程部月物料使用消耗统计表》。 4.1.3工程部汇总本月《工程部月物料使用消耗统计表》和下月《工程部月物料采购计划》，报项目管理处，经有关领导审核批准后，由采购部统一购买。 4.2验收 工程专业负责人，要熟悉本专业所使用的材料、设备及工具的性能，必要时请专业人员一起验收来货，严格要求新采购的材料、设备及工具质量，凡目测及其他方法能发现或检测出劣质问题的，一律不予接收使用，在使用过程中发现问
题时，应及时报告工程部负责人。 4.3建立工具、材料、设备台账 4.3.1工程各专业领用维修材料、设备及工具，出库后应进行记录统计，除在库房管理登记外，各专业要建立并填写《工具、材料、设备台帐》和《工具、材料、设备卡片》，工具、材料、设备应分别建立台帐和卡片。 4.3.2工程专业主管负责将本专业公用工具、材料、设备进行统一保管，放置专门场所（如工具、材料柜，或单独库房），不同性能的工具、材料、设备应分别放置，现场工具、材料、设备应和《工具、材料、设备卡片》一一对应。 4.3.3工程各专业现场盘点工具、材料、设备后，记录《工具、材料、设备台帐》。 4.4物料领用 4.4.1工程各专业在领用维修材料时，要持有《维修单》或本专业主管或负责人签字的《出库单》方可领用日常维修材料，《维修单》上应记录耗用维修材料用量。 4.4.2工程专业员工领用工具、材料、设备出库同时，应在《工具、材料、设备台帐》登记，备案。 4.5材料二级库管理 4.5.1工程部门应减少二级材料库存，加强材料周转，能不出大库的应暂存大库。 4.5.2各专业应严格二级库存管理，建立工具、材料、设备审核使用制度，节约使用物料，努力减少物品的流失。 4.6安全管理 4.6.1工程各专业应保持库内、库外的环境卫生。 4.6.2工程各专业应树立安全第一的思想，坚持“预防为主，防消结合”的原则，杜绝火种，火源进入库房。 4.6.3电动工具、专业设备应指定专人负责保管，使用前和使用后分别进行安全检查，确保安全、正确使用专业工具设备。
采购控制程序 版本号： 文件编号： 生效日期： 编制人：编制日期：审核人：审核日期：批准人：批准日期：
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采购控制程序 1.目的 对采购物料进行控制，保证采购的物料满足公司的要求。 2.范围 本程序适用于所有对本公司最终产品品质有直接影响的采购的产品或服务。 3.责任 3.1 采购部全面负责本程序的推行与维持。 3.2 工程部门负责提供物料申请及采购活动所需的技术参数、性能资料、图纸、标准等文件，并对应急物料进 行评估；对新物料进行最终技术、承认书或者规格书的确认，并负责新物料的料号申请和管控。 3.3 采购员根据计划部门需求和预测、合理的安排物料的采购周期和安全库存数需求。 3.4 品质部提供样品测试结果和报告供开发部门或者工程部门做判断。 3.5 品质部参与供应商的评估活动,负责对原材料按要求、标准进行检验，并作相关的检测记录，提供与物料 有关的各种报表、数据。 3.6 仓库负责对供方送达的物料进行接收，负责对物料、顾客财产实施防护。 4.规定 4.1 供应商选择评定与评估 4.1.1 由采购部门发出《供应商调查表》给新供应商, 了解其公司背景及有关事项,要求对方回复。可能 从其他公司了解被调查供应商以往的品质记录。 4.1.2 对供应商提供的样品，按《样品确认书》进行作业。 4.1.3 必要时可试用小批量试产，如果试用异常按品质异常流程进行作业。对异常进行评审，小异常 重新新安排送样，大异常安排更换供应商或者停用。 4.1.4 对重要物料供应商，可派人到供应商处，对其品质系统做现场评估，并填写《供应商现场评估表》。 4.1.5 上述评估结果均合格后，采购部按《采购管理流程及规定》作业。 4.1.6 客户指定供应商时，采购部经理可直接将其列入《合格供应商名单》。 4.1.7 由采购部门负责人每年至少一次对原合格供应商重新进行评估，按《供应商评估流程及规定》作业， 确定是否继续将其列入《合格供应商名单》。 4.1.8 当某供应商出现连续的不合格产品或产生退货时，除执行《不合格品控制程序》外，采购部门负责 人还需通知供应商有关问题，或必要时从《合格供应商名单》中删除此供应商。如果此供应商是由 客户指定的，则还需将情况报告给客户；如是唯一供应商，则采购部门负责人需与相关部门共同协 商处理有关来料。 4.1.9 对从临时供应商处采购回来的物料，采购部门按《特采管理流程及规定》作业。 4.2. 从合格供应商处采购物料。 4.2.1 采购依据
