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严禁外泄
超市ALC管理手册之报表课工作手册
目录
第一章前言
第二章报表课工作职责
第三章门店的报表分发
第四章报表课的工作流程
第五章价签管理规范
第一章前言
一、适用范围
该手册系各门店报表课（自动数据处理中心，英文简称ALC）的日常使用指南。
二、目的
规范各门店报表课的工作职能和操作流程，以标准的作业提高效率。
三、益处
使用本手册有助于
——了解报表课工作职能，更快掌握业务需求
——熟悉报表课日常操作技术和流程
——帮助对报表课新进员工的培训和现有员工的考核
第二章报表课工作职责
一、报表课人员结构
报表课（全称门店自动数据处理中心），其人员配1~2人，包
括负责人1人，录入员1人，工作为轮班制，轮班人员配置
由报表课负责人安排。
二、日常工作职责
报表课（自动数据处理中心）主要处理采购部、信息配送部日常工作与店面日常营运数据，负责以下日常工作：
1．报表分发
报表分发是由报表课负责，每日分发工作在12：00前结束，报表按照报表分发单分发，由领报表人签字。一旦由于某些不可抗拒的原因当天的报表没有产生，则由报表课工作人员尽快打印出报表并分发。作废及无人领取的报表不得擅自处理，须集中存放，每6个月销毁一次。
2．录入新增供应商资料、合同资料及商品资料
基本资料的录入是由报表课负责，当采购部引进新的供应商，填写供应商资料、合同资料及商品资料，或采购部引进新的商品，填写商品资料，交由采购部经理签字后交由信息配送部录入，并打印出供应商和商品资料返回采购部。
3．更改店内商品售价
日常商品的售价是由报表课负责更改和调整的。售价的更正应由采购书面通知信息配送部工作人员即可更正售价。商品的临时促销变价，则需由店长提出，经营运部经理和采购部经理批准
后由报表课执行，临时变价时间一般为一周（七天）。售价更正后一定要重新打印价签返回门店。
4．打印价签
打印价签的原因主要有以下几项：
（1）价签丢失
（2）新商品价签
（3）更改价格
（4）更改商品描述
（5）更换商品条码
（6）快讯商品更换价签（红、绿对换）
（7）旧价签肮脏或残缺
5．条形码更换和补录
条形码的更换和补录不用填写任何表单，实物为证即可增加和删除。
6．录入紧急订单
紧急订单即店面订单，此订单由门店出具，由信息配送部工作人员在电脑系统中作录入工作，打印出正式订单后即可由报表课传真通知厂商送货。
7．库存更正
门店各部门的重新包装需作库存更正，由门店出具库存更正单，经店长签字后即可在报表课电脑系统中作库存更正，其中门店库存更正需门店店长签字并填写清楚库存更正原因。
8．催货
每天报表课对本日前一天应到货的订单及本日后一天将到货的订单进行统计，列印出厂商资料，负责与厂商联络，督促厂商及时送货，若发现某厂商将提前送货或迟到送货，应及时与收货课联络，使收货课能得到最新的到货信息。
9．促销
此类商品主要用于快讯商品及置放在堆头的商品，每期快讯由采购部将促销商品单交报表课，报表课负责促销商品变价，提供商品明细，打印出需作促销的商品列表，下促销订单，统计促销商品到货数，并在每期快讯开始之前，核对促销商品售价，由报表课工作人员负责打印促销品的标签。
10．赠品
（1）直接发放给顾客，
（2）与商品捆绑出售，
（3）进入卖场出售，
（4）作为奖品发放。
三、重要工作职责
1．针对每月两期快讯商品进行检查，要求快讯商品不得连期，报表课负责在本期快讯开始和上期快讯结束日作价签的打印工作，并通知门店更换价签。
