当前位置:文档之家› 集团档案管理办法

集团档案管理办法

集团档案管理办法
集团档案管理办法

集团公司档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为集团经营服务,依据有关规定,制订本办法。

第二条本办法所称的档案,是指过去和现在的集团各级组织及个人从事行政、人力资源、财务、运营、技术等活动直接形成的对集团有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是指对历史材料的收集、整理、归档、保存等一系列相互关联、衔接有序的活动。

第四条集团各级组织和个人都有保护档案的义务,严格执行集团有关规定。

第五条集团各级组织负责人应当加强对档案工作的领导,重视档案工作的建设。

第六条档案工作实行统一领导、分级管理原则,维护档案完整与安全,便于集团各级组织的利用。

第二章档案机构及其职责

第七条集团总裁办公室是集团档案工作的主管组织,对集团档案及档案工作统筹管理,指导和监督集团公司其他

职能部门和集团企业的档案工作。集团企业总经理办公室主管本企业的档案工作,并对本企业其他部门的档案工作实行监督和指导。

第八条集团各级组织应指定专(兼)职档案管理人员,负责本组织的档案管理工作。

第九条档案管理人员负责所在组织档案收集、整理、归档、保管工作,以及按要求向集团总裁办公室移交永久档案。

第三章归档范围

第十条集团公司、集团企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的材料应列入归档范围。

主要包括但不限于各类文件;经营、管理、技术信息:(一)公文

(二)事务文书

规划、计划、方案;规章制度、程序规范、技术方法;工作总结;大事记;发言稿;函件;

(三)经济文书

合同;协议;委托书;标书;

(四)经营信息

会计凭证;财务资料;资产资料;审计材料;统计表单;运

营情报;

(五)管理信息

劳动人事资料;薪酬福利资料;教育培训资料;文化活动资料;管理资料;服务及质量记录;