物资采购价格管理和控制程序 1、物资采购管理必须遵循的基本原则： A按计划采购 B货比三家，比质比价； C大宗物资从厂家直购，零星物资定点采购，重大业务及设备购置实行招标采购，常年大宗供应商、配套商实行战略合作，对等谈判制； D采购物资的价格要按照“申报、核价、批准、执行、反馈”的程序进行； E采购价格的审批要实行“分权”制的原则，避免都负责，都不负责； F实行不相容职务相分离原则，即询价与确定供应商职务相分离；确定供应商、执行合同与签订合同职务相分离；采购与验收职务相分离等等。 2、物资采购价格的控制程序 A、采购部接到公司下达的物资采购计划以后，要根据市场情况详细填写《物 资采购价格审批表》，报价格管理员核价； B、价格管理员接到《价格审批表》后，要通过电话、计算机网络等渠道查询、 核实采购部建议的采购价格，并将核价的情况记录备案，价格管理员核实的供应商个数，除属独家经营的情况外，应执行以下标准： a、采购总价款在3～10万元的业务，核实的供应商不少于三家； b、采购总价款在5～10万元的业务，核实的供应商不少于四家； c、采购总价款在10万元以上的业务，核实的供应商在五家以上；核实应有 文字记录备查。 C、价格管理员将核实的价格填列在《物资采购价格审批单》上，由价格主管 签署核审意见后，在不高于价格管理员核定的采购价格的前提下，按照下列标准请领导审批： a、采购总价款在1万元以下的业务，采购部长审批； b、采购总价款在1～5万元的业务，主管领导审批； c、采购总价款在5万元以上的业务，总经理审批； D、采购部根据价格管理员核定的领导审批的采购价格与供应商进行谈判，谈 判结果要报价格审批人批准，最终确定的采购价格要填写《物资采购价格反馈表》报价格管理员备案，签约后采购合同也要报价格管理员备案。
1. 目的 本程序目的是为了确保所有生产设备具有充足的机器能力，使设备达到完好，保证产品加工过程的质量满足规定要求。 2. 适用范围 本程序适用于我公司生产设备的安装、使用、维修、改造、更新直至报废的全过程，进行一系列的技术、经济、组织等活动的管理。 3. 定义 3.1 设备的综合管理――对设备的寿命、全过程／全面的经济效益的管理． 3.2 机器能力――由公差与生产设备的加工离散度之比得出．通常采用数理统计的方法进行 测算和证明，此时只考虑短期的离散，尽可能地排除对过程有影响而与机器无关的因素． 4. 职责 4.1 制造部为设备的归口管理部门，负责设备的综合管理． 4.2 采购课负责设备采购计划的编制、采购和组织有关部门对新采购设备安装、调试和验收。 4.3 技术课负责新增设备的选型工作，编制《设备采购清单》。 4.4 生产车间负责培训操作工正确使用设备及日常维护保养工作。 4.5 制造部负责生产设备采购计划的审核。 4.6 总经理负责生产设备采购计划的批准。 5. 工作程序 5.1 生产设备购置、选型、验收、移交和存档的控制。 5.1.1 新购设备的质量控制是保证新设备安装投产后，能否适应产品质量和生产要求的关键 工作，应认真负责地做好新购设备的选型、（包括选择合格的设备生产厂家）、采购及到货后验收及移交工作。 a. 技术课根据产品质量特性要求的实际需要，综合考虑设备的生产能力、技术性能、精 密度及可靠性、可维修性的要求，确定新购设备的型号、规格和数量及标准，形成文
件由制造部审核签署意见后交采购课。 b. 采购课根据技术课提供《设备采购清单》编制《设备采购计划》，报总经理批准后 采购设备，采购课负责与供货单位签订设备购置合同或协议。 c. 设备到货后，由使用部门配合供应商安装、调试。调试成功后，由供应商提供安装 调试报告，采购课填写《设备安装检验移交单》组织有关部门进行验收，各有关部门应在移交单上签署意见。针对关键设备由制造部组织有关部门确定调查的特性值和方式，进行机器能力测定，机器能力测定的特性须针对所加工有关的重要产品或过程特性。 d. 验收合格后，备件送仓库保存，技术资料送制造部归档，采购课组织有关部门办理 设备移交手续。 e. 制造部负责设备管理，在收到《设备安装检验移交单》后，将其建立档案，其内容 包括《设备安装检验移交单》《设备登记台帐》《生产设备运转情况记录单》《一、二级保养验收单》《设备维修记录》等。 f. 当关键设备生产新零件、加工公差缩小、工艺更改、大修后、搬迁后以及长期停止 使用后重新起用时须与顾客协商由制造部负责组织有关部门重新测定机器能力。5.2 设备的控制 设备使用部门必须严格按照规定实行定人定机，做好设备使用工作，严格按操作规程操作，做好设备的日常保养工作。 a. 设备操作工人必须下班前除完成日常维护作业外，还必须认真记录当班设备运转情况、运 行中发生的问题、故障维护等情况，填写《生产设备运转情况记录单》，如发现情况不明的异常现象要加以认真处理。 b. 设备操作工人必须持有上岗证，严格遵守操作规程，不超负荷、超规格使用，不在装 卸工件或工具时使用锤猛力敲打，不擅开动他人使用的设备，当设备运行时不得擅自离岗。 c. 操作工如发现故障应立即停机，分析原因，及时排除。发生事故要保护好现场，立即 报告车间领导，操作者未经允许不得擅自处理。 d. 操作者应了解设备的结构、性能，精心维护和保养设备，做到： 1）设备安全，防护装置齐全，线路、管道完整，工件工具放置整齐；