2．盘点工作，此项工作由信息配送部经理负责，并与其它部门配合协调，在其它部门库盘和架盘前锁住库存，在门店作盘点数据结束后进行录入工作，并打印出盘存报表，由店长签字后方可使盘存结果生效，并于当晚打印出库存更正报表。盘点工作结束后打开库存。
四、其它工作细节
1．信息配送部负责电脑系统中《配送管理系统》中的《供应商管理系统》、《商品编码系统》、《采购管理系统》、《物价管理系统》、《会员管理系统》与《门店管理系统》中的《综合业务系统》的工作权限范围，报表员工工的系统密码各自负责，应定期更换以防止非本部门人员擅自使用。
（1）查询商品资料，任何商品在售卖期间出现问题需信息配送部帮助查询资料，信息配送部都有责任和义务协助查询工作，帮助
各部门查询商品信息资料以助解决问题。
（2）由于公司营业时间长，所以信息配送部需作轮班制度，要求早
晚班制度，不得迟到早退，不得在上班时间玩游戏，不得擅自离开岗位。工作要谨慎小心，态度要积极热情。
（3）信息配送部每月需申请办公费用，主要为办公用品、价签纸、订单纸、色带、鼠标、磁盘、公文夹、报表夹等。
2．信息配送部有大量现代办公设备，包括电脑、打印机等，须日常维护及保养，并且要求工作人员经常擦拭，每天下班后必须关闭电脑及打印机等相关设备，对报表课办公区进行一次简单清洁工作后方可离开。
第三章门店的报表分发
1．门店报表的分发原则：
每日由报表课录入员打印出门店各部门所需报表，除每日所需报表外，每周、每月、每年都能够打印出特定的报表，原则上门店的报表以各部门需要为准。每日报表列印出后，由报表课工作人员负责接收分发，报表课工作人员每日早晨第一件工作即为
分发门门报表，报表按部门分列开，每日由指定的工作人员携带报表及报表签收单送至各部门，由各部门指定接收人员签字接收后，本部门工作人员负责保留签字完整的签收单。此项工作须在每日12：00前完成。
除例行报表外，对于门店各部门临时索要的特殊报表，应由各部门向报表课录入员做报表打印申请，由报表课录入员负责打印。
2．门店报表分发种类
门店报表按部门为营运各部门所需报表，包括店长、食品课、百货课、收货课。
门店报表按日期分为：日报表、周报表、月报表、年报表。
每日由报表课录入员打印出所有列印出的报表明细清单及签收单，并负责发放、收回、保存签收完整的明细单。
第四章报表课的工作流程
一、基本资料的录入
1.供应商资料的录入
1.1流程： 采购部 报表课
1.2相关事项：
1.2.1供应商资料一旦存盘，其编码不允许修改
1.2.2一般项目的更改（除经营方式），可由采购填写 《供应商资料
修改登记表》交报表课录入员录入修改，在“供应商管理卡”模块中进行修改存盘（用右键）后将《供应商资料修改登记表》
填写《供应商登记表》，交由采购部经理审核签字
审单，查验单据是否填写规范、完整，是否经采购部经理签字
否 是
退还采购，不予录入
登录进入“供应商编码管理系统”
进入“供应商资料管理卡”模块录入供应商资料
录入完毕将电脑自动生成的供应商编码填在
相应栏目内，并注明“已录入”和姓名工号
退出系统或在界面中单击“继续”按钮，录入下一张单据
将登记表按部门存档整理
整理存档。
1.2.3经营方式的修改由采购填写《增加、删除供应商经营方式登记
表》；采购部经理、财务部经理签字审核后交报表课录入，但
如果要删除的经营方式下有商品则先要将其商品的经营方式
改掉后才能进行此项操作。如果经营方式录入错误，则更正方
法只能如下所述：先在“增加供应商经营方式”菜单项中为该
供应商增加正确的经营方式，再在“删除供应商经营方式”菜
单中删除原经营方式；
1.2.4如果某供应商有两种经营方式，则在录入资料中录入任一种经