(六)技术信息

工程资料;设备资料;维修资料。

第十一条归档材料包括但不限于纸质、数码存储、照片、实物载体形式。

第四章归档分类

第十二条档案分类一般依据职能组织、归档范围、业务项目等因素按“组织”、“一类”、“二类”等分类。即先以组织区分后,依归档范围分大类,再依类别区分小类。

第十三条档案分类应切合实用,因分类不够应用时,可在二类后增设第三类;如案卷不多,可仅使用一类。

第十四条依据国家关于企业档案管理分类方法及实际情况,集团主要分为行政、人力资源、财务、运营、技术等十个一级类目、三十个二级类目(详见附件)。

第五章保存期限

第十五条各类档案的保管期限根据其重要性、秘密等级综合确定,其中除国家或集团有关政策规定外的,依本办

法确定。一般分为永久保存(简写“永”)、长期保存(十年以上,简写“长”)、短期保存(五年以上,简写“短”)、一般保存(两年以上)。

(一)永久保存档案

公司章程;股东名册、组织规程及办事细则;董事会及股东会纪录;财务报表;政府核准文件;不动产所有权及其他债权凭证;工程设计图;大事记;其他核定须永久保存的材料。

(二)长期保存档案

预决算书;会计凭证;规划书、年度计划及业务计划书(包括方案);服务及质量记录;其他核定须长期保存的材料。

(三)短期保存档案

管理政策;劳动人事资料;薪酬福利资料、教育培训资料;他核定须短期保存的材料。

(四)一般保存档案

一般结案文书;一般统计表单;文化活动资料;设备手册(依使用期限);维修记录;无长期保存必要的材料。

第五章档案的收集

第十六条各级组织可依据归档分类及本组织的业务项目提前编制案卷类目(立卷),以便档案收集。

第十七条对处理完毕或收到(批存)的材料,应及时存入预立案卷,或相应材料的文件夹(盒)内;对于未处理完毕的技术类资料并存专项案卷。

第十八条收集的材料应当齐全、有效(如审批手续)。

第十九条档案收集(含接收)必须是原版、原件或副本;特殊情况下,可接收复印件(须说明原件存放处,或加注发文单位印章),复印件内容应当于原件无异。

第二十条凡原件不利于长久保存的(如铅笔、圆珠笔、复写纸、热感纸),应当影印副本。

第二十一条各类材料一般归档一式一份,利用频繁或重要材料应增加归档份数。

第六章档案的整理

第二十二条档案整理即立卷,包括分类、组卷(归卷)、排列、编号、装订和编目。

(一)分类

归档材料按归档范围和归档分类进行分类整理;材料如有破损、皱褶、不齐等情形,应先修整。

(二)归卷

材料按卷、件、页,进行逐一归卷,以确保归档材料种数、份数,以及每份材料页数齐全完整,符合规律、规范。

一般每份文件为一件;正文与附件为一件;文件正本与

批件为一件;来文与批文为一件;原件与复印件为一件;发件与转发件为一件;表格、单据为一件;本、册为一件。

不同年度材料一般不得组合归卷。跨年度的请示与批复,放在批文年度;没有批文的放在请示年度归卷;跨年度的规划放在第一年度归卷;跨年度的总结放在最后一年归卷;跨年度的会议或事件放在开始年度归卷。

同一类的材料,一并归卷;工程或项目材料按阶段归卷;秘密材料、期限材料按性质归卷,不可交叉归卷。

文字材料与图样材料应分别归卷;声像材料与其文字材料一并归卷;文件材料数量少的可并卷;密不可分的依序排列归卷,文字材料在前,图样在后;以图样材料为主的(如财务分析),文字材料在后。

案卷厚度一般不超过5cm。归卷时,可依案卷厚度一盒一卷,或一盒多卷及分卷。

(三)排列

归档材料应依归档分类,查明该案卷所属类别及卷次、目次顺序排列。如归属前案卷的,应查实前案卷档案号,同号列编。

公文案卷按其文号排列,如文号重复(含虚位重复)或空缺的,按实际归档案卷排列;同类材料,按编制时间顺序排列;其他材料按归档时间、处理完毕时间或重要程度排列。

(四)编号

归档材料按照排列顺序进行编号,复印件为同一编号。每件案卷档案号均用蓝色数字编码标识。

档案号的表达方式为:A1A2-B1B2C1C2-D1D2E1E2-年号,其中A1A2为组织代码,B1B2为一类号,C1C2为二类号,D1D2为卷次号,E1E2为目次号。

卷次号,一般为归档组织在该年度归档的档案夹(盒)的流水顺序号。目次号,一般为档案盒内案卷顺序号。

卷次号、目次号以十进制阿拉伯数字标识,其数位以卷次、案卷量酌情决定;年号以阿拉伯数字完整标识。

类别号、档案号一经确定,不得随意修改,确有必要,应组织权限修订。

(四)装订

归档材料按编号顺序进行装订,列装档案盒(柜)。

文件案卷必须装订;会计凭证、统计表单等采用线绳三孔左侧装订、图纸采用线绳订册。

凡装订的案卷,应当标识总页数;不装订的案卷,应当标识总件数。

档案盒规格应符合国家标准;案卷的装订应当完整。

(五)编目

归档材料装订后,应当编制案卷封面、案卷类目和备考表,并分别张贴档案盒正面、脊位、内侧。

案卷封面,应包括立卷单位;案卷名称、类别;保管期

限、密级;案卷起止时间、建立时间;件数、页数;案卷目录(文件标题、序号、文件编号、档案号、发文单位)。

案卷名称应简明扼要,各级分类名称应当统一,具体参照归档分类。

案卷目录中的标题应与文件标题一致,不得随意改动或缩减。编制案卷目录应注意案卷号、文件编号、档案号的区别。

案卷类目,应包括档案盒号、类别号、组织标识、立卷年号、案卷题名(案卷名称)、保存期限、归档年份、起止卷号(详见附件)。

备考表,应包括立卷人、审查人、立卷时间、本卷备注等内容。其中本卷状况应编制文件缺损、修缮、移交、销毁等情况。

第七章档案的归档

第二十三条立卷单位应在规定时间内将属于秘密级以上的档案向集团档案管理部门移交。

原则上,本组织留存其他组织生成的,不再移交。

第二十四条归档时间:

(一)文件类、管理信息类档案,于第二年第二季度前归档;

(二)经营信息类、技术信息类档案,于第二年底前归

档;

(三)国家、集团对于特定档案归档时间明确规定,从其规定;

(四)对于绝密材料,重要的外来材料,应及时归档。

第二十五条档案的归档不同于材料的存档。

第二十六条档案的移交:

(一)在归档时限内,集团各级组织负责人应督促本组织将相应档案及时归档。

(二)档案管理人员发生变化的,应及时办理档案移交。

(三)组织变化的,上级组织应在调整之日起一周内向相关组织办理档案移交。

(四)档案移交时,应编制档案移交表,明确责任。

档案移交清单,应包括移交单位;接收单位;案卷类目;件数、页数;移交人、接收人、监交人;移交日期;档案状况(完整性)。

档案移交清单,一式三份,由移交人、接收人、监交人签字确认后保存;监交人一般为移交单位负责人。

档案移交时,接收人应严格对移交案卷进行复核,并对不符合规则的,督促移交人整理。

第二十七条集团档案管理组织,应于每年第二季度第一周将档案统计表报上级组织。

档案统计表,应包括机密级及以上的档案明细。

第八章档案的保管

第二十八条参照本办法归档分类、编号有关规定,保存档案。

第二十九条依据案卷目录、案卷类目,编制档案总目录,建立电子检索表。

第三十条档案的接收,必须认真验收;如有遗失,由档案管理人员负责。

第三十一条档案的移交、利用、变更(含案卷内容)均应做好记录。

第三十二条做好档案保密及安全工作。

(一)注意防盗、防火;防潮、防湿;防虫、防鼠;

(二)声像档案注意防磁、防高温;

(三)电子档案注意备份。

第九章档案的借阅与销毁

第三十三条因工作需要,由借阅人填制档案借阅申请表,经权限批准借阅。

(一)秘密级以上档案限于查阅,由集团总裁批准;

(二)秘密级档案查阅,由集团总裁办公室负责人,或企业负责人批准;借阅的,由集团总裁批准;

(三)普通档案查阅,由立卷单位负责人批准;借阅的,

由集团档案管理部门批准;

(四)档案查阅,应在档案管理人员的监督下查阅;

(五)档案借阅期限,原则上,不超过一周;

(六)不得涂改、损坏;自行复制;私自转借;遗失借阅档案。

第三十四条档案归还,档案管理人员应认真核对,确认注销;逾期不还的,应予以催还。

第三十五条档案保存期限届满,或不具备保存价值的档案,由档案管理人员编制档案销毁清单,依查阅权限批准销毁。

(一)秘密级以上档案销毁,由集团总裁办公室负责人监督;

(二)秘密级档案销毁,由立卷部门负责人监督;

(三)档案销毁清单永久保存。

第三十五条集团各级组织、个人,非经权限批准,不得擅自清理、销毁集团档案。

第十章纪律与监督

第三十六条档案不符合规定,经检查发现的,对档案管理人员、立卷单位负责人分别处以五十元处罚。

第三十七条档案逾期不进行归档的,对档案管理人员、立卷单位负责人分别处以十元/日处罚。

第三十八条档案逾期归还的,对借阅人处以十元/日处罚。

第三十九条擅自复制、转借秘密级及以上档案的,属于严重违反规章制度行为;

擅自复制、转借普通档案,处以五十元处罚。

第四十条擅自借阅秘密级及以上档案的,属于严重违反规章制度行为。

第四十一条秘密级及以上档案丢失、泄密的,属于严重违反规章制度行为,情节严重的,追究法律责任。

普通档案丢失的,处以五十元处罚。

第四十二条永久、长期保存档案涂改、损坏的,属于严重违反规章制度行为,情节严重的,追究法律责任。

一般保存档案涂改、损坏的,处以十元处罚。

第十三章附则

第四十三条集团声像档案、电子档案管理参照本办法执行。

第四十四条集团有关人事、会计、工程档案管理,可参照本办法,制订相关政策。

第四十五条本办法的解释由集团总裁办公室负责。

第四十六条本办法自颁布之日起施行。

最新公司档案资料管理办法

公司档案资料管理办法 (试行) 一、目的 为加强公司档案管理工作,规公司资料、文件保管程序,保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性,并符合ISO9001质量体系的规要求,根据《中华人民国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求,特制定本办法。 二、适用围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理,其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的,反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司综合部,负责建立健全档案管理各项制度,对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人,同时要明确一名专(兼)职档案人员,具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专(兼)职档案员一旦工作岗位调整,则需要重新制定专(兼)人员并报办公室备案,以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务围,指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档,然后交给 公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或负责人收集、整理;会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习,各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识,熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的围和标准。 四、档案归档 (一).归档要求