物资管理制度 为提高公司的基础管理工作水平，进一步规范物资和成品流通、保管和控制程序，维护公司资产的安全完整，加速资金周转，特制定本制度： 第一章现金管理制度 一、现金收入的管理 各部门的零星收入款项在500元（含）以下的，由客服财务人员收取，收款必须开具盖有物业公司财务章的收据。收款不开收据的视同贪污行为，处以100%的罚款。收款额满500元的经济事项，需填写《北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表》，并持本表到财务入账，交款完毕后将财务开具的盖有物业公司财务章的收据交由交款人，将有财务经手人签字的《北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表》报物业客服财务人员登记入账。 北京古燕宏卫物业管理有限公司收入登记表 年月日 二、现金借支的管理 1、现金借支主要用于特殊用途的临时性暂借款，包括差旅费借款、零星购物借款及其他临时性借款 2、借款程序 （1）差旅费借款：需借支差旅费时，应填写差旅费请款单，注明预借金额；经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以差旅费请款单作为借款依据； （2）零星购物借款：由采购部门填写请购单，经各级主管审查、审核、签批；到客服财务人员处领款，客服财务人员以请购单作为借款依据；一般零星购物借款限额为1000元；
（3）其他临时性借款：一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。借款人填写借款单，注明用途；经各级主管签批。到客服财务人员处以请款单作为借款还款依据。 3、借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任。 三、现金报销支出的管理 1、现金报销需填制支出凭单，物业公司所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销支出凭单，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。 2、原始凭证的基本要求 1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。 2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。 3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。 4）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报账内容，可将原件附其中一份报账单据，另一份注明原件在“××报账中”字样。 3、原始凭证粘贴的具体规定： 1）在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。 2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。 四、费用报账的管理 1、费用开支后，应凭报销单办理报账手续；有借支的，必须先清理借支。 2、根据合同开支的各项费用，报账时，应详细注明合同号。 3、根据报告开支的各项费用，报账时，应附已批示的报告原件。 5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续，报账时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。 6、粘贴好的支出凭单应在每周二上午交由客服财务人员，由客服财务人员负责找领导签批。
1. 适用范围 本标准适用于物流部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。 2. 职责 物资使用部门：按照该程序申请采购本部门所需物资。 物流部：按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设 备及零配件、后勤物资。 3. 内容 3.1 采购流程图 3.2.1. 按用途分 3.2.1.1 生产类物资：指车间、质检、机修等部门使用，与生产直接相关的物资。 3.2.1.2 办公类物资：指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。 3.2.2. 生产类物资包括 3.2.2.1 原辅料、包装材料 3.2.2.2 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。 3.2.2.3 设备 3.2.2.4 计量器具 3.3 程序 3.3.1. 制定计划 3.3.1.1 生产类物资 ● 原辅料、包装材料 a)依据：生产计划、物资消耗定额和储备定额 采购计划量=计划产量×物资消耗定额-现有库存量+安全库存量 b)生产计划下达后，由物流部经理按以上公式核算，制定采购计划。 ● 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。 【最新资料,Word 版，可自由编辑！】
