项目投标工作规范
1.目的
为使公司项目投标( 含项目竞争性谈判响应) 工作程序化、规范化, 以提高投标工作效率, 特制定本工作规范。
2.适用范围
适用于公司工程项目的投标, 根据项目规模大小及是否跨公司等不同情况, 可适当进行剪裁。( 有关事业部项目的投标工作如无特例参考公司市场部管理办法中有关投标中的相关规范执行。)
3.工作职责
3.1相关部门职责
3.1.1合同预算部
a）作为公司投标文件商务标的主要负责部门; 负责配合重点项目部进行整体投标方案的编制;
b）负责编制”法人代表资格证明”、”授权书”、”投标方资格证明”等常见投标文件模版;
c）参加相关内容的编写和投标组织协调工作;
d）负责投标文件的清单制预算的编写及审核工作。
3.1.2重点项目部
a)作为公司投标文件的主要牵头人, 承担公司投标项目的市场
运作及投标总负责人;
b)负责安排相关人员进行投标文件技术标的编制及审核;
c)负责确定投标文件的商务报价的审核及确定;
d)负责安排投标小组成员及相关投标授权代理人;
3.1.3行政部
a）依据公司业务发展需要, 负责编制响应业务需求的公司简介及业绩介绍并及时更新, 供业务部门投标之用, 确保所提供文件的时效性、有效性;
b）负责公司各类资质材料的收集和管理, 供公司投标查用级借用;
c）建立人员信息库, 收录各类工程管理、技术人员资历情况, 以利于投标时调用;
d）负责办理投标文件盖章手续。
e）在投标文件准备期间负责做好设备提供投标所有的物资及食、宿、用车等后勤保障工作。
3.1.4采购部
a）负责提供投标文件设备报价依据及推荐产品选型, 与投标负责人共同核实项目投标的成本预算。协助总经理确定设备最终报价与最终谈判价。
b）与有关厂商联系、提供或协调投标所需的厂商出具的授权函、制造商资格证明等资质文件。
3.1.5 财务部
a)提供投标所需银行出具的公司资信证明、投标保证函、公司财务报表等相关财务文件。
b)负责办理投标所需投标保证金支付。
3.1.6市场管理部
a)负责保持于配合合作公司的联系及日常事务的处理;
b)负责及时更新及索要配合公司的相关资质文件及投标所需
的相关文件;
3.2 投标人员职责
大型项目投标工作, 由总经理确定投标总负责人, 投标总负责人组织成立投标项目组; 一般性投标的由项目的前期项目跟踪人员担任总负责人, 并组织成立投标项目组。
3.2.1投标总负责人: 负责投标工作计划的制订, 确定投标组人员配置及投标工作进度安排, 并下达工作任务书; 负责投标工作的总体协调, 审定或组织确定投标文件的总体框架结构、风格等; 监督检查投标文件各部分的编制进展, 全面把握工作进度; 对投标文件的编制质量负责; 审定或组织确定投标报价。
3.2.2技术负责人: 确定技术方案的框架结构及设计思想; 承担技术方案总体概述编写; 负责技术方案的审核把关、技术指导; 对投标文件技术方案的编制质量负责。
3.2.3 商务负责人: 负责组织投标文件商务部分的编制, 包括所需商务资质材料的收集、整理等。负责与各相关部门协调索取所需各种资质、资信文件、授权等材料并编制整理招标文件要求有关商务的响应文件组成; 负责投标文件封面、包装外观设计、密封等工作; 负责文件统稿及文件印制、装订等工作。配合办公室提供投标工作期间的后勤服务。
3.2.4技术人员: 根据分工和要求, 承担投标文件中相关部分技术方案的编制工作, 对所编写部分的质量负责, 并为其它部分内容的编写提供相应的技术支持, 如为系统报价、项目进度安排、设备检测及投资控制等方面提供素材; 协助进行整体方案的集成、排版等。
4.工作程序
4.1投标工作流程
投标工作可细分为投标申请( 获取招标文件或竞争性谈判文件) 、投标计划、文件编写、文件成型、投标及投标归档等六个阶段, 参见工程项目投标工作流程图。
4.2运作要求
4.2.1投标申请阶段:
该阶段目标是取得投标资格。
?重点项目部负责市场人员积极开展商务活动, 根据需要有行政部准备投标资格申请等或招标单位所需公司资质、业绩等文件资料交由商务人员提交招标单位。