管理制度-某公司财务会计档案管理办法 精品

会计档案管理办法 第一条为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为公司发展服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。 第二条本公司所属的,分公司,事业部,应遵照本办法管理会计档案。子公司应参照本办法管理会计档案。 第三条会计档案工作应接受各级人民政府财政部门和档案行政管理部门的指导、监督和检查。 第四条公司必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第五条会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括: (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。 (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件,如合同、章程、董事会计等各种会计资料。 第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案,应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 第七条会计档案的借用。 财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。各单位若因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准证明,经财务部长同意,方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务部长同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出室外复制时,必须经财务部部长批准,并限期归还。 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。 第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则(带表格) 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定 本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、 股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、 行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预 算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、 劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文件材料的形成与归档 第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵 循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营 等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理 人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部 门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审 阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料, 由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文件材料的归档范围。 企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面: 1、经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记录、文 件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用 户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文 件等。 3、工程建设方面,涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图 纸等。

集团公司档案管理办法

集团公司档案管理办法 集团公司档案管理办法范本 第一章总则 第一条为了加强EE公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为EE公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。 第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。 第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。 第四条EE公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。 第二章归档范围 第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等)均属归档范围。 第六条上级机关文件材料应归档的有。 (一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料; (二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。 (三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。 (四)其他文件材料。 第七条公司文件材料应归档的有。 (一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。 (二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件; (三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;

(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料; (五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料; (六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本; (七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等; (八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); (九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料; (十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等; (十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料; (十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本; (十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料; (十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表; (十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根; (十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等; (十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料; (十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料; (十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证; (二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:

某公司员工档案管理办法

员工档案管理办法 1.总则 1.1 制定目的 为保证公司员工档案科学、完整管理,为公司人力资源管理提供真实、有效的依据,特建立此制度。 1.2 适用范围 公司所有在职员工的档案 1.3 权责单位 (1)办公室负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 (2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 2.员工档案管理办法内容 2.1 公司为每位员工建立公司员工档案,记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况,以下资料纳入公司人事档案范围内: (1)个人简历 (2)《应聘人员登记表》或《员工登记表》 (3)身份证复印件 (4)学历证书复印 件 (5)驾驶证复印件 (6)劳动合同(详见附件一)或用工协议(详见附件二) (7)《员工转正考核表》 (8)《申请薪资调整表》 (9)《调令单》

(10)奖惩记录 (11)与公司签订的其它合同、协议,如保密协议(详见附件三)、廉政协议(详见附件四) (12)《离职申请单》 (13)《离职人员结算单》 (14)其它有必要纳入档案的资料 注意:培训档案单独管理,不纳入员工档案范围内。 2.2 档案建立、维护及销毁 (1)人事专员负责员工档案的建立及维护工作,自员工入职第一天起为员工建立档案,员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案; (2)员工档案管理人员负责将员工档案按工号统一管理,以便查询; (3)辞职、辞退员工的档案从在职人员档案中提出,单独保管2年后销毁。 2.3 档案查询权限 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料,档案管理人员应严格做好保密工作,不得随意翻阅、泄露员工档案内容,办公室主任因工作需要可以查阅员工档案,本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案,其他人因工作需要经办公室主任同意后方可查询员工档案。 3.本管理办法所指的员工档案指员工进入本公司后的档案,不含员工进公司前的人事档案。 4.附件 附件一:《劳动合同》 全日制劳动合同 甲方(用人单位)名 称:

公司档案管理制度细则

《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度,实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化,使档案管理更有效的为公司管理工作服务,促进公司的可持续健康发展,根据相关法律法规及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 一、总则 (一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 (二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由公司行政与人力资源总监统一负责,统一管理。 (三)公司档案具体工作由档案部进行日常管理,其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理,各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 (一)公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为: 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 (二)各部门设立兼职档案员,其主要职责是: 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况,积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交,确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一)公司编制文件材料的归档围,根据各部门的职责不同,主要有以下几个面:

集团公司档案管理制度规定方案

集团公司 档案管理制度规定方案

一、目的 加强文件档案管理,规范**有限公司(以下简称“公司”)文件档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性,结合公司实际,特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 (一)档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 (二)档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 (一)总经办: 1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理; 2、建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4、负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全; 5、提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1、负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知总经办; 2、向总经办移交合同或文件资料原件或复印件; 3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料; (三)各部门档案主管人员 负责部门档案的管理。 (四)各部门负责人 负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 (一)档案资料的收集 1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。 2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向总经办移交。 3、归档范围及移交时间:每季度结束后次月10日前。 4、档案资料的标识,各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见后。 (二)档案资料的日常管理: ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档案管理办法及实施细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条

公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

公司档案管理制度及流程60992

公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司会计档案管理办法

会计档案管理规定(2017) 第一章总则 第一条为了加强会计档案管理工作,确保会计档案的真实、完整、可用、安全,有效利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)等有关法律和行政法规,结合本公司实际情况,制定本办法。 第二条本办法适用于总公司及各级分支机构(以下统称各级机构),应当依照本办法管理会计档案。 第三条本办法所称会计档案是指各级机构在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映本单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 第二章管理机构和职责 第四条财务会计部是会计管理部门。总公司财务会计部负责制定会计档案相关管理制度,规范作业流程标准,有权监督和检查各级财会部门会计档案管理工作质量;省分公司财务会计部负责依据总公司规定监督和检查所辖分支机构会计档案的真实性、合规性和安全性;总省财务共享服务中心、地市分

公司财务会计部负责具体实施会计档案收集、整理、移交归档等工作,负责会计档案归档移交至办公室前的借阅管理。 第五条办公室是档案管理部门。负责制定公司档案相关管理制度,对会计档案管理各环节进行专业指导;负责会计档案的接收归档、保管、统计、利用等工作,有权监督和检查会计档案的真实可靠、安全规范和长期可读;负责会计档案归档移交后的借阅管理,负责组织会计档案鉴定及销毁工作。 第六条系统需求管理部是软件需求归口管理部门。负责统筹受理、审核和评估与会计档案管理相关的软件需求,组织进行需求的评审、确认,将审核通过的需求提交需求实现部门,并组织需求提出部门进行系统功能的验收。 第七条信息技术部是电子会计档案技术管理部门。负责系统开发、功能改造、日常运行维护;利用信息技术手段满足电子会计档案存储、归档、移交、保管、利用、销毁等要求;采取可靠的安全防护技术和措施,保证电子会计档案的真实、完整、可用、安全。 第三章归档和移交 第八条下列会计资料应当进行归档: (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证; (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产

公司档案管理制度及流程 (最新)

公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室: 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况; 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料; 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全;指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通; 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员: 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室; 2.定期向办公室移交本部门档案; 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档; 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料; 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理: ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅: ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出; ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级; ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续; ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏; 5.档案销毁: ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围: ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等; ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

公司档案管理办法

公司档案管理办法 Company number:【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

公司档案管理办法一、总则 (一)为规范公司的档案管理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,防止重要文件、资料的遗失,特制订本办法。 (二)本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》(档发〔2002〕5号)和《国有企业文件材料归档办法》(档发〔2004〕4号)有关规定,并结合公司实际工作制定。(三)办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 (四)公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中,列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的,遵照细则办理。 (五)公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员,明确岗位责任,实行岗位责任制,并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 (一)归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料; 2、外来的(包括上级、下级和同级)对本单位有一定保存价值的文件;

3、以公司资质中标项目的竣工验收资料; 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 (二)公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等;按照记述内容的不同可划分为六类,分别是:企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案: (1)公司章程及企业批准设立文件等; (2)公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等; (3)公司董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定等; (4)国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等;(5)公司合同及其他法律事务资料; (6)公司发展规划、工作计划、统计报表,年度总结等; (7)公司安全管理资料; (8)公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等; (9)公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等; (10)图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案: (1)国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等; (2)公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等;

公司档案管理制度1013152825

档案管理制度 1.0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2.0 档案的管理机构 2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。 2.3 档案室主要职责: 2.3.1 制定或参与制定档案工作的规章制度; 2.3.2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督; 2.3.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.3.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作; 2.3.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。 3.0 档案的种类 3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达

集团企业档案管理办法方案

集团企业 档案管理办法方案

第一条目的 为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、法规,制定本办法。 第二条适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条职责 档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由档案管理员组织协调。 档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。 各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。 第四条档案的分类及编号 (一)类别设置 本企业档案共分八大类:文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:

A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二)编号方法 1.文书档案编号 文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含

大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: A / 1 / 2016 / 1 件号(第1件) 年度(2016年) 保管期限代号(永久) 大类代字(文书档案) 2.工程档案编号 工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及工程项目代号)/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: B 1 / 1 案卷号(第1个案卷) 工程项目代号(第1项工程) 大类代字(工程档案) 3.合同档案编号 合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: C / 1 / 2016 / 1 件号(第1件)

公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档 案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系,建立有效的守信激励与失信惩戒机制,规范公司的经营行为,保护公民的合法权益,促进全公司的持续健康发展,依据有关法律、法规及政策规定,结合实际,制定本办法。 一、总则 第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。 第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体,包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文、政府机关核准文、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。 第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、文材料的形成与归档

第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定,制定文材料形成、积累、整理和归档的制度。文材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条公司生产(施工)活动中形成的办公用品及文等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。 各项管理工作中形成的文材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档,然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文材料的管理。按照各部门的工作,此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文由行政部收集。 第七条公司文材料归档的基本要求 1、归档的文材料必须完整。 2、归档的文材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文材料必须层次分明,符合其形成规律。 第八条公司必须编制文材料的归档范围。

某电力公司档案管理实施办法(doc 26页)

某电力公司档案管理实施办法(doc 26页)

甘肃省电力公司建设项目档案管理实施办法 第一章总则 第一条为加强甘肃省电力公司建设项目档案的管理工作,提高公司建设项目档案的管理水平。根据国家档案局和国家电网公司等有关规定,结合公司建设项目工作实际,制定本办法。 第二条建设项目档案是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的,应当归档保存的全部文件材料。包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、勘测、设计、施工、安装、调试、试运、生产准备、竣工到投产(运)等工作中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像及电子版等各种载体、形式的文件材料。 第三条甘肃省电力公司建设项目竣工档案,是由各参建单位(省电力公司和委托建设、设计、施工、运行、监理、调试、招投标及物资供应等单位)在项目建设过程中共同形成的档案的总和。各参建单位,要密切配合,分工协作,认真做好各自文件材料的形成、积累、鉴定、整理和移交工作,确保基建档案的完整、准确、系统。 第四条档案工作要与基建工程实行“三同步”,即各参建单位都应当在项目前期、项目进行中、项目交工验收三个阶段,做到档案管理与工程管理同步进行。在工程移交生产达标、工程竣工验收和工程评优中,档案管理应达到相应的

标准要求。 第五条本办法适用于公司及所属单位新建、改建、扩建和技术改造等项目竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。其它建设项目可参照本办法。 第二章组织管理和责任划分 第六条公司建设项目档案工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行管理。各参建单位均应明确一名领导分管档案工作,配备专职或兼职档案人员,把建设项目档案工作纳入工程的总体规划和工作计划,纳入工程管理和工程进度考核,纳入领导议事日程和有关部门及人员的岗位责任制。同时,将各自形成的文件材料及时整理归档,不得分散管理,不得由业务部门或个人私自保存应归档的文件材料。 第七条项目建设单位或委托建设单位要及时组织档案部门参加有关建设项目的合同签订、设备开箱及工程达标和竣工验收等重大活动,确保档案工作的顺利开展。 第八条甘肃电力公司档案馆是省公司系统建设项目档案管理的主管部门,在业务上接受国家电网公司和省档案局的监督、检查和指导;负责贯彻落实国家档案局、国家电网公司关于建设项目档案工作管理标准、制度等,并制定本公司建设项目档案管理的实施办法。对本公司负责建设项目的档案工作进行监督、检查和业务指导;会同相关部门组织重大建设项目竣工档案的验收工作和达标投产建设项目档案

公司档案管理办法

目 录 第一章 总 则 第二章 档案工作机构及主要职责 第三章 归档制度 第五章 档案的分类、编号、排列、编目 第六章 档案的管理 第七章 档案的开发利用 第八章 附则 公司档案管理办法 (V3.1版) 第一章 总 则 第一条 为加强公司档案工作的管理,根据档案管理办法的要求,结合我公司情况,制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。 第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。档案是企业资产的一部分,受国家法律保护。各级各部门有承担保护档案的义务。 第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识,并忠于职守、遵守纪律。各级部门要根据企业发展需要对专(兼)职档案工作人