a)依据：储备定额 b)常用物资当物资库存量低于储备定额时，由库管员提出采购物资数量，交物 流部经理制定采购计划。 c)非常用物资由物流部经理按使用部门提出的实际需求，制定采购计划。 ●购置设备，执行《设备前期管理程序》。 ●购置计量器具，执行《计量管理程序》。 ●特殊物料或物资（如国家控制的化学试剂、麻醉药品等）的购买执行国家有关 规定。 3.3.1.2办公类物资由使用部门提出计划。 3.3.2.计划审批 3.3.2.1由申购部门、相关部门负责人确认后，交分管副总经理、总经理审批。 3.3.2.2计划表审批完后，将申购计划表交物流部。 3.3.3..购置 3.3.3.1采购人员 ●物流部采购员 ●使用部门的专业技术人员（购置专业性很强的物资时，可请此类人员参与） ●Q A人员（购置影响产品质量的物资时，可请此类人员参与） 3.3.3.2.购置标准 ●质量合格 ●价格合理 ●售前、售后服务质量好 3.3.3.3供应商选择 ●标准：证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务 好。 ●影响产品质量的物资首次采购时，须依照《供应商批准程序》进行。 ●采购原辅料、包装材料时选择经QA批准的供应商。 ●对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后，可以暂时确定其中某一、两 家供货商，并将情况汇总，报分管副总经理、总经理审批。
1 目的 加强设备的选购、验收、运行、养护、维修和报废的全过程进行有效的管理控制 2 适用范围 适用于公司受委托管理的设备和各部门使用的服务设备设施（包括价值在1000元以上的工器具、备品、备件等）的管理控制。 3 职责 3.1 总经理或授权公司主管领导负责重大设备的添置、更换、改造、年度检修保养和报废的审批。 3.2 各部门负责本部门管辖工器具的日常管理。 3.3 财务部负责公司所有设备的增减、报废、盘点、拆旧等业务活动的核算和帐务管理。 3.4 工程技术部负责设备运行、维护及档案资料的管理。 4 控制程序 4.1设备的选购、验收。 4.1.1购置设备要求先进、经济合理、适用并综合考虑其可靠性、互换性、配套性、节能性、安全性、环保要求和使用寿命等，对于托管设备的更新改造应以不降低设备技术性能为原则。 4.1.2添置和更新设备必须由使用单位、主管提出书面申请，阐明必要性、可行性及选型方案意见，报部门经理研究审定（重大贵重设备购置须上报公司主管领导审定）后填写（物资采购计划），并须注明进货检验要求，具体购置依据公司制定的文件执行。
4.1.3新购置的设备，由申购部门负责开箱验收，具体依据公司制定文件执行。 4.2设备的日常管理。 4.2.1设备的使用归口管理部门应于购进设备验收后，及时将随机资料交综合部资料员归档、需使用时按（技术资料、图纸管理办法）规定办理有关手续。 4.2.2新购置设备使用或归口管理部门应在设备验收合格后一个月内建立（设备卡片）一式三份，交财务部一份、资料室一份、使用或归口管理部门留存一份，对重要设备的操作应建立作业指导书。 4.2.3接管物业原附属的建安配套设备应在物业接管验收实施物业管理并对其实际使用运行半年内建立设备卡片，卡片存档处及使用管理要求同4.2.2条。 4.3设备的使用、运行操作管理。 4.3.1各工程系统的设备运行及服务设备、工器具操作，必须严格按照有关工种的作业指导书、设备使用说明书执行，正确、合理使用，确保各供应、服务系统的持续正常和经济合理、高效低耗运行，保证设备本身的安全和良好的工作状态。 4.3.2电力设备及特种设备（如电梯等）的运行操作控制，同时应执行国家及行业有关技术标准、规范及操作规程。 4.3.3机械设备的润滑油路系统保证畅通和正常工作，使用设备的班组按规定时间和数量添加、更换润滑剂（油）。 4.3.4保证满足设备工作环境条件要求，保持机房环境整洁、机房地