营方式，然后在“增加供应商经营方式”菜单项中增加另一种
经营方式；
1.2.5如果不需要某供应商资料时，则可以对其进行淘汰或永久删除
操作（必须无商品）
1.3供应商登记表
供应商登记表
供应商名称状
态正式备用淘汰
供应商代码核算代码地
区
经经销进1、从生产者购进其中：农副产品购扣
营方式代销
联营
租赁
货
类
型
进省内工业品购进
2、从批发零售贸易业购进其中：
从省外贸易业购进
从省内贸易业购进
3、直接进口
4、集团内部调入
率%
企业代码所属行业
注册地址
通讯地址
电话传真
邮政编码E—MAIL
地址
营业执照号税务登记证
号
开户银行银行帐号
法人代表身份证号联系方
式
注册资本额年销售额成立日期注册商标引进日期联系方式业务联系人身份证号职务
企业性质企业类别适用税
率%
纳税类别Ο一般纳税人Ο小规模纳税人Ο交纳营业税备注
采购意见
品类小组意
见
经理意见
录入员录入日期
采购工号品类小组采购部经
理
【功能】：用于新厂商的引进；其中必须输入的项目有供应商名称、合作经营方式、采购工号、适用税率（联营单品、联营专
柜须填写扣率）
1.3.1填写规范
【供应商代码】：5位，由系统自动产生，前4位为流水号，最后一位为字母A（如有同名供应商，则要填写其它的字母
来区别）
【核算代码】（可以不填）：如果不人工填写，存盘时系统自动生成，其默认值为供应商代码（主要用于财务接口中的往来
单位代码）。
【类别】(必须填写)：指定供应商类别，此输入框为下拉列表框，有三项内容供选择，分为“正式”、“备用”、“淘汰”，
默认值为“正式”。（新增时，不可选为“淘汰”方式）【供应商名称】(必须填写)：供应商的全称。
【地区】：此输入框为下拉列表框，有各省市地区供选择。（地区可以先在“地区编码”中进行设置）
【经营方式】(必须填写)：此输入框为下拉列表框，有五项内容供选择，分为：
●经销●代销●联营单品
●联营专柜●租赁
【进货类型】：通过下拉列表框选取。
【扣率】：只在经营方式为“联营专柜”或＂联营单品＂时输入。
（“租赁”时扣率必须为0）
【企业代码】（可以不填）：当前企业代码证上的企业代码。
【所属行业】（可以不填）：供应商的基本资料。
【注册地址】（可以不填）：供应商的基本资料。
【通讯地址】（可以不填）：供应商的基本资料。。
【电话】（可以不填）：供应商的基本资料。
【传真】（可以不填）：供应商的基本资料。
【邮政编码】（可以不填）：供应商的基本资料。
【E—MAIL地址】（可以不填）：供应商的基本资料。
【营业执照号】（可以不填）：供应商营业执照号码。
【税务登记证号】（可以不填）：供应商的税务登记证号码。
【开户银行】：（可以不填）：供应商开户银行名。
【银行帐号】（可以不填）：企业的银行帐号。
【法人代表】（可以不填）：企业法人代表的姓名。
【身份证号】（可以不填）：企业法人代表的身份证号码。
【联系方式】（可以不填）：企业法人代表的联系电话或其它联系方式。【注册资本额】（可以不填）：企业的注册资本额。
【年销售额】（可以不填）：企业的年销售额。
【成立日期】（可以不填）：供应商企业的成立日期。日期格式为“某年某月某日”。
【注册商标】（可以不填）：供应商的注册商标。
【引进日期】（可以不填）企业的引进日期，日期格式为“某年某月某日”。
【业务联系人】（可以不填）：业务联系人的姓名。
【联系方式】：（可以不填）：业务联系人的联系电话或其它联系方式。【身份证号】：（可以不填）：业务联系人的身份证号码。
【职务】：（可以不填）：业务联系人在企业中担任的职务。
