会议准备工作的流程
首先要做好会场预约，根据需要制定策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
根据会议的具体情况，安排好会场的布局，设计好所有细节；根据需要，准备好会议所需要的各种设备，提前安放到指定的位置；根据需要，提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。
印刷材料的设计以及制作，根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。
参会者的接送，根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。
参会者的餐饮，根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。
参会者业余时间的安排，根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游
线路。
如何选择会议场所
选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好达到以下几个标准：大小要适中，会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，也根本无法把会开好。
地点要合理，临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住所近一点，免得与会者劳碌奔波。
附属设施要齐全，会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备，会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度，很可能
会给会议造成损失。
要有停车场，现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。
有些时候，行政、秘书人员不仅仅是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应该好好把握。那么在公开场合发言需要注意些什么呢?
为你的讲演准备调查一些事实确凿的材料及一些需要用来回答听众提问的资料。预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清晰明了。建议在卡片上记下说话要点。对着镜子练习发言，特别要注意脸部表情、身体姿势及手势的表达效果。也可以用录音机录下自己的发言内容，找出需要改进的地方。使用简洁、明了、易懂的语言。保持一种平稳挺直的站立姿势和一种愉快欢乐的表情，要泰然自若，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的注意。测定自己的发言时间，使它保持在一个许可的时间范围内。用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。尤其要突出你的声音响度，使它能清楚地传送到最后一排听众的耳朵里。控制讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思考余地，使他们能够理解消化所讲的内容。避免反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。可以在手里拿一张卡片以保持双手安静。在系统陈述以前，应该为整篇发言构思总体结构。有了这种总体结构的构思，对自己全面充分的准备就有了把握；真正认识到自己要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言受到欢迎，不至于被认为是浪费了听众的时间和精力。