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谈信息化时代人事档案管理的新要求
作者：孙希英
来源：《管理观察》2016年第07期
摘要：现代企事业单位为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确地了解员工，通常会将员工实际考察现状与其档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其是在新《劳动合同法》实施以后，单位用人更加谨慎，严把人才进口关成为单位降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施。而这就更需要企事业单位管理人事档案的部门进一步完善档案管理工作，最大限度保障人事档案的详细、真实、全面及动态性，能够系统地记录每一位员工的个人信息，以便于为企事业单位提供重要参考依据。本文将以现代信息时代为背景，就信息时代对人事档案管理的要求展开探讨，并结合实践，提出了推动人事档案信息化建设的相关建议，以供参考。
关键词：人事档案信息化用人机制档案管理
客观而论，当下社会正处于知识经济时代与信息时代并行的高速发展阶段，人才的作用不断突显，相关档案管理部门作为人事档案管理的重要基地，其作用和地位也正逐渐得到人们的关注和重视。因此，应当充分把握信息时代的各项网络技术以及科技环境，妥善加以引用和建设，通过构建符合人事档案管理需求的共享网络与发展平台，进而实现发展与创新。
一、信息时代人事档案的管理要求
信息化时代人事档案管理工作，不仅将用人机制最基本的真实性、公信力设为基础职能，还将基于当前社会信息科技发展的大背景，全面推行人事档案管理的网络化和信息化建设设置为根本目标。而究其原因，一是便于当地政府部门在进行相关的财政预算时，能够有针对性地增加档案管理信息化建设的相关投入，从而鼓励相关研发部门更为积极地开发有利于全国联网查询、调档、保证信息安全的计算机信息应用系统；二是在相关管理体系当中，全面推行信息化和科学化管理和业务办理流程，为现代化科技融入人事档案管理工作当中提供广泛的社会基础。当然，这一切手段的实施，还应当借助稳定的法律制度体系支撑，从而为各项档案管理政策的实施提供必要的法律依据。
此外，还应遵循动态性原则。由于员工是不断成长的，所以人事档案也是需要不断更新的，如果不及时更新档案，就会造成信息的延迟，影响到人力资源部门的决断。为此，档案管理部门应该及时根据时代的变化、员工状况的变化、现实情况的变化，将最新的员工资料及时补充、记录在案，强化人事档案信息的实效性，加强动态记录与动态管理，同时要定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，及时更新人事档案的信息，从而做出合理的、有预见性的决断。
二、信息时代人事档案的安全要求