?取得招标书后, 如招标单位组织进行现场踏勘及标前答疑会, 所派人员根据现场踏勘情况和对标书的理解, 以及收集的问题, 对招标书中需要澄清及有歧义的内容进行提问, 正确理解招标书的要求, 并形成答疑记录, 作为招标书的补充材料及时予以反馈, 以保证投标文件的应标性。
4.2.2投标计划阶段:
该阶段是确定投标小组人员及着手开始投标, 确定责任划分关键( 后附投标计划模板供参考)
?总经理或投标总负责人确定投标项目组人员构成, 并协调相关人员将招标文件分发到各相关人员。
?投标总负责人制订投标工作计划, 内容包括: 项目组人员工作划分以及投标文件编写和要求、初评、修改、评审、统稿、打印装订各部分工作的责任人和进度安排。
?投标计划形成后经总经理签字认可后以任务书形式, 由商务负责人将计划迅速传达至其它有关人员, 项目组所有人员依据该计划安排自己的工作, 确保按计划完成各部分工作。
?在项目组人员分别学习、消化招标书的基础上, 技术负责人组织项目组技术人员分析、研究招标书, 确定技术方案的框架结构、设计思想、设备选型以及系统框图、拓普图编制等具体要求。
?商务负责人认真学习招标书后, 应将招标书中的各种要求( 不含技术要求) 以清单的形式一一列示, 包括对投标单位资质、业绩及资信方面的要求以及盖章、密封要求等等提交投标总负责人审定后, 与各相关管理部门联系索取; 同时商务负责人编制的投标文件格式( 未指定格式时可参考模版确定) 经投标总负责人审定使用。
?投标总负责人组织相关人员对招标书中有关商务方面的要求认真分析, 并根据项目商务人员所提供的信息组织开展商务报
价工作。
4.2.3 投标文件编制阶段:
4.2.3.1 技术方案编制
?投标文件编写人员应认真学习、消化招标书, 及时掌握最新客户需求及编写要求。
?技术人员根据已确定的技术方案的设计思想、设计原则以及设备选型的有关要求进行各自负责部分的方案编写, 完成的初稿要首先进行自评、互评, 修改完善后再提交技术负责人审核, 最后由项目负责人或项目负责人制定相关人员组织评审, 大型及重要项目需今总经理牵头组织人员评审, 评审经过后方能定稿。
?需要时技术人员有责任提交有关的设备报价清单、子系统进度计划及施工检测方法等方面的书面材料。
4.2.3.2 商务文件( 含报价) 编制
?商务文件的组成要根据招标文件的要求, 由商务负责人负责收集公司或配合公司的所有商务资质文件的编制及整理, 各相关部门予以配合。
?投标总负责人组织有关人员根据设备清单及配置选型, 依据采购部推荐的设备选型及所掌握的设备报价信息, 按投标计划安排编制设备报价清单, 设备报价最终采购部审核签字; 投标总负责人、采购部负责人及相关人员综合核算初成本、商务信息等因素制定系统总体报价, 经总经理审核后确定最终报价, 大型项目须报董事长批准后确定。
4.2.4文件成型阶段:
?投标文件中须盖公司章的包括法人资格证明、授权书、系统报价汇总表及设备报价汇总表、招标书明确要求盖章的内容等等, 设备报价汇总表须经采购部审核, 总经理确认签字后办公室印鉴管理人员方可盖章。( 注: 配合公司的密封及盖章工作有市场管理部配合牵头组织安排)
?投标文件的外观包装在投标中非常重要, 应在投标工作的开始便着手进行有关设计, 确定投标文件的外观风格, 包括封面、页眉页脚、纸张、装订材料等, 此项工作由商务负责人负责进行, 投标总负责人审定。
?正式打印前的校稿工作由技术负责人牵头进行, 对投标文件中的文字、章节序号、页码编号、图号、图形、缺页、缺项、目录、关键数据、证明材料等逐一检查, 确认无误后方可开始打印工作。
?文件的打印、装订工作根据文件数量大小确定工作人数, 此项工作由商务负责人牵头完成。投标文件封装应严格遵照招标书的要求进行, 投标总负责人检查文件的齐套性和应标性, 无误后, 再按规定要求进行封装。
?商务负责人协助投标总负责人检查投标所需公司证件及授权委托人证件是否齐全;
4.2.5 投标活动阶段:
?投标活动由授权委托人组织进行, 若客户有述标要求时, 总