【企业性质】：此输入框为下拉列表框，有八种企业性质供选择，分为：
●国企●集企●私企●外企●合资●股份
●有限责任●合伙
【企业类别】：此输入框为下拉列表框，有五种企业类别供选择，分
为：
●生产企业●总经销●独家代理
●一级代理●其它
【适用税率】(必须填写)：指定供应商的税率，此输入框为下拉列表框，有五种税率供选择，分别为“17%”、“13%”、“6%”、
“4%”、“0%”。
【纳税类别】(必须填写)：此框有三项纳税类别供选择，分为：
○一般纳税人○小规模纳税人○交纳营业税
选择时点击选项前的复选框即可。
【备注】（可以不填）：
【采购工号】(必须填写)：输入采购工号后，其姓名电脑自动显示（考核采购时要使用）。
【主管经理】（可以不填）：输入主管经理的工号后，其姓名电脑自动显示。
【总经理】（可以不填）：输入总经理的工号后，其姓名电脑自动显示。【录入员】：为录入该资料的人员（系统以登陆系统的人员记录）【录入日期】：为录入时系统的当前日期。
2.合同资料的录入
2.1流程：
采购
报表课
2.2相关事项
2.2.1 一个供应商一个经营方式在同一时间只能有一份生效合同 2.2.2 如果有合同的扣款项目则在合同存盘后，会出现合同费用的附
件栏，可以在费用附件中进行录入；
2.2.3 录入合同资料后进行合同审批；只有审批后的合同才能对订单
和结算有控制作用；
2.3供应商商品经营协议
供应商商品经营协议
采购填写《供应商商品经营协议》，交由采购部经理签字审核
审单，查验单据是否填写规范、
完整，是否经采购部经理签字
合格 不合
格
退还采购，不予录入
登陆《供应商管理系统》进入合同模块中进行录入。
存盘后交电脑系统自动生成的合同编号记录在原始单据上。
合同编号返回采购部 将经营协议按部门存档整理
协议编号：
供应商代码经营方
式
合同类
别
状态
供应商全
称
注册地址
营业执照
号
税务登记号
生效日期截止日期供方是否
盖章需方是否盖章
品种数量上次结算日
期
品牌
品种
合同金额最低售价最高售
价
资信资料
运输方式运输工具运费
承担起运时间到货时间提供
方式
交货地点需方运费比
例
结算方式付款方
式
合同总金
额
结算时间
经销
付款类型1、预付款比率余
款以后结算
帐期/ 压批2、货到付款元（按订货、到货金额百分
比）/ 固定金额
3、在指定期限内付款天
元
代销质量抵押金（按合同/购进
金额百分比扣）双方终止合同后暂留三个月，期满退还
联营租赁合同
扣率
固定租金
供应商返
利
备注
【功能】：与供应商所签的合同（结算中会从相应合同中取出数据；
如：合同费用、结算方式等）。注：每一个供应商的每
一种经营方式在同一时间下只能有一份生效合同。
2.3.1填写规范
【协议编号】：若不人工填写，在存盘时系统自动生成。它是与供应商签定的合同编号。
【供应商代码】（必须填写）：供应商的唯一标识。
【经营方式】（必须填写）：它分为经销、代销、联营和租赁四种。【合同类型】（可以不填，系统自动显示）：合同类型分为经代销采购合同、联营合作合同、租赁合作合同三种。它由经营方
式所决定。
【状态】：有如下几种状态：
●未生效：未经审核员审核过的单据视为未生效。
●已生效：经审核员审核过的单据才视为生效。
●已解除：与供应商解除合同的状态。
●挂起：暂时将合同停止使用的状态，但可以恢复。【供应商全称】（系统自动显示）：在填写好供应商代码后，系统自动显示。指的是供应商的名称。
【注册地址】（可以不填）：供应商的基本信息。
【营业执照号】（可以不填）：供应商的基本信息。
【税务登记号】（可以不填）：供应商的基本信息。