物耗管理程序 1.目的 提高公司物耗用品的使用效益，减少流失、浪费、加强对资源的管理和控制。 2.适用范围 适用于重庆***物业管理有限公司物业管理服务过程中对物料、用品、机具、工具、器材等耗用的管理。 3.职责 3.1 总经理负责物耗计划及预算的批准； 3.2 行政部（分公司综合部）负责对常用易耗物品的归口管理； 3.3 综合管理部负责秩序维护、工程维护保养、绿化、保洁物耗计划的审核； 3.4 各职能部门、项目负责本部门易耗物品的申购、领取、使用、统计；3.5 财务部负责相关账目处理，审计、审查物品消耗是否合理、浪费、流失等。 4. 程序要点 本程序所指的物耗用品是指在日常经营中需长期使用和经常补充的秩序维护、工程维护保养、绿化、保洁、办公等日常消耗物料和常备的零件物品等。 4.1 物耗控制 4.1.1 建立物料采购申报、出入库登记、《车辆油耗定额表》和《油料统计分析表》等耗用统计分析物耗控制制度，禁止造成物资积压； 4.1.2 建立与工作计划相应的物耗年度计划，对物料、用品、机具、器材等耗费作出年度预算，经审核、批准后执行； 4.1.3 对各类维护管理项目应严格按相关规定，从资质、实力、价格、服务等方面严格筛选、把关，选择由特种专业单位或由本企业执行，避免造成浪费。4.2 采购、验收、储存 4.2.1 物耗用品的采购由使用部门依据部门内物耗用品的存货数量结合日常耗用情况填写《物品采购申请表》，交给部门经理/项目经理审核，经行政部（分公司综合部）、财务部核定和总经理批准后，予以传递和购买； 4.2.2 物品采购入库，由库房管理员负责验收，无数量、质量问题后方能入库； 4.2.3 物品应按类分别摆放，依照先进先出的原则，保证在有效期前使用；4.2.4 未尽事宜执行《采购控制程序》。 4.3 领取 4.3.1 各使用部门应及时领取所申购物品；
第三章 公司物资采购管理制度
大宗原材料采购计划管理办法 1、目的 规范股份公司原材料采购计划的编制、申报、审批，提高原材料采购计划的准确率。 以便有效地实施招投标和计算机管理，确保设备的正常运行和各类工程项目的顺利运行， 规范领用程序，减少资金占用，特制定本办法。 2、适用范围 本办法适用于股份公司各分厂的原料、辅料采购计划的管理。 3、引用文件 3.1 采购管理程序 3.2 代储代销物资管理程序 4、管理职责 4.1 使用部门 4.1.1 原料、辅料各专业的专业工程师是计划工作的管理者，股份公司各分厂的主管 部门负责审核。 4.1.2 参与本单位库存量的控制。 4.1.3 参与采购资金价格管理。 4.2 采购部门 4.2.1 负责确定各类计划的仓储方式。（库存、代储代销、零库存） 4.2.2 执行各类采购计划，负责计划价的控制。 5、计划管理 5.1 计划分类 5.1.1 类别： 5.1.1.1 原料：指股份公司各分厂所使用的铁水、铁合金、萤石、废钢、切头、冷条、钢渣等。 5.1.1.2 耐火材料：指股份公司使用的镁碳砖、钢包砖、中包涂料、水口、塞棒、连 187
铸保护渣等。 5.1.1.3 辅助材料：包括钢材类、有色材、建材类、木材类、电线电缆类、二类机电、电器元件、交电、工具、小五金、水暖配件、标准件、阀门、输送带、橡胶管、三角带、化工、油漆、化学、玻璃器皿、密封材料、杂料、金属软管、劳保用品等。 5.1.1.4 能源材料：指股份公司各分厂所使用的水、氧气、氩气、氮气、电、汽油、柴油。 5.1.1.5 生产准备金：指股份公司各分厂满足生产正常运转所需预留的资金。 5.1.2 年计划： 5.1.2.1 年计划范围： a.每年都消耗且批量大的、短期不变的原材料。 b.通用、标准的原材料。 5.1.2.2 年计划申报时间：每年8 月20 日－9 月25 日。 5.1.2.3 年计划执行情况 a.原则上年计划均进行招投标。 b.年计划中要求分期、分批到的要写清楚。 5.1.2.5 年计划的审批、编制、审核必须由作业区专业技术员、生产分厂主任工程师、 主管厂长、生产技术部、股份公司领导签字，并加盖公章。 5.1.3 月计划 5.1.3.1 采购周期：严格按股份公司制定的采购周期表中时间申报月计划。 5.1.3.2 审批：严格按股份公司统一表格中设置的栏目，签字、审核。 5.1.4 临时计划： 5.1.4.1 凡在年计划、月计划中未申报的计划均为临时计划，临时计划的采购周期为一年。 5.2 紧急计划管理 5.2.1 由于特殊原因如：生产计划变更、突发性事故等。造成原材料采购计划变更或需要紧急采购物资，如时间紧张，可先电话通知股份公司供应部，由生产分厂先到供应部门领用，但在两天内必须按计划申报程序补报原材料采购计划，报股份公司供应部计划管理人员。 5.2.2 需到厂家紧急采购的物资，如时间紧张，生产分厂可根据以前物资使用的情况， 电话通知股份公司供应部计划管理人员物资需求的名称、规格型号、数量、技术要求、推荐的厂家等，由供应部组织协调紧急采购，但在电话通知两天内必须补报申请计划报供应 188
检测检验仪器设备控制 程序 文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）