员组织培训,致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。 第二章 档案工作机构及主要职责 第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导,实行以本系统管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。 第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是: (一)贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。 (二)负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。 (三)参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作,确保档案材料的齐全、完整。 (四)开展档案编研工作,开发利用档案信息资源。 (五)做好档案统计工作,按要求向市公司综合部报送统计资料。 (六)负责组织档案的鉴定和销毁工作。 第三章 归档制度 第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。 第八条 归档范围 各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等,按期归档。

公司档案管理办法制度范本.格式

十二、公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,特制订本 办法。 第二条公司档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司文书档案由办公室集中统一管理,档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理,以便于及时利用,维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作,受上级部门档案处的业务指导、监督和检查,负责管理公司的文书、科技(部分)档案,其任务是: 1.收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案; 2.积极开展档案的提供利用工作; 3.进行档案鉴定; 4.进行档案统计; 5.保管部分科技档案; 6.认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 第四条归档 归档的文书包括: 1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2.公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3.公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 4.公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5.国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6.公司各部门的发文。 7.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8.外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求 1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间,系统地排列。 3.案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(十五年以上)、短期(十五年以下)三种。 4.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5.全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。 第六条档案借阅 1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出档案室查阅的,要经过办公室主任批准。 2.借阅时间,一般档案最长不超过十天,密级档案最长不超过一周。 3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、 画线和涂改,未经批准不得复印档案。

某公司档案管理办法 含文件材料归档范围、保管期限表和借阅流程图

档案管理办法 第一章总则 第一条为加强公司(以下简称“公司”)档案管理工作,全面提高档案科学管理水平,有效地保护和开发利用档案,更好地为公司事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》及其相关规定,结合公司实际,制订本办法。 第二条本办法所称的档案,是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种形式和各种载体的档案,是公司各项活动的真实记录和原始凭证,是工作查考、决策研究、内部控制、权益保障、编史修志的重要依据,是公司资产的重要组成部分。 第三条公司档案工作是重要的基础管理工作,应纳入公司发展规划、信息化建设规划和年度工作计划,统筹安排档案业务经费,配备相关人员和设施设备,认真做好档案工作。 第二章档案机构、职责及人员 第四条公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。 公司明确档案工作分管领导,在公司综合部设立档案室,负责公司全部档案具体管理工作和监督、指导、检查各部门文件材料的收集、立卷、归档,同时接受某某集团有限公司、某某控股有限公司、地方档案行政管理部门的监督、检查和指导。 各职能部门配备适合档案管理的专(兼)职档案员,保证档案工作的正常开展,切实做好档案工作。 第五条综合档案室(档案员)主要职责是: (一)认真执行国家档案工作的法律、法规和方针政策,负责制定公司档案工作的各项规章制度、实施细则;

(二)负责组织制定公司档案工作制度和档案工作年度计划,承担 公司档案管理工作,对公司的各部门档案工作进行业务指导、监督和检查,做好文件材料的形成积累和归档工作; (三)负责档案的安全保管,集中统一管理公司各种门类、各种形式、各种载体档案,按规定向有关档案部门移交档案; (四)编制检索工具和汇编文件资料,积极开展档案利用工作,为公司各项工作服务; (五)编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》(附件1); (六)负责公司档案信息化工作,深入应用档案信息系统,开展档案数字资源建设; (七)参加公司工程竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱的文件材料验收工作; (八)负责组织公司档案工作交流活动和兼职档案员的培训; (九)根据公司管理实际需要兼管资料工作,对公司资料实行集中统一管理。 (十)负责组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。 第六条工程部负责基建期基建档案的管理,竣工验收后移交综合部存档。在基建合同中对合同相对方应提交的档案数量、质量、交付时间,有明确的条文约定并作为公司支付工程款条件之一。 第七条人力资源部是公司人事档案的归口管理部门,制订公司人事档案管理制度,集中统一管理公司人事档案。 信息中心负责公司档案信息化建设整体规划,同时为档案管理 提供信息化支持。 各部门形成的文件材料,按照《文件材料归档范围和保管期限表》(附件1)收集、整理、立卷、归档。

相关主题
相关文档 最新文档