一、目的 为保证所有仪器设备均能满足使用要求，满足量值溯源。确保检测结果的准确、可靠，保证检验检测工作正常、有效开展。 二、适用范围 适用于本公司开展检测工作用仪器设备的购置、验收、使用、校准，维护、修理、报废等管理工作。 三、职责 3.1质检中心:负责对检验检测仪器设备的使用、维护、校准，和保养、定期维护和期间核查,使用记录，负责仪器设备的购置申请、仪器检定、维修和申请报废工作。 3.3财务资产部：负责检验检测仪器设备采购，和登记建档。 四、工作程序 4.1仪器设备的购置 4.1.1各部门根据的检测需要，提出合理有效的仪器设备配置方案，汇总给质检中心。 4.1.2质检中心提出仪器设备购置申请，填写《仪器设备购置申请表》，明确仪器设备名称、型号 规格、精度、用途、参考价格等；经技术负责人审核，总经理批准后交综合部汇总。 各申购部门有义务为质检中心提供技术上的支持，采购过程应满足《采购及委外加工控制程序》的要求。 4.2仪器设备的验收 4.2.1所购仪器设备到货后，应在合同规定期内进行验收，无验收期限规定的应在一个月内验收完 毕。 4.2.2仪器设备由质检中心组织验收，验收时应填写《仪器设备验收报告》，收集与验收工作有关 的证明材料（保修卡、售后服务保证等），必要时与供应方签订仪器设备应用技术培训协议。验收工作的有关资料及仪器调试报告汇总，交财务资产部存档。 4.3仪器设备档案管理 4.3.1质检中心负责建立仪器设备档案，内容包括：仪器设备的名称、购置日期、启用日期、使用 状态、制造商名称、标识、系列号、验收报告、检定（校准）证书、维修记录、使用说明书原件、操作规程（复印件交仪器使用者使用）、购置资料（如保修卡、售后服务保证等）、仪器设备报废单、仪器设备使用记录等。 4.3.2设备使用和维护的最新版说明书（包括设备制造商提供的有关手册）要方便相关操作人员取 用。
物业公司物品管理规定 Document number【AA80KGB-AA98YT-AAT8CB-2A6UT-A18GG】
物品管理制度 为确保物业公司对物业的正常维修保养, 给业主/租户提供良好的工程服务, 物业公司需采购、储存各种工具、备品、备件、材料和原料等货物(以下统称为物品), 物品的申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序示意如下图:- 仓库管理示意如下图:-
1. 物品申购制度 物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足物业维修保养和工程服务的需要, 尽可能地压缩库存, 防止积压, 提高资金和仓库的利用率。 根据库存情况和日常维修的消耗记录, 设立常用消耗物品库存量, 一般以一个季度的消耗量的二倍。 各班组所需的物品, 均须按年分季做出计划, 经工程经理/主管批准后, 知会财务部, 并经总经理批准。 物业公司可设立维修零用金, 金额为人民币1,000元, 主要用于工程维修和日常维修所需物品的采购, 需动用维修零用金采购物品, 必须提前上报公司, 待公司批准后, 费用在1,000元之内, 可从零用金内支取, 1,000元以上的由公司统一开具支票或转帐。 若遇设备/系统故障急修需要采购物品, 费用在人民币200元之内, 可先支取零用金后再上报公司。 2. 物品采购制度 物品采购制度是为了在保证质量的前提下, 采购价廉物美实用的物品。 日常采购额度超过200元, 每年内第一次采购需找三家供货商比价, 同样的品牌的物品, 选择价格较低, 信誉较好的供货商采购, 跨年度采购必须重新比价。 在紧急情况和得到物业公司经理同意下, 可临时豁免。 若是业主指定或安排的采购, 需得到业主负责人的书面指令, 并保存归档备查。 凡购进物料、工具等, 尤其是定制品, 应先取样品, 征得使用人同意后, 才可进行采购或定制。 3. 物品入库制度 物品入库制度是为了确保采购物品的质量, 办理完备的入库手续。 入库时需登记的内容为: 日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等于入库本上(表1), 并要与明细、发票相吻合。 入库时需开箱/盒查验物品的质量, 若仓库管理员无法把握时, 可请使用人协助, 并对查验的物品签字认可。 仓库管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。
物资采购管理办法 第一章总则 第一条为规范公司物资管理工作，发挥职能管理作用，提高物资采购的效率和采购资金的使用效益，保证物资质量，根据国家法律和有关规定，并结合公司的实际情况制定本办法。 第二条本办法涉及物资管理内容有：计划管理、采购管理、合同管理、仓储管理、备品备件管理、供应商库管理和物资管理工作的检查与考核等。 第三条本办法适用于公司总部及所属单位的物资管理工作 第二章管理模式与职责 第四条公司实行物资管理职能和经营、服务业务相分离的管理模式；公司的物资管理职能由公司的物资部门履行。 第五条物资供应科是公司的物资职能管理部门，归口管理公司物资工作。 第六条公司物资管理工作分两级管理，物资供应科为一级管理机构，公司所属各单位为二级管理机构。 第七条公司所属各单位设置物资管理岗位，安排物资专职人员负责本单位的物资管理工作。 第八条物资供应科职责 （一）贯彻落实国家、地方有关物资管理的法律法规和公司有关政策、标准和规章制度，组织拟订、完善相关的物资管理标准和制度；
（二）指导、协调、监督、检查和考核公司所属各单位的物资管理工作； （三）负责公司本部及各煤矿基本建设和生产经营所需物资的采购、监造、催交、仓储、使用和综合利用等管理工作，协调物资运输过程中的有关问题； （四）编制物资采购和物资服务合同范本，对公司物资招标采购合同进行鉴证；负责管理公司物资服务合同； （五）按照所属单位以及项目建设管理单位的一级管理设备材料需求计划组织采购工作； （六）组织建立和管理公司设备材料供应商库和设备材料评标专家库； （七）负责公司物资管理信息系统、物资管理设施的规划和管理工作； （八）负责规范公司及所属单位的仓储管理；按规定负责公司矿山设备备品备件和报废物资的管理工作； （九）参与公司的相关项目的审查和竣工验收。 第十条公司所属各单位的主要职责 （一）贯彻落实国家、地方有关物资管理的法律法规，执行公司物资管理有关标准和制度，组织制订本单位相应的物资管理制度； （二）编制及上报本单位属一级管理范围的设备材料需求计划及技术规范书；
物资采购及出入库管理制度 说明：本制度主要适用于公司内部生产物资以及非生产物资的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购以及物资出入库的监督与管理。 相关管理制度：生产物料管理制度、办公用品管理规定等。 制度中涉及到的附件内容，例如采购计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料采购管理或者项目采购管理中相关管理工具。 1、总则 1.1为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加 强企业物资采购的监督管理，特制定本制度。 1.2本制度是公司物资采购管理的基本规范，适用于公司物资的采购以及出入库 管理。 1.3采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到 货到付款，或分期付款，减少采购风险。 2、采购部职责以及工作原则 2.1采购部岗位职责 （1）负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定； （2）负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理； （3）负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；
（4）负责物资采购的询价、议价、比质、比价； （5）负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作； （6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。 （7）负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的 各种文件； （8）负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐 并协助实施物资盘点。 2.2物资采购原则 （1）未经审批的物资一律不得采购； （2）仓库内的库存物资应优先使用； （3）建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则； （4）采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算； （5）在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比 服务的原则，择优确定采购单位； （6）对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采 购。 （7）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。 3、物资采购管理 3.1物资采购一般规定
物业管理服务控制程序 1.0 目的通过对物业管理中每一服务项目的服务过程进行有效控制，确保公司提供的服务质量满足顾客的要求。 2.0 适用范围本程序适用于公司物业管理的各项服务过程。 3.0 定义无 4.0 机构与职责 4.1 管理处各部门：负责本辖区的服务过程的质量控制。 4.2公司各部门：负责检查监督各管理处相应职能部门的服务过程质量。 5.0 工作程序 5.1 服务过程为了确保物业管理服务过程得到有效控制，各管理处根据公司质量方针和有关法规标准制定出本部门的工作手册来确保工作质量。 5.1.1 管理处的日常物业管理工作规程 a.管理处工作手册 b.安全管理工作手册 c.消防管理工作手册 d.车辆管理工作手册 e.工程管理工作手册 f.电梯管理工作手册 g.环境管理工作手册 h.行政人事部工作手册 i.绿化管理工作手册 j.给排水工作手册 k.供配电工作手册 l.制冷设备工作手册 5.2 服务质量目标的制定公司各部门（管理处）应对每类服务过程制定相应的质量目标，报总经理审批。 5.3 为加强员工责任心和管理的严明性，依据培训计划和实际需求，对员工进行培训，要求员工除掌握岗位操作技术外，必须明确知道程序文件和工作规程的要求，使之在工作中严格按文件要求执行，并做好记录。 5.4 服务质量的检查与考评 5.4.1通过对公司（管里处）用户意见调查活动以及社会各界的评价，及时发现物业管理中存在的问题并纠正处理，确保公司物业管理水
平的不断提高。公司各部门（管理处）应定期对服务质量进行检查与考评，具体执行见《服务质量考评控制程序》文件。 5.5 员工的劳资管理与培训 5.5.1影响服务过程控制的重要因素是服务人员的素质，公司行政人事部主要负责全公司劳资管理、人事管理、培训计划安排及服务质量监察。 5.6 设备、设施管理的控制为保证管理处公共设备、设施正常使用，对所有的设备、设施的维护使用，采购等严格按《设施设备控制程序》执行。 5.7 收费标准按照国家和政府有关规定进行合理收费。 6.0 记录
物资采购控制程序 版次生效日期失效日期状态编写审核批准修改说明 2008A 2008(06(01 执行王会萍王文艺任文军 QB 中国二冶集团有限集团企业标准 CSMGC—QEHS(13)—2008A 物资管理部 物资采购控制程序 修改记录 版次修改日期修改章节修改内容及依据 2010-5-20 封面中国第二冶金建设有限责任集团更改为中国二冶集团 有限集团 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 物资管理控制程序 录目 1 目的 (2) 2 范围................................................2 3 术语................................................2 4 相关文件.. (2) 5 职责................................................3 6 管理内容............................................4 6.1 物资分类及采购权限划
分............................4 6.2物质供方的评价与选择..............................5 6.3物资需用计划......................................7 6.4物资采购计划......................................7 6.5采购合同..........................................7 6.6采购文件的变更....................................7 6.7物资验收 (8) 6.8物资贮存..........................................10 6.9物资保管与发放....................................11 6.10不合格物资控制.. (12) 6.11顾客财产.........................................12 7 记录.. (13) 第1页共23页 物资采购控制程序 CSMGC-QEHS(13)-2008A 1目的 为了保证集团施工生产所需物资全过程管理符合规定要求，满足工程需要，特制定本程序。 2 范围 本程序适用于中国二冶工程物资全过程管理工作。 3 术语 本程序引用 GB/T1900—2000《质量管理体系基础和术语》、GB/T24001—2004《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001—2001《职业健康安全管理体系规范》、《管理手册》中有关术语及以下术语。 3.1物资:指各种建筑材料等。 3.2质量证明文件:随物资进入现场(仓库)证明其质量的有关文件。包括材质证明、出厂合格证、商检报告、使用安装说